Управление документацией и данными о качестве

При любом управлении выполняются след. общие функции: 1) планирование 2) организация 3) контроль 4) регулирование 5) учет. Детализация этих функций, применительно к управлению документацией, позволяет установить состав и последовательность необходимых в этом случае работ.

Таблица – Состав работ по управлению документацией и данными о качестве

Основные стадии управления документацией и данными о качестве	Работы по управлению документацией
Планирование разработки документов	Составление планов разработки и пересмотра документов
Организация разработки документов	1. Разработка и согласование документов, 2. Утверждение док-тов, 3. Введение в действие док-тов, 4. Обеспечение документами их пользователей
Контроль документов	1. контроль правильности изложения и оформления документов, 2. Проверка выполнения требований документов
Регулирование документов	1. Внесение изменений и дополнений в документы, 2. Ревизия документов, 3. Пересмотр док-тов, 4. Поддержание док-тов в рабочем состоянии, 5. Отмена док-тов
Учет документов	1. Регистрация документов и данных о качестве, 2. Хранение документов и данных о качестве

1 стадия. Планирование разработки документов Данный вид планирования осуществляется службой качества на основе общего плана внедрения ст-тов ИСО серии 9000. Планы – графики разработки и пересмотра документации, согласовываются со всеми заинтересованными руководителями подразделений. При планировании определяются подразделения или должностные лица, ответственные за выполнение всех работ по каждому отдельному документу. Данную работу целесообразно выполнять в виде матрицы ответственности.

2 стадия. Организация разработки и введение в действие документов Обычно разработка каждого док-та ведется в три последовательно выполняемые стадии: 1) разработка проекта (первой редакции) документа и направление его на отзыв в соответствующее подразделение, 2) обработка отзывов, разработка окончательной редакции документа, согласование его с заинтересованными подразделениями и утверждение полномочным должностным лицом, 3) регистрация. Разработанному документу присваивается определенный код, устанавливающий его структурную принадлежность к документации сис-мы кач-ва. Введение в действие утвержденного документа осуществляется подразделением-разработчиком. Оно же осуществляет обеспечение пользователей копиями документа. При этом ведется строгий учет выданных копий.

3 стадия. Контроль документов Контроль правильности изложения и оформления документов осущ-ет служба стандартизации. Постоянную или текущую проверку выполнения требований документа ведут подразделения, в которых документ используется. Периодическую проверку осуществляет служба внутреннего аудита сис-мы кач-ва.

4 стадия. Регулирование документов Целью этой деятельности является предотвращение использования утративших силу или устаревших документов. При этом особое внимание уделяется своевременному обновлению док-тов т.е. внесению в них изменений и дополнений. Изменения и дополнения в документ вносит подразделение-разработчик документа. Для удобства это проводится путем замены соответствующих листов документа. Целесообразно документ, в который внесены изменения или дополнения, как-либо выделять. Лист регистрации изменений и дополнений включается в состав каждого документа. Для определения актуальности содержания документов системы качества и необходимости внесения в них соответствующих изменений проводится ежегодная ревизия. Это подтверждается отметкой на титульном листе документа каждого учетного экземпляра. При необходимости внесения в документ существенных, имеющих принципиальный характер изменений, производится его пересмотр, результатом которого является новое издание документа. При пересмотре отменяется действующий документ, а в новом указывается какой документ он заменяет. Ответственность за пересмотр документа несет подразделение, отвечающее за разработку и обновление. Для поддержания документа в рабочем состоянии проводится спец. проверка, по результатам которой оценивается состояние документа и составляется заявка на его замену с указанием причин негодности и отсутствия необходимого количества экземпляров. Ответственность за поддержание документа в рабочем состоянии несут его пользователи. Отмена документов производится: 1) при выявлении необходимости соединения нескольких действующих документов в один или разделение одного документа на несколько с целью более полной детализации установленных требований, 2) при существенных изменениях организационной структуры, технологии производства, номенклатуры выпускаемой продукции, 3) при изменении вида документа. Отмененный документ изымается из обращения, и на учтенные экземпляры ставится штамп или отметка «отменен» за подписью лица, ответственного за контроль и выполнение положений документа. Решение об отмене документа или об изменении срока его действия принимает лицо, утвердившее документ.

5 стадия. Учет документов На каждый документ сис-мы кач-ва, после его утверждения, заводится карточка учета, в которой приводится номер экземпляра копии, подразделение, фамилия и подпись лица, получившего копию. Регистрация выдаваемых или рассылаемых пользователям документов производится в специальном журнале, в котором фиксируется: 1) код и наименование документа, 2) форма предоставления его пользователю, 3) подпись пользователя, 4) отметки об отмене документа. При предоставлении документов сис-мы кач-ва сторонним организациям, на них проставляется штамп или делается надпись «для информации». Решение о предоставлении документов сторонним организациям принимает руководитель службы качества или другое уполномоченное руководителем предприятия лицо. Каждый такой случай регистрируется в спец. журнале с указанием наименования сторонней организации, ее почтовых реквизитов, даты отправки, номера сопроводительного письма, кода и наименования документа. Подлинники док-тов учитываются в инвентарном журнале отдельно по видам документов. Все подлинники док-тов хранятся в службе качества, а копии – в соответствующих подразделениях. Для этого отводятся спец. места и обеспечиваются надлежащие условия, исключающие порчу документов. Хранятся учтенные и неучтенные копии документов отдельно. В каждом подразделении предприятия ведется опись хранимых в нем док-тов, в которой указывается код и наименование док-та, кол-во экземпляров и местонахождение каждого из них. Зарегистрированные данные о качестве хранятся в течение заданного периода времени таким образом, чтобы можно было их своевременно получить. Сроки хранения таких данных устанавливаются в документах, определяющих необходимость их хранения. Если более длительные сроки неопределенны Законодательством или не оговорены в контракте, то данные о качестве хранятся от 5 до 7 лет.