Документ как регулятор различных сторон деятельности общества

государства, учреждения, предприятия, организации.

«Документ, документированная информация - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» (Согласно ГОСТ Р 51141-98). Развитие общества, государства, деятельность любой организации невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. При этом информация все чаще принимает фиксированный, документальный характер. Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и нормативными правовыми актами.

Документы посредствам реализации своих функций, регулируют различные стороны деятельности общества. Условно их можно разделить на три блока:

1) информационные функции (собственно информационная, социальная, политическая и коммуникативная);

2) функции, обеспечивающие процесс управления (управленческая, правовая, учетная);

3) функции, носящие культурно-исторический характер (культурная, функция исторического источника).

Важнейшей информацией, которую содержит документ, является социальная, т.е. информация о процессах, происходящих в обществе. Это позволяет выделить социальную функцию документа в качестве его самостоятельной функции. На изучении социальной информации базируются такие науки, как история, источниковедение и др.

В принципе каждый документ может выполнять социальную функцию, так как он возникает в силу определенной общественной потребности. Однако значение того или иного документа, выполняющего социальную функцию, может быть различным. Распорядительные документы (постановления правительства, например) имеют большее значение, чем справка с места работы, выданная гражданину.

Государственные стандарты по оформлению документов также выполняют социальную функцию, так как ориентированы на использование определенных средств обработки документов, указывающих на известную ступень технического развития, достигнутого страной (отраслью). Документы могут не только отражать процессы, происходящие в обществе, но и влиять на общественное развитие.

Политическая функция документа тесно связана с социальной функцией. Так, первые Декреты Советской власти выполняли не только социальную, но и политическую функцию, так как оказали влияние и на политические, и на социальные процессы. Документы, фиксируя и сохраняя информацию о политическом процессе, т.е. о внутренней и внешней политике государства, о деятельности политических партий, оппозиции, лидерах, выполняют свою политическую функцию.

Коммуникативная функция документа состоит в том, что ее основная задача - передача информации во времени и пространстве.

В управленческой функции документ выступает как средство управленческой деятельности.

Учетная функция документа характеризует прежде всего количественную сторону содержащейся в документе информации. С помощью учетной информации, представленной в формализованном цифровом выражении, систематизируются и отражаются все явления хозяйственной деятельности государства, его органов власти и управления

Культурная функция документа проявляется в том случае, когда документ выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции, культурного наследия. В документах отражается информация о знаниях, традициях, обычаях, ритуалах, навыках, моральных нормах, менталитете (образе мышления), ценностных ориентациях и др. В этом смысле документ может быть определен как культурный образец, фиксирующий информацию.

Электронный документ. Генезис понятия. История. Нормативно-

Правовая база вопроса.

Эл. Документ – копия документа, хранимая в информационной системе.

Эл. Документ – файл, внутри себя содержащий информацию.

Эл. Документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных маши, а также для передачи по информационно - телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (ФЗ РФ от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).

Первыми носителями информации были матричные носители. Их появление относят к концу XIX века. Матричные носители воспроизводили кодированную информацию на специальных таблицах - матрицах. Матричные носители информации разделяют на машиночитаемые и человекочитаемые. Они характеризуются большим объемом информации и значительными размерами.(Пример: перфокарты, перфоленты).

В 60-е годы происходит дальнейшее развитие матричных носителей информации. Для быстрого поиска документов применяются совмещенные карты. Для информационных поисков начинают применять пленочные и оптические носители информации - микрокарта и рулонная микропленка. В этот период происходит эволюция носителей. С эволюцией технического обеспечения связано распространение электронно-перфорационных машин, применение ЭВМ, а, следовательно, и электронных документов, создаваемых на них. С конца 1980-х гг. возникла проблема определения правового статуса электронного документа. В последние десятилетия при внедрении новой техники одним из главных являются вопросы о совместимости электронных документов, преемственности стандартов, юридической силе эл. Документов и архивном хранении эл. Документов.

Нормативно-правовая база вопроса:

· Конституция РФ;

· ФЗ РФ от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

· ГОСТ 5114198 «Делопроизводство и архивное дело»;

· ФЗ РФ от 10 января 2002 г. №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»;

· ФЗ РФ от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (новый ФЗ еще не принят)

· ФЗ РФ от 6 апреля 2011 г. № 63 «Об электронной подписи» (вступает в силу с 1 июля 2012 г.).