Раздел 1. Служба отправлений письменной корреспонденции
1.1 Изучения технологии приёма, обработки и вручения простых и заказных почтовых карточек, писем, бандеролей, секограмм, мелких пакетов
В простых и заказных письмах пересылаютсяразного рода письменные сообщения, деловые бумаги, фотографии, художественные открытки, печатные рекламно-информационные материалы, схемы и другая аналогичная бумажная продукция.
В простых и заказных мелких пакетахпересылается только печатная продукция (бланки, брошюры, плакаты), фотографии, альбомы, печатные средства массовой информации, тетради блокноты, деловые бумаги, художественная и иная литература, печатная рекламная информация и другая печатная продукция.
На почтовых отправлениях адреса отправителя и получателя пишутся отправителем. В адресе не должно быть сокращенных названий и не относящихся к адресу знаков.
Адрес получателя располагается на лицевой стороне почтового отправления в нижней правой его части. Адрес отправителя располагается на лицевой стороне почтового отправления в верхней левой его части.
На внутренних письмах и мелких пакетах адрес должен быть написан на белорусском или русском языке. Адрес должен быть точным и полным и содержать следующие данные: фамилия, имя, отчество или наименование юридического лица, название улицы, номер дома, корпуса, квартиры, название населенного пункта, почтовый код, названия отделения почтовой связи, название района, название области. При адресовании почтовых отправлений в города почтовый код указывается перед названием города
На простых и заказных почтовых карточках и письмах, за исключением случаев адресования на адрес «До востребования» и на абонементный ящик, допускается указывать в адресе фамилию и инициалы либо фамилию и имя адресата. При адресовании почтовых отправлений по месту работы адресата могут указываться его должность и фамилия
Простые отправления письменной корреспонденции в отделениях почтовой связи принимаются посредством опускания в почтовые ящики. Простые отправления письменной корреспонденции, которые по своим размерам невозможно опустить в почтовый ящик, регистрируемые отправления письменной корреспонденции, а также отправления письменной корреспонденции с оттисками маркировальных (франкировальных) машин и иных знаков, наносимых на отправления письменной корреспонденции вместо почтовых марок, принимаются в операционных окнах.
Отправления письменной корреспонденции также принимаются почтальонами при обслуживании доставочного участка.
При приеме заказных отправлений письменной корреспонденции работник отделения почтовой связи проверяет порядок адресования, взвешивает почтовое отправление (за исключением почтовых карточек), определяет сумму платы за пересылку.
На сумму платы за пересылку в правом верхнем углу заказного отправления письменной корреспонденции наклеиваются почтовые марки Республики Беларусь, которые погашаются оттиском календарного штемпеля. В качестве знаков почтовой оплаты используются оттиски маркировальных (франкировальных) машин.
При приеме заказного отправления письменной корреспонденции под адресом отправителя наклеивается стикер штрихкода (RR) , который является номером почтового отправления. Оттиск календарного штемпеля проставляется в верхнем правом углу почтового отправления. В объектах почтовой связи, оснащенных СКС, стикер штрихкода считывается с почтового отправления и отправителю выдается квитанция СКС.
Вид принятого отправления письменной корреспонденции (почтовая карточка, письмо, бандероль или мелкий пакет) указывается на квитанции. Если отправление подается с уведомлением о получении, то в строке «особые отметки» указывается «С уведомлением» и каким именно. Такая же отметка делается и на самом почтовом отправлении. Простое и заказное уведомление оплачивается марками, электронное уведомление – наличными деньгами или путем безналичныхрасчетов.
При приеме заказного письма с отметкой «Вручить лично» или «Судебная повестка. С заказным уведомлением», а также заказной почтовой карточки с отметкой «Вручить лично» в специальном режиме СКС делается соответствующая отметка.
При приеме одновременно пяти и более заказных отправлений письменной корреспонденции отправителем составляется список ф. ПС103 в электронном виде.
Список заверяется подписью руководителя подразделения юридического лица (канцелярии, экспедиции) и оттиском печати, либо личной подписью физического лица.
Работник объекта почтовой связи составленном наклеивает стикеры штрихкода, считывает их, проставляет в списке номера по стикеру штрихкода, подписывает и ставит на нем оттиск календарного штемпеля дня приема.
При отправке регистрируемых почтовых отправлений в большом количестве список может подаваться в электронном виде.
Кроме электронного вида список должен быть представлен и на бумажном носителе (в одном экземпляре). Работник, принимающий партионные почтовые отправления, наклеивает на них стикеры штрихкодов (наносит с помощью этикет-пистолета). В порядке возрастания номеров считывает информацию с первого стикера и вносит в поле окна программы количество принимаемых по списку почтовых отправлений. Считанный стикер присваивается первому регистрируемому почтовому отправлению в списке. Остальным почтовым отправлениям, указанным в списке, (по номер, соответствующий введенному количеству) автоматически присваиваются последующие номера штрихкодов. Если список обработан не до конца (количество принимаемы х почтовых отправлений, внесенное в отдельное окно программы меньше, чем количество почтовых отправлений в списке), программа предлагает внести номер стикера штрихкода для следующего за введенным почтовым отправлением.
При приеме простых и з казных мелких пакетов упаковка выбирается непосредственно отправителем.
Работник отделения почтовой связи обязан:
1. предложить отправителю вид упаковки (пузырчатый конверт, пластиковый пакет и другое), соответствующий характеру вложения;
2. проверить порядок адресования;
3. взвесить мелкий пакет, наклеить марки соответствующие тарифу;
4. на оболочке простого мелкого пакета, в левом углу под адресом отправителя либо на другом свободном месте наклеить ярлык «Мелкий пакет» или проставить оттиск штампа такой же формы;
5. на оболочке заказного мелкого пакета наклеить стикер штрихкода;
почтовые марки, наклеенные на принимаемое почтовое отправление, погасить оттиском календарного штемпеля. В случае использования в качестве оплаты пересылки простых и заказных мелких пакетов иных знаков, в верхнем правом углу адресной стороны мелкого пакета (адресного ярлыка) проставить оттиск календарного штемпеля объекта почтовой связи, принявшего мелкий пакет.
От юридических лиц мелкие пакеты принимаются в закрытом виде. Отправления письменной корреспонденции с отметкой «Оплачено по договору №___ от ___» принимаются только в объектах почтовой связи, определенных договором. При приеме на этих почтовых отправлениях проставляется оттиск календарного штемпеля объекта почтовой связи места приема.
Отправления простой письменной корреспонденции, вынутые из почтовых ящиков, принятые в отделении почтовой связи, а также почтальонами на доставочных участках подбираются под адрес, разбираются по видам и подразделяются на группы: местные, междугородние,областные,международные. В городских отделениях почтовой связи, кроме того, выделяется письменная корреспонденция, пересылаемая в пределах обслуживания данного отделения почтовой связи. Рассортированные по видам и группам отправления письменной корреспонденции штемпелюются и формируются в постпакеты. На ярлыке ф. ПС 9 указывается вид пересылаемой письменной корреспонденции, куда и откуда следует постпакет, указывается фамилия работника, заделывавшего постпакет, и проставляется вес постпакета, оттиск календарного штемпеля.
При штемпелевании простых отправлений письменной корреспонденции почтовые марки оттиском календарного штемпеля гасятся так, чтобы их нельзя было использовать повторно. При гашении почтовых марок с портретами, оттиск календарного штемпеля не должен загрязнять изображение лица, а при штемпелевании художественных карточек и конвертов оттиск штемпеля не должен ставиться на рисунок.
Письма и почтовые карточки, вынутые из почтовых ящиков, имеющие повреждения, загрязнения, неоплаченные или не полностью оплаченные возвращаются отправителям с первого этапа обработки для переупаковки или доплаты. К оборотной (неадресной) стороне такого отправления прикрепляется справка ф. ПС20, в которой указывается причина возврата. Справка подписывается работником, обрабатывающим почтовые отправления, и контролирующим лицом, проставляется оттиск календарного штемпеля.
Принятые в отделениях почтовой связи отправления письменной корреспонденции в сроки, установленные расписанием, направляются по назначению с первой отходящей почтой.
Перед отправкой заказные отправления письменной корреспонденции формируются карта отправки ф. ПС16 с указанием номера почтового отправления и особых отметок при их наличии. При приеме заказных отправлений письменной корреспонденции на СКС, карта отправки ф. ПС16 печатается автоматизированным способом. В таких случаях проставление оттиска календарного штемпеля не требуется.
Карта отправки ф. ПС16 составляется в двух экземплярах и подписывается составившим ее работником. Нумерация карт отправки ф. ПС16 ведется по порядку в течение месяца. Ярлыком для заказного постпакета является карта отправки ф. ПС16. Если в мешке следует один заказной постпакет, то карта отправки ф. ПС16 этого постпакета является сводной.
В сводную карту отправки ф. ПС16 приписываются заказные постпакеты по номерам карт отправки ф. ПС16. Сводная карта отправки ф. ПС16 составляется в двух экземплярах и подписывается работником, составившим её. Номер мешка, соответствующий номеру, указанному на стикере(PZ), который наклеивается на ф. ПС18, указывается в сводной карте отправки ф. ПС16. На двух экземплярах сводной карты отправки ф. ПС16 ставится оттиск календарного штемпеля. Первый экземпляр подкладывается под перевязь одного из заказных постпакетов.
На адресном ярлыке ф. ПС18 указывается, откуда и куда следует мешок, проставляется оттиск календарного штемпеля и ставится подпись работника, заделавшего мешок, и указывается отметка «заказной», «простой» (PZ,PS).
Поступившие в отделение почтовой связи мешки с отправлениями письменной корреспонденции вскрываются. После вскрытия мешков находящиеся в них постпакеты и почтовые отправления сверяются с записями в карте отправки ф. ПС16 (в автоматизированных объектах почтовой связи вложение мешка сканируется).
На отправлениях письменной корреспонденции, на которых невозможно четко проставить оттиск календарного штемпеля, дата поступления указывается от руки.
Корреспонденция сортируется по доставочным участкам, «до востребования», по абонементным почтовым ящикам и другим выделенным рабочим местам.
Заказные отправления письменной корреспонденции, заказные и электронные уведомления ф. ПС119 вносятся контролирующим лицом в расписку ф. ПС55, которая ведется ежедневно по каждому доставочному участку. Расписка составляется автоматизированным способом.
Простые отправления, кроме правительственных, выдаются почтальонам в доставку без приписки в расписку ф. ПС55.
На заказные отправления, подлежащие выдаче физическим лицам, автоматизировано выписываются извещение ф. ПС22/з, в котором указывается адрес и наименование получателя, вид отправления, его номер, место подачи. На каждом извещении проставляется оттиск календарного штемпеля, указывается адрес и режим работы отделения почтовой связи.
Регистрируемые почтовые отправления письменной корреспонденции, поступившие с уведомлением о получении выдаются почтальонам в доставку вместе с уведомлением ф. ПС119.
Заказные отправления письменной корреспонденции, адресованные «До востребования», на абонементный почтовый ящик, передаются на соответствующее рабочее место ОПС вместе с извещениями ф. ПС22 с припиской к карте отправки ф. ПС16 под роспись. Простые отправления письменной корреспонденции, простые уведомления, а также извещения ф. ПС22/з на регистрируемые почтовые отправления с адресом «До востребования», на абонементный почтовый ящик, рассортировываются и раскладываются по алфавиту картотеки «До востребования» и по абонементным почтовый ящикам, а отправления письменной корреспонденции (заказные и с объявленной ценностью) помещают на ответственное хранение в кладовую, где они хранятся обеспеченным порядком.
К картотеке «До востребования» допускается только работник, который выдает отправления письменной корреспонденции, и контролирующие лица отделения почтовой связи. В нерабочее время картотека с отправлениями письменной корреспонденции «До востребования» хранится обеспеченным порядком.
По возвращении из доставки почтальон сдает извещения на врученные почтовые отправления и возвращает неврученные почтовые отправления со справкой ф. ПС20, а также уведомления с расписками получателей о получении почтовых отправлений.
Лица, контролирующие работу почтальонов, обязаны:
1. проверить исправность оболочек и печатей (лент, пломб, наклеек) не врученных отправлений и, при необходимости, вес;
2. проверить полноту и правильность оформления извещений ф. ПС22 на врученные почтовые отправления;
3. проверить наличие справок ф. ПС20 на неврученные почтовые отправления с указанием причины их невручения;
4. получить простые и заказные почтовые отправления, принятые почтальоном на доставочном участке и (или) вынутые из почтовых ящиков;
5. проверить правильность оформления уведомлений ф. ПС119 о получении почтовых отправлений;
6. в расписку ф. ПС55 указать номера не доставленных почтовых отправлений и сделать отметку о приеме отчета.
1.2 Изучения технологии приёма, обработки исходящей письменной корреспонденции с объявленной ценностью
В письмах с объявленной ценностью пересылаются ценные бумаги (паспорта, свидетельства и другие документы, имеющие ценность для отправителя).
В мелких пакетах пересылаются предметы подарочного характера (печатные издания, литература, звукозаписи и др.), предел стоимости вложения которых не превышает 6 базовых величин.
Для упаковки писем с объявленной ценностью применяются стандартные почтовые конверты или плотная бумага, ткань, клеенка и другие подобные материалы, обеспечивающие сохранность вложения.
Для упаковки мелких пакетов с объявленной ценностью применяются полиэтиленовые мешочки, прочная бумага, ткань, футляры, картонные коробки, деревянные (фанерные) или металлические ящики. Также мелкие пакеты можно обворачивать в бумагу крафт и оклеить клейкой лентой или перевязать шпагатом. При упаковке клапаны подклеиваются, а сверху на стыке клапанов наклеивается адресный ярлык.
От предприятий, организаций и учреждений письма и мелкие пакеты с объявленной ценностью принимаются в закрытом виде, опечатанными сургучом присвоенными им печатями (мелкие пакеты с объявленной ценностью могут опломбироваться). Письма и мелкие пакеты с объявленной ценностью от граждан принимаются только в открытом виде с проверкой вложения.
На внутренних письмах и мелких пакетах с объявленной ценностью адрес должен быть написан на белорусском или русском языке. Адрес должен быть точным и полным и содержать следующие данные: фамилия, имя, отчество или наименование юридического лица, название улицы, номер дома, корпуса, квартиры, название населенного пункта, почтовый код, названия отделения почтовой связи, название района, название области.
При адресовании почтовых отправлений в города почтовый код указывается перед названием города.
Отправления письменной корреспонденции с объявленной ценностью по желанию отправителя могут приниматься в открытом виде с описью вложения ф. ПС107.
Опись составляется отправителем в двух экземплярах с указанием полного адреса и наименования получателя, наименования и количества предметов, объявленной ценности каждого предмета и общей объявленной ценности пересылаемого вложения, которая подтверждается подписью отправителя. По желанию отправителя объявленная ценность предметов в описи, следуемой с почтовым отправлением, может не указываться.
При приеме отправлений письменной корреспонденции с объявленной ценностью с описью вложения работник отделения почтовой связи сверяет фактическое вложение с данными, указанными отправителем в описи, и проверяет итоговую сумму оценки, расписывается и проставляет оттиск календарного штемпеля на двух экземплярах описи. Первый экземпляр оформленной описи вкладывается в письмо (мелкий пакет) с объявленной ценностью, второй экземпляр выдается отправителю.
Отправления письменной корреспонденции с объявленной ценностью, подаваемые в открытом виде, в присутствии отправителя упаковываются, оклеиваются и (или) запечатываются именным скотчем таким образом, чтобы была обеспечена сохранность пересылаемого вложения.
При использовании для упаковки письменной корреспонденции с объявленной ценностью самоклеющихся конвертов, изготовленных из бумагоподобных материалов, на клапанах которых нанесен оттиск «Почта Беларуси» опечатывание именным скотчем не требуется.
Мелкие пакеты с объявленной ценностью в бумажной упаковке, отправляемые физическими лицами, оклеиваются именным скотчем с логотипом «Белпочта» шириной не менее 5 см с воспроизведением на ней типографским способом.. Место соединения ленты плотно заклеивается адресным ярлыком, заполненным отправителем, и оформленным работником объекта почтовой связи.
После упаковки отправление письменной корреспонденции с объявленной ценностью взвешивается, тарифицируется и оформляется следующим образом: на адресном ярлыке проставляется вес, сумма платы за пересылку, наклеивается стикер штрихкода, ставится оттиск календарного штемпеля.
При приеме отправлений письменной корреспонденции с объявленной ценностью с уведомлением о получении, с оплаченной доставкой, пересылаемых в разряде «Правительственное», с отметками «Осторожно», «Вручить лично», «С путевками», «С билетами», «С документами», в строке «Особое назначение» квитанции СКС и на почтовом отправлении делается соответствующая отметка.
При приеме мелкого пакета с объявленной ценностью с вложением хрупких предметов на него наклеивается ярлык с надписью «Осторожно».
Если адресные данные написаны непосредственно на мелком пакете, то оттиск календарного штемпеля ставится на чистом листе бумаги, аккуратно вырезается и наклеивается в установленном месте либо дата указывается от руки.
С отправителя взимается установленная плата за оказанные услуги и выдается квитанция СКС.
Если отправление письменной корреспонденции с объявленной ценностью подается в маркированном конверте, то в квитанции СКС указывается сумма, оплаченная марками, которая учитывается в счет оплаты.
Принятые в отделениях почтовой связи отправления письменной корреспонденции с объявленной ценностью проверяются контролирующим лицом, которое обязано осмотреть их наружное состояние и правильность оформления.
Отправления письменной корреспонденции с объявленной ценностью пересылаются в страховых мешках, за исключением мелких пакетов с отметкой «Осторожно», которые приписываются к сводной карте отправки ф. ПС16.
Перед заделкой в страховые мешки отправления письменной корреспонденции с объявленной ценностью приписываются к карте отправки ф. ПС16, которая составляется в двух экземплярах. При приеме отправлений письменной корреспонденции с объявленной ценностью на СКС, карта отправки ф. ПС16 печатается автоматизированным способом.
В карте отправки ф. ПС16 указывается подавательский номер отправления со стикера штрихкода, место назначения и особые отметки (если таковые имеются). Если отправление письменной корреспонденции с объявленной ценностью принято с наложенным платежом, то в карте отправки ф. ПС16 указывается сумма наложенного платежа.
. Карта отправки ф. ПС16 подписывается работником, осуществившим заделку мешка(составляется в двух экземплярах).
Один экземпляр карты отправки ф. ПС16 вместе с отправлениями письменной корреспонденции с объявленной ценностью вкладывается в страховой мешок.
Страховые мешки с отправлениями письменной корреспонденции с объявленной ценностью заделываются следующим порядком: верхняя часть мешка туго свертывается и охватывается двойным оборотом льняного шпагата, под который предварительно подкладывается оформленный адресный ярлык ф. ПС18. Концы шпагата перекрещиваются, и один конец пропускается под оба оборота шпагата, после чего он туго затягивается и завязывается двойным узлом. Перевязь делается с таким расчетом, чтобы вложение мешка не перемещалось. Мешок опломбируется или оклеивается этикеткой несанкционированного доступа. Оттиск печати (пломба) размещается в непосредственной близости от узла. Ярлык ф. ПС18 подписывается тем же работником, который осуществлял составление карты отправки ф. ПС16. В ф. ПС 18 указываются следующие данные: откуда, куда, проставляется стикер штрих кода, указывается вид мешка (простой, заказной, страховой, правительственный, 1 класс, международный, экспресс, EMS).