Упражнение 4. Схема бизнес-процесса. Детализация процессов.

Рассмотрим построение схемы бизнес-процесса в нотации EPC на примере процесса подбора персонала.

Такой процесс выполняется в каждой компании и, с незначительными доработками, будет полезен многим.

Начнем с расположения диаграммы. Обычно диаграмма располагается вертикально, но встречается расположение модели и слева направо, как при письме.

Процесс начинается с инициирующего события. В нашем случае это будет возникновение потребности в найме сотрудника на работу.

Используем также уже известные нам объекты: функция, исполнитель, документ. Соединяем их все линиями связи и форматируем свойства.

Всю указанную группу объектов, составляющих в совокупности один шаг, удобно копировать целиком, заменяя затем только названия объектов.
Выравнивать объекты можно по клеточкам, либо, наведя мышью на объект, и не отпуская кнопку мыши, слегка сдвинуть объект в сторону.

Появится тонкая пунктирная вертикальная линия, указывающая, как совмещается центр данной фигуры с центрами соседних значков. Такие подсказки появляются в виде как горизонтальных, так и вертикальных линий.

Посмотрите, мы начали описание процесса в таких базовых функциях, как: подать заявку на подбор персонала, привлечь кандидатов, первичный отбор кандидатур, проведение собеседования, отбор кандидатов.
Для каждой из этих функций мы указали исполнителей, входящие и исходящие документы, такие как «заявка на подбор», «резюме» и прочее.

Сейчас процесс полностью линейный.

Однако, представим себе ситуацию, что для кандидатов на некоторые вакансии требуется проведение тестирования. В этом случае нам нужно добавить на втором шаге функцию «определение необходимости в тестировании кандидата, и после нее разместить логический оператор «Икс-ор», исключающее «или».

После использования логического оператора должны быть определены события.

Необходимо помнить, что, если есть открывающий ветвление оператор, то должен быть и такой же закрывающий оператор. Он расположен на схеме в том месте процесса, где разветвление закончилось, и далее последовательность работ становится одинаковой для обеих ветвей.

Если процесс достаточно длинный, он не уместится на одной странице.
Конечно, можно уменьшить размер объектов, но это не всегда целесообразно и удобно.

Гораздо проще использовать перенос, для чего нужно поставить ссылку на процесс при помощи объекта «путь процесса», и затем продолжить описание процесса на другой странице с последнего события, завершающего предыдущую цепочку.

Такой же прием удобно использовать, когда какую-то из функций необходимо расписать более детально. Так, на самом деле, функция «привлечение кандидатов» включает множество операций, выполняемых менеджером по подбору персонала: составление объявления, размещение объявление в прессе, поиск резюме в Интернете.

Возможно даже обращение в специализированное агентство по подбору кадров.

Описываем эту последовательность действий отдельно, а в основной схеме заменим значок функции на значок ссылки на процесс.

Это наглядно укажет, что в данном процессе есть еще вложенный подпроцесс, и его детализированная схема на отдельной странице. Чтобы легче установить взаимосвязь между функциями и страницами с вложенными детальными описаниями, пронумеруем шаги процесса. Это удобно еще и по другой причине: при подготовке документа с текстовым описанием процесса, если вам таковой понадобится – вы сможете нумеровать шаги в соответствии со схемой.

Следует отметить, что реальная длительность выполнения процесса в данном графическом представлении отражена быть не может. Для этого нужны другие инструменты анализа, однако, если это является важным, мы можем отобразить длительность или временные ограничения как неформализованную информацию.

Допустимо указывать длительность выполнения работы под значком функции справа, текстом.

Например, в вашей компании установлен срок подачи заявки – 2 дня. Укажем это на шаге номер один.

Или, другой случай ограничений различного рода. Например, собеседование проводится в течение недели с момента отбора кандидата. Под функцией «проведение собеседования» укажем текстом «не позднее 7 дней с момента отбора».

Заканчивается процесс обязательно событием. Кандидат на вакансию одобрен и дал свое согласие.

На схеме с описанием процесса также можно делать заголовки, обозначения и надписи, выбирая кнопку добавления текста на панели управления.
Укажем, к примеру, наименование модели и номер версии в верхнем левом углу.

Теперь можете отправляться на согласование разработанного документа по процессу «подбора персонала». Использование программного средства Microsoft Visio удобно, просто и доступно как графопостроитель для моделей процессов, но не является в полном смысле средством моделирования.

В профессиональных средствах моделирования объекты и их свойства хранятся в ячейках баз данных, что позволяет совершать различные операции с ними.

Рисунок 1.5 – Система ARIS

Однако, при использовании сложных систем моделирования требуется приобретение, установка, освоение и серьезная поддержка таких систем. Оправданно это только в тех случаях, когда есть реальная необходимость использовать все возможности баз данных достаточно полно.