Определить перечень решаемых задач.
Для упорядочения списка задач удобно воспользоваться следующими рекомендациями. На любом предприятии существует специфическая совокупность бизнес-процессов, например закупки, производство, продажи, технологии, персонал, оборудование, финансы и т.д.
В зависимости от уровня дифференциации задач по отношению к какому-либо бизнес-процессу их перечень может формироваться по-разному. Если под задачей понимается совокупность бизнес-функций, выполняемых в рамках одного бизнес-процесса, то названия задач могут формироваться следующим образом (на примере бизнес-процесса «Персонал» в рамках отдела кадров):
- аттестация персонала;
- обучение и переобучение персонала;
- движение персонала;
- ...
Если в качестве задачи рассматривается отдельная бизнес-функция, т.е. применение функции управления по отношению к функциям фирмы с учётом специфики её деятельности, то список задач может выглядеть, например, таким образом:
- планирование проведения аттестации;
- учёт фактических аттестационных признаков;
- расчёт результирующих аттестационных признаков;
- анализ результатов аттестации;
- …
Описание каждой задачи можно представить в следующей форме:
2.2 Название задачи ________________________;
2.3 Периодичность решения _________________;
2.4 Исполнители (сколько человек занято) _____;
Таблица 2 Квалификация исполнителей
| Должность сотрудника | Образование, специальность | Участие в решении задачи (решает часть задачи или всю задачу полностью) | Сколько времени затрачивает на решение |
| Общее время решения |
2.5 Входная информация.
Если экономическая информация полностью поступает из других отделов, то заполняется таблица 3.
Таблица 3 Характеристика входной информации
| Название отдела | Вид информации (о чём) | Форма представления (через электронную почту, бумажный документ, дискета, файл БД) | Уровень полноты информации (%) | Необходима ли дополнительная проверка достоверности (если «да», то сколько времени это занимает) |
Если информация формируется внутри отдела, то заполняется таблица 4.
Таблица 4 Характеристика входной информации
| Вид информации (о чём) | Источник возникновения | Уровень | Присутствие в информации дублирующих показателей | ||||
| Название первичного документа | Результат решения задачи (её название) | Отдельные поля БД (их название) | Полноты (%) | Достоверности (%) | Название показателя | Название задачи, в которой этот показатель неоправданно дублируется | |
Если одна часть входной информации поступает из других отделов, а другая возникает внутри отдела, необходимо заполнить таблицы 3 и 4.
2.6 Выходная информация
2.6.1 Если информация полностью передаётся в другие отделы, то таблица 5.
Таблица 5 Характеристика выходной информации
| Название отдела | Вид информации (о чем) | Форма представления (через е-mail, бумажный документ, файл БД) |
2.6.2 Если информация используется только внутри отдела то заполняется.
Таблица 6 Характеристика выходной информации
| Вид информации (о чем) | Форма представления | Присутствие в информации дублирующих показателей | |||
| отдельные таблицы БД (их названия) | бумажный документ (название) | экранный документ (название) | отдельные поля БД (их названия) | ||
2.6.3 Если часть выходной информации передаётся в другие отделы, а другая используется исключительно внутри отдела, необходимо заполнить таблицы 5 и 6.
2.7 Автоматизировано ли решение? Если «да», то такие программные средства используются и устраивают ли они вас, например, по следующим параметрам (таблица 7).
Таблица 7 Характеристика автоматизированных решений
| Тип параметра | Замечания | |
| положительные | отрицательные | |
| Время обработки информации | ||
| Удобство заполнения входных документов | ||
| Удобство анализа выходной информации | ||
| Форма хранения информации | ||
| Технология работы с информацией (все ли режимы обработки предусмотрены, реакции на нарушение технологии и др.) | ||
| Другие параметры (добавьте сами) |
Таблицу 7 можно дополнить любыми другими параметрами, которые, по Вашему мнению, оказывают влияние на качество решения задачи.
2.7.1 Если помимо программных средств используются какие-либо технические средства (сканер, принтер и др.), то заполните таблицу 8.
Таблица 8 Характеристика программных средств
| Тип вычислительной техники | Цель использования | Замечания по использованию |
Выводы:
- провести количественный анализ решаемых задач.
Таблица 9 Количественный анализ решаемых задач
| Показатель | Значение показателя | |
| абсолютное | % | |
| Количество задач, решаемых в отделе в настоящее время | ||
| Количество задач, которые должны быть переданы для решения в другие отделы | ||
| Количество задач, отсутствующих в настоящее время, но которые должны решаться в данном отделе |
Таблица 10 Характеристика задач, передаваемых в другие подразделения
| Название задачи | Назначение задачи | Причина, по которой данная задача должна быть передана для решения в другое подразделение | Название подразделения, в которое должно быть передано решение |
- Задачи, которые должны решаться в Вашем отделе, но в настоящее время не реализованы.
- Какие причины чаще всего влияют на качество решения? Среди причин можно указать, например, большой объём информации, невысокую точность вычислений, отсутствие многовариантного решения, отсутствие графической интерпретации результатов и др.
- Оцените уровень дублирования информации.
- Оцените степень компетентности сотрудников, участвующих в решении задач. Все ли сотрудники заняты своим делом согласно образованию и квалификации?
-Что необходимо предпринять, чтобы решение задач было более эффективным: изменить численность персонала отдела, провести реорганизацию АРМ, удалить или сократить количество задач, изменить качественный и количественный состав входной и выходной информации, изменить алгоритмы решения задач, другие рекомендации.