Тема 2. Организация и порядок работы службы бронирования

При изучении данного вопроса необходимо ознакомиться со следующими нормативными актами:

- Правила предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации

- Квалификационные требования к основным должностям работников туристской индустрии

- Устав организации

- Положение об отделе бронирования (либо Положение о службе приема и размещения)

- Стандарт обслуживания в гостинице

- Должностные инструкции

Студент анализирует порядок организации работы службы бронирования, режим работы, ее структуру, состав, квалификационные требования к работникам службы, их должностные обязанности, основные выполняемые функции, взаимодействие службы бронирования с другими службами. Также студент рассматривает применяет ли данная гостиница компьютерные системы бронирования.

Тема 3. Заполнения бланков бронирования для индивидуалов, компаний, турагентств и операторов

Студент анализирует основные виды бронирования, применяемые в данной гостинице, изучает бланки бронирования, применяемые при бронировании номеров для индивидуалов, компаний, турфирм. В результате изучения данного вопроса студент самостоятельно оформляет бланк бронирования, который прилагает к отчету по практике (Рис.1).

Тема 4. Оформление подтверждения бронирования

Подтверждение бронирования – резервирование, подтвержденное специальным уведомлением, высылаемым отелем клиенту.

Студенту необходимо ознакомится с процессом обработки письма-заявки на размещение и оформления подтверждения бронирования. В результате изучения данного вопроса студент самостоятельно оформляет подтверждение бронирования на русском и английском языке и прикладывает к отчету по практике (рис.2 и рис.3).

На фирменном бланке предприятия (или штамп

Рег. N

Организации), с указанием реквизитов, адресов, ИНН, номера телефона, факса, e-mail

Директору ООО «Байкал-Плаза»

ЗАЯВКА

на бронирование мест

Просим разместить в Гостинице «Байкал-Плаза» (Фамилия, Имя, Отчество, должность, категория номера)

Гостинице ВМ-Центр (Фамилия, Имя, отчество, должность, категория номера)

10.

(для иностранных граждан указывается гражданство; к заявке на размещение более 10 человек прилагается отдельный список)

Заезд "

г.

в период

(0-12 час. или 12-24 час.)

Выезд "

г.

в период

(0-12 час. или 12-24 час.)

Цель приезда и вид оплаты

(командировка, отдых, проездом, по безналичному за наличный расчет)

Оплату стоимости бронирования, проживания, оплату за опоздание или не заезд гарантируем. В случае причинения ущерба гостинице или антисанитарного состояния номера, обязуемся оплатить ущерб согласно составленного акта.

Реквизиты:

Главный бухгалтер

(подпись)

(ф., и., о.)

Руководитель

М.П.

(подпись)

(ф., и., о.)

от

г.

Рис.1. – Форма заявки на бронирование мест в гостинице

Дата:_______________________ Кому:________________________ Гостиница ____________________________________________ В ответ на ваш факс (письмо, телеграмму и т. д.) подтверждаем бронирование_______________ номеров с________ по_______ . Стоимость проживания в сутки составляет _______ рублей. В случае изменения ваших планов просим отменить бронирова ние с___ до _____ ч. во избежание выставления счета за простой номера. Расчетный час в гостинице ___________________ 12 часов. Подтвердил бронирование_______________________________________ должность подпись ФИО дата Спасибо, что Вы выбрали нашу гостиницу!

Рис.2. - Форма подтверждения заявок на бронирование

Дата: ________________ Кому:___________________________ Гостиница_____________________ _________________________ В ответ на ваш факс (письмо, телеграмму и т. д.) подтверждаем: бронирование____________ номеров с________ по__________ не представляется возможным в связи с загруженностью номерного фонда. Мы зарегистрировали Вашу заявку и, как только у нас появятся свободные номера, сразу сообщим Вам об этом. Надеемся на дальнейшее сотрудничество. Сотрудник отдела бронирования______________________________________ должность подпись ФИО дата

Рис. 3. - Форма отказа в заявках о бронировании

Тема 5. Оформление гарантии бронирования

Гарантированное бронирование- резервирование со специальным регистрируемым подтверждением отеля о том, что он гарантирует клиенту получение заказанного им номера и в необходимое ему время. Клиент в свою очередь, гарантирует оплатить номер, даже если не сможет им воспользоваться.

Виды гарантированного бронирования:

- бронирование по предварительной оплате;

- бронирование по выставлению счета;

- бронирование под гарантию кредитной карты;

- бронирование под гарантию компании или корпорации;

- гарантированное бронирование ваучером.

Студент проводит анализ оформление гарантированного бронирования на примере гостиницы, приводит примеры оформления гарантийного письма и т.д.

В отдел бронирования гостиницы «Медея» ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО - ЗАЯВКА (на фирменном бланке предприятия с указанием адреса, номеров телефона и факса) Компания «_________________________________» просит забронировать

Номер категории	____________________________________
Для господина / госпожи:	____________________________________
Дата прибытия:	____________________________________
Дата отъезда:	____________________________________
Количество гостей в номере	____________________________________
Способ оплаты:	____________________________________ (наличными при заезде/безналичный расчет)

С правилами бронирования в гостинице «Медея» ознакомлены: в случае несвоевременной аннуляции (позднее, чем 24 часа до указанной в заявке даты заезда либо незаезде) гарантируем оплату стоимости 1 суток проживания в номере забронированной категории. Оплату обязуемся произвести в течение 2 (двух) банковских дней с момента выставления счета.

Наши реквизиты:

Полное наименование

ОГРН

ИНН /КПП

Юридический адрес:

Р/с №

В банке

К/с №

БИК

Подтверждаем, что данное обязательство сохраняет юридическую силу при его пересылке по факсимильной связи или электронной почте.

Генеральный директор (подпись) расшифровка подписи

Главный бухгалтер (подпись) расшифровка подписи