Тест 2. Документы отдела кадров, личные, документооборот

ВОПРОС	ВАРИАНТЫ ОТВЕТОВ
1. Документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении трудовых отношений и регулирующий их, называется ...	1) - трудовой книжкой 2) - кодексом законов о труде 3) - приказом по личному составу 4) - трудовым контрактом (договором) 5) - должностной инструкцией
2. Как хранятся приказы по личному составу?	1) - вместе с другими кадровыми документами 2) - в личном деле сотрудника 3) - группируются в отдельное дело 4) - на руках у сотрудника 5) - не знаю
3. На кого заводится личное дело?	1) на руководителей и ответственных исполнителей 2) - на каждого работника 3)- на нарушителей трудовой дисциплины 4) - на клиентов фирмы 5) - по усмотрению администрации предприятия
4. Кому следует адресовать заявление о приеме на работу?	1) собственнику предприятия 2) руководителю предприятия 3) в отдел кадров 4) начальнику отдела кадров 5) начальнику подразделения
5. Какие реквизиты включает автобиография?	1) название вида документа, текст, дата, подпись 2) текст, дата, подпись, печать 3) название вида документа, дата, ФИО автора 4) почтовый адрес, дата, подпись
6. Вы хотите получить заработную плату за заболевшего супруга. Какой документ необходим для этого?	1) расписка 2) свидетельство о браке 3) заявление и паспорт супруга 4) доверенность 5) Не знаю
7. Структура службы делопроизводства учреждения зависит от...	1) - категории учреждения 2) количества документов 3) применения механизации и автоматизации 4) интенсивности документооборота

8. Различают три организационных схемы делопроизводства:	1) централизованную, децентрализованную и смешанную 2) прием, отравку и контроль исполнения 3) в учреждениях 1-ой, 2-ой и 3- ей категории 4) для входящей, исходящей и внутренней документации 5) ручную, механизированную и автоматизированную
9. Инструкция о делопроизводстве утверждается...	1) ответственным за делопроизводство лицом 2) начальником канцелярии 3) руководителем предприятия 4) секретарем-референтом
10. Различают три потока документации на предприятии:	1) входящие, исходящие и внутренние документы 2) централизованный, децентрализованный и смешанный 3) готовящиеся, утверждаемые и отправляемые документы 4) организационные, финансовые и снабженческие документы
11. Первичная обработка входящих документов должна осуществляться...	1) - в течение суток 2) в день поступления 3)- по мере поступления 4) - в течение рабочей недели 5) - в зависимости от важности документа
12. Составление проекта, изготовление, согласование, визирование, утверждение и отправка - это этапы обработки ....	1) исходящих документов 2) служебной переписки 3) внутренних документов 4) входящих документов 5) протоколов и решений коллегиальных органов

13. Запись сведений о документе с последующим проставлением индекса и даты - это ...	1) систематизация 2) регистрация 3) архивирование 4) каталогизация
14. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются ...	1) отдельно 2) в одном регистрационном журнале 3) у секретаря директора 4) в подразделении - составителе или получателе
15. Регистрационный индекс входящих и исходящих документов включает:	1) порядковый номер в пределах данной группы документов 2) порядковый номер и индекс по номенклатуре дел 3) классификатор корреспондента 4) дату регистрации
16. Применяют две формы регистрации документов:	1) централизованную и децентрализованную 2) автоматическую и ручную 3) для входящих и исходящих документов 4) карточную и журнальную
17. Трудоемкость поиска документа и дублирование регистрации - это недостатки ...	1) журнальной формы регистрации 2) карточной формы регистрации 3) неавтоматизированной формы регистрации 4) децентрализованной схемы делопроизводства
18. Для каких документов необходим контроль исполнения?	1) для всех документов 2) для всех зарегистрированных 3) для приказов и распоряжений 4) для директив вышестоящих органов

19. Номенклатура дел - это ...	1) перечень заголовков дел и сроков их хранения 2) список всех дел, имеющихся на предприятии 3) перечень дел для передачи в архив 4) список особо важных документов
20. Вас включили в экспертную комиссию предприятия. Чем Вы будете заниматься?	1) проверять сохранность документов в подразделениях 2) оценивать степень секретности документов 3) проверять правильность составления документов 4) проводить экспертизу ценности документов 5) контролировать исполнение документов 6) проверять правильность составления документов
21. Перед сдачей документов на архивное хранение следует...	1) сгруппировать и подшить документы в папки 2) оформить и описать дела 3) составить опись документов и переплести их 4) скопировать особо важные документы

Содержание и порядок аттестации

К зачету допускаются студенты, успешно участвовавшие в мини-контрольных (опросах) и отчитавшиеся по лабораторным работам.Зачет проводится по вопросам в форме собеседования.

Вопросы к зачету

1. Назовите и охарактеризуйте пять основных этапов в истории делопроизводства в России. Каковы особенности в организации работы с документами на каждом из этих этапов?

2. Дайте определения понятий: «документирование», «документационное обеспечение управления». Какое значение имеют информация и документы в жизни человека и общества?

3. Дайте определение понятия «документ». Чем отличаются понятия «документ» и «информация»? Охарактеризуйте функции документа.

4. Какими нормативно-методическими документами регламентируется современное делопроизводство?

5. Основные разделы ГСДОУ, основные определения, закрепленные в ней.

6. Дайте определение системы документации. Какие системы документации вы знаете? Чем отличаются функциональные системы документации от отраслевых?

7. Дайте определение УСД. Что входит в состав УСД? Какие УСД действуют в настоящее время? К каким системам относят систему организационно-распорядительной документации УСОРД?

8. Дайте определение реквизита и формуляра. Перечислите обязательные реквизиты документа. От чего зависит набор реквизитов конкретного документа?

9. Назовите основания классификаций видов документов.

10. Чем отличаются друг от друга входящие, исходящие и внутренние документы?

11. Опишите индивидуальные, трафаретные и типовые документы.

12. Каковы установленные нормативными документами сроки хранения документов?

13. Что такое бланк документа? Реквизиты бланка письма. Реквизиты общего бланка организации.

14. В чем заключаются требования к тексту документа?

15. В чем заключаются требования к изготовлению документа, и как они изменились с появлением современных информационных технологий?

16. Охарактеризуйте и перечислите организационные документы.

17. Дайте определение договора, опишите его структуру. Существует ли закрепленная ГОСТ форма договора?

18. Назовите, какие виды положений существуют и какова их структура.

19. Виды инструкций, их структура. Для чего нужна типовая инструкция? Как создать индивидуальную инструкцию?

20. Что закрепляется в штатном расписании? Можно ли вносить изменения в штатное расписание после его утверждения, и, если можно, то на основании чего?

21. Из каких этапов складывается подготовка распорядительных документов?

22. Какие виды приказов вы знаете? Опишите структуру инициативного приказа по основной деятельности и приказа по личному составу.

23. Какова структура протокола, виды протоколов, их отличия друг от друга. Кто оформляет, подписывает и утверждает протокол, нужно ли утверждение печатью?

24. В чем своеобразие информационно-справочных документов?

25. Опишите структуру акта. Подписи, гриф утверждения, заверение печатью. Должен ли подписывать акт член комиссии, не согласный с ее выводами?

26. Чем схожи и чет отличаются между собой отчетные, инициативные и информационные докладные записки? Какие докладные записки оформляются на бланках?

27. Чем объяснительная записка отличается от докладной?

28. Как оформляются служебные справки, и в чем особенности справок личного характера?

29. Опишите структуру письма. Почему в письме так важно введение?

30. Что такое факсограмма, и в чем ее актуальность? Сколько листов формата А4 можно передавать единовременно, не опасаясь за качество документа?

31. Какие документы относятся к документам по личному составу, в чем их важность и особенности? Назовите сроки хранения документов по личному составу работников.

32. Опишите структуру резюме. Назовите реквизиты личного заявления о приеме на работу.

33. На основании каких данных составляется анкета о приеме на работу? Перечислите данные, которые могут вам понадобиться в анкете.

34. В чем особенность плановой документации? Опишите порядок создания и утверждения плановых документов на примере программ и планов. На каких бланках составляются плановые документы?

35. Каков состав отчетной документации? Охарактеризуйте государственную статистическую отчетность, порядок ее составления, оформления и утверждения.

36. Чем отличаются унифицированные и свободные формы отчетной документации, для какого вида документации они применяются?

37. На какие группы можно разделить учетные документы по финансово-расчетным и служебно-сбытовым операциям? Охарактеризуйте их.

38. Перечислите реквизиты первичных учетных документов, которых нет в альбомах унифицированных форм.

39. С какой целью составляются сводные учетные документы?

40. Можно ли вносить исправления в подписанные учетные документы вообще и, в частности, в кассовые и банковские документы?

41. Для чего составляются регистры бухгалтерского учета, и как они выглядят?

42. Охарактеризуйте документы по финансово-расчетным операциям.

43. В чем особенность документов по служебно-сбытовым операциям?

44. Опишите порядок заключения коммерческого договора, его реквизиты.

45. В каких случаях составляются протоколы разногласий, коммерческие акты и претензионные письма?

46. Какие формы организации документационного обслуживания вы знаете? Охарактеризуйте их.

47. Опишите структуру службы ДОУ. Каковы основные задачи и функции службы ДОУ? Категории работников входят в службу ДОУ.

48. Дайте понятие документооборота, перечислите его характеристики, а также основные принципы и правила. В чем заключаются объективные и субъективные причины роста документооборота.

49. Сформулируйте технологическую цепочку движения и обработки документов, входящих в организацию, чем она будет отличаться от цепочки передвижения внутренних документов? Чем отличается обработка исходящих документов?

50. Для чего необходимы и в чем заключаются регистрация и индексирование документов? Какие регистрационные формы вы знаете? Охарактеризуйте автоматизированные информационно-поисковые системы.

51. В чем цели контроля над сроками исполнения документов? Какие виды контроля вы знаете?

52. Дайте понятие дела и номенклатуры дел. Структура номенклатуры дел. Перечислите виды номенклатур дел, охарактеризуйте их.

53. Какие сроки хранения дел вы знаете, какими документами они устанавливаются и как исчисляются.

54. Охарактеризуйте процессы формирования и хранения дел? Какие этапы включает в себя подготовка документов к сдаче в ведомственный архив?

55. Дайте определение экспертизы ценности документов, какие принципы лежат в основе оценки ценности документов? Опишите порядок проведения экспертизы ценности документов в организации.

56. Что такое оформление дела, какие виды оформления дел вы знаете, для чего нужны заверительная надпись и опись документов?

57. Перечислите цели использования современных информационных технологий в обеспечении управленческой деятельности в области работы с документами, контроля над исполнительской дисциплиной, организации доступа к информации.

58. Назовите стратегии использования современных информационных технологий в управленческой деятельности. Перечислите преимущества универсальных информационных технологий и комплексного внедрения информационных технологий в документационное обеспечение управления.

Домашняя контрольная работа (для заочной формы обучения)

1. Понятия: «документирование», «документационное обеспечение управления», «документ». Чем отличаются понятия «документ» и «информация»?

2. Нормативно-методическая база ДОУ

3. Основные разделы ГСДОУ, основные определения, закрепленные в ней.

4. Понятие УСД, их составные части. Действующие в настоящее время УСД. Система организационно-распорядительной документации УСОРД.

5. Определение реквизита и формуляра, обязательные реквизиты документа. От чего зависит набор реквизитов конкретного документа?

6. Юридическая сила документа, реквизиты ее подтверждающие

7. Бланк документа, виды бланков, размещение реквизитов на бланках

8. Охарактеризуйте и перечислите организационные документы

9. Учредительные документы организации

10. Охарактеризуйте и перечислите распорядительные документы

11. Виды приказов. Структура инициативного приказа по основной деятельности

12. Виды протоколов, структура протокола

13. Выписки, их структура

14. Охарактеризуйте и перечислите информационно-справочные документы.

15. Акт, его структура.

16. Виды справок.

17. Докладные записки, виды.

18. Объяснительные записки, виды. Чем объяснительная записка отличается от докладной?

19. Факсограмма. Подлинник или копия?

20. Плановая документация, ее особенности.

21. Порядок создания и утверждения плановых документов на примере программ и планов.

22. Состав отчетной документации.

23. Государственная статистическая отчетность, порядок ее составления, оформления и утверждения.

24. Чем отличаются унифицированные и свободные формы отчетной документации, для какого вида документации они применяются?

25. На какие группы можно разделить учетные документы по финансово-расчетным и служебно-сбытовым операциям? Охарактеризуйте их.

26. Перечислите реквизиты первичных учетных документов, которых нет в альбомах унифицированных форм.

27. С какой целью составляются сводные учетные документы?

28. Можно ли вносить исправления в подписанные учетные документы вообще и, в частности, в кассовые и банковские документы?

29. Для чего составляются регистры бухгалтерского учета, и как они выглядят?

30. Охарактеризуйте документы по финансово-расчетным операциям.

31. В чем особенность документов по служебно-сбытовым операциям?

32. Опишите порядок заключения коммерческого договора, его реквизиты.

33. В каких случаях составляются протоколы разногласий, коммерческие акты и претензионные письма?

34. Цели использования современных информационных технологий в обеспечении управленческой деятельности в области работы с документами, контроля над исполнительской дисциплиной, организации доступа к информации.

35. Понятие документооборота. В чем заключаются объективные и субъективные причины роста документооборота?

36. Различия входящих, исходящих и внутренних документов.

37. Сформулируйте технологическую цепочку движения и обработки документов, входящих в организацию.

38. Сформулируйте технологическую цепочку передвижения внутренних документов.

39. Сформулируйте технологическую цепочку обработки исходящих документов.

40. Понятия индивидуальных, трафаретных и типовых документов.

41. Установленные нормативными документами сроки хранения документов.

42. Сроки хранения дел, порядок их исчисления, документы, их устанавливающие.

43. Порядок проведения экспертизы ценности документов в организации.

44. Понятие дела и номенклатуры дел. Структура номенклатуры дел. Виды номенклатур дел, их характеристика.

45. Структура службы ДОУ, основные задачи и функции. Категории работников, входящих в службу ДОУ.

Ключ к заданию