Технология обработки информации по учету основных средств
АРМ „Учет основных средств“ является составной частью программы комплексной автоматизации бухгалтерского учета на предприятии. Также как и другие АРМы комплекса программ, АРМ „Учет основных средств“ разрабатывается в строгом соответствии с имеющимся инструктивным материалом бухгалтерского учета и поддерживает журнально-ордерную форму учета. АРМ „Учет основных средств“ позволяет производить учет основных средств с момента приобретения до полного их списания, получить все необходимые сведения по учету наличия основных средств, как после введения в эксплуатацию, так и до нее. Предоставляет возможность получить все необходимые данные в разрезе видов, отраслей, групп, подгрупп, материально-ответственных лиц, подразделений, направлений производственных затрат, счетов учета, наименований основных средств и инвентарных номеров как по наличию и движению основных средств, так и по расчету амортизационных отчислений. Обеспечивает получение необходимых сведений для формирования всех форм периодической и годовой отчетности.
| I. Подготовительный этап | Настройка программы. Создание базы данных, разработка справочников. Первоначальный ввод информации об имеющихся в предприятии ОС. |
| II. Расчетный этап | Движение основных средств: поступление, перемещение, выбытие. Расчет амортизации и износа. |
| III. Заключительный этап | Получение выходных машинограмм о наличии, движении ОС. Ведомости расчета износа ОС. |
Укрупненная схема технологического процесса обработки
информации по учету основных средств.
С помощью АРМ „Учет основных средств“ ведется их учет с момента их поступления, затем после ввода в эксплуатацию. Поэтому, при приобретении основного средства на него сразу заводится инвентарная карточка учета основных средств. Пользователь имеет возможность вести автоматизированный учет основных средств по всем перечисленным счетам и получать соответственно необходимую информацию, как по наличию основных средств, так и по их движению.
Программы, предназначенные для обработки информации по учету основных средств, рекламируемые для практического использования, имеют много общего в технологии обработки данных по учету основных средств.
Рассмотрим технологию обработки информации учета основных средств, разработанную кафедрой информационных систем КубГАУ и фирмой ВАЛК.
Последовательность технологических операций по учету основных средств на компьютере осуществляется по приведенной схеме.
Блок-схема алгоритма по учету основных средств
Основные функции:
НАСТРОЙКА ПРОГРАММЫ
ПОДГОТОВКА СПРАВОЧНИКОВ
ДВИЖЕНИЕ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ
ВВОД ПРОБЕГА АВТОТРАНСПОРТА
ПОЛУЧЕНИЕ ВЫХОДНЫХ МАШИННОГРАММ.
Рассмотрим особенности выполнения отдельных функций.
После настройки программы на реквизиты конкретного пользователя создается база данных, которая визуально представлена следующими справочниками: групп основных средств, подгрупп основных средств, материально-ответственных лиц, направлений производственных затрат, видов основных средств, наименований основных средств, отраслей (видов производства) подразделений предприятия, балансовых счетов.
Подготовка справочников предшествует проведению автоматизированного учета основных средств, справочники могут дополняться информацией и в ходе обработки информации.
В каждом предприятии на момент внедрения программы в наличии имеется определенное количество основных средств, учет которых осуществляется в инвентарных карточках. На подготовительном этапе информация с инвентарных карточек, на которых ведется первичный учет основных средств в предприятии заносится в память ПК.
На стадии подготовительного этапа выполним функцию начального ввода имеющихся в сельскохозяйственных предприятиях инвентарных карточек учета основных средств. В дальнейшем информация инвентарных карточек будет храниться в базе данных основных средств.
На экране монитора высвечивается форма инвентарной карточки, заполнение указанной формы производится в диалоговом режиме - постоянная информация извлекается из базы данных (справочников), переменная информация (дата ввода в эксплуатацию ОС, заводской номер, балансовая стоимость и сумма износа) переносится с первичного документа клавиатурой компьютера.
В крупных сельскохозяйственных предприятиях насчитывается до двух тысяч и более инвентарных объектов, причем многие из них имеют одинаковые реквизиты (наименование, дату ввода в эксплуатацию, шифр и норма амортизации, балансовую стоимость и др.), отличаются только инвентарными номерами. В этой связи программой предусмотрена функция - размножения одинаковых инвентарных карточек. Это облегчает ввод первоначальной информации.
Первоначальный ввод информации с инвентарных карточек производится по материально-ответственным лицам. Завершается ввод сравнением введенной информации с имеющимся наличием по инвентаризации у материально-ответственных лиц и 01 счету „Основные средства“ по балансу. После корректировки информации можно производить второй - расчетный этап.
Рассмотрим некоторые особенности обработки информации по учету движения основных средств.
Поступление или ввод в эксплуатацию нового основного средства. Данная функция выполняется аналогично первоначальному вводу основных средств. Информация о поступлении ОС берется из первичных документов.
Инвентарный номер проставляется в новую инвентарную карточку программно с использованием порядкового кода. Полная информация о вновь поступившем основном средстве хранится также в безе данных.
Передача основного средства от одного материально-ответственного лица другому. При выполнении данной функции пользователь имеет возможность изменить вид основного средства, отрасль, подразделение и направление производственных затрат. При этом в базе данных и на экране монитора формируются две записи: одна на получение основного средства материально-ответственным лицом, другая на передачу основного средства. После этого на экране монитора высвечивается список основных средств у передающего подотчетного лица. Необходимо отметить передаваемые основные средства клавишей Ins, после этого в базе данных произойдут соответствующие изменения, а на принтере программно распечатается накладная на передачу основного средства.
Функция расход, списание и продажа основных средств реализуется по материально-ответственным лицам. При этом на экране монитора высвечиваются все основные средства указанного подотчетного лица, производится отметка выбывающих основных средств, и программно удаляются из базы данных их карточки, одновременно фиксируется запись движения основных средств, в дальнейшем эта операция может быть получена в выходной машинограмме по движению основных средств.
Изменение балансовой стоимости осуществляется путем вызова на экран монитора необходимой инвентарной карточки с указанием инвентарного номера. В диалоговом режиме можно производить изменения балансовой стоимости и других переменных реквизитов.
Расчет амортизационных отчислений производится после ввода информации о пробеге автомашин. При этом предварительно вводится дата последнего расчета. Программа не позволяет производить повторный расчет амортизации на ту же дату. Расчет амортизации производится по подразделениям предприятия в разрезе подотчетных лиц по каждому основному средству.