Показатели, используемые для анализа бизнес-процессов

Структура процесса

Для идентификации процесса как необходимого условия его улучшения, требуется определение его структуры. Здесь могут использоваться следующие данные:

· требования (количественные, качественные, экономические, экологические, временные);

· технологическая последовательность событий и действий (трансформаций), определяющая строение и характеризующая процесс по виду и цели;

· актуальная структура (последовательность выполняемой работы), как пространственно-логическая последовательность прохождения заказа через организационные единицы и рабочие системы;

· процессно-ориентированные данные, такие как длительность процесса (длительность обработки заказа), использование персонала, площади, затраты на создающие и не создающие стоимость события (транспортировка, хранение и складирование).

Для определения данных необходимы следующие инструменты:

· производственная документация и регламент;

· проведение аудита;

· проведение интервью и самоописание работников;

· описание последовательности выполнения работ;

· workshop с участниками процесса.

При изучении данных получаются ответы на следующие вопросы:

а) какой процесс анализируется? какие функциональные области или организационные единицы участвуют? когда и какие функции должны выполняться? Как выглядят результаты этих функций? Какие следствия должны исходить из этих результатов?

в) относительно хода работы – какие этапы и как они должны выполняться? какое время прохождения заказа? какие затраты? с помощью чего выполняются рабочие этапы? Какие существуют требования к качеству?

с) относительно материального потока – какие виды ресурсов? какова потребность в мощностях? какой объем мощностей в наличие? какие мощности не задействованы? какова частота колебаний в использовании мощностей? Какова матрица поступления – передачи материалов?

d) относительно информационного потока – откуда поступает информация (вход)? какие данные? по какому пути поступают? Как обрабатываются данные? куда поставляется исходящая информация (выход)?

Показатели, используемые для анализа бизнес-процессов

Анализ означает в первую очередь оценку результативности, которая получается с помощью показателей. Для непрерывного процесса улучшения также как и для эффективного управления необходимо построение системы показателей,которая состоит из двух и более факторов.Различают три вида показателей: структурные, относительные и измеряемые или индексы.

Структурный показатель представляет собой отношение части к целому, причем цифра в числителе является частью цифры в знаменателе.

Например,

Показатели, используемые для анализа бизнес-процессов - student2.ru


Относительные показатели отражают отношение различных данных друг к другу. Например,

Стоимость одного рабочего часа:

сумма зарплаты, рублей за квартал рублей 1 875 000 156,25
количество отработанных часов в квартал час 12 000


Производительность труда за один рабочий час:

Произведено продукции в периоде, рублей рублей 10 357 000 414,28
Количество отработанных часов час 25 000


Затраты на один тонна-километр:

Затраты на транспорт, рублей рублей 200 000 0,21
Путь х вес перевезенных грузов т-км 950 000

В коэффициентах и индексах соотносятся цифры в равных единицах измерения, но из различных, большей частью равных по величине периодов или относящиеся к различным моментам времени.

Примеры

Показатель оборота:

Коэффициент оборота= 1,6 млн. рублей = 1,33
1,2 млн. рублей

Если выразить показатель А в процентах от показателя Б, тогда говорят об индексе:

Примеры индексов: оборот в базовом году взят за 100%, тогда индекс оборота в текущем году составит:

индекс оборота= 1,6 млн. рублей *100%= 133%
1,2 млн. рублей

Для оценки интегральной результативности внедрения бизнес-процессов предприятия существует европейская модель оценки совершенства EFQM, которая была основана в 1988 году четырнадцатью ведущими предприятиями Европы на паритетных началах с целью разработки для улучшения и упрощения производственных процессов на предприятиях. Один раз в год одно предприятие награждается Европейской наградой качества (European Quality Award). Получить ее может одно из предприятий, внедривших у себя модель EFQM и получившее наилучшие результаты.

Схема 2. Европейская модель оценки совершенства EFQM.

Показатели, используемые для анализа бизнес-процессов - student2.ru

Схожие термины:

· Моделирование бизнес-процессов,

· Описание бизнес-процессов,

· Оптимизация бизнес-процессов,

· Организация бизнес-процессов,

· Схема бизнес-процесса.

СХЕМА БИЗНЕС-ПРОЦЕССА

Схема бизнес-процесса (Business Process Diagram) –это представление пошаговых процессов, где схемы обычно создаются как блок-схемы, в которых фигуры представляют этапы процесса, а последовательность этапов обозначается стрелками.

Многие российские компании используют в своей деятельности текстовое описание бизнес-процессов в документах, которые являются процессными регламентами. Но для целей анализа и оптимизации деятельности компании данный вариант не идеален. Описание бизнес-процесса в текстовом виде сложно представить и анализировать системно. При восприятии и анализе текстовой информации человеческий мозг раскладывает ее на ряд образов, на что уходят дополнительное время и умственные усилия.

Виды схем бизнес-процессов

Схемы разрабатываются с помощью целого ряда различных методик: без символов и диаграмм; с использованием символов и диаграмм; построения в зависимости от приоритетов; графически-описательное представление процессов.

Показатели, используемые для анализа бизнес-процессов - student2.ru

Рисунок 1. Простая блок-схема бизнес-процесса изготовления электромотора.

Показатели, используемые для анализа бизнес-процессов - student2.ru

Рисунок 2. Символы в схемах бизнес-процессов.

Показатели, используемые для анализа бизнес-процессов - student2.ru

Рисунок 3. Простая блок-схема бизнес-процесса с использованием символов.

Схемы могут быть построены с использованием графов приоритетов. Графы приоритетов - это представление с помощью сетевого плана частичных заданий монтажа, причем частичные задания представляются в качестве узлов, а взаимоотношения между ними как связывающие линии (см. рисунки 4 и 5).

Показатели, используемые для анализа бизнес-процессов - student2.ru

Рисунок 4. Схема построения бизнес-процесса с помощью графов приоритетов

Показатели, используемые для анализа бизнес-процессов - student2.ru

Рисунок 5. Описание рабочего задания на примере одного графов

Схемы на основе графически-описательного представления является более удобным для реализации.

Пример. Схема графически-описательного представления «изготовление заказа 1000 единиц металлических уголков изделий из листовой стали»

Показатели, используемые для анализа бизнес-процессов - student2.ru

Схожие термины:

• Анализ бизнес-процессов,

• Моделирование бизнес-процессов,

• Описание бизнес-процессов,

• Оптимизация бизнес-процессов,

• Организация бизнес-процессов.

ОРГАНИЗАЦИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

Организация бизнес-процессов (Business Process Organization)– объединяет мероприятия по установлению их внутренней структуры (технологической, временной, пространственной, организационной) с учетом конкретных условий компании для определенной области. Результатом является план, модель, описание процессов как основа для их реализации.

В мероприятия по организации (см. схему 1) входят: определение хода процесса и оргструктуры, определение ресурсов, установление руководства, формирование процессных данных и документов, разработка информационного обслуживания и другие аспекты.

Схема 1. Основные аспекты организации бизнес-процессов на предприятии.

Показатели, используемые для анализа бизнес-процессов - student2.ru

Пример

Для определения типичного пути прохождения заказа в компании область рассмотрения должна охватывать все события от стартовой точки - «поступление заказа» - до конечной точки - «поставка заказа клиенту». Пусть, уровнем рассмотрения будет уровень структурного подразделение и часть общего процесса. Необходимо определить прохождение заказа в «Конструкторском бюро», тогда стартовой точкой для описания и анализа является «поступление заказа в конструкторское бюро», а конечной - «передача заказа на производство». Этот пример показывает, что процессы могут иметь различную степень сложности, которая определяет затраты на их анализ и организацию. Поэтому при реализации подобных проектов, прежде всего, определяют степень детализации.

Представление бизнес-процессов предполагает использование соответствующих инструментов: символы, показатели, графики, диаграммы, графы, бланки, а также таких решений, как специальное программное обеспечение.

Рис 1. Представление бизнес-процессов

Показатели, используемые для анализа бизнес-процессов - student2.ru

Распространенной формой представления может быть графическая блок-схема.

Пример. На схеме 1 показан пример прохождения заказа на изготовление запасной детали для сельскохозяйственной техники. Из него следует, что процесс объединяет семь событий; область рассмотрения - 4 организационные единицы.

Схема 1. Графическая блок-схема прохождения заказа.

Показатели, используемые для анализа бизнес-процессов - student2.ru

Связь участвующих организационных единиц отмечается линией, что повышает наглядность представления, однако, не несет необходимой информации о времени прохождения, затратах на обработку или перерывах. На схеме 2 аналогичная информация представлена с организационно-временной точки зрения.

Схема 2: Организационно-временное представление прохождения заказа.

Событие Организационная единица Дата входа Дата выхода Время обработки, мин
1 Закупка 10.09 10.09
2 Начальник пр-ва 10.09 10.09
3 Конструкторы 10.09 14.09
1 Закупка 15.09 16.09
4 Производство 17.09 19.09
3 Конструкторы 20.09 23.09
4 Производство 24.09 25.09
Событий: 7 Участвующие ОЕ: 7 Всего: 15 дней 590 минут

Подобный вид описания является простым и низкозатратным, однако предоставляет такую полезную информацию, как прохождение через организационные единицы, время прохождения заказа, затраты на обработку и др.. Кроме того, он позволяет сделать выводы о высокой доли времени промежуточного хранения, возможных «узких местах» в производстве, повторяющейся смене ответственности во время обработки заказа.

Структура процесса

Для идентификации процесса как необходимого условия его улучшения, требуется определение его структуры. Здесь могут использоваться следующие данные:

· требования (количественные, качественные, экономические, экологические, временные);

· технологическая последовательность событий и действий (трансформаций), определяющая строение и характеризующая процесс по виду и цели;

· актуальная структура (последовательность выполняемой работы), как пространственно-логическая последовательность прохождения заказа через организационные единицы и рабочие системы;

· процессно-ориентированные данные, такие как длительность процесса (длительность обработки заказа), использование персонала, площади, затраты на создающие и не создающие стоимость события (транспортировка, хранение и складирование).

Для определения данных необходимы следующие инструменты:

· производственная документация и регламент;

· проведение аудита;

· проведение интервью и самоописание работников;

· описание последовательности выполнения работ;

· workshop с участниками процесса.

При изучении данных получаются ответы на следующие вопросы:

а) какой процесс анализируется? какие функциональные области или организационные единицы участвуют? когда и какие функции должны выполняться? Как выглядят результаты этих функций? Какие следствия должны исходить из этих результатов?

в) относительно хода работы – какие этапы и как они должны выполняться? какое время прохождения заказа? какие затраты? с помощью чего выполняются рабочие этапы? Какие существуют требования к качеству?

с) относительно материального потока – какие виды ресурсов? какова потребность в мощностях? какой объем мощностей в наличие? какие мощности не задействованы? какова частота колебаний в использовании мощностей? Какова матрица поступления – передачи материалов?

d) относительно информационного потока – откуда поступает информация (вход)? какие данные? по какому пути поступают? Как обрабатываются данные? куда поставляется исходящая информация (выход)?

Показатели, используемые для анализа бизнес-процессов

Анализ означает в первую очередь оценку результативности, которая получается с помощью показателей. Для непрерывного процесса улучшения также как и для эффективного управления необходимо построение системы показателей,которая состоит из двух и более факторов.Различают три вида показателей: структурные, относительные и измеряемые или индексы.

Структурный показатель представляет собой отношение части к целому, причем цифра в числителе является частью цифры в знаменателе.

Например,

Показатели, используемые для анализа бизнес-процессов - student2.ru


Относительные показатели отражают отношение различных данных друг к другу. Например,

Стоимость одного рабочего часа:

сумма зарплаты, рублей за квартал рублей 1 875 000 156,25
количество отработанных часов в квартал час 12 000


Производительность труда за один рабочий час:

Произведено продукции в периоде, рублей рублей 10 357 000 414,28
Количество отработанных часов час 25 000


Затраты на один тонна-километр:

Затраты на транспорт, рублей рублей 200 000 0,21
Путь х вес перевезенных грузов т-км 950 000

В коэффициентах и индексах соотносятся цифры в равных единицах измерения, но из различных, большей частью равных по величине периодов или относящиеся к различным моментам времени.

Примеры

Показатель оборота:

Коэффициент оборота= 1,6 млн. рублей = 1,33
1,2 млн. рублей

Если выразить показатель А в процентах от показателя Б, тогда говорят об индексе:

Примеры индексов: оборот в базовом году взят за 100%, тогда индекс оборота в текущем году составит:

индекс оборота= 1,6 млн. рублей *100%= 133%
1,2 млн. рублей

Для оценки интегральной результативности внедрения бизнес-процессов предприятия существует европейская модель оценки совершенства EFQM, которая была основана в 1988 году четырнадцатью ведущими предприятиями Европы на паритетных началах с целью разработки для улучшения и упрощения производственных процессов на предприятиях. Один раз в год одно предприятие награждается Европейской наградой качества (European Quality Award). Получить ее может одно из предприятий, внедривших у себя модель EFQM и получившее наилучшие результаты.

Схема 2. Европейская модель оценки совершенства EFQM.

Показатели, используемые для анализа бизнес-процессов - student2.ru

Схожие термины:

· Моделирование бизнес-процессов,

· Описание бизнес-процессов,

· Оптимизация бизнес-процессов,

· Организация бизнес-процессов,

· Схема бизнес-процесса.

СХЕМА БИЗНЕС-ПРОЦЕССА

Схема бизнес-процесса (Business Process Diagram) –это представление пошаговых процессов, где схемы обычно создаются как блок-схемы, в которых фигуры представляют этапы процесса, а последовательность этапов обозначается стрелками.

Многие российские компании используют в своей деятельности текстовое описание бизнес-процессов в документах, которые являются процессными регламентами. Но для целей анализа и оптимизации деятельности компании данный вариант не идеален. Описание бизнес-процесса в текстовом виде сложно представить и анализировать системно. При восприятии и анализе текстовой информации человеческий мозг раскладывает ее на ряд образов, на что уходят дополнительное время и умственные усилия.

Виды схем бизнес-процессов

Схемы разрабатываются с помощью целого ряда различных методик: без символов и диаграмм; с использованием символов и диаграмм; построения в зависимости от приоритетов; графически-описательное представление процессов.

Показатели, используемые для анализа бизнес-процессов - student2.ru

Рисунок 1. Простая блок-схема бизнес-процесса изготовления электромотора.

Показатели, используемые для анализа бизнес-процессов - student2.ru

Рисунок 2. Символы в схемах бизнес-процессов.

Показатели, используемые для анализа бизнес-процессов - student2.ru

Рисунок 3. Простая блок-схема бизнес-процесса с использованием символов.

Схемы могут быть построены с использованием графов приоритетов. Графы приоритетов - это представление с помощью сетевого плана частичных заданий монтажа, причем частичные задания представляются в качестве узлов, а взаимоотношения между ними как связывающие линии (см. рисунки 4 и 5).

Показатели, используемые для анализа бизнес-процессов - student2.ru

Рисунок 4. Схема построения бизнес-процесса с помощью графов приоритетов

Показатели, используемые для анализа бизнес-процессов - student2.ru

Рисунок 5. Описание рабочего задания на примере одного графов

Схемы на основе графически-описательного представления является более удобным для реализации.

Пример. Схема графически-описательного представления «изготовление заказа 1000 единиц металлических уголков изделий из листовой стали»

Показатели, используемые для анализа бизнес-процессов - student2.ru

Схожие термины:

• Анализ бизнес-процессов,

• Моделирование бизнес-процессов,

• Описание бизнес-процессов,

• Оптимизация бизнес-процессов,

• Организация бизнес-процессов.

ОРГАНИЗАЦИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

Организация бизнес-процессов (Business Process Organization)– объединяет мероприятия по установлению их внутренней структуры (технологической, временной, пространственной, организационной) с учетом конкретных условий компании для определенной области. Результатом является план, модель, описание процессов как основа для их реализации.

В мероприятия по организации (см. схему 1) входят: определение хода процесса и оргструктуры, определение ресурсов, установление руководства, формирование процессных данных и документов, разработка информационного обслуживания и другие аспекты.

Схема 1. Основные аспекты организации бизнес-процессов на предприятии.

Показатели, используемые для анализа бизнес-процессов - student2.ru

Наши рекомендации