Что такое электронный документ и электронная технология обработки?

Электронная форма документа (ЭД) - это страница с пустыми полями, оставленными для заполнения пользователем. Формы могут допускать различный тип входной информации и содержать командные кнопки, переключатели, выпадающие меню или списки для выбора. После заполнения формы ее можно отправить по электронной почте, по факсу или на рабочий стол другого сотрудника. Обычно для этого нужно лишь нажать кнопку, поскольку электронный адрес получателя заранее определен.

Можно назвать несколько видов форм, имеющих различный тип технологии обработки: - формы, предназначенные для сбора данных, ввода их в БД и последующей их обработки (при электронной технологии заполнение и сбор осуществляются или по электронной почте, или через формы, размещенные на Web-серверах в Internet); - формы, предназначенные для сбора информации как внутри, так и вне предприятия, но требующие процедуры ознакомления и подтверждения (например, к такого рода формам можно отнести заказы на покупку, счета, отчеты о командировочных расходах).

Можно назвать несколько видов форм, имеющих различный тип технологии обработки:

- формы, предназначенные для сбора данных, ввода их в БД и последующей их обработки (при электронной технологии заполнение и сбор осуществляются или по электронной почте, или через формы, размещенные на Web-серверах в Internet);

- формы, предназначенные для сбора информации как внутри, так и вне предприятия, но требующие процедуры ознакомления и подтверждения (например, к такого рода формам можно отнести заказы на покупку, счета, отчеты о командировочных расходах).

Электронная (безбумажная) технология подразумевает не заполнение бумажных форм и их последовательную обработку, а работу с электронными формами сразу с этапа заполнения до этапа извлечения данных и их сбора в определенной базе данных (или экспорт этих данных в какое-либо специализированное приложение). К недостаткам ЭД можно отнести:

- неполную юридическую проработку процесса «подписи формы»: использование электронной подписи с защитой формы от последующих изменений или различных видов биометрических подписей - от снятия уникальных характеристик обычной подписи через специальные устройства ввода до отпечатков пальцев и изображения лица. Технология обработки ЭД требует специализированного ПО, которое позволяет осуществлять встраивание функций доступа к базам данных, вычисления, управления заполнением, обработкой и маршрутизацией документооборота. Программы обработки ЭД позволяют:

- вносить элементы настройки типа «персонифицированных» командных кнопок, но базовые формы не могут быть изменены;

- быстро имитировать бумажные формы;

- использовать предоставляемые ими таблицы, кнопки, просматриваемые списки, штриховые коды и другие функции автоматизации, включающие связи с различными базами данных;

- использовать для выполнения вычислений в ЭД как стандартные операции, так и специальные финансовые и статистические функции; - использовать средства для установления связи между формами;

- включать макросы или языки высокого уровня, что позволяет разрабатывать и включать процедуры последовательной обработки ЭД.

Бумажные формы Электронные формы

Требуют затрат на печать, распространение и доставку Доступны в режиме on-line; печать осуществляется по требованию Если необходимо внести изменения, форму приходится проектировать заново. Отпечатанные ранее формы использовать по назначению нельзя Благодаря графическим инструментам проектирования форм легко поддаются модификации Требуют материальных затрат и внушительных пространств для хранения Вообще не требуют места в шкафах и работы обслуживающих их клерков. Материальные затраты, хотя и иные, но остаются На обработку могут поступать формы, заполненные неправильно или не полностью Включают интеллектуальные элементы, в числе которых, например, проверка правильности и целостности заполнения, автоматически вычисляемые поля, заполнение из справочников Не настраиваются на тип пользователя Могут динамически адаптироваться под конкретного пользователя (изменяются, например, количество и размер полей)

Так как ЭД связаны с файлами данных, можно включать операции обработки данных и функции запросов. Кроме того, необходимо отметить, что почти все основные разработчики ПО обработки экранных форм ЭД имеют возможность заполнения этих форм через Web-узлы, что повышает их доступность для многих удаленных пользователей