Три дня до проверки ГИТ, или Как кадровики готовились к встрече инспектора

Елена Глазачева
юрист, эксперт журнала "Кадровое дело"

В статье читайте:

· Как проверить, законно ли назначена плановая проверка

· Какие документы проверить и откорректировать в первую очередь

· Как защитить себя и компанию от штрафа за ошибки, которые не успеваете исправить

Вечер. Телефонный звонок. В трубке взволнованный голос подруги. Просит совет: как быстро подготовиться к выездной плановой проверке ГИТ. Сначала хотела подобрать ей полезные статьи, но потом решила помочь в подготовке, а заодно поделиться опытом со всеми читателями «Кадрового дела». Главный редактор поддержал идею, и рабочую неделю я начала не в родной редакции, а в офисе моей знакомой. Компания «Эверест» имеет сеть розничных магазинов¹. В штате 304 сотрудника, из них – 2 кадровика. Перед нами стояла задача: подготовить документы компании за последний год к проверке ГИТ всего за три дня.

Чтобы не упустить важного, мы выработали план действий. Уверена, этот план и советы станут для вас подспорьем на случай проверки. Главное – не впадать в панику. За три дня успеть можно многое. В том числе защитить себя от штрафа по тем нарушениям, которые исправить уже не успеваете.

День 1. Оценили масштаб работы и наметили план действий

Первым делом мы решили проверить, а нельзя ли отменить проверку? Ведь для этого есть формальные основания.

Чтобы избежать сюрпризов с плановыми проверками, возьмите за правило первым делом после окончания новогодних каникул ознакомиться с планом проверок. А если вы устраиваетесь работать в новую организацию, то загляните в план на этапе финального собеседования. Убедитесь, нет ли в нем вашей организации. Тогда инспекторы никогда не застанут вас врасплох, и вы сможете без аврала подготовиться к их визиту.

Установили, правомерна ли проверка. Ознакомились с приказом о проверке, позвонили в ГИТ, уточнили по журналу дату последней проверки. Основание для плановой проверки – ежегодный план. Доступ к нему открытый. План ежегодно публикуют в конце декабря на сайтах Генпрокуратуры (plan.genproc.gov.ru/plan2016/) и Роструда (rostrud.ru/control/plani_proverok/).

Трудовая инспекция проводит такое контрольное мероприятие один раз в три года. Это значит, что работодателя могут включить в план, если прошло три года со дня государственной регистрации, окончания предыдущей проверки или начала вида деятельности уведомительного характера, например производство обуви (ч. 2, 8 ст. 9 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ, далее – Закон № 294-ФЗ). Кроме того, с 2016 по 2018 год установлен временный запрет на проверки субъектов малого предпринимательства. В частности, компаний с численностью до 100 человек или выручкой меньше 800 млн рублей (ч. 1 ст. 26.1 Закона № 294-ФЗ).

Если организацию включили в план неправомерно, то нужно подать заявление об исключении из него в территориальную ГИТ. Форма заявления утверждена в постановлении Правительства РФ от 26 ноября 2015 г. № 1268. Как исключить организацию из плана проверок ГИТ, читайте в № 3, 2016.

Увы, компании отвертеться не удалось. Поэтому мы оценили фронт работ, издали приказ о подготовке к проверке и распределили работу между кадрами и бухгалтерией (образец ниже).

Скачать и распечатать образец

Определили перечень документов для проверки. Приказ руководителя инспекции труда о проверке уже содержал перечень документов, которые работодатель должен предоставить проверяющим (п. 8 ч. 2 ст. 14 Закона № 294-ФЗ).

Однако в первую очередь, как это было и в нашем случае, инспекторы запрашивают обязательные локальные акты (ст. 8 ТК РФ). Это Правила внутреннего трудового распорядка, график отпусков, Положение о персональных данных, инструкции по охране труда.

Инспекторы могут проверить и специальные локальные акты. Их разрабатывают в зависимости от особенностей деятельности организации. Например, Положение о работе вахтовым методом, Положение о командировках и др.

Помимо локальных актов инспекторы проявляют большой интерес к трудовым договорам, должностным инструкциям, трудовым книжкам, штатному расписанию, табелям учета рабочего времени, личным карточкам, приказам по личному составу. Кроме того, могут понадобиться документы о проведенной спецоценке, журналы регистрации и учета и др. Все эти документы были перечислены и в нашем приказе.

Кстати, с 1 июля 2016 года появились новые ограничения на запрос документов. Теперь инспекторам запрещено при проверках требовать документы, которые они получают при межведомственном информационном взаимодействии. Правительство утвердило перечень из 153 таких документов. В частности, в него вошли сведения (распоряжение Правительства РФ от 19 апреля 2016 г. № 724-р):
– из ЕГРИП и ЕГРЮЛ;
– о среднесписочной численности работников за предшествующий год;
– о задолженности по уплате штрафов и др.

Поэтому при проверке определите, какие документы из указанных в приказе вы можете не предоставлять. Для этого сверьте их с утвержденным перечнем.

В подготовке к проверке поможет новый интерактивный сервис «Электронный инспектор» (онлайнинспекция.рф). Он позволит взглянуть на оформление и содержание документов с позиции госинспектора. Ответьте на вопросы сайта по выбранной теме. Учитывайте ваши документы и обстоятельства. По итогам сервис сформирует акт проверки. В нем будут указаны нарушения. Сервис предложит способы устранить недостатки. Заключение от «электронного инспектора» подскажет, на что обратить внимание именно в вашей компании, и позволит исправить выявленные нарушения еще до начала проверки.

Распределили объем работы. В компании «Эверест» мы определили состав рабочей группы. Распределили работу так: начальник отдела кадров Ольга З. проверяет ЛНА и трудовые договоры. Инспектор отдела кадров Нина К. – документы по спецоценке, трудовые книжки и личные карточки. Я взяла на себя анализ ПВТР и приказы по личному составу. Все документы по оплате труда: расчетные листки, ведомости, записки-расчеты и иные, доверили проверить трем бухгалтерам. Их работу больше не контролировали.

Если специалистов не хватает, то для технической работы, можно привлечь сотрудников из смежных подразделений. Например, тот же секретарь сверит наличие трудовых книжек и трудовых договоров по журналам учета и выявит расхождения. Если проверка приходится на период отпусков ключевых сотрудников, получите их согласие и перенесите отпуск (как это сделать, читайте в статье «Переносим отпуск в связи с производственной необходимостью»).

Подготовили документы. Остаток дня потратили на подготовку документов. Нашли все нужные папки, достали их из шкафов, чтобы следующие два дня посвятить исключительно анализу документов и устранению недочетов.

Совет эксперта