Цель и основные методы классификации

Классификации материальных носителей документированной информации

Документ представляет собой двуединство информации и материального носителя. Поэтому важными признаками («сильными» отличиями), которые могут быть положены в ос­нову классификации, являются особенности строения, формы материала, на котором фиксируется информация. В частности, по этому критерию всё многообразие документов можно пред­ставить в виде двух классов:

— документы на естественной материальной основе (на глиняных табличках, камне, берёсте, пергаменте и т. п.) и

— документы на искусственной материальной основе (на бумаге, полимерных материалах и т. п.).

В свою очередь, документы на искусственной материаль­ной основе можно разделить на:

— однослойные, в которых подложка и рабочий слой со­ставляют единое целое (большинство сортов бумаги, грампла­стинки и др.), и

— многослойные, в которых имеется как минимум два слоя — специальный рабочий слой и подложка (фотографиче­ские, магнитные носители, оптические диски и др.). При этом основа (подложка) может быть самой разной — бумажной, ме­таллической, стеклянной, керамической, деревянной, тканью, плёночной или пластиночной пластмассовой. На основу нано­сится от одного до нескольких (иногда до 6-8) слоев. В ре­зультате материальный носитель предстаёт порой в виде сложной полимерной системы (например, в кинофотодокумен­тах).

Существуют также энергетические носители. По форме материального носителя информации документы могут быть:

— листовыми— представляющими собой один или не­сколько листов любого формата без их скрепления (газета, листовка, афиша, плакат, географическая карта);

— блочными (кодексовыми) — в виде скреплённых между собой по одному краю листов — страниц (традиционная книга, журнал, альбом, атлас и т. п.);

— карточными — совокупность карт установленного фор­мата (почтовые, игральные, пластиковые, перфокарты, от­крытки, визитные карточки и т. п.);

— ленточными — в виде длинной полосы какого-либо ма­териала (свиток папируса, перфолента, стальная катаная лента в первых магнитозаписывающих аппаратах— телеграфонах, магнитная лента, киноплёнка и др.). Современные ленточные носители, достигающие порой длины в несколько километров, обычно хранятся в скрученном виде — на катушках, кассетах, бобинах. Их длина и ширина, как правило, стандартизованы. Например, киноплёнка имеет ширину 16, 35, 70 мм. В зависи­мости от размеров плёнки кинофильмы делятся соответствен­но на узкоплёночные, широкоплёночные, широкоформатные;

— дисковыми (грампластинка, магнитный диск, лазерный диск и т. п.);

— манжетными (в настоящее время практически не ис­пользуются);

— цилиндрическими (фонографические валики, применяв­шиеся в фонографах Т. А. Эдисона, магнитные барабаны);

— проволочными (в первых магнитозаписывающих аппара­тах, в некоторых современных так называемых «чёрных ящи­ках» на летательных аппаратах).

В зависимости от возможности транспортировки матери­альных носителей документы можно разделить на стационар­ные и портативные.

Возможны и другие классификации материальных носите­лей документированной информации. В основе этих класси­фикаций лежит обычно фасетный метод.

Система документации: общая характеристика

Цель и основные методы классификации

Разработка общей классификации документов представ­ляет собой одно из ведущих, но недостаточно разработанных теоретических направлений документоведения. В последние годы в разработку этой проблемы значительный вклад внес­ли работы С.Г. Кулешова, Ю.Н. Столяроваи Г.Н. Швецо­вой-Водки.

Понятие «классификация» используется чаще всего од­новременно и в значении процесса,и в значении результата,т.е. понимается как группировка и как полученная в ее результате схема.

Классифицирование документов— процесс упорядоче­ния или распределения документов по классам с целью от­ражения отношений между ними и составления классифи­кационной схемы.

Классификация(лат. classik — разряд, группа) докумен­тов— это система их соподчинения, используемая как средство установления связей между классами документов, а так­же для ориентировки в их многообразии. Структура класси­фикации обычно представляется в виде таблицы или схемы.

Классификация является одним из важнейших методов познания. Она находит широкое применение во всех облас­тях человеческой деятельности — в химии, ботанике, зоологии и т. д. Широко используется классификация и в социальной сфере, включая сферу документной деятельности. Без нее невозможно изучить многообразие существующих видов документов, систематизировать их, установить различия меж­ду видами документов, выделяемых по различным признакам. Правильно составленная комплексная классификация отражает закономерности развития документов, раскрывает связи между ними, помогает сориентироваться в любом их множестве, служит основой для их упорядочения в документ­ных системах. Она имеет важное значение для теории документоведения и практической документно-коммуникацион­ной деятельности.

Для чего необходима классификация документов?

Во-первых, чтобы упорядочить знания о документах, вы­строить иерархию документов в обществе, т. е. создать соот­ветствующую модель.

Во-вторых, классификация необходима для решения мно­гочисленных практических задач работы с документами, для их эффективного поиска, использования, хранения и т. п.

В настоящее время при построении классификационных схем применяются два основных метода классификации: ие­рархический и фасетный.

Иерархический метод является более старым и традицион­ным. Его применение позволяет последовательно делить опре­делённое множество объектов (документов) на подмножества, т. е. подчинённые классификационные группировки. В резуль­тате классификационная схема приобретает иерархическую структуру.

Исторически впервые классификация документированной информации на основе иерархического метода стала использо­ваться для решения задач библиографического поиска печат­ных изданий в библиотеках.

Однако иерархическому методу присущ очень серьёзный недостаток— жёсткость классификационной схемы. Связано это с тем, что признаки классификации и порядок их использо­вания устанавливаются заранее. В случае изменения состава объектов классификации или их характеристик, либо в случае изменения характера задач, решаемых с помощью классифика­тора, возникает необходимость коренной переработки всей классификационной схемы. Поэтому иерархический метод ис­пользуется прежде всего для классификации объектов с отно­сительно стабильными признаками и для решения стабильного комплекса задач.

Фасетный метод состоит в параллельном разделении множества объектов на независимые классификационные группировки. Таким образом, здесь также присутствует опре­делённая иерархия, поскольку без неё, по определению, невоз­можна никакая классификация. В этом смысле разделение ме­тодов классификации на иерархические и фасетные во многом является условным.

Использование фасетного метода связано с разработкой так называемых фасет, т. е. системы таблиц (списков) признаков объектов классификации. В процессе создания какой-либо классификационной группи­ровки производятся выборка необходимых признаков из фа­сет и их объединение в определённой последовательности. При этом следует помнить о том, что фасеты не должны пе­ресекаться, т. е. в пределах одного классификатора состав признаков одного фасета не должен повторяться в других фасетах.

Классификаторы на основе фасетного метода более гиб­кие (в случае необходимости можно просто разработать новые фасеты или дополнить старые фасеты новыми призна­ками).

В современных классификационных моделях технико-экономической и социальной информации часто одновременно используются оба метода классификации.