Усовершенствование структуры базы данных

После создания нужных таблиц, полей и связей необходимо еще раз просмотреть структуру базы данных и выявить возможные недочеты. Желательно это сделать на данном этапе, пока таблицы не заполнены данными.

После создания таблиц в Microsoft Access, между ними устанавливаются связи, а затем в таблицы, как правило, вносится достаточный объем тестовых данных для проверки структуры. Чтобы проверить связи в базе данных, следует убедиться, что для получения нужных сведений возможно создать необходимые запросы. После создания черновых форм и отчетов следует убедиться, что в них отображаются именно те данные, что ожидались. Теперь рекомендуется выполнить поиск излишних повторов данных и исключить их.

Ввод данных и создание других объектов базы данных

Если структуры таблиц отвечают поставленным требованиям, то можно ввести все данные. Затем можно приступить к формированию всех других необходимых объектов базы данных — запросов, форм, отчетов и др.

Замечание. База данных в среде MS Access может дорабатываться постепенно, шаг за шагом, путем последовательного введения в нее новых объектов и модернизации старых.

Основные этапы разработки базы данных

Наименование этапа	Порядок работы
1. Создание файла БД	Вызов Access, создание пустой базы и присвоение имени файлу
2. Создание структуры таблиц (мастер, конструктор, непосредственный ввод)	Конструктор таблиц: ввод структуры таблиц согласно табл. «Итоговая схема отношений»
3. Связывание таблиц (режим «схема данных»), т.е. установление связей между главной и подчиненной таблицей	Окно схемы данных: связь таблиц по образцу иллюстрации
4. Ручной ввод исходных данных	Режим таблицы: ручной ввод в таблицы от 3-х до 5-ти записей для проверки работы база данных.
5. Создание и запуск запроса для проверки работы таблиц	Создать простой запрос на основе всех таблиц: «показать список объектов, которые осмотрели туристы в 2003 году»: – вызвать «Запросы» – Создать – Простой запрос – выбрать из таблиц поля Фамилия, Имя, Название туробъекта, Страну, ее Столицу, Дату заезда
5. Создание простой формы ввода в таблицы «Турист» и «Путевка»	Создать простую форму на основе таблицы «Турист»: – вызвать «Формы» – «Создать» – в окне установить «Мастер форм» и название таблицы, ОК – выбрать все поля в правое подокно нужных полей – Выбрать внешний вид формы «В один столбец», ОК – Выбрать стандартный стиль формы, ОК – Задать имя формы и выбрать ее дальнейшего просмотра и ввода данных
6. Ввод данных в получившуюся форму	Ввести 2-3 записи в форму
7. Модификация формы в режиме конструктора	Изменить форму в режиме конструктора и внести в форму «поле со списком» для выбора пола клиента, а также кнопки для перехода между записями а также дублирования и удаления записей
8. Построение многотабличной формы в режиме Мастера	Выбор двух таблиц «Турист» и «путевка» в Мастере форм Выбор формата представления с помощью подчиненной формы Выбор внешнего вида подчиненной формы как «табличный» Выбор стиля формы «Стандартный» – Задать имя формы и выбрать ее дальнейшего просмотра и ввода данных
9. Модификация получившейся формы в режиме Конструктор	Изменение внешнего вида формы в режиме Конструктор, добавление кнопок перехода по записям
10. Ввод данных в таблицы с использованием форм	Ввод данных с использованием получившихся двух многотабличных форм

Задания контрольной работы

Первое задание определяет работу в среде Microsoft Excel и включает следующие элементы:

- подготовка табличного процессора Excel к решению задачи;

- решение линейной задачи методами оптимизации пакета Excel с помощью надстройки «Поиск решения».

Решите задачу об оптимальном бюджете на рекламу в каждом квартале с наибольшей годовой прибылью с помощью методов нелинейной оптимизации пакета Excel используя надстройку «Поиск решения» на примере типичной модели сбыта.

Модель постройте следующим образом.

1. Заполняем 1-ю, 10-ю, 17-ю, 18-ю строки:

- В первой строке записываем: А1 – Квартал, В1-1-й, С1- 2-й, D1-3-й, Е1-4-й, F1 –Всего.

- В десятой строке набираем: А10- Затраты на рекламу, пусть это будут следующие величины: В10- 10000, С10- 10000, D10- 10000, Е10- 10000.

- В семнадцатой набираем: А17- Цена изделия, В17-40.

- В восемнадцатой строке набираем:

А18 – Затраты на изделие, В18 – 25.

2. Во второй строке записываем: А2- Сезонный фактор, Зададим фиксированное значение сезонного фактора по кварталам: В2- 0,9 ,С2- 1,1 ,D2- 0,8 , Е2 -1,2 .

3. Третью строчку пропускаем для удобства восприятия информации.

4. В 4-ой строке запишем: А4- Объём сбыта, в ячейкеВ4 зададим для объёма сбыта формулу: =(35+N)*В2*(В10+3000+10*N)^0,5, и распространим её на все кварталы направо.

В эту формулу вместо N следует подставить номер варианта, например, под которым фамилия студента стоит в списке группы.

Замечание. Обратите внимание на то, что связь между ячейками В2 и В10 нелинейная!

5. В пятой строке набираем: А5- доход от оборота, В5 – набираем формулу:=В4*$B$17, распространяем на все её кварталы вправо.

6. В 6-ой строке набираем: А6- себестоимость реализованной продукции, В6- Набираем формулу: =B4*$B$18, распространяем её на все кварталы направо.

7. В 7-ой строке набираем: А7 –Валовая прибыль, В7- Набираем формулу: В5-В6, распространяем на все кварталы направо.

8. Восьмую строку пропускаем. В девятой строке набираем: А9- Затраты на зарплату, зададим величины этих следующим образом: В9-8000, С9-8000, D9-9000, Е9-9000.

9. В 11-ой строке набираем: А11 – Накладные расходы, пусть это будет 15% от дохода от оборота: В11 набираем формулу: =0,15*В5, распространяем её на все кварталы направо.

10. В 12-ой строке набираем: А12- Валовые издержки, В12 – набираем формулу: =СУММ(В9:В11), распространяем её на все кварталы направо.

11. Тринадцатую строку пропускаем.

12. В 14-ой строке набираем: А14- прибыль от продукции, В14 – набираем формулу: =В7 – В12, распространяем на все кварталы направо.

13. В 15-ой строке набираем: А15- Коэффициент прибыльности, В15- набираем формулу: = В14/В5, распространяем ее на все кварталы направо.

14. Шестнадцатую строку пропускаем.

15. Заполним последний столбец.

16. Проанализируем правильность заполнения таблицы в соответствии с экономическим смыслом. Сохраним файл в папке «Мои документы» под именем «Модель сбыта».

В задаче требуется ответить на некоторые вопросы:

- Как следует распределить инвестиции в рекламу, чтобы прибыль за год была наибольшей?

- Как следует перераспределить затраты на рекламу по кварталам при ограничении суммы этих затрат за год величиной 40000, с целью получения максимальной годовой прибыли?

- Какой станет годовая прибыль, если ограничить суммы затрат на рекламу значением 52000?

Рекомендации к решению задачи приведены ниже.

1. Предположим, что нас интересует, как следует распределить инвестиции в рекламу, чтобы прибыль за год была наибольшей.

Нажимаем кнопку Сервис, в подменю выбираем Поиск решения. Заполняем в диалоговом окне ячейки: целевая- $F$14, устанавливаем флажок – Максимальное значение, набираем в окошке Изменяемые ячейки - $B$10:$E$10, нажимаем кнопку параметры и снимаем флажок в окошке линейная модель. Далее нажимаем Ок - Выполнить. Анализируем результат(он нас не устраивает, Почему?). Выбираем сохранить найденное решение, и сохраняем файл под новым именем.

2. Ограничим суммарные затраты на рекламу величиной 40000 денежных единиц. Посмотрим, как следует перераспределить затраты на рекламу при данной фиксированной сумме, чтобы годовая прибыль была максимальной.

Загружаем исходный файл «Модель сбыта», нажимаем – Сервис – Поиск решения – Добавить – добавляем ограничения F10=<40000. Нажимаем Ок - Выполнить. Анализируем результат и сохраняем решение.

3. Ограничим суммарный затраты на рекламу величиной 50000.Загружаем исходный файл «Модель сбыта», нажимаем – Сервис – Поиск решения – Изменить, изменяем ограничения F10=<50000,нажимаем Ок – Выполнить. Анализируем результат и сохраняем решение.

Второе заданиеопределяет работу в среде Microsoft Access и включает следующие элементы:

-Разработку базы данных;

-создание базы и занесение в неё данных;

-организация запросов к базе;

-создание форм и отчётов.

Необходимо спроектировать БД, содержащую сведения представленные в виде группы приведённых ниже атрибутов. Приведённые атрибуты характеризуют группу людей и позволяют судить об их деятельности. Восемь первых атрибутов являются общими и обязательными для всех, остальные варьируются в соответствии с номером варианта (см.таблицу). Номер варианта соответствует порядковому номеру в журнале. Состав атрибутов:

ФИО – фамилия и инициалы;

Год – год рождения;

Должн – занимаемая должность;

Оклад – оклад по должности;

Стаж – стаж работы;

Д_стаж – надбавка за стаж (свыше 5,10,20,30,40 лет);

Удал – удалённость (средняя, большая, очень большая)

Д_Удал – надбавка за удалённость;

Сложн – сложность (средняя, высокая, очень высокая);

Д_Сложн – надбавка за сложность;

Вредн – вредность (по категориям 1,2,3,4,5)

Д_Вредн – надбавка за вредность;

Класн – классность (мастер, 1,2,3)

Д_Класн – набавка за классность;

У_Зван – учёное звание (доцент, СНС, профессор);

Д_Зван – надбавка за учёное звание;

У_Степ – учёная степень (КТН, ДТН);

Д_Устеп – надбавка за учёную степень;

Звание – воинское звание (лейтенант, капитан, майор, полковник);

Д_Зван – надбавка за воинское звание.

Вариант

Наименование атрибута

Задание каждому обучаемому состоит в следующем:

Спроектировать базу данных в соответствии со своим вариантом.

Создать таблицы и организовать связи между ними.

Заполнить таблицы записями.

Организовать запросы:

по окладам

по должностям

Создать форму:

для вывода информации о сотрудниках

Создать отчёт по всем сотрудникам включающий атрибуты: ФИО, год рождения, должность, стаж, удалённость.

Третье заданиеПисьменно ответить на теоретический вопрос. Вопрос выбирается обучаемым из приведённого перечня, в соответствии со своим номером в журнале.

1. Этапы построения компьютерной модели.

2. Технология подготовки текстовых документов в пакетах Microsoft Office.

3. Технология обработки экономической информации в пакетах Microsoft Office.

4. Информация, и её свойства. Понятие энтропии информации.

5. Определение и классификация программного обеспечения.

6. Возможности надстройки Excel «Поиск решения».

7. Электронный обмен данными и электронная почта.

8. Технология проектирования баз данных.

9. Сетевые информационные технологии.

10. Компьютерные технологии подготовки текстовых документов.

11. Региональные и локальные вычислительные сети.

12. Моделирование в коммерческой деятельности.