Показатели, используемые для анализа бизнес-процессов
Структура процесса
Для идентификации процесса как необходимого условия его улучшения, требуется определение его структуры. Здесь могут использоваться следующие данные:
· требования (количественные, качественные, экономические, экологические, временные);
· технологическая последовательность событий и действий (трансформаций), определяющая строение и характеризующая процесс по виду и цели;
· актуальная структура (последовательность выполняемой работы), как пространственно-логическая последовательность прохождения заказа через организационные единицы и рабочие системы;
· процессно-ориентированные данные, такие как длительность процесса (длительность обработки заказа), использование персонала, площади, затраты на создающие и не создающие стоимость события (транспортировка, хранение и складирование).
Для определения данных необходимы следующие инструменты:
· производственная документация и регламент;
· проведение аудита;
· проведение интервью и самоописание работников;
· описание последовательности выполнения работ;
· workshop с участниками процесса.
При изучении данных получаются ответы на следующие вопросы:
а) какой процесс анализируется? какие функциональные области или организационные единицы участвуют? когда и какие функции должны выполняться? Как выглядят результаты этих функций? Какие следствия должны исходить из этих результатов?
в) относительно хода работы – какие этапы и как они должны выполняться? какое время прохождения заказа? какие затраты? с помощью чего выполняются рабочие этапы? Какие существуют требования к качеству?
с) относительно материального потока – какие виды ресурсов? какова потребность в мощностях? какой объем мощностей в наличие? какие мощности не задействованы? какова частота колебаний в использовании мощностей? Какова матрица поступления – передачи материалов?
d) относительно информационного потока – откуда поступает информация (вход)? какие данные? по какому пути поступают? Как обрабатываются данные? куда поставляется исходящая информация (выход)?
Показатели, используемые для анализа бизнес-процессов
Анализ означает в первую очередь оценку результативности, которая получается с помощью показателей. Для непрерывного процесса улучшения также как и для эффективного управления необходимо построение системы показателей,которая состоит из двух и более факторов.Различают три вида показателей: структурные, относительные и измеряемые или индексы.
Структурный показатель представляет собой отношение части к целому, причем цифра в числителе является частью цифры в знаменателе.
Например,
Относительные показатели отражают отношение различных данных друг к другу. Например,
Стоимость одного рабочего часа:
| сумма зарплаты, рублей за квартал | рублей | 1 875 000 | 156,25 |
| количество отработанных часов в квартал | час | 12 000 |
Производительность труда за один рабочий час:
| Произведено продукции в периоде, рублей | рублей | 10 357 000 | 414,28 |
| Количество отработанных часов | час | 25 000 |
Затраты на один тонна-километр:
| Затраты на транспорт, рублей | рублей | 200 000 | 0,21 |
| Путь х вес перевезенных грузов | т-км | 950 000 |
В коэффициентах и индексах соотносятся цифры в равных единицах измерения, но из различных, большей частью равных по величине периодов или относящиеся к различным моментам времени.
Примеры
Показатель оборота:
| Коэффициент оборота= | 1,6 млн. рублей | = 1,33 |
| 1,2 млн. рублей |
Если выразить показатель А в процентах от показателя Б, тогда говорят об индексе:
Примеры индексов: оборот в базовом году взят за 100%, тогда индекс оборота в текущем году составит:
| индекс оборота= | 1,6 млн. рублей | *100%= 133% |
| 1,2 млн. рублей |
Для оценки интегральной результативности внедрения бизнес-процессов предприятия существует европейская модель оценки совершенства EFQM, которая была основана в 1988 году четырнадцатью ведущими предприятиями Европы на паритетных началах с целью разработки для улучшения и упрощения производственных процессов на предприятиях. Один раз в год одно предприятие награждается Европейской наградой качества (European Quality Award). Получить ее может одно из предприятий, внедривших у себя модель EFQM и получившее наилучшие результаты.
Схема 2. Европейская модель оценки совершенства EFQM.
Схожие термины:
· Моделирование бизнес-процессов,
· Описание бизнес-процессов,
· Оптимизация бизнес-процессов,
· Организация бизнес-процессов,
· Схема бизнес-процесса.
СХЕМА БИЗНЕС-ПРОЦЕССА
Схема бизнес-процесса (Business Process Diagram) –это представление пошаговых процессов, где схемы обычно создаются как блок-схемы, в которых фигуры представляют этапы процесса, а последовательность этапов обозначается стрелками.
Многие российские компании используют в своей деятельности текстовое описание бизнес-процессов в документах, которые являются процессными регламентами. Но для целей анализа и оптимизации деятельности компании данный вариант не идеален. Описание бизнес-процесса в текстовом виде сложно представить и анализировать системно. При восприятии и анализе текстовой информации человеческий мозг раскладывает ее на ряд образов, на что уходят дополнительное время и умственные усилия.
Виды схем бизнес-процессов
Схемы разрабатываются с помощью целого ряда различных методик: без символов и диаграмм; с использованием символов и диаграмм; построения в зависимости от приоритетов; графически-описательное представление процессов.
Рисунок 1. Простая блок-схема бизнес-процесса изготовления электромотора.
Рисунок 2. Символы в схемах бизнес-процессов.
Рисунок 3. Простая блок-схема бизнес-процесса с использованием символов.
Схемы могут быть построены с использованием графов приоритетов. Графы приоритетов - это представление с помощью сетевого плана частичных заданий монтажа, причем частичные задания представляются в качестве узлов, а взаимоотношения между ними как связывающие линии (см. рисунки 4 и 5).
Рисунок 4. Схема построения бизнес-процесса с помощью графов приоритетов
Рисунок 5. Описание рабочего задания на примере одного графов
Схемы на основе графически-описательного представления является более удобным для реализации.
Пример. Схема графически-описательного представления «изготовление заказа 1000 единиц металлических уголков изделий из листовой стали»
Схожие термины:
• Анализ бизнес-процессов,
• Моделирование бизнес-процессов,
• Описание бизнес-процессов,
• Оптимизация бизнес-процессов,
• Организация бизнес-процессов.
ОРГАНИЗАЦИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ
Организация бизнес-процессов (Business Process Organization)– объединяет мероприятия по установлению их внутренней структуры (технологической, временной, пространственной, организационной) с учетом конкретных условий компании для определенной области. Результатом является план, модель, описание процессов как основа для их реализации.
В мероприятия по организации (см. схему 1) входят: определение хода процесса и оргструктуры, определение ресурсов, установление руководства, формирование процессных данных и документов, разработка информационного обслуживания и другие аспекты.
Схема 1. Основные аспекты организации бизнес-процессов на предприятии.
Пример
Для определения типичного пути прохождения заказа в компании область рассмотрения должна охватывать все события от стартовой точки - «поступление заказа» - до конечной точки - «поставка заказа клиенту». Пусть, уровнем рассмотрения будет уровень структурного подразделение и часть общего процесса. Необходимо определить прохождение заказа в «Конструкторском бюро», тогда стартовой точкой для описания и анализа является «поступление заказа в конструкторское бюро», а конечной - «передача заказа на производство». Этот пример показывает, что процессы могут иметь различную степень сложности, которая определяет затраты на их анализ и организацию. Поэтому при реализации подобных проектов, прежде всего, определяют степень детализации.
Представление бизнес-процессов предполагает использование соответствующих инструментов: символы, показатели, графики, диаграммы, графы, бланки, а также таких решений, как специальное программное обеспечение.
Рис 1. Представление бизнес-процессов
Распространенной формой представления может быть графическая блок-схема.
Пример. На схеме 1 показан пример прохождения заказа на изготовление запасной детали для сельскохозяйственной техники. Из него следует, что процесс объединяет семь событий; область рассмотрения - 4 организационные единицы.
Схема 1. Графическая блок-схема прохождения заказа.
Связь участвующих организационных единиц отмечается линией, что повышает наглядность представления, однако, не несет необходимой информации о времени прохождения, затратах на обработку или перерывах. На схеме 2 аналогичная информация представлена с организационно-временной точки зрения.
Схема 2: Организационно-временное представление прохождения заказа.
| Событие | Организационная единица | Дата входа | Дата выхода | Время обработки, мин |
| 1 Закупка | 10.09 | 10.09 | ||
| 2 Начальник пр-ва | 10.09 | 10.09 | ||
| 3 Конструкторы | 10.09 | 14.09 | ||
| 1 Закупка | 15.09 | 16.09 | ||
| 4 Производство | 17.09 | 19.09 | ||
| 3 Конструкторы | 20.09 | 23.09 | ||
| 4 Производство | 24.09 | 25.09 | ||
| Событий: 7 | Участвующие ОЕ: 7 | Всего: 15 дней | 590 минут |
Подобный вид описания является простым и низкозатратным, однако предоставляет такую полезную информацию, как прохождение через организационные единицы, время прохождения заказа, затраты на обработку и др.. Кроме того, он позволяет сделать выводы о высокой доли времени промежуточного хранения, возможных «узких местах» в производстве, повторяющейся смене ответственности во время обработки заказа.
Структура процесса
Для идентификации процесса как необходимого условия его улучшения, требуется определение его структуры. Здесь могут использоваться следующие данные:
· требования (количественные, качественные, экономические, экологические, временные);
· технологическая последовательность событий и действий (трансформаций), определяющая строение и характеризующая процесс по виду и цели;
· актуальная структура (последовательность выполняемой работы), как пространственно-логическая последовательность прохождения заказа через организационные единицы и рабочие системы;
· процессно-ориентированные данные, такие как длительность процесса (длительность обработки заказа), использование персонала, площади, затраты на создающие и не создающие стоимость события (транспортировка, хранение и складирование).
Для определения данных необходимы следующие инструменты:
· производственная документация и регламент;
· проведение аудита;
· проведение интервью и самоописание работников;
· описание последовательности выполнения работ;
· workshop с участниками процесса.
При изучении данных получаются ответы на следующие вопросы:
а) какой процесс анализируется? какие функциональные области или организационные единицы участвуют? когда и какие функции должны выполняться? Как выглядят результаты этих функций? Какие следствия должны исходить из этих результатов?
в) относительно хода работы – какие этапы и как они должны выполняться? какое время прохождения заказа? какие затраты? с помощью чего выполняются рабочие этапы? Какие существуют требования к качеству?
с) относительно материального потока – какие виды ресурсов? какова потребность в мощностях? какой объем мощностей в наличие? какие мощности не задействованы? какова частота колебаний в использовании мощностей? Какова матрица поступления – передачи материалов?
d) относительно информационного потока – откуда поступает информация (вход)? какие данные? по какому пути поступают? Как обрабатываются данные? куда поставляется исходящая информация (выход)?
Показатели, используемые для анализа бизнес-процессов
Анализ означает в первую очередь оценку результативности, которая получается с помощью показателей. Для непрерывного процесса улучшения также как и для эффективного управления необходимо построение системы показателей,которая состоит из двух и более факторов.Различают три вида показателей: структурные, относительные и измеряемые или индексы.
Структурный показатель представляет собой отношение части к целому, причем цифра в числителе является частью цифры в знаменателе.
Например,
Относительные показатели отражают отношение различных данных друг к другу. Например,
Стоимость одного рабочего часа:
| сумма зарплаты, рублей за квартал | рублей | 1 875 000 | 156,25 |
| количество отработанных часов в квартал | час | 12 000 |
Производительность труда за один рабочий час:
| Произведено продукции в периоде, рублей | рублей | 10 357 000 | 414,28 |
| Количество отработанных часов | час | 25 000 |
Затраты на один тонна-километр:
| Затраты на транспорт, рублей | рублей | 200 000 | 0,21 |
| Путь х вес перевезенных грузов | т-км | 950 000 |
В коэффициентах и индексах соотносятся цифры в равных единицах измерения, но из различных, большей частью равных по величине периодов или относящиеся к различным моментам времени.
Примеры
Показатель оборота:
| Коэффициент оборота= | 1,6 млн. рублей | = 1,33 |
| 1,2 млн. рублей |
Если выразить показатель А в процентах от показателя Б, тогда говорят об индексе:
Примеры индексов: оборот в базовом году взят за 100%, тогда индекс оборота в текущем году составит:
| индекс оборота= | 1,6 млн. рублей | *100%= 133% |
| 1,2 млн. рублей |
Для оценки интегральной результативности внедрения бизнес-процессов предприятия существует европейская модель оценки совершенства EFQM, которая была основана в 1988 году четырнадцатью ведущими предприятиями Европы на паритетных началах с целью разработки для улучшения и упрощения производственных процессов на предприятиях. Один раз в год одно предприятие награждается Европейской наградой качества (European Quality Award). Получить ее может одно из предприятий, внедривших у себя модель EFQM и получившее наилучшие результаты.
Схема 2. Европейская модель оценки совершенства EFQM.
Схожие термины:
· Моделирование бизнес-процессов,
· Описание бизнес-процессов,
· Оптимизация бизнес-процессов,
· Организация бизнес-процессов,
· Схема бизнес-процесса.
СХЕМА БИЗНЕС-ПРОЦЕССА
Схема бизнес-процесса (Business Process Diagram) –это представление пошаговых процессов, где схемы обычно создаются как блок-схемы, в которых фигуры представляют этапы процесса, а последовательность этапов обозначается стрелками.
Многие российские компании используют в своей деятельности текстовое описание бизнес-процессов в документах, которые являются процессными регламентами. Но для целей анализа и оптимизации деятельности компании данный вариант не идеален. Описание бизнес-процесса в текстовом виде сложно представить и анализировать системно. При восприятии и анализе текстовой информации человеческий мозг раскладывает ее на ряд образов, на что уходят дополнительное время и умственные усилия.
Виды схем бизнес-процессов
Схемы разрабатываются с помощью целого ряда различных методик: без символов и диаграмм; с использованием символов и диаграмм; построения в зависимости от приоритетов; графически-описательное представление процессов.
Рисунок 1. Простая блок-схема бизнес-процесса изготовления электромотора.
Рисунок 2. Символы в схемах бизнес-процессов.
Рисунок 3. Простая блок-схема бизнес-процесса с использованием символов.
Схемы могут быть построены с использованием графов приоритетов. Графы приоритетов - это представление с помощью сетевого плана частичных заданий монтажа, причем частичные задания представляются в качестве узлов, а взаимоотношения между ними как связывающие линии (см. рисунки 4 и 5).
Рисунок 4. Схема построения бизнес-процесса с помощью графов приоритетов
Рисунок 5. Описание рабочего задания на примере одного графов
Схемы на основе графически-описательного представления является более удобным для реализации.
Пример. Схема графически-описательного представления «изготовление заказа 1000 единиц металлических уголков изделий из листовой стали»
Схожие термины:
• Анализ бизнес-процессов,
• Моделирование бизнес-процессов,
• Описание бизнес-процессов,
• Оптимизация бизнес-процессов,
• Организация бизнес-процессов.
ОРГАНИЗАЦИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ
Организация бизнес-процессов (Business Process Organization)– объединяет мероприятия по установлению их внутренней структуры (технологической, временной, пространственной, организационной) с учетом конкретных условий компании для определенной области. Результатом является план, модель, описание процессов как основа для их реализации.
В мероприятия по организации (см. схему 1) входят: определение хода процесса и оргструктуры, определение ресурсов, установление руководства, формирование процессных данных и документов, разработка информационного обслуживания и другие аспекты.
Схема 1. Основные аспекты организации бизнес-процессов на предприятии.