СТО СМК 89.13.92. Управление документацией В Россиской Федераций

Жоспар

1. Мақсаты мен қолдану аясы

2. Нормативтік сілтемелер

3. Құжаттама жүйесі және құжат түрлері

4. Құжаттаманы басқару процесі

Сапа менеджмент жүйесі стандартардағы ақпараттарды уақытылы және шешімдер қолдауды қамтамасыз ету мақсатында жазбаларды басқару үшін талаптарды белгілейді.

ТҚС талаптары консалтингтік ұйымдардың қызметкерлеріне, консалтинктік ұйымның құрылымдық бөлімшесінің қызметкерлерінің міндеттері құжаттарды қабылдау функцияларын жүзеге асыру, өндеу, оларды орталықтандырылған мұрағаттарда сақтау.

Стандарттар мынадай нормативтік ережелер негізінде әзірленді:

- ISO 9001: 2008. Сапа менеджмент жүйесі. Талаптар.

- ISO / 10013: Құжаттаманы басқару жүйесіндегі менеджменттің сапасы 2007 нұсқаулар.

- Ақпараттық кітапхана және баспа ісі жөніндегі стандарттар ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Құжаттаманы басқару. Жалпы талаптар.

- Федералдық заң «Техникалық реттеу туралы» 27.12.2002 184-ФЗ

- Федералдық заң «Ресей Федерациясының мұрағаты туралы». 22.10.2004 125-ФЗ

- Федералдық заң «Ақпараттық технологиялар және ақпаратты қорғау туралы» 27.07.2006 149-ФЗ

- Федералдық заң «электрондық цифрлық қолтаңба туралы» 10.01.2002 1-ФЗ

- ГОСТ 51141-98 Іс жүргізу және мұрағат ісі. Терминдер мен анықтамалар.

- ГОСТ 6.30-2003 Бір ізділенген құжаттар жүйесі. Ұйымдастырушылық және әкімшілік құжаттаманың бірыңғай жүйесі. Құжаттарды тіркеу үшін талаптар.

06.02.2002 Мемлекеттік мұрағат кеңесінің шешімімен бекітілген «ұйымдардың мұрағатының негізгі ережелері».

- Жарамдылық мерзімі көрсете отырып ұйымдық, ғылыми- техникалық және өндірістік қызметінде жасалатын үлгілік мұрағаттық құжаттардың тізімі. Ресей Федерациясының мәдениет және бұқаралық коммуникациялар министрлігінің бұйрығы 31.07.2007 жылғы №1182

- Түзетулерімен жарамдылық мерзімін көрсете отырып, ұйымдардың қызметінде жасалатын типтік әкімшілік құжаттар тізімі. 27.10.2003 жылғы Росархива шешімі;

- ОК 011-93 Ұлттық жіктелуді басқару құжаттамасы (OKUD);

- STO СМЖ 70.22.11 «Стандарттау стандарттарды құру, басқару және қолдану тәртібі».

Құжаттама- өзара байланыс негізінде құжаттар жинағы тегіне тағайындалған, көлемі, түрі, олардың бірыңғай талаптарын ресімдеу. Әрбір құжаттың өзі кешенді ақпараттық жүйе болып табылады. Онда қамтылған ақпараттың сипаты - бұқаралық, арнайы немесе жеке, үлкен жазбалар жүйелерінің бір бөлігі болып табылады.

Ресей Федерациясының құжаттамасын жалпы көрінісінде негізгі екі түрге бөлуге болады: функционалдық және корпоративтік (төлсипат). Ең берігі әмбебап функционалдық жүйелер болып табылады. Құжаттың негізгі функцияларын негізгі ерекшеліктері ретінде олар әдетте, өзгеріссіз базалық ретінде ұзақ уақыт бойы қалады. Функционалдық жүйелер деп кешендері мынадай құжаттарды қамтиды:

· Жүйе ұйымдастырушылық және әкімшілік құжаттама

· Жүйелік жоспарлау құжаттамасы

· Бастауыш жазбалар

· Есептілік және статистикалық

· Құжаттамалық жұмыс

· бухгалтерлік есеп жүйесі

· қаржылық және қолма-қол ақша жүйесі құжаттама

· Статистикалық жүйе және ведомстволық есептер және басқалары.

Сондай-ақ, функционалдық саны ретінде жүйелер көрсетіледі, жүйелер құжаттаманы қамтиды ұйымдар мен мекемелердің бірқатар нақты қызметі айқындалады. Бұл жүйе:

· Дизайн құжаттама

· Жедел басқару құжаттамасы

· Медициналық

· Оқыту және басқалар.

Мамандардың айтуынша, басқару процесі әзірленді және қазіргі уақытта 40 астам адам жұмыс істейді.

Ұйымдастырушылық және әкімшілік құжаттама жүйесі. Бұл ең маңызды болып табылатын құжаттама жүйелері. Бұл билік органдарының, мекемелердің басқару және қызмет етудің түрлі мәселелерін, кәсіпорындар мен ұйымдар және жеке лауазымды адамдарды қамтиды. Ұйымдастырушылық және әкімшілік құжаттама жүйесі мынадай құжаттарды қамтиды:

1.Жарғы (ұйымдардың, мекемелердің, қоғамдардың, азаматтардың іс-шараларын реттейді, олардың құқықтарын белгілейді);

2. қамтамасыз етуді ұйымдастыру;

3. кадрлармен қамтамасыз ету;

4. шенеуніктер нұсқаулықтары, сондай-ақ басқалары.

ХХ ғасырдың соңында туындаған сұрақ жаңа ақпараттық технологияларды кеңінен қолдану, ауданда құжатталған ақпараттың біркелкі қажеттілігі, басқару. 1971 жылы КСРО Үкіметінің арнайы қарар қабылдады «бірыңғай құжаттама жүйелерін жеделдету».

Құжаттаманы басқарудың негізгі міндеттері құжаттардың қолжетімді ету және маңызды құжаттарды сақтау, сондай-ақ оларды қолдануды жеңілдету, яғни аз уақыт ішінде табу. Құжаттарда құжаттаманы басқару керек маңызды құнды ақпараттар болады.

Құжаттаманы басқарудың мақсаты – құжаттардың қорғалуы және ешөзгеріссіз сақталуы. Құжаттаманы басқару жүйесінің нәтижесі ол іскерлік қызметі жөніндегі ақпараты бар құжаттар, олар қазіргі және болашақта сұраныс иелерін қамтамасыз етеді.

Басқаруға ұйымның қызметіндегі барлық іскерлік құжаттар жатады.

Ұйымдарда құжаттар қағаз түрінде немесе электронды түрде болуы мүмкін. Электрондық құжат электрондық сандық қолтаңбасына (ЭСҚ) қол қойған жағдайда ғана заңды тиісті саналады және заңды күшi болады. Бірыңғай интеграцияланған ақпараттық кеңістікті құру жобасын үшін электрондық құжаттардың басымдығын ескере отырып жүзеге асырылуы тиіс.

Жұмыс орнында, ұйымдарда қызметкерлер тек көщірмелерін пайдалануға тиіс (қажет болған жағдайда немесе куәландырылған көшірмелерін).

Құжаттардың түпнұсқаларын орталықтандырылған мұрағатта сақтайды.

Құжаттаманы тиімді басқару үшін келесі құжаттар жүйесі анықталған ( жақшаның ішінде мысалдар келтірілген):

-Ішкі нормативтік құжаттар (Ресей Федерациясы Үкіметінің Заңнама қаулысы, Президент Жарлықтары, техникалық регламенттер);

- Сот-Талап құжаттар (талаптар, талапты анықтау және т.б.);

-Құқық орнатушы құжаттар (Сертификат, мемлекеттік тіркеу жарғысы, лицензия, салық тіркеу, мемлекеттік тіркеу туралы куәліктің, сенімхат т.б.);

- Келісім-шарттық құжаттама (ұйымның негізгі қызметі үшін жасалған келісім-шарт, келіспеушілік есептер, қосымша келісімдерді тоқтату келісімдері т.б.);

-Әкімшілік құжаттар (бұйрық, проколдар т.б.);

-Жалпыжүйелік құжаттар (стандарттар, полотикалық құжаттар т.б.);

-Кадрлық құжаттар (штат бойынша бұйрықтар, жеке карточкалар, есеп, еңбек шарттары, сауалнамалар, бағалау парақтары, көшірмелері, кітаптар, журналдар, шот карточкалары, лауазымдық нұсқаулықтар, бөлімшелердің ережелері т.б.);

-Техникалық құжаттар (базалық, жоспарлық құжаттар);

- Қаржылық және бухгалтерлік есеп құжаттары (шот-фактура, төлем тапсырмасы, сенімхат, алдын ала есеп, т.б.).

Құжаттарды әзірлеу туралы шешімді ұйымның басшысы жасайды немесе құзыретті тұлға жасайды. Құжатты дамыту қызметі құзыретті тұлғаға тапсырылуы тиіс. Құжаттар жасау және толтыру тиісті талаптарға сай және нормативтік құжат үлгілеріне сай жасалуы тиіс. Құжаттың мазмұны сыртқы (заңнамалық, нормативтік) және ішкі талаптарға сәйкес келуге тиіс.Құжаттың мәтіні анық және түсінікті болуы тиіс. Нәтижесінде алынған құжат сәйкессіздіктері болмауы тиіс.

Құжаттардың кейбір түрлері үшін, құжаттың жобасын дайындау кезінде уәкілетті тұлға сараптама (емтихан) жасауы тиіс. Емтихан рәсімі құжаттың түріне байланысты, тиісті стандарттар жылы құрылған. Сараптама нәтижелері бойынша құжаттың аяқтау, әзірлеу көзделген.

Ұйымның ережелері мен нормаларына қойылатын талаптар:

- Сот-өңдеу шағымдар;

- Атауы;

- Келісілген;

- Жүйе-кең;

- Әкімшілік;

- Қаржы және бухгалтерлік есеп.

Пайдаланылған әдебиеттер:

СТО СМК 89.13.92. Управление документацией В Россиской Федераций