ДСТУ 4423-2005 «Інформація та документація. Керування документацій ними процесами»

Стандарт розроблений Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства (УНДІАСД).Стандарт був схвалений та абу чинності 2 гдудня 2005 року.

У розділі «Сфера застосування» вказано, що стандарт поширюється на сферу керування документацій ними процесами. Відзначимо, що він стосується керування службовими документами всіх видів та на всіх носіях, створених у процесі трудової діяльності.

Другий розділ «Нормативні посилання» містять базові положення цього стндату,на яких є посилання у тексті[1].

У третьому розділі «Терміни та визначення понятть» присвячений термінам та визначенню понять англійкою та українською мовами.

У четвертому розділі «Переваги керування документацій ними процесами» вказуються ці переваги, що охоплюють:

· Упровадження політики та застосування стандартів;

· Визначення обов’язків та повноважень;

· Визначеня процедур,інструкцій та ознайомлення з ними персоналу;

· Забезпечення низки послуг,пов’язаних із питаннями керуваня службовими документами та користування ними тощо.

У п’ятому розділі «Регуляторне середовище» подано до регуляторного середовища , що визначають правове поле для регулювання документаційними процесами в організації.

У шостому розділі «Політика та обов’язки» висвітлено загальні принципи запровадження і дотримання політики в організації,що стосується процедур керування докуменацйними процесами.

У сьомому розділі «Вимоги до керуваня документаційними процесами» розкрито принципи програм керування документацій ними процесами.

Восьмий розділ «Розроблення та впровадження документацій них сиситем» має кілька підрозділів. У них розглядається як загаьні положення,що стосуються стратегії та запровадження політики, процедур і метдики, так і характеристика документацій них систем, що має відповідати достовірності інформації , цілісності, відповідності, всебічності, системності.

У дев’ятому розділі «Документаційні процеси та їхнє контролювання» розглянуто визначення службових документів, які підлягають долученню до докумнтаційих систем,та строки їхнього зберігання.

У десятому розділі «Відстежування та проведення перевірки» наголошується на перевірку рівня адоволеності користувачів системою та ефективністю її функціонування.

У одинадцятому розділі «Навчання» вказується, що весь керівний склад та весь допоміжний персонал та всі працівники, яі мають відношення, чи працюють з документаційними системами, повині обов’язково навчатися, або мати знання роботи з службовими документами.

Висновки

Отже, вище описані стандарти допожуть як керівнику, так і персоналу правильно оформляти, створювати документи, та правильно організовувати контроль за роботою з документами.

В кожному із стандартів вказані терміни та їх визначення.За допомогою них керівник зможе доступно, правильно, та грамотно написати ткт документа.Також в стандартах вказані вимоги до створення та заповнення документів.

ДСТУ 2732-2004 був створений щоб сформулювати однозначно встановлені терміни та визначення понять діловодства й архівної справи, відбити в його змісті сучасну спеціальну лексику цих галузей знань, узгодити її зі змістом інших національних та міжнародних стандартів у сфері інформації та документації[3].

ДСТУ 4163-2003 поширюється на організаційно-розпорядчі документи :

- постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, створювані в результаті діяльності:
- органів державної влади України, органів місцевого самоврядування;
- підприємств, установ, організацій та їх об'єднань усіх форм власності (далі - організацій)[2].

ДСТУ 4423-2005 поширюється на сферу керування документацій ними процесами. Відзначимо, що він стосується керування службовими документами всіх видів та на всіх носіях, створених у процесі трудової діяльності[1].

Списки використаних джерел

1. Міжнародна стандартизація і проблеми термінології: керування документаційними процесами [Електронний ресурс].-Режим доступу: http://stud24.ru/labour-law/mzhnarodna-standartizacya--problemi-termnolog/90671-275389-page3.html.

2. Научно-производственное предприяте «Джерело» [Електронний ресурс].- Режим доступу: http://www.gerelo.dp.ua/index/info_dstu_4163-2003.html.

3. Палеха, Ю.І. Інформаційно- аналітична діяльність.Кадрове та управлінське документування. Аналітика.Менеджмент. // [Електронний ресурс].-Режим доступу: http://dilo.kiev.ua/dstu-2732-2004-dilovodstvo-y-arhivna-sprava.html.

4. Офіційний веб-портал Державної архівної служби України[Електонний ресурс].-Режим доступу: http://www.archives.gov.ua/Archives/Zv-2005.php.