Электронные системы управления документами как составная часть информационной системы. Нормативно-правовая база вопроса.
Система управления документами (DMS - Document Management Systems) – это информационная система, обеспечивающая отслеживание и хранение электронных документов и образов бумажных документов. Иногда такую систему называют EDMS (Electronic Document Management Systems). Можно сказать, что EDMS-системы, это СЭД, ориентированные на бизнес-процессы.
"Системы управления документами (СУЭД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы СУД включают, текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видео- данные, и документы Web. Общими возможностями систем СУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность."
Корпоративные системы ЭУД обеспечивают корпоративную инфраструктуру для создания, совместной работы над документами и их публикации, доступную, как правило, всем пользователям в организации. Основные возможности этих систем аналогичны системам, ориентированным на бизнес-процессы. Однако, их отличительной особенностью является способ использования и распространения. Аналогично таким средствам как текстовые редакторы и электронные таблицы, корпоративные системы ЭУД являются стандартным, "приложением по умолчанию" для создания и публикации документов в организации. Как правило, эти средства не ориентированы на использование только в какой-то определенной индустрии или для узко определенной задачи. Они предлагаются и внедряются как общекорпоративные технологии, доступные практически любой категории пользователей.
Системы управления контентом обеспечивают процесс отслеживания создания, доступа, контроля и доставки информации вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции. Потенциально доступность информации не в виде документов, а в меньших объектов облегчает процесс обмена информацией между приложениями.
Системы управления информацией, называемые также порталами, обеспечивают агрегирование, управление и доставку информации через сети Internet, intranet и extranet. Эти технологии обеспечивают фундамент создания информационных порталов. Системы управления информацией дают возможность организациям накапливать и использовать экспертизу в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес-правил, контекста и метаданных. Хотя большинство доступных сегодня технологий обеспечивают, в основном, статические публикации, обеспечение большей интерактивности и средств совместной работы – дело ближайшего будущего.
Системы управления образами преобразуют информацию с бумажных носителей в цифровой формат, как правило, это TIFF (Tagged Image File Format), после чего документ может быть использован в работе уже в электронной форме.
Системы управления потоками работ (workflow) обеспечивают систематическую маршрутизацию работ любого типа в рамках структурированных и неструктурированных бизнес-процессов. Они используются в целях ускорения бизнес-процессов, увеличения эффективности и степени контролируемости процессов в организации. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» № 149-ФЗ от 27 июля 2006.
Федеральный закон «О техническом регулировании» № 184-ФЗ от 27 декабря 2002.
Федеральный закон от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных»
6. Понятие документа, основные свойства, признаки. Нормативно-правовая база вопроса.
Три основные признака термина «документ»: носитель информации, материальный объект, фиксированная информация с возможностью ее индексации.
Документ- зафиксированная на материальном носители информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Свойства документов:
-атрибутивность-наличие в документе взаимосвязанных слагаемых информации и материалам.
-функциональность- предназначение документа для передачи во времени и пространстве.
-структурность- тесная взаимодействие состава элементов документа и их подсистем, обеспечивающих целостность и тождественность документа самому себе при различных внутренних и внешних воздействиях.
Документ как категория:
ГОСТ 16487-70 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» №149 от27.07.2006г
ФЗ 59 «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ» от 02.05.2006г
ФЗ 125 «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004