Особенности перепроектирования бизнес-процессов

Реинжиниринг бизнес-процессов является одним из наиболее мощных способов повышения эффективности производственно-экономической деятельности современных предприятий; идеология реинжиниринга бизнес-процессов получила мировое признание и завоёвывает сегодня самые разные страны, включая Россию. Реинжиниринг – это фундаментальное переосмысление и радикальное перепроектирование деловых процессов для достижения резких (скачкообразных) улучшений в таких решающих показателях деятельности, как стоимость, качество, сервис и темпы.

Радикальное перепроектирование деловых процессов затрагивает корни явлений, а не поверхностные изменения, когда отбрасываются все существующие структуры и процедуры и предлагается совершенно новый способ выполнения работы, т.е. изобретение, а не модификация.

Резкие (скачкообразные) улучшения на порядок (по крайней мере в 10 раз) означают не менее чем 90%-ное сокращение стоимостных или временных затрат либо 90%-ное повышение качества. Реинжиниринг предусматривает новый способ мышления и новый взгляд производителя на построение компании как на инженерную деятельность. На первом этапе реинжиниринг бизнес-процессов осуществляяется обратный инжиниринг, суть которого состоит в создании имитационной модели существующего бизнеса, на втором этапе – прямой инжиниринг, представляющий собой построение модели нового бизнеса компании.

Имитационное моделирование является одним из наиболее мощных и перспективных инструментов проведения реинжиниринга бизнес-процессов. Необходимость разработки эффективных методов моделирования как инструмента выявления проблемных ситуаций, борьбы со сложностью проблем управления и оперативного принятия решений продиктована сегодня практикой развития отечественного рынка, где принимать решения приходится в условиях неопределённости, экономической нестабильности и повышенных рисков. При этом предполагается, что руководство компаний готово сознательно следовать принципам рационального и интуитивного анализа возникающих проблем, их раннему диагностированию и предупреждению.

Накопленный опыт и широкое распространение совре-менных вычислительных технологий продемонстрировали актуальность внедрения имитационного моделирования в решение комплексных и трудно формализуемых задач, связанных с исследованием проблемных ситуаций и нетривиального поведения сложных систем и объектов. Традиционные подходы, с помощью которых описывались и разрабатывались системы повышенной сложности, ориентировались на описание данных о сущностях предметной области и их взаимосвязей, но не на описание поведения сущностей. Так как реинжиниринг бизнес-процессов ориентирован на процессы, его понятийной базой является объектно-ориентированный подход, позволяющий описывать как данные о сущностях, так и их поведение. В частности, прежде чем определить архитектуру некоторого сложного бизнес-процессов, необходимо как можно более обстоятельно и объективно изучить и описать специфику его поведения, особенности функционирования.

Комплексное моделирование деятельности компании на основе использования новых информационных технологий является одним из условий успешного проведения реинжиниринга бизнес-процессов. Задачей реинжиниринга бизнес-процессов является попытка найти совершенно новый способ реконструирования существующего бизнеса с использованием новых технических достижений для лучшего обслуживания клиентов. Задача усовершенствования бизнеса - долговременная поддержка либо существующих, либо перепроектированных процессов.

Перепроектирование бизнес-процессов становится возможным благодаря применению новых способов, методов и приёмов управления компанией, в частности, благодаря использованию новых информационных технологий.

Рассмотрим типовые способы и приемы, применяемые при перепроектировании бизнес-процессов.

Горизонтальное сжатие процесса озна­чает объединение нескольких рабочих процедур (задач-операций) в одну ра­боту. При этом компания избавляется от «сборочного конвейера», когда от­дельные процедуры производственного процесса распределяются по отдель­ным рабочим местам, а исполнители подчиняются различным подразделени­ям компании. Весь новый процесс выполняется или одним сотрудником, или командой в несколько человек, что позволяет ускорить его на порядок. Дос­тоинствами данного варианта являются:

- уменьшение числа ошибок и сокращение числа работников, занятых уст­ранением последствий этих ошибок;

- улучшение управляемости производства за счет уменьшения числа людей и четко распределенной ответственности между ними.

Вертикальное сжатие процессов - предоставление исполнителям права принимать самостоятельные решения. При традиционной организации работ в компании для принятия решений исполнители должны обращаться к управленческой иерархии (поскольку считается, что сами они не имеют ни времени, ни склонности, ни глубоких и всесторонних знаний, необходимых для принятия решений). Перепроектирование бизнес-процессов расширяет полномочия и повышает роль каж­дого из сотрудников в работе компании, что приводит к уменьшению време­ни задержек, снижению стоимости продукции и услуг, ускорению реакции на запросы клиентов и т.д.

Выполнение шагов каждого процесса в естественном порядке - ис­пользование, наряду с линейным упорядочением работ, параллельное их проведение, что приводит к сокращению времени и затрат. Характерным примером здесь является метод одновременной инженерии, использован­ный в конце 80-х лет фирмой Коdаk, который предусматривает при разра­ботке и проектировании новых изделий последовательно-параллельный под­ход на основе компьютерной технологии САD/САМ и интегрированной базы данных (БД).

В 1987г. основной конкурент Kodak компания Fuji объявила о выпуске новой 35-мм камеры. Компания Kodak не вела исследований в этом перспективном направлении. Традиционный для Kodak цикл от начала разработки нового изделия до его производства составлял 70 недель. Такое длительное отставание от Fuji позволило бы последней получить большие преимущества на новом перспективном рынке. Для того чтобы сократить этот цикл, Kodak решила использовать при разработке нового изделия последовательно-параллельных подход, т.е. некоторые части камеры разрабатывались одновременно. При том применяемая технология CAD/CAM позволяет проектировать изделие непосредственно на экране компьютера, не прибегая к чертежам на бумаге, что значительно ускоряет разработку.

Ежедневно в БД добавлялись результаты, полу­ченные параллельно работающими группами проектировщиков, после чего эта результаты инспектировались самими проектировщиками на предмет обнаружения взаимных несоответствий или ошибок. Обнаруженные дефек­ты исправлялись немедленно в отличие от традиционной технологии, где «работу над ошибками» можно было сделать через недели и месяцы, когда параллельно разработанные части изделия могли быть собраны вместе. Срок выпуска изделий был сокращен почти вдвое (с 70 недель до 38 недель)., а стоимость снизилась на 25% -за счет того, что новый процесс позволил моделировать сборку изделия до его изготовления и выбирать те конструкции, которые дешевле и проще в производстве.

Исполнение процессов «в различных вариантах»- процесс начинается с проверочной процедуры, цель которой: определить, какой вариант его реа­лизации наиболее подходит в заданной производственной ситуации. В простых случаях обработку запросов выполняет электронная система (ЭС), обеспечивающая принятие решений и доступ ко всем необхо­димым данным и инструментариям, в сложных случаях - сотрудник пригла­шает экспертов. Таким образом, новые процессы по сравнению с традиционным стали более ясными и простыми, поскольку каждый вариант ориенти­ровав только на одну, соответствующую ему, ситуацию.

Выполнение каждой работы там, где это наиболее целесообразно. Перепроектирование бизнес-процессов распределяет работу между подразделениями, устраняя излишнюю интеграцию, что приводит к повышению эффективности процесса в целом. Специалисты, работающие в компании, обычно группируются в функцио­нальные подразделения: расчетный отдел, отдел заказов, транспортный от­дел и т.д., силами которых выполняются соответствующие работы. Однако такой способ функционирования часто оказывается чересчур медленным и расточительным, поскольку специалисты отделов вынуждены по многим во­просам обращаться друг к другу, прежде чем приступить к выполнению» за­каза или заявки клиента. После проведения перепроектирования бизнес-процессов специалисты получают возможность работать более самостоятельно и инициативно, решая все возни­кающее вопросы в основном своими силами.

Уменьшениечисла проверок: На практике стоимость проверок часто превосходит стоимость потерь, которые имели бы место при отсутствии проверок. Перепроектирование бизнес-процессов предлагает вместо проверки каждого из выполняемых зада­ний укрупнение этих заданий и осуществление проверок и управляющих воздействий в случае необходи-мости, что сокращает время и стоимость про­верок.

Минимизация числа согласований. Перепроектирование бизнес-процессов минимизирует число согла­сований путем сокращения внешних точек контакта и, как следствие этого стирания граней между функциональными подразделениями.

«Уполномоченный» менеджер обеспечивает единую точку кон­такта, - если процесс сложен и интеграция невозможна, то «уполномочен­ный» менеджер:

- ведет себя с заказчиком (клиентом) так, как если бы он был ответствен­ным за весь процесс;

- отвечает на вопросы заказчика (клиента) и решает его проблемы;

- имеет доступ ко всем информационным системам (ИС), используемым в процессе, и ко всем исполни­телям.

Преобладает смешанный централизованно-децентрализованный подход, - применение современных информационных технологий дает воз­можность компании действовать на уровне подразделений автономно (децентрализовано), сохраняя за ними возможность использования централи­зованных данных. Например, продавцы товаров и услуг в регионах через мо­бильные средства связи имеют постоянный доступ к БД в штаб-квартире компании; получают информацию о ценах, спецификации товаров и т.п.; ис­пользуют ее при составлении контрактов, в результате, во-первых, отпадает надобность в бюрократических региональных структурах, во-вторых, повы­шаются оперативность и качество обслуживания заказчиков (клиентов). На­личие централизованной БД не препятствует автономной работе подразделе­ний компании и облегчает их работу, позволяя обходиться без лишнего бю­рократического аппарата.