Средства копирования документов

Классификация средств копирования документов приведена на рис. 10.3. Наиболее распространенным способом копирования в настоящее время является электрографическое (электрофотографическое, ксерографическое) копирование. Более 70% мирового парка копировального оборудования составляют злектрографические копировальные аппараты, ксероксы, посредством которых изготав­ливается свыше 50% всех копий, получаемых в мире. Копии документов, полу­ченных при помощи подобного оборудования, называются в повседневной жи­зни ксерокопиями

¾ Электрографические средства копирования

¾ Фотографические

¾ Термографические

¾ Другие

К достоинствам электрографического копирования можно отнести следующие

качества:

¾ высокая оперативность, производительность и качество копирования;

¾ возможность масштабирования документа при копировании;

¾ возможность получения копий с различных оригиналов;

¾ сравнительно невысокая стоимость аппаратов и расходных материалов;

¾ простота обслуживания

Электрографическое копирование включает в себя последовательность процедур, подобных тем, что используются в лазерных принтерах (рис. 10.4).

1. Светоэкспозиция: проектирование документа на поверхность заряженного фо­тополупроводникового покрытия барабана или пластины, вызывающее «сте-кание» заряда с освещенных участков полупроводникового покрытия и фор­мирование невидимого электростатического изображения документа;

2. Проявление: превращение скрытого электростатического изображения в види­мое в процессе налипания красящего порошка (тонера) на заряженные участки;

3. Печать: перенос красящего порошка с барабана или пластины на бумагу или другую основу;

4. Закрепление: растворение красящего порошка на копии в парах ацетона

Самый давний способ копирования - фотографическое копирование. Он обеспе­чивает самое высокое качество, но требует дорогих расходных материалов и дли­тельного процесса получения копии (экспозиция, проявление, промывка, сушка) Важная, весьма распространенная разновидность фотографического копирова­ния - микрофотокопирование, основанное на микрофильмировании документов. Самый оперативный способ копирования (десятки метров в минуту) - термо­копирование. Он позволяет получать копию на специальной, достаточно дорогой термореактивной бумаге или на обычной бумаге, но через термокопировальную бумагу. Недостатки термокопирования - невысокое качество, небольшой срок хранения копий (потемнение со временем), дороговизна термобумаги. К другим способам копирования можно отнести электрографическое копирование, основанное на оптическом считывании документов и электроискровой регистра­ции информации на специальный носитель копии. Такие копии используют в качестве основы для последующего тиражирования документов средствами трафа­ретной печати.

Для копирования большеформатной чертежно-технической документации ис­пользуется синъкография. Оригинал выполняется на кальке. Процесс заключает­ся в экспонировании оригинала контактным способом на светочувствительную бумагу и отбеливании ее ярким светом в местах, где нет изображения.

Средства размножения документов

Оперативная полиграфия обеспечивает быстрое получение качественной полигра­фической продукции в тиражах значительных объемов в условиях обычного учреж­дения, офиса. Оперативную полиграфию можно отнести к наиболее существенным достижениям второй половины XX века. Людям, работающим с документами, по­лезно познакомиться с процессами, используемыми при копировании документации.

Ниже приведена классификация средств оперативной полиграфии

¾ Гектографы

o Гектографическая печать

¾ Ротаторы, ризографы

o Трафаретная, электроннотрафаретная печать

¾ Ротапринты

o Офсетная печать

Гектографическая печать

При небольшом тиражировании (25-250 экземпляров) используется гекто­графическая (спиртовая) печать. На печатную форму при помощи специаль­ной копировальной бумаги переносится зеркальное изображение документа с большим запасом краски. При помощи специальных устройств (гектографов) на увлажненную спиртом бумагу при контакте с печатной формой переносится тонкий слой этой краски. С одной печатной формы можно получит 100-200 оттисков.

Гектографическая печать применяется для дешевого быстрого тиражировали материалов невысокого качества.

Трафаретная печать

Для получения от 500 до 5000 копий документа используется трафаретка печать. Само название указывает на то, что краска наносится на бумагу через трафарет. Специальные формы могут содержать информацию в различных: видах (фотографии, чертежи, таблицы и т. д.). Трафарет изготавливается на восковой, желатиновой или коллоидной бумаге или на пленке. Суть изготовления печатной формы состоит в пробивании в ней микроотверстий, через которые впоследствии будет продавливаться краска на машинах, называемых ротаторами.

Можно изготовить форму на восковом слое вручную специальным пером или припомощи пишущей машинки, сняв красящую ленту. Но обычно формы заказываются на специализированных предприятиях и изготавливаются с использованием процессов фотографии, электрографии или электронографии.

Имеет смысл использовать такой способ при достаточно больших тиражах (бланки, циркулярные письма, раздаточные материалы для конференций и других мероприятий).

К достоинствам такой печати можно отнести хорошее качество и простоту изготовления печатных форм, к недостаткам — невозможность редактирования печатных форм и необходимость нескольких трафаретов при многоцветной печати.

Офсетная печать

Если требуется получить более 5000 копий, используется офсетная печать. В основеее лежит принцип несмешиваемости масла и воды.

Форма для такой печати может быть изготовлена на металлической или гидрофильнойбумажной пластине множеством способов, например на пишущей машинке или контактном принтере с использованием жирового красителя. Дале на форму накатывается краска, налипающая на жирные места а затем контактным способом через эластичное промежуточное звено (офсетный барабан) краска переносится на бумагу для получения копии. Устройства для такой печати называются ротапринтами

Ризографы

Особого внимания заслуживает эффективный и перспективный вариант оперативной полиграфии — электронно-трафаретная печать с помощью ризографа.

Ризографы — сравнительно новый тип копировально-множительной техники, совмещающий традиционную трафаретную печать с современными цифровыми методами изготовления и обработки электронных документов. Подключив ризограф к компьютеру через параллельный порт, его можно использовать для оперативного создания, редактирования и размножения любых полиграфических изданий

Ризограф был изобретен и создан в 1980 году в Японии, и уже к началу 1995 года более 70% японских школ были оснащены ризографами. В России первые ризографы появились в 1992 году.

Процесс копирования при помощи ризографа состоит из двух этапов:

¾ подготовка рабочей матрицы (15-20 секунд);

копирование по матрице (за 10-20 минут можно получить несколько тысяч качественных оттисков).

При подготовке матрицы тиражируемый оригинал документа помещают на встро­енный сканер. Сканер считывает информацию, кодирует ее и создает соответству­ющий цифровой файл. После обработки специальной многослойной мастер-пленки термоголовкой, управляемой этим цифровым файлом, создается рабочая матрица, содержащая копируемое изображение или текст в виде микроотверстий во внешнем слое пленки. Затем рабочая матрица пропитывается специальным красителем, поглощаемым внутренним слоем пленки, и используется как трафа­рет для тиражирования документа. С одной рабочей матрицы можно получить не менее 4000 оттисков хорошего качества. Все названные процедуры выполня­ются автоматически.

Обобщим достоинства ризографа:

¾ использование для копирования бумаги любого типа и качества;

¾ высокая производительность (скорость копирования 60-130 оттисков в ми­нуту);

¾ высокое качество копирования;

¾ возможность копирования цветных документов за несколько прогонов

¾ возможность увеличения или уменьшения размера копии в 2 раза;

¾ высокая экономичность при большом тиражировании (изготовление 500 оттисков наризографе обходится в 6-8 раз дешевле, чем на ксероксе);

¾ возможность совместной работы с компьютером;

¾ автоматизация всех процессов, удобство управления

1.3.1.2.3 Дополнительные средства подготовки документов

Обзор различных средств, называемых офисной оргтехникой, будет неполным, если не упомянуть о таких технических устройствах, как диктофон и сканер. Эти устройства не вписываются в приведенную в пособии классификацию средств оргтехники, но широко используются в секретарской практике в качестве подсоб­ных средств при подготовке документов.

Диктофонная техника

Диктофонная техника используется в качестве промежуточного звена регистрации информации при создании документов. Статистика показывает, что затраты труда на составление документа с промежуточной задиктовкой текста на диктофон и по­следующей печатью с диктофона в 2-3 раза меньше, чем при рукописной подготов­ке и последующей печати с черновика. Целесообразность применения диктофона в ситуациях, когда секретарь получает распоряжения руководителя «с голоса», оче­видна. При больших объемах создаваемых документов (особенно это актуально для управленческих учреждений, общественных организаций, фирм, производящих ком­плекты документации) целесообразно создавать диктофонно-машинописные бюро.

Сканирующие устройства

Сканер – устройство для ввода в компьютер изображений. Ввод осуществляется путем построчного считывания (сканирования). Тонкий луч освещает небольшую область сканируемого рисунка. Отраженный луч попадает на светочувствительный датчик, преобразуется в двоичный код и записывается в память компьютера. После этого луч перемещается на соседний участок. Таким образом, получается закодированное изображение, которое может быть воспроизведено на экране монитора. Размер одновременно сканируемого участка (разрешающая способность) явля­ется одной из важнейших характеристик сканеров и выражается в dpi. От разре­шающей способности зависит качество сканирования. Современные модели ска­неров поддерживают несколько степеней разрешающей способности: от 300-400 до 1000-2000 точек на дюйм. Сканеры могут производить монохромное и цвет­ное сканирование с различным количеством цветов.

Текст, вводимый при помощи сканирования, трактуется компьютером как гра­фика, и поэтому не может быть напрямую отредактирован при помощи тексто­вого редактора. Но существуют специальные программы, которые, обрабатывая графическое изображение, распознают в нем символы. Таким образом, отсканиро­ванный текст переводится в текстовый формат. Далее этот текст может быть до­работан в среде текстового редактора с целью выявления и исправления ошибок, произошедших при распознавании, и последующего оформления документа. Для обслуживания сканера на компьютере должно быть установлено специаль­ное программное обеспечение.

Существует несколько разновидностей сканеров.

¾ Ручные сканеры. Проводка сканера по листу с изображением осуществляется вручную. Ширина сканирования при этом небольшая, около 10 см, поэтому тре­буется некоторая сноровка при работе с ручным сканером. Их преимущества — доступная цена, малые габариты.

¾ Роликовые сканеры. Лист с изображением протягивается через сканер, как че­рез факс. Их недостаток — возможность сканирования только отдельных листов; преимущества — относительно небольшая цена, малые габариты и более точное, по сравнению с ручными сканерами, сканирование.

¾ Планшетные сканеры. Сканируемый лист кладется в сканер, как в копироваль­ный аппарат

¾ Специальные сканеры. К специальным сканерам можно отнести слудующие разновидности:

o Для сканирования документов большого формата

o Для сканирования фотонегативов и слайдов

o Для ввода проекций трехмерных предметов

1.3.2 Системы средств управления техническим коплексом (для вычислительной техники это программные средства)

Программные средства современных информационных технологий подразделяются на системное ПО и прикладное ПО

Системное ПО

¾ Операционные системы

o Функции: тестирование работоспособности вычислительной системы и ее настройку при первоначальном включении; обеспечение синхронного и эффективного взаимодействия всех аппаратных и программных компонентов вычислительной системы в процессе ее функционирования; обеспечение эффективного взаимодействия пользователя с вычислительной системой.

o Классификация: однопользовательские однозадачные системы (MS-DOS); однопользовательские многозадачные (OS/2, Windows 98); многопользовательские системы (Unix, Windows NT 4.0, Windows XP)

¾ Командно-файловые системы (оболочки): предназначены для управления файлами – копирование, переименование, удаление, просмотр, редактирование, осуществляют запуск других программ. Позволяют упростить и ускорить работу с файлами по сравнению со стандартными средствами, существующими в операционных системах. Пример: Norton Commander, Far, Volcov Commander, DOS Navigator, Windows Commander.

¾ Антивирусные программы предназначены для выявления и, возможно, устранения вирусов. - AVP, DrWeb, ADinf, Norton Antivirus.

¾ Тестовыеи диагностические программы – предназначены для проверки работоспособности отдельных узлов компьютера и возможно устранения неисправностей. Пример: Norton Utilities

Прикладное ПО

¾ Системы подготовки текстовых документов – предназначаются для создания практически любых документов, с возможностью многократного исправления отдельных фрагментов, изменения шрифтов, внесения рисунков, печати на принтере большого числа экземпляров. Такие программы обеспечивают автоматическое составление оглавления документов, проверку синтаксиса и т. д., представляя новые, ранее недоступные для массового пользователя возможности создания практически любых текстов и документов (Лексикон”, “MS Word”, “MS Works”)

¾ Системы подготовки табличных документов – предназначены для работы с большими таблицами чисел. Позволяют вычислить значение элементов таблиц по заданным формулам, устанавливать зависимость содержимого одних ячеек от содержимого других, строить сложные модели, отображающие специфику бухгалтерского учета, хозяйственной деятельности предприятий, строить графики (“Lotus 1-2-3”, “Excel”)

¾ Системы управления базами данных – (СУБД) обеспечивают хранение больших объемов структурированной информации – ввод, редактирование, сортировку и быстрый поиск. И различаются основными параметрами (числом записей в БД, числом полей в записи, способом организации доступа для поиска требуемой информации и т. д.) (“Dbase”, “Paradox”, “FoxPro”, “Access”)

¾ Документальные информационно поисковые системы (ДИПС) обеспечивают хранение больших объемов неструктурированной информации в виде текстов документов или библиографических описаний. Пример: СПС Гарант, СПС Консультант-Плюс, ODB-Text, электронные библиотеки в Internet, ДИПС в библиотеках.

¾ Графические редакторы - (системы поддержки деловой графики) получили широкое применение, благодаря хорошим возможностям работы ПЭВМ с графической информацией. Используются совместно с системами обработки электронных таблиц, текстовыми редакторами и другими системами обработки документов, для создания рекламы, ретуширования фотографий и др. (“Adobe Photoshop”, “Adobe Illustrator”, “Corel Draw!”, “Corel Photopaint”, “Paintbrush”, “Paint)

¾ Системы подготовки презентаций – помогают в проведении учебных и обзорных лекций, докладов, презентаций товаров и услуг (“MS Powerpoint”)

¾ Средства электронных коммуникаций –предназначены для получения доступа ко всем ресурсам Интернет. Отправка и получение электронной почты, путешествие по всемирной паутине (WWW), скачивание файлов из файловых архивов (FTP), интерактивный разговор (чат, chat, IRC)(“Netscape Navigator”,“Microsoft Internet Explorer”,“MS Outlook Express”)

¾ Системы оптического распознования (“Fine Reader”, “Cunei Form”)

¾ Архиваторы – упаковка файлов, чтобы они занимали меньше места на устройствах хранения информации (магнитных дисках и др.). (“PkArc”, “PkZip”, “Lha”, “Ice”, “Arj”, “Rar”)

¾ Системы автоматизации ДОУ обеспечивают автоматизацию работы сотрудников служб ДОУ: регистрация документов, поиск РКК и электронных документов, составление отчетов, электронный документооборот на предприятии и др. Пример: Золушка – Канцелярия, Дело, Босс-Референт, LanDocs, Ефрат и др.

¾ Личные информационные системы предназначены для информационного обслуживания рабочего места управленческого работника

¾ Системы управления проектами предназначены для планирования и управления ресурсами различных видов.

¾ Системы интеллектуального проектирования и совершенствования управления (CASE) ориентированы на автоматизированную разработку проектных решений по созданию и совершенствованию систем организационного управления

¾ Информационныесистемы управления предприятием.