Интеллектуальное ослабление негативных эмоций

Есть еще одно решение: интеллектуальное ослабление негативных эмоций благодаря определению следующего действия. Вы обязательно почувствуете облегчение, когда определите, какое следующее конкретное действие нужно предпринять, чтобы продвинуться в решении того вопроса, по которому у вас есть обязательства. Фактически ничего не изменится во внешнем мире. Однако перенос внимания на задачу, которую ваше сознание воспринимает как выполнимую, значительно повысит ваш запас позитивной энергии, придаст чувство направленности и мотивации. Если вы действительно собрали все, что занимает ваше внимание, во время процесса «очистки сознания», просмотрите список и примите решение о следующем действии по каждому пункту. Обратите внимание, как это скажется на уровне энергии.

Какой бы серьезной и сложной ни была проблема, преодолейте замешательство, сделав маленький шажок к ее решению. Сделайте хоть что-то.

Джордж Норденхольт

Вас либо привлекает, либо отталкивает то, что зафиксировано в вашем списке. Третьего не дано. Вы или стремитесь с позитивным настроем завершить задачу, или даже думать о ней не хотите. Зачастую между этими двумя крайностями всего один шаг, и он заключается в принятии решения о следующем конкретном действии. Процесс мышления и принятия решения требует энергии. Когда вы замечаете какую-то незавершенную задачу, по которой еще не определили, каким будет следующее действие, вы чувствуете, что устали и загружены. Именно поэтому у большинства людей возникает отрицательная реакция на собственные списки дел: причина не в их содержании, а в том, что пункты этого списка еще требуется обдумать и принять по ним решение.

Все, что находится в ваших списках и стопках, либо привлекает вас, либо отталкивает: когда дело доходит до ваших задач, нейтрального отношения к ним быть не может.

Продолжая работать с клиентами, начавшими применять эту методологию, я обнаружил, что одна из неявных причин, по которой они могут сбиться с пути, заключается в том, что постепенно их списки действий вновь превращаются в списки задач или подпроектов, вместо того чтобы содержать отдельные, вполне конкретные шаги. Они по-прежнему опережают большинство людей по продуктивности своей работы, потому что делают напоминания для себя, но часто допускают застой и затягивают работу, потому что в их списках содержатся, например, такие пункты:

«Встреча по организации банкета»

«День рождения Джонни»

«Сотрудник в приемную»

«Презентация»

Вы можете лечить только что-то конкретное, но в состоянии предотвратить все остальное.

Брок Чисхолм, основатель Всемирной федерации психического здоровья

Иными словами, их задачи снова превращаются в бесформенное «разное» вместо того, чтобы начать исполняться на уровне действий. По этим пунктам не определены четкие конкретные шаги, и каждый, кто составляет свой список подобным образом, создает дополнительную нагрузку для своего мозга всякий раз, когда заглядывает в свой список.

Не является ли это дополнительной работой? Может быть, определение следующего действия по каждому из ваших обязательств — это не более чем дополнительное усилие, прилагать которое не стоит? Нет, конечно же, нет! Если, например, вам нужно устранить какие-то неполадки в автомобиле, в определенный момент в любом случае придется решать, какой следующий шаг предпринять по этому поводу. Проблема в том, что большинство людей откладывают это, пока следующим действием не станет «Позвонить в автосервис, заказать эвакуатор!»

Так когда же, по-вашему, большинство людей принимают решения о своих следующих действиях: когда вопрос только возникает в их поле зрения или когда ситуация переходит в разряд авральных? И как вы думаете, улучшится ли качество их жизни, если они будут заниматься этой интеллектуальной работой сразу, а не в последний момент? Какой способ мышления позволяет более эффективно идти по жизни: сразу определять следующие действия по проектам, как только они появляются, а затем эффективно систематизировать их по категориям действий, которые можно выполнить при определенных обстоятельствах, или же избегать думать о том, что именно нужно сделать, пока не наступит какой-то критический момент, когда вам придется в экстренном порядке наверстывать упущенное?

Нежелание принимать решения о дальнейших действиях до последней минуты резко снижает эффективность работы и создает излишний стресс.

Может показаться, что я преувеличиваю. Однако когда я попросил сотрудников разных компаний оценить, на каком этапе в их компаниях принимается большинство решений по следующим действиям, за редкими исключениями я слышал ответ: «Когда ситуация дошла до точки кипения». Одна из крупных международных корпораций, с которой мы сотрудничали, провела опрос среди своих сотрудников об источниках стресса на работе. Основной жалобой являлась работа в авральных условиях, что было характерно для тех рабочих групп, руководители которых оказались неспособны на начальном этапе принять нужные решения.

Ценность стандарта принятия решений о дальнейших действиях

Несколько очень опытных руководителей высшего звена признавались мне, что внедрение вопроса «Каким должно быть следующее действие?» в качестве операционного стандарта в их компании коренным образом повышало измеряемый результат деятельности. Этот подход навсегда изменил к лучшему их корпоративную культуру.

Почему? Потому что этот вопрос вносит ясность, стимулирует ответственность, повышает продуктивность и расширяет возможности.

Ясность

Нередко после обсуждений остается впечатление, что их участники весьма смутно понимают, что они собираются делать дальше. Тем не менее без четкого решения, нужно ли предпринимать дальнейшие шаги, какие это будут шаги и кто несет за это ответственность, чаще всего все сказанное остается лишь словами.

Разговорами рис не приготовишь.

Китайская пословица

Меня часто просят содействовать проведению встреч. На горьком опыте я убедился, что, как бы ни проходило обсуждение, за двадцать минут до окончания совещания мне приходится возвращать всех к вопросу: «Итак, каково следующее действие в данном случае?» По моему опыту, оставшиеся двадцать минут как раз тратятся на то, чтобы ответить (иногда с большим трудом) на этот вопрос.

Это радикальный здравый смысл: радикальный потому, что он часто переводит дискуссию на более глубокий уровень, чем людям бывает комфортно. «Мы серьезно собираемся это сделать? Отдаем ли мы себе отчет в том, чем занимаемся? Готовы ли мы выделить на это драгоценное время и ресурсы?» Очень просто попытаться уклониться от такого уровня обсуждения. Для того чтобы все обсуждение не превратилось в нагромождение информации, необходимо целенаправленное решение о конкретном следующем действии. Чтобы закрыть какую-то тему, нужны дальнейшие обсуждения, исследования, переговоры. Современный мир слишком непредсказуем, чтобы мы могли строить предположения о результатах. Мы должны взять на себя ответственность и внести ясность в то, с чем имеем дело.

Только собственный опыт позволит вам действительно понять, что я имею в виду. Если он у вас есть, то про себя вы, наверное, восклицаете: «Да!» Если вы плохо представляете, о чем я говорю, советую на следующей встрече с кем бы то ни было завершить обсуждение вопросом: «Итак, каково наше следующее действие?» Посмотрите, что произойдет.

Ответственность

Отрицательной стороной корпоративной культуры, провозглашающей высшей ценностью взаимодействие и командную работу, является то, что она поощряет сотрудников избегать персональной ответственности. К сожалению, вопрос, кто отвечает за конкретную задачу, нечасто звучит в такой корпоративной среде. Это считается невежливым. «Мы все этим занимаемся», — достойное отношение, которое редко оправдывает себя в суровых условиях повседневной рабочей реальности. После большинства совещаний у их участников остается смутное ощущение, что что-то должно произойти, и надежда, что это не их персональная ответственность.

Что мне кажется по-настоящему невежливым, так это позво­лять сотрудникам уходить с совещания без чувства ясности. Истинный командный дух проявляется в ответственности, которую несут все, за определение реальных необходимых действий и назначение вполне конкретных ответственных лиц, чтобы освободить всех от раздражения, вызванного неопределенностью.

Если вы попадали в подобные ситуации, то поймете, что я имею в виду. Если нет, попробуйте: рискните и задавайте вопрос о том, каким должно быть следующее действие, в конце обсуждения каждого пункта на повестке дня вашего ближайшего рабочего совещания или разговора в кругу семьи за обедом.

Продуктивность

Продуктивность на уровне компании повышается естественным образом, когда начинает использоваться модель заблаговременного принятия решений о дальнейших действиях. По всем упомянутым выше причинам решение о том, как нужно распределить имеющиеся физические ресурсы для достижения желаемого результата сразу после того, как этот результат был сформулирован, будет более эффективным и потребует меньше усилий.

Программа действий сопряжена с рисками и затратами, но они гораздо меньше долгосрочных рисков и затрат, к которым может привести удобное без­действие.

Джон Кеннеди

Наивысшим навыком является умение пробиться через барьеры изощренного творческого мышления, способного заморозить любую деятельность, то есть через ту мыслительную паутину, которую мы сами плетем в своем сознании. Десятилетиями нас призывали к повышению продуктивности корпоративной деятельности. Этого можно было добиться при помощи всего, что способно максимизировать конечный результат. Однако в современном мире интеллектуального труда никакие компьютеры или достижения в сфере телекоммуникаций, никакие семинары по развитию лидерства не принесут результатов в этом отношении, пока не увеличится отдача на уровне деятельности от каждого во­влеченного сотрудника. А значит, нужно думать о проблемах, которые возникают в вашей жизни, до того как вам придется это сделать52.

Производительность увеличится только после повышения активной отдачи сотрудников. А в случае интеллектуального труда это означает заблаговременное, а не запоздалое принятие решений по дальнейшим действиям.

Расширение возможностей

Вероятно, наиболее существенное преимущество, которое обеспечивает концепция определения следующих действий, состоит в том, что это чрезвычайно повышает вашу способность достигать результатов, что соответственно ведет к росту самоуважения и развитию конструктивного взгляда на жизнь.

Люди постоянно занимаются делами, однако, как правило, вынуждены это делать под давлением со стороны собственной совести или окружающих. У них не появляется чувства победы, или контроля над ситуацией, или поддержки со стороны окружающих и внешнего мира. А между тем эти ощущения им необходимы.

Начните делать необходимое, затем — возможное, и неожиданно вы уже будете делать невозможное.

Св. Франциск Ассизский

Нужно менять повседневные привычки так же, как мы определяем незавершенные дела и шаги, которые нужно пред­принять, чтобы их завершить. Осознанный подход к решению проблем до того, как внешнее давление и внутренний стресс заставят вас ими заняться, станет прочным основанием для самоуважения, что распространится на все сферы вашей жизни. Вы капитан собственного корабля: чем чаще вы будете руководствоваться этим принципом, тем больших результатов удастся добиться.

Когда вы задаете себе вопрос, каково следующее действие, вы избавляетесь от комплекса жертвы. Этот вопрос подразумевает возможность изменения ситуации, наличие каких-то вариантов: что вы можете сделать, чтобы это случилось. Это своеобразная мантра, которая зачастую более действенна для создания положительной самооценки, чем тысячекратное повторение фразы: «Я сильная, эффективная личность и сам создаю собственную жизнь!»

Сотрудники вашей компании привыкли жаловаться? В следующий раз, когда кто-то начнет причитать, попробуйте спросить его: «Так каково же следующее действие?» Люди склонны сетовать только о том, что, по их мнению, можно изменить к лучшему. Вопрос о дальнейших действиях поднимает данную проблему. Если ситуацию можно изменить, значит, какие-то действия позволяют это сделать. В противном случае обстоятельства следует воспринимать как данность, которую необходимо учитывать в стратегии и тактике. Жалоба является признаком того, что человек не хочет рискнуть и продвинуться в направлении решения проблемы или не желает учитывать неизменные обстоятельства в своих планах. Это лишь временная и пустая форма самоутверждения.

Люди всегда обвиняют обсто­ятельства в том, что они таковы, какие есть. Я не верю в обстоятельства. Люди, которые добиваются своего в этом мире, встают и ищут подходящие обстоятельства, а если не могут их найти — создают сами.

Джордж Бернард Шоу, писатель, драматург

Я и мои коллеги редко занимаемся подобной саморекламой, однако я замечаю, что люди действительно открывают в себе новые возможности каждый день, когда применяют методику определения следующих действий, которой мы их обучаем. У них загорается взгляд, в походке появляется легкость, а в образе мышления и манере поведения — какая-то искра. Каждый из нас уже достаточно силен, но принятие решений и эффективное управление физическими действиями, необходимыми, чтобы сдвинуть дела с мертвой точки, кажется, тренируют эту силу, так что раскрываются более позитивные аспекты нашей сущности.

Когда вы начнете достигать результатов, вы действительно поверите, что способны достигать результатов. И эта вера позволит вам их достигать.

13. ВАЖНОСТЬ УМЕНИЯ КОНЦЕНТРИРОВАТЬСЯ НА РЕЗУЛЬТАТЕ

УМЕНИЕ направлять мыслительные процессы и воображение на изменение ситуации изучалось и продвигалось в самых разнообразных контекстах: от первых книг по позитивному мышлению до недавних открытий в сфере нейрофизиологии.

Лично я был заинтересован в применении данного принципа с точки зрения существующей реальности: помогает ли он привести дела в порядок? А если это так, то как наилучшим образом применить его к управлению своей жизнью? Действительно ли мы можем использовать эту информацию таким образом, чтобы добиться желаемого результата с меньшими затратами? Ответом на вопрос стало уверенное «Да!»

Концентрация и быстрый путь к цели

За годы работы я убедился, что применение методологии, изложенной в этой книге, помогает людям добиваться значительных результатов в своей повседневной деятельности. Если вы сделаете эту методологию своей стандартной практикой в любых ситуациях — от обработки электронной почты до приобретения дома или компании и до структурирования деловой встречи или общения с детьми, уровень вашей персональной продуктивности невероятно повысится.

Многие из моих клиентов, начавших применять эту методологию на практике, сейчас уже получили повышение по службе или нашли себе новую работу, изменили свои карьерные ожидания и образ жизни. Эти процедуры хорошо зарекомендовали себя в нашей повседневной рутинной деятельности. Когда вы демонстрируете себе и окружающим свою эффективность и способность справляться с делами на своем месте, скорее всего, вы там задержитесь недолго. Конечно, те люди, которые готовы начать применять методологию GTD, обычно уже активно занимаются саморазвитием и не думают, что продолжат выполнять все ту же работу год спустя. Однако им нравится сама возможность с помощью GTD добиться своей цели быстрее и с меньшей затратой усилий. Парадоксально, но факт: люди, которым меньше всего нужна эта методология, обычно осваивают ее быстрее и применяют активнее других. Сначала меня это озадачивало, а затем я понял, что одним из наиболее важных результатов применения методологии является так называемое освобождение от трения (как в силе торможения). А кто заинтересован в этом больше всего? Те, кто прилагает больше всех усилий, чтобы продвинуться вперед быстро и легко.

Мне многое дала возможность учиться и обучать других справляться с повседневной реальностью на базовом уровне, где резина касается асфальта, и применять силу позитивного мышления во всех практических ситуациях нашей повседневной жизни.

Часть подзаголовка «быстрый путь к цели», наверное, может ввести в заблуждение. Для некоторых главным изменением, которое эта методология привнесла в их жизнь, является как раз замедление скорости процессов, возможность прекратить бег по кругу, найти время позаботиться о себе53. Таким образом, подводя итог, можно сказать, что GTD помогает человеку стать более осознанным, сконцентрированным и способным добиваться желаемых изменений и результатов, какими бы они ни были.

«Проводить больше времени с дочерью» — такой же конкретный проект, как и любой другой, и он в равной степени требует определения следующих действий. Смутное гнетущее чувство, что вы должны что-то изменить в отношениях с дочерью, но этого не делаете, может сводить с ума. Мне часто доводится работать с людьми, которые готовы признавать незавершенные вопросы, беспокоящие их на данном уровне, записывать их, определять конкретные проекты по ним и решать, какие следующие действия предпринять, пока они не добьются желаемого результата. Вероятно, это и есть истинная продуктивность в самом ярком ее проявлении.

Важность прикладного мышления, ориентированного на результат

Здесь я хотел бы обратить внимание на то, как умение обрабатывать детали работы и жизни с помощью этой четкой и последовательной системы может неожиданным образом серьезно повлиять на нас и на окружающих.

Как я уже отмечал, применение концепции определения дальнейших действий вносит ясность, стимулирует ответственность, повышает продуктивность и расширяет возможности. Точно таких же результатов позволяет добиться методичное определение реальных целей, к которым вы стремитесь; более конкретно — определение проектов, необходимых для их достижения.

Определение конкретных проектов и дальнейших действий, касающихся реальных вопросов качества жизни, — самое яркое проявление продуктивности.

Это все взаимосвязано. Невозможно выбрать правильное следующее действие, если вы не уверены, какой результат хотите получить. Точно так же результат будет оторван от реальности, если у вас отсутствует ясное понимание, что физически вы должны сделать, чтобы воплотить его в жизнь. К этому можно подойти с разных сторон, и вы должны это сделать, если хотите привести дела в порядок.

Как сформулировал специалист в области комплексного обучения (когда задействованы оба полушария головного мозга) и мой хороший друг Стив Снайдер: «В жизни есть только две проблемы: 1) вы знаете, чего хотите, но не знаете, как этого достичь, и/или 2) вы не знаете, чего хотите». Если он прав (а по-моему, это так), то есть только два решения:

сформулировать цель;

добиться цели.

Это может быть истолковано с позиции моделей «инь/ян», «правое полушарие / левое полушарие», «творец/разрушитель», «мечтатель/реалист» или любой другой эквивалентной модели, которая вам ближе. Суть в том, что наша энергия имеет двойственный и целенаправленный характер: мы создаем в своем воображении вещи, еще не ставшие реальностью, и отождествляем себя с ними на всех уровнях. А когда мы это делаем, то осознаем, как изменить существующую реальность, чтобы она начала соответствовать нашим представлениям, а также находим стимулы сделать это.

Мы постоянно создаем и воплощаем.

Задачи, занимающие ваше внимание, требуют от вас определенных намерений. «Что это значит для меня?»; «Почему это здесь?»; «Чего я хочу добиться?» («Каков желаемый результат?») У каждого вопроса, который вы считаете незавершенным, должен быть критерий «завершенности».

Как только вы решили, что необходимо что-то изменить, и у вас есть модель действий, вы задаете себе вопрос: «Как это реализовать?» и/или «Какие ресурсы и как необходимо распределить, чтобы это реализовать?» («Каково следующее действие?»).

К этому моменту вы, должно быть, уже заметили, что мето­дология Getting Things Done отнюдь не является новой технологией или изобретением — она просто формулирует те принципы работы, которые все мы используем бессознательно. Однако, отдавая себе в этом отчет, вы можете осознанно укрепить эти принципы, чтобы проще добиваться лучших результатов.

В жизни не существует высшего наслаждения, чем наслаждение от преодоления трудностей, достижения новых успехов, созревания новых желаний и их исполнения.

Сэмюэл Джонсон, поэт, литературный критик

Ваша жизнь и работа состоят из результатов и действий, которые вы совершаете более или менее сознательно. Являются ли они просто менее осознанной реакцией на внешние обстоятельства или более осознанным результатом ваших целенаправленных усилий — это только ваш выбор. Если вы твердо решили взять ситуацию под контроль, а не подчиняться безропотно обсто­ятельствам, у вас есть возможность узнать, как привести дела в порядок, и овладеть этим искусством. Его суть состоит в том, чтобы постоянно применять два основополагающих элемента этой методологии: формулировки желаемого результата и определения конкретных дальнейших действий. Не всегда это бывает просто, особенно если речь заходит о более тонких, духовных аспектах вашего жизненного опыта. Однако без вызова и преодоления себя невозможно чему-либо научиться или вырасти.

Мудрость заключается не столько в том, чтобы знать, что делать в принципе, сколько в том, чтобы знать, каков следующий шаг.

Герберт Гувер, 31-й президент США

Хорошая новость заключается в том, что, когда вы полны решимости справляться со всеми делами, которые появляются в вашей жизни, на всех уровнях на основе этой динамики, наступает глубокая гармония, и начинают происходить удивительные вещи. Вы становитесь высокопродуктивным. Вы ставите перед собой цели и добиваетесь их.

Искусство справляться с повседневными делами

Мои клиенты часто удивляются тому, как я могу часами сидеть рядом с ними, пока они наводят порядок в своих ящиках, сор­тируют необработанные электронные сообщения и тщательно разбираются со всем тем, что накопилось в их физическом и виртуальном пространстве, а также у них в голове. Как правило, большинство из них испытывают неловкость из-за того, что они так безответственно относились к своим делам, а также считают, что мне должно быть смертельно скучно. Совсем наоборот! К моему собственному удивлению, эта часть работы с клиентами кажется мне самой увлекательной. Я знаю, какое облегчение и свободу испытывает человек, когда успешно справляется с этим этапом. Я знаю, что для его прохождения любому из нас нужны опыт, поддержка и четкая концентрация: пока этот процесс не станет привычной практикой, к нему нужно относиться со всем вниманием. Каждый раз, наблюдая, как клиент определяет какую-то проблему, которая уже долгое время тяготит его, а затем решает что-то по этому поводу, так что перестает тревожиться и волноваться, я знаю, что он укрепляет в себе критически важную привычку. И я знаю, какая значительная перемена наступит у этого человека в его отношениях с начальством, партнерами, супругом, детьми и самими собой в течение следующих нескольких часов и, будем надеяться, нескольких дней и лет.

Это совсем не скучно. Это самая важная часть моей работы.

Многоуровневое управление результатами

Смысл моей работы состоит в том, чтобы расставить акценты. Как консультант, тренер и наставник я задаю простые вопросы, на которые часто получаю творческие и разумные ответы от других людей (и даже от самого себя!), что, в свою очередь, оказывается полезным в сложившейся ситуации и в текущей работе. После наших сессий люди не становятся умнее, чем были, — они просто направляют свои способности в нужное русло и используют их более эффективно.

Задача в том, чтобы соотнести представление об идеальной перспективе с повседневной деятельностью. В итоге и то и другое требует одинакового образа мышления.

Уникальной особенностью методологии GTD с точки зрения практики является сочетание результативности наряду с эффективностью, которые она привносит на все уровни деятельности. Есть масса источников вдохновения для творческой мысли, ориентированной на «миссию, ценности, ви дение», а также множество обычных инструментов, позволяющих не упустить из виду такие мелочи, как телефонные номера, расписания встреч и списки продуктов. В то же время запас методов, которые одинаково эффективно работают на обоих уровнях и связывают их друг с другом, весьма ограничен.

Идеалист считает, что кратко­срочные результаты ничего не значат. Циник не придает значения долгосрочным результатам. Реалист считает, что все, что сделано или не сделано за короткий срок, определяет долгосрочные результаты.

Сидни Харрис, журналист

«Что это для меня значит?»; «Каков желаемый результат?»; «Каким дол­жно быть следующее действие, чтобы продвинуться к желаемому результату?» — это ключевые вопросы, на которые в определенный момент мы должны ответить касательно всего, что нас волнует. Такой образ мышления и эти инструменты окажутся вам полезными даже больше, чем вы можете представить.

Сила естественного планирования

Ценность модели естественного планирования проектов заключается в том, что она предлагает комплексный, гибкий и согласованный подход к обдумыванию любой ситуации. В то время как базовый пятиступенчатый процесс сбора, обработки, организации, обдумывания и выполнения является последовательным способом добиться стабильности во всех аспектах жизни, модель естественного планирования обеспечивает возможность контроля над ситуацией в более конкретных областях.

Ставить под сомнение цели всего, что вы делаете, — это проявление здравого и зрелого подхода. Чувствовать себя комфортно, визуализируя успех еще до того, как стали ясны методы, — это феноменальная черта, которую нужно развивать. Готовность генерировать идеи, хорошие или плохие, высказывать и фиксировать их все без критической оценки является непременным условием творческого мышления. Обрабатывать многочисленные идеи и разнообразную информацию, разбивая ее на составляющие, определяя последовательности, расставляя приоритеты, для достижения конкретного результата — необходимый умственный навык. А принятие решений о следующих действиях, которые фактически ведут к изменению ситуации, — основа продуктивности.

Я уважаю людей, которые точно знают, чего хотят. Источником большинства бед в мире является то, что люди не вполне осознают собственные цели. Они пытаются возвести башню, но на закладку ее фундамента тратят так мало усилий, что не хватило бы и на строительство жалкой лачуги.

Иоганн Вольфганг фон Гёте

Способность объединить все эти составляющие, правильно распределив время и силы, вероятно, становится главным компонентом профессиональной компетенции в новом тысячелетии. Но это качество еще не стало нормой профессионального и личного поведения, до этого еще далеко. Использование этого подхода во всех сферах жизни все еще остается сложной задачей. Модель естественного планирования закономерна, но во многих случаях ее применение не происходит автоматически.

Тем не менее даже частичное использование этой модели обеспечивает огромные преимущества. Отзывы, которые я получаю в течение многих лет, постоянно подтверждают, что даже незначительный сдвиг в сторону применения модели естественного планирования приводит к существенным улучшениям. Мне приятно видеть, что мозговой штурм становится стандартным инструментом, который многие люди внедряют во все сферы своей жизни. Я рад слышать, что руководители, которые использовали эту модель для организации важных встреч и обсуждений, достигли значительных результатов. Все эти факты лишь подтверждают, что именно естественный механизм работы нашего сознания необходим для достижения любой цели в реальном мире.

Эта модель представляет собой лишь базовый принцип определения желаемых результатов и дальнейших действий для всего, что мы считаем своей работой. Когда два этих ключевых принципа станут нормой повседневной деятельности, наша продуктивность поднимется на новый уровень. Добавьте мозговой штурм — наиболее творческий инструмент выражения и фиксирования идей, перспектив и деталей проектов, — и вы создадите набор эффективных приемов поведения, позволя­ющих сохранять спокойствие и справляться с делами.

Переход к положительной корпоративной культуре

Для повышения стандартов продуктивности команды не требуется особых изменений. Я постоянно получаю отзывы о том, что рабочий процесс неизменно становится более быстрым и эффективным, когда несколько ключевых сотрудников компании начинают применять эту методологию.

Во всех известных мне компаниях все более большое значение приобретают такие факторы, как конструктивная оценка деятельности, распределение активов, выстраивание процессов коммуникации, политики компании и процедур деятельности в соответствии с целями и желаемыми результатами. В современных условиях перед компаниями возникают все новые сложные задачи, источниками которых являются глобализация, конкуренция, технологическое развитие, смена рынков, непредсказуемые колебания экономики, а также повышение уровня производительности и выпуска продукции. А потому мышление в терминах «результат/действие» становится стандартной моделью в XXI веке.

К чему мы хотим прийти на этой встрече? Зачем нужна эта форма? Какими качествами должен обладать идеальный кандидат на эту должность? Чего мы хотим добиться, применяя это программное обеспечение? Подобные вопросы по-прежнему ставятся довольно редко. На важных встречах звучит много красивых слов. Однако чтобы добиться реальных результатов, нужно научиться задавать такие вопросы: «Зачем мы это делаем?» и «Каким будет успешный результат?», а затем использовать ответы на эти вопросы на операционном уровне в своей повседневной деятельности.

Как правило, вопросы продуктивности, звучащие на высших уровнях в компаниях, с которыми мы работаем, сконцентрированы вокруг электронной почты и деловых встреч: они касаются избыточного количества того и другого, а также необходимости тратить в связи с этим слишком много времени на вопросы, не имеющие стратегической важности. Эти каналы коммуникации очень легко могут превратиться в непродуктивные воронки, выкачивающие энергию. Деловые встречи с несформулированной четкой целью ведут к ненужным электронным письмам, а это вызывает необходимость встреч для прояснения ситуации, за которыми следует еще больше электронных писем, и т. д. Как электронная переписка, так и деловые совещания являются неотъемлемыми элементами жизни любой компании. К сожалению, слишком часто они попадают в категорию неизбежного зла, главным образом из-за отсутствия четкой связи с целями и желаемыми результатами.

Если человек переходит от жалоб и комплекса жертвы к определению желаемых результатов и конкретных действий, потенциал его возможностей естественным образом увеличивается. Когда подобная модель поведения становится стандартом для команды сотрудников, это положительно сказывается как на результате работы, так и на корпоративном духе. Есть масса других проблем и возможностей, которыми стоит заниматься. Негативное отношение и пассивное сопротивление должны смениться концентрацией на желаемых результатах на соответствующих уровнях горизонта.

То, как сотрудники на персональном уровне справляются со своими корзинами «Входящие», электронными сообщениями и коммуникацией с окружающими, отражается на макроуровне корпоративной культуры их компании. Если задачи не выполняются, то не принимаются заблаговременные решения о дальнейших действиях; если не все открытые вопросы ответственно контролируются, то в масштабе команды эти проблемы только увеличиваются, а корпоративным стилем работы становятся постоянные авралы и стресс. Если же, напротив, сотрудники на индивидуальном уровне применяют принципы методологии GTD, компания выйдет на новый уровень высокой продуктивности. Проблемы и конфликты никуда не денутся: они остаются всегда, когда вы пытаетесь что-то изменить (или сохранить) в этом мире. Но тем не менее принципы управления деятельностью, описанные в книге, позволят вам сконцентрироваться и создать условия для наиболее эффективного их разрешения.

Видение без работы — лишь мечта, работа без видения — каторжный труд, а видение и работа — надежда всего мира.

Церковный манускрипт, Сассекс, Англия, около 1730 года

Меня часто спрашивают, как моя методология может помочь компании. Все предлагаемые мной принципы точно так же применимы по отношению к компании, как и к отдельному человеку. Для любой команды или компании актуальны все те же ключевые методы: сбор всего, что требует внимания команды, определение желаемых результатов и требуемых дальнейших действий, регулярный обзор текущей ситуации с учетом новых обстоятельств и периодическое перераспределение ресурсов. Однако точно так же как невозможно научить компанию читать, невозможно ожидать того, что она непременно «улучшится» с применением методологии GTD. Для работы в условиях экономики знаний большинству компаний требуются люди, умеющие читать, — для этого можно организовать обучение и обеспечить поддержку. Компаниям также нужны люди, уверенно владеющие искусством справляться с делами и способные действовать на новом уровне, соответствующем современным условиям. Когда это проявляется в компании через ее ожидания, обучение, модели деятельности сверху вниз, результат в плане продуктивности деятельности обещает стать впечатляющим.

14. МЕТОДОЛОГИЯ GTD И КОГНИТИВНАЯ НАУКА

С МОМЕНТА первого издания книги «Как привести дела в порядок» результаты исследований в области социальной и когнитивной психологии документально подтвердили эффективность принципов, составляющих основу этой методологии. До недавних пор оценить эффективность этих принципов можно было лишь опытным путем. Любой, кто когда-либо применял методы GTD для сбора, обработки, организации, обзора своих материалов, сообщал о положительных результатах: ощущении ясности, контроля и концентрации, а также личных и профессиональных преимуществах, которые с этим связаны. Если вы сами хотя бы частично начали применять методы, о которых прочитали на страницах этой книги, то, несомненно, заметили положительные сдвиги в собственной манере поведения.

В ходе тщательных исследований, проведенных экспертами в области когнитивной науки, касавшихся как личных, так и профессиональных аспектов, были собраны данные, обес­печивающие фундаментальную поддержку этой методологии и проливающие свет на то, почему и как происходят улучшения. Это как если бы кто-то доказал существование силы притяжения, в то время как все мы всю свою сознательную жизнь активно подвергаемся ее воздействию и осознаем это. Однако эти исследования придают определенный вес моим рекомендациям по освоению управления рабочим процессом, которые я привожу здесь, а также объясняют, почему простые на первый взгляд процессы и модели поведения методологии Getting Things Done обеспечивают плодотворные результаты.

Исследования, подтверждающие эту методологию, появились в нескольких направлениях:

позитивная