Эволюция компьютеризации предприятий.
Содержание курса: изучение
1. Влияния ИТ работы с документами на эффективной системы государственного управления;
2. Структуры системы документационного обеспечения управления, процедуры обработки документов, выполняемых СДОУ и организация автоматизации документооборота в подразделениях и между ними;
3. Технические и программные средства. Принципы, методы, с помощью которых выполняются основные функции и задачи работы с ЭД;
4. ЭДО, как составная часть информационного обеспечения управления
Эволюция компьютеризации предприятий.
Схема эволюции компьютеризации следующая:
1960-1981- централизованная ИТ-инфраструктура,
1981-1985- автономные ПК,
1985….-клиент/сервер(вычислительная или сетевая архитектура, в которой задания или сетевая нагрузка распределены между поставщиками услуг (сервисов), называемыми серверами, и заказчиками услуг, называемыми клиентами. Нередко клиенты и серверы взаимодействуют через компьютерную сеть и могут быть как различными физическими устройствами, так и программным обеспечением.)
Электронный документооборот и эффективность системы государственного управления.
Электронный документооборот это автоматизированные документационные процессы, связанные с различными видами обработки электронных документов и выполняемые посредством систем электронного документооборота (СЭД).
В каждой отрасли или в разных видах деятельности при обработке документов как в бумажном, так и в автоматизированном виде имеется своя специфика, связанная с различиями как в составах обрабатываемых документов, так и в процедурах обработки. В связи с этим для автоматизации специфичных документационных процессов применяются разные системы.
Можно выделить следующие виды электронного документооборота: Производственный , Управленческий , Технологический , Бухгалтерский. Складской, Офисный, И другие.
Эффективность СГУ: заключается в эффективном взаимодействии других органов власти с внутренней работой с документов (которая включает официальные документы, подготовку документов), а также информационное обеспечение, и непосредственно это информационное обеспечение граждан и предприятий.
Понятие «Документирование», нормативно-правовая база вопроса.
В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" документирование– это запись информации на различных носителях по установленным правилам. При этом с термином "документирование" непосредственно связано понятие "документ", определение которого было сначала закреплено в Федеральном законе от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации", а потом уже и в ГОСТ Р 51141-98.
При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа. Юридическая сила документа– это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Электронный документ. Генезис понятия. История. Нормативно-
Правовая база вопроса.
Эл. Документ – копия документа, хранимая в информационной системе.
Эл. Документ – файл, внутри себя содержащий информацию.
Эл. Документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных маши, а также для передачи по информационно - телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (ФЗ РФ от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).
Первыми носителями информации были матричные носители. Их появление относят к концу XIX века. Матричные носители воспроизводили кодированную информацию на специальных таблицах - матрицах. Матричные носители информации разделяют на машиночитаемые и человекочитаемые. Они характеризуются большим объемом информации и значительными размерами.(Пример: перфокарты, перфоленты).
В 60-е годы происходит дальнейшее развитие матричных носителей информации. Для быстрого поиска документов применяются совмещенные карты. Для информационных поисков начинают применять пленочные и оптические носители информации - микрокарта и рулонная микропленка. В этот период происходит эволюция носителей. С эволюцией технического обеспечения связано распространение электронно-перфорационных машин, применение ЭВМ, а, следовательно, и электронных документов, создаваемых на них. С конца 1980-х гг. возникла проблема определения правового статуса электронного документа. В последние десятилетия при внедрении новой техники одним из главных являются вопросы о совместимости электронных документов, преемственности стандартов, юридической силе эл. Документов и архивном хранении эл. Документов.
Нормативно-правовая база вопроса:
· Конституция РФ;
· ФЗ РФ от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
· ГОСТ 5114198 «Делопроизводство и архивное дело»;
· ФЗ РФ от 10 января 2002 г. №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»;
· ФЗ РФ от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (новый ФЗ еще не принят)
· ФЗ РФ от 6 апреля 2011 г. № 63 «Об электронной подписи» (вступает в силу с 1 июля 2012 г.).
Форме отображения.
Юридическую значимость электронному документу придаёт электронная цифровая подпись, которая на территории Российской Федерации равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:
· сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа;
· при наличии доказательств, определяющих момент подписания;
· подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;
· электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.
Электро́нная по́дпись (ЭП) — информация в электронной форме, присоединенная к другой информации в электронной форме (электронный документ) или иным образом связанная с такой информацией. Используется для определения лица, подписавшего информацию (электронный документ).
По своему существу электронная подпись представляет собой реквизит электронного документа, позволяющий установить отсутствие искажения информации в электронном документе с момента формирования ЭП и проверить принадлежность подписи владельцу сертификата ключа ЭП.
В тех случаях, когда не требуется подпись, документооборот может быть полностью безбумажным. Типичный пример - газетно-журнальные издательства, многие из которых на всех этапах готовят статьи в электронном виде и отправляют материал в типографию также полностью в электронном виде.
Проект N 107599-3 «Об электронном документе»
С 1 июля 2012 г. вступает в силу ФЗ №63-ФЗ «Об электронной подписи»
Правовая база вопроса.
Стандартизация– деятельность по установлению и применению правил и характеристик в целях их добровольного и многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и услуг, а также повышения конкурентоспособности продукции, работ и услуг. Стандартизация в Российской Федерации осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании» и носит рекомендательный характер.
С принятием данного Закона изменилось само понятие «стандарт» – закреплен принцип добровольного применения стандартов, а на смену государственным стандартам пришли национальные стандарты. Остались прежними другие документы по стандартизации – правила, нормы и рекомендации в области стандартизации, стандарты предприятий, а также общероссийские классификаторы (ОК)технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в унифицированных документах и системах документации (в настоящее время в стране разработано 37 общероссийских классификаторов).
Постановлением Правительства Российской Федерации от 2 июня 2003 г. № 316 «О мерах по реализации Федерального закона о техническом регулировании» Государственный комитет Российской Федерации по стандартизации и метрологии определен органом, уполномоченным исполнять функции национального органа Российской Федерации по стандартизации (Госстандарт России).
Государственные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации принимает Госстандарт России, и они вводятся в действие после их государственной регистрации. Контроль и надзор за соблюдением требований государственных стандартов осуществляют Госстандарт РФ и иные специально уполномоченные государственные органы управления в пределах их компетенции. ЗАКОН РФ от 10.06.1993 N 5154-1 (ред. от 10.01.2003) "О СТАНДАРТИЗАЦИИ" устанавливает порядок стандартизации, осуществление государственного контроля соблюдения стандартов и определяет ответственность за их нарушение.
Однако государственные стандарты, принятые до 1 июля 2003 г. продолжают действовать. Это, например
• ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», нормативно закрепивший терминологию ДОУ.
• ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Системы документации могут быть функциональными и отраслевыми. В отраслевых системах документации происходит документирование соответствующих видов деятельности и отражение их специфики. Например, в систему документов по образованию (общему, среднему профессиональному, высшему, послевузовскому и т. п.) будут включены документы, характеризующие особенности образовательной деятельности в зависимости от вида образовательной организации. Соотношение функциональных и отраслевых систем документов в деятельности организации зависит от характера деятельности, компетенции организации и других факторов.
Унифицированная система документации (УСД). Унифицированная
Форма документа (УФД). Нормативно-правовая база вопроса.
Унифицированная система документации (УСД) – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
В Российской Федерации созданы следующие унифицированные системы управленческой документации: 1 –- система плановой документации (УСПД); 2 – система первичной учетной документации (УСПД); 3 – система организационно-распорядительной документации (УСОРД): 4 – система расчетно-денежной документации (УСРДД); 5 – система финансовой, первичной и отчетной бухгалтерской документации (УСФБД); 6 – система отчетно-статистической документации (УСОСД); 7 – система документации по ценообразованию (СДЦ); 8 – система документации по материально-техническому снабжению и сбыту (УСДМТСС); 9 – система документации по торговле (УСДТ); 10 – система документации по изобретениям и открытиям (УСДИО); 11 – система документации по труду и социальным вопросам (УСДТСВ); 12 – система документации по бытовому обслуживанию населения (УСДБОН); 13 – система документации для оперативного планирования и управления работой транспортного узла (УСДОУТУ).
На каждую унифицированную систему документации разработан государственный стандарт. Разработчиками УСД являются соответствующие министерства (ведомства), осуществляющие координацию в той или иной отрасли деятельности. Так, Министерство финансов РФ является ответственным за бухгалтерскую документацию, Росархив РФ – за организационно-распорядительные документы. Этими же министерствами и ведомствами утверждаются унифицированные формы документов, входящих в УСД.
Нормативно-правовая база вопроса:
ГОСТ Р 6.30-2003«Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», устанавливает правила оформления реквизитов документов УСОРД унифицированная система организационно-распорядительной документации).
Стандартами ИСО определены общие правила подготовки и оформления документов, в том числе установлены: форматы бумаги для документов (ИСО 216:1975); межстрочные интервалы и шаг письма (ИСО 4882:1979); формуляр-образец и конструкционная сетка для создания бланков и форм документов (ИСО 3535:1977); основные требования к бланкам документов (ИСО 8439:1990); принципы компоновки торговых документов (ИСО 6422:1985).
Проставляют даты и время в документах в соответствии с ИСО 8601:1988, а оформляют конверты для корреспонденции – с ИСО 269:1985. Адрес на конвертах и письмах пишут, соблюдая положения ИСО 11180:1993.
Жизненный цикл документа.
Жизненный цикл документа - тип поведения документа от момента формирования до момента передачи в архив (на хранение) или уничтожения.
Все документы проходят через пять основных этапов жизненного цикла (некоторые этапы могут повторяться, а некоторые имеют место только один раз):
· документы создаются;
· рецензируются и исправляются;
· формально или неформально утверждаются;
· распространяются или публикуются для более широкой аудитории;
· выполняют свою основную функцию и попадают в архив;
· при необходимости извлекаются из архива, а затем снова архивируются.
Типовой «цикл жизни» документа в органе власти – производственный цикл по работе с документами:
- Документ, поступивший извне, сначала должен быть зарегистрирован.
- После этого документ начинает движение по органу власти. В начале движения документ попадает к должностным лицам, обычно руководителям, которые определяют, кто, что и в какой срок должен сделать по данному документу – «выносят» резолюции.
Исполнители, по мере исполнения резолюций по документу, возвращают его вместе с отчетами руководителям – авторам резолюций, которые должны оценить результаты исполнения и принять решение о дальнейшей судьбе документа. По завершении работы над документом он списывается в дело.
- Как правило, в результате исполнения резолюции исполнителем создается внутренний или исходящий документ. Создание документа – достаточно сложный и трудоемкий процесс. Даже формирование большого количества простых типовых документов («Ваше заявление принято к сведению и будет учтено..») очень часто может занимать довольно много времени.
- Документ, «рожденный» в органе власти, также регистрируется.
- Обычно регистрация внутреннего или исходящего документа производится уже после его утверждения, и задачей делопроизводства является его доведение до сведения всех уполномоченных должностных лиц, в том числе и служащих других органов власти. Документ может попадать в сферу контроля еще на этапе подготовки, то есть разработки и согласования проекта документа
Documentum
Documentum — это система управления документами, знаниями и бизнес-процессами для крупных предприятий и организаций. Documentum включает необходимую функциональность для автоматизации деловых процессов. Система может эффективно работать в распределенной архитектуре в территориально разобщенных подразделениях благодаря реализованным механизмам репликации и синхронизации информации, а также централизованного администрирования. Documentum имеет относительно высокую стоимость внедрения, а кроме того, сложен в освоении, что является очевидной оборотной стороной его функциональной полноты. Поэтому оснащение этим продуктом отдельных рабочих групп или организаций с числом сотрудников порядка одного-двух десятков имеет мало смысла, разве что в случае, если предполагаются быстрые темпы роста.
LanDocs
Система LanDocs в первую очередь ориентирована на делопроизводство и архивное хранение документов. Она состоит из нескольких компонентов: системы делопроизводства, сервера документов (архива), подсистемы сканирования и визуализации изображений, подсистемы организации удаленного доступа с использованием Интернет-клиента, почтового сервера.
Программное обеспечение для централизованного управления хранением документов в электронном архиве реализовано в виде отдельного сервера.Система LanDocs не ориентирована на поддержку коллективной работы и процесса создания документов.
Optima Workflow
Кроме общего механизма организации потока работ он позволяет хранить на время проведения работ все документы, относящиеся к процессу. Полезной возможностью является отслеживание критических путей и представление комплекса взаимосвязанных работ в виде диаграмм Ганта. Система автоматизирует процессы регистрации документов по правилам делопроизводства, реализует механизмы аннотирования и сбора резолюций, доставки отчетов об исполнении поручений. Workflow-система удобна для формализации типовых процедур работы с документами в организациях, где такая работа является ежедневной практикой.
“БОСС-Референт”
Отличительная особенность ее в том, что, будучи полноценной системой документооборота, она уже обладает всей необходимой функциональностью для реализации делопроизводства. Другая сильная сторона системы “БОСС-Референт”: в ней реализованы функции CRM-системы, контроля договоров, учета материальных ценностей, потокового сканирования и распознавания, электронной конференции и доски объявлений. Система реализована на платформе Lotus Notes. Благодаря этому вдобавок к функциям “БОСС-Референт” пользователи получают в свое распоряжение все богатство функциональности самой среды Lotus Notes. “БОСС-Референт” является наиболее открытой во всех смыслах системой — она поставляется вместе с полными исходными текстами.
“Дело”
Движение документов происходит за счет изменения учетных записей о документах в базе данных. “Дело” хранит учетные записи средствами промышленной СУБД — Oracle или Microsoft SQL Server; осуществляет полное протоколирование действий пользователей с документами. Последняя версия интегрирована с системой распознавания FineReader для занесения в нее данных с бумажных документов.
Продукт в первую очередь интересен для организаций, которые сталкиваются с необходимостью внедрения формализованного делопроизводства.
“Евфрат”
“Евфрат” является простым электронным архивом с базовыми возможностями контроля исполнения. “Евфрат” построен в парадигме “рабочего стола” с папками. Документы раскладываются по папкам, которые могут иметь любую степень вложенности.
Отличительной особенностью является возможность открыть и просмотреть любой документ поддерживаемого системой формата с помощью встроенной программы просмотра. Для ввода информации с бумажных носителей в комплект продукта входит система потокового ввода, основанная на другом продукте компании — системе распознавания текстов Cuneiform. “Евфрат” — недорогое решение, которое может оказаться полезным в малом офисе или на предприятиях, не предъявляющих высоких требований к масштабируемости информационной системы.
Содержание курса: изучение
1. Влияния ИТ работы с документами на эффективной системы государственного управления;
2. Структуры системы документационного обеспечения управления, процедуры обработки документов, выполняемых СДОУ и организация автоматизации документооборота в подразделениях и между ними;
3. Технические и программные средства. Принципы, методы, с помощью которых выполняются основные функции и задачи работы с ЭД;
4. ЭДО, как составная часть информационного обеспечения управления
Эволюция компьютеризации предприятий.
Схема эволюции компьютеризации следующая:
1960-1981- централизованная ИТ-инфраструктура,
1981-1985- автономные ПК,
1985….-клиент/сервер(вычислительная или сетевая архитектура, в которой задания или сетевая нагрузка распределены между поставщиками услуг (сервисов), называемыми серверами, и заказчиками услуг, называемыми клиентами. Нередко клиенты и серверы взаимодействуют через компьютерную сеть и могут быть как различными физическими устройствами, так и программным обеспечением.)