Законодавчо-нормативне інституювання керування документацією як складової загального керування установою

Історію виникнення та етапи становлення КД як складової загального керування установоюможна простежити у США з 1880-х рр., на законодавчому рівні КД. Як сферу діяльності було інституйовано лише у 1950 році в законі цієї країни про федеральні документи. Він встановлював відповідальність за організацію роботи з урядовими документами, поклавши її, з одного боку, на Національний архів США, з іншого, на установи, що створюють ці документи. Були створені центри документації для тимчасового зберігання службових документів, що втратили оперативне значення. Закон зобов'язував урядові установи розробляти послідовну та чітку програму з питань КД. У 1958 р. подібний законодавчий акт було прийнято у Великій Британії. У результаті реалізації норм КД на цьому етапі відбулося зменшення обсягів потоків документів, що створювали в установах та надходили до архівів. Це було наслідком застосування таких заходів, як контроль за створенням документів, раціоналізація технології експертизи цінності та організація економного й концентрованого зберігання документів тимчасового значення у центрах документації. КД базувалося на понятті "життєвого циклу документа", постійних програмах КД, управлінському контролі та спеціалізації фахівців. Вплив КД на функції та структуру державних архівів виявився у тому, що в них було створено структурні підрозділи, які надавали методичну й практичну допомогу працівникам установ в роботі з документами, контролювали процеси експертизи та відбору документів для зберігання в архіві. Саме в цей період було сформовано теоретичні та організаційні засади, на яких відбувався розвиток КД упродовж наступних років.

Із середини 1960-х рр. починається етап розвитку КД, пов'язаний з початком впровадження електронно-обчислювальної техніки. У діяльності службових осіб, що керують документацією, сформувалися два нових напрями: визначення складу документів, створених за допомогою електронно-обчислювальних машин, які підлягають передаванню до архіву, та здійснення програми досліджень щодо методології і практики роботи з цими документами. Поява архівних документів нового типу вимагала від службової особи, що керує документацією, проведення досліджень для визначення того, чи відповідає супровідна документація до машиночитаних документів інформації, записаній на магнітну стрічку, а також яким способом цю інформацію можна використати і в якій формі її можна передавати на постійне зберігання. Наприкінці 1960-х – на початку 1970-х рр. національні архіви США та Канади започатковують спеціальні програми з керування електронною документацією. Їх завданням було розроблення методів визначення нових видів документів, їх систематизація, формування умов та строків зберігання службових документів для всіх урядових установ, що потребувало уніфікації навчання працівників архівної служби, які повинні бути як архівістами, так і фахівцями у сфері інформаційних технологій. На початку 1970-х рр. Національний архів США розробив один із перших переліків типових "машиночитаних" (електронних) документів, розрахований на використання в масштабах всієї країни.

КД тривалий час було спрямовано тільки на традиційну документацію. Удосконалення прийомів роботи з електронними документами здійснювалося незалежно від КД і мало на меті тільки підвищення ефективності обробки даних в обчислювальних центрах. З початку 1980-х рр. порушувалися питання про інтеграцію у системи КД, що склалася, документів на нетрадиційних носіях, у тому числі електронних, для того, щоб об'єднати різні джерела документальної інформації в єдину мережу, організувати документи з різними носіями на основі єдиної класифікаційної схеми, усунути дублювання документаційних потоків, уніфікувати прийоми роботи з документами. У 1980-і рр. було переглянуто концептуальні положення КД в установі на підставі осмислення можливостей нових інформаційних технологій, інформаційного менеджменту, керування інформаційними ресурсами, що об'єднує всі носії інформації. Уніфікація та стандартизація документальних форм трансформувалася в уніфікацію інформаційних параметрів, елементів даних.

На початку 1990-х рр. масштабна інформатизація суспільства, розвиток мережі Інтернет створили передумови для якісно нового характеру продукування та розповсюдження інформації і зумовили необхідність розроблення нових підходів до КД.

З урахуванням новітніх технологій було внесено зміни до законодавчих актів, що регулюють різні аспекти створення інформації, керування нею, використання та забезпечення збереженості, насамперед, про захист даних та захист інформації приватного характеру. Дослідження, ініціаторами яких виступили архівісти, сприяли впровадженню нових підходів у керування електронними документами. Насамперед це стосувалося розроблення документаційних систем (далі - ДС), впровадження стандартів оптимальної методики для здійснення електронного діловодства в державних установах, посилення ролі державних архівів.

У 1996 р. в Австралії було розроблено і впроваджено перший у світі стандарт з КД, який став основою для підготовки міжнародного стандарту. Прийняття у 2001 р. міжнародного стандарту ІSО 15489 розпочало новий етап у розвитку КД. Це стало визнанням значущості документованої інформації як інформаційного ресурсу суспільства. Щодо змісту, то у стандарті викладено оптимальну методику КД, необхідну для застосування як у цій сфері діяльності, так і інших, насамперед, у галузі інформаційних технологій.

Міжнародна організація стандартизації продовжує розробляти стандарти з питань організації роботи зі службовими документами, зосередивши увагу на процесах КД. Перший з цієї групи стандартів ІSО/ТS 23081 "Інформація та документація - Процеси керування документацією - Метадані для службових документів" видано у 2004 р.

Також для цього етапу характерне впровадження концепції "електронного уряду", тобто переходу урядових установ до електронного діловодства. Разом зі стійкою тенденцією розширення доступу до інформації державного сектора та прозорості дій урядових установ це зумовлює нові організаційні рішення керування інформацією як для використання у процесі основної діяльності, так і для архівного зберігання. Службові документи розглядаються як частина корпоративної інформаційної системи. На керівництво установ, фахівців з інформаційних технологій та КД покладається розроблення інформаційної політики установи, яка б передбачала включення до систем діяльності вимог щодо КД та забезпечення збереженості службових документів і таку автоматизацію процесів діловодства, яка б зумовлювала постійне і точне виконання цих вимог створювачами документів. Визначена роль архіву, яка полягає у підтримці цієї практики настановами та консультаціями, що містять оптимальну методику організації роботи зі створення та функціонування службових документів.