Система документационного обеспечения управления в Центре занятости населения г. Новокузнецка

Документационное обеспечение управленческой деятельности организации - важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональнойорганизации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом.

На основании анализа документов (положение, должностная инструкция, номенклатура дел), регламентирующих деятельность службы делопроизводства в ЦЗН г. Новокузнецка можно сделать вывод, что в данной организации существует централизованная структура. Значит, это предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии). В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация документов, должностное лицо, отвечающее за организацию делопроизводства является заведующий канцелярией, деятельность которого регламентирована должностной инструкцией.

Должностная инструкция заведующего канцелярией.

Общие положения

1. Заведующий канцелярией относится к категории руководителей.

2. На должность заведующего канцелярией назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по профилю не менее 3 лет.

3. Назначение на должность заведующего канцелярией и освобождение от нее производится приказом директора организации.

4. Заведующий канцелярией должен знать:

4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся организации делопроизводства.

4.2. Единую государственную систему делопроизводства.

4.3. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

4.4. Структуру организации.

4.5. Организацию делопроизводства в организации.

4.6. Схемы документооборота.

4.7. Порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности.

4.8. Сроки и порядок сдачи дел в архив.

4.9. Системы организации контроля за исполнением документов.

4.10. Оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда.

4.12. Основы экономики, организации производства, труда и управления.

4.13. Законодательство о труде и охране труда Российской Федерации.

4.14. Правила внутреннего трудового распорядка.

4.15. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. Заведующий канцелярией в своей деятельности руководствуется:

5.1. Положением о канцелярии организации.

5.2. Инструкцией по делопроизводству и работе архива.

5.3. Настоящей должностной инструкцией.

6. Заведующий канцелярией подчиняется директору организации; иному должностному лицу)

7. Заведующий канцелярией осуществляет руководство работниками канцелярии.

8. На время отсутствия заведующего канцелярией (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет заместитель (при отсутствии такового - лицо, назначенное в установленном порядке), который приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

Должностные обязанности:

Заведующий канцелярией:

1. Организует работу канцелярии.

2. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.

3. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

4. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в организации и организует их внедрение.

6. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.

7. Осуществляет методическое руководство делопроизводством в подразделениях организации, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.

8. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.

9. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку в организацию.

10. Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.

11. Принимает участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).

12. Разрабатывает и организовывает проведение мероприятий по улучшению деятельности канцелярии.

13. Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

Права:

Заведующий канцелярией вправе:

1. Вносить на рассмотрение директора организации и руководителей структурных подразделений организации предложения по улучшению деятельности отдела, форм и методов работы с документами.

2. Требовать руководителей структурных подразделений организации и иных ответственных работников организации надлежащего выполнения установленных правил работы с документами в организации.

3. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил.

4. Осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях.

5. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью канцелярии.

6. Давать указания, обязательные для выполнения работниками канцелярии; требовать своевременного и качественного их выполнения.

7. Вносить на рассмотрение директора организации предложения о поощрении отличившихся работников отдела, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.

8. Взаимодействовать:

8.1. С руководителями всех структурных подразделений организации - по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения указаний канцелярии, подготовки и представления необходимых документов.

8.2. С юридическим отделом - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

8.3. С хозяйственным отделом - по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов, канцтоварами, пр.

8.4. С отделом кадров - по вопросам подбора, приема, увольнения и перемещения работников отдела.

Ответственность

Заведующий канцелярией несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция является документом, регламентирующим организационно-правовое положение работника в службе ДОУ. Инструкция по ДОУ устанавливает единые правила работы с документами в организации, включая документирование деятельности, ведение документооборота, регистрацию, контроль за исполнением и хранением документов. Для более подробного изучения системы ДОУ в организации остановимся на рассмотрении ведения документооборота.

Движение документов с момента их получения или создания, до завершения исполнения, отправки или подшивки в дело образуют документооборот Государственной службы занятости ГКУ Центра занятости населения г. Новокузнецка (далее ГКУ ЦЗН).

Организация доставки документов

1. Доставка документов в ГКУ ЦЗН осуществляется, как правило, средствами почтовой и электрической связи.

С помощью почтовой связи в ГКУ ЦЗН доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

2. По каналам электрической связи поступают: факсограммы, телефонограммы, электронные документы.

3. Прием, обработка и распределение поступающих документов

3.1. Документы, поступающие в ГКУ ЦЗН на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и первоначальная обработка поступающей корреспонденции осуществляется в канцелярии заведующим либо в приемной секретарем.

Первоначальная обработка поступающей корреспонденции заключается в проверке правильности доставки и целостности вложений, фиксации факта поступления документов и подготовке корреспонденции к передаче по назначению.

3.2. Все конверты за исключением личной корреспонденции вскрываются. При этом проверяется целостность конвертов и наличие вложенных в них документов. При обнаружении повреждения, отсутствия документа или приложения к нему об этом сообщается отправителю. Неправильно засланные документы пересылаются по принадлежности.

Конверты от поступившей корреспонденции после регистрации документа уничтожаются, кроме тех случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа.

При получении доплатной корреспонденции конверты сохраняются, для представления их в бухгалтерию в качестве оправдательных документов к расходам по оплате этой корреспонденции.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп на лицевой стороне первого листа документа, внизу, справа) штамп.

3.3. Руководству ГКУ ЦЗН передаются документы вышестоящих органов, другие важнейшие документы по принципиальным вопросам деятельности службы, содержащие необходимую для него информацию, исполнение которых требует решения руководства.

Документы передаются руководству или в структурные подразделения в день их поступления. При наличии в поступившем документе ссылки на другие документы, последние подбираются и передаются руководству вместе с поступившими документами или соответствующей справкой.

Рассмотренные руководством документы возвращаются в отдел управления персоналом, где в регистрационно-контрольную форму вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

3.4. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

3.5. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

3.6. При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

• объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А-4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

• ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения:

• запрещается передавать текст документов с пометкой «Для служебного пользования»;

• Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.

3.7. Документы в электронном виде, поступившие в ГКУ ЦЗН , проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

4. Организация обработки и передачи отправляемых документов

Документы, отправляемые ГКУ ЦЗН , передаются почтовой, экспресс почтой, а также факсимильной связью.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется специалистом отдела управления персоналом в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи.

С помощью средств электрической связи осуществляется передача телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов.

4.1. Прохождение исходящих документов состоит в составлении проекта документа, его изготовлении, визировании, подписании (утверждении), регистрации и отправке.

4.2. Исходящие документы составляются на фирменном бланке ГКУ ЦЗН , подписываются начальником, заместителями начальника или руководителями структурных подразделений, в пределах их компетенции, и передаются специалисту по делопроизводству в день его подписания для регистрации и отправки.

4.3. Обработка отправляемой корреспонденции включает:

- сортировку;

- адресование;

- заклеивание;

- сдача корреспонденции в отделение связи.

Специалист по делопроизводству осуществляет проверку правильности оформления документов и приложений к ним. Ему предоставлено право возвращать на оформление документы, подготовленные с нарушением установленных требований.

Срочные документы отправляются немедленно.

5 Порядок прохождения внутренних документов

5.1 Внутренние документы готовятся, оформляются и исполняются (используются) в пределах Департамента.

5.2. Особенности обращения имеют:

- проекты распорядительных документов согласовываются с начальниками отделов ГКУ ЦЗН , после подписания регистрируются в отделе управления персоналом и передаются для исполнения или ознакомления в соответствующие отделы ГКУ ЦЗН , а в необходимых случаях и в центры занятости населения;

- протоколы, подготовка и оформление которых не требуют составления проекта и согласования, передаются адресатам в виде размноженных экземпляров или выписок;

- докладные записки, справки и другие внутренние документы оперативного характера рассматриваются должностным лицом, которому они направлены, после чего передаются для исполнения (использования) в соответствующие отделы, либо помещаются в дело.