ГЛАВА 1. Назначение приложений Microsoft Office 2003 и интерфейс электронного офиса.

ГЛАВА 1. Назначение приложений Microsoft Office 2003 и интерфейс электронного офиса.

Назначение пакета MS Office 2003

Система Microsoft Office 2003 представляет собой пакет приложений, предназначенных для обработки и автоматизации обработки информации различного вида: текстовых фрагментов и документов, графических и табличных данных и т.д. Пакет позволяет организовать хранение и поиск информации, имеющей конкретную направленность, а также ведение учета контактов, планирование дел, подготовку публичных выступлений, веб-страниц и пр.

Направления использования основных приложений пакета Microsoft Office 2003, можно определить следующим образом:

1. Подготовка и обработка средствами MS Word как небольших документов, так и документов большого объема, имеющих сложную структуру.

2. Обработка табличных данных с использованием MS Excel, а также проведение расчетов с помощью встроенных функций редактора. Графическое представление данных посредством диаграмм. Обработка больших массивов однотипной информации (списков): сортировка и поиск данных с помощью фильтров. Работа с отфильтрованными данными: подведение промежуточных итогов, консолидация данных, создание сводных таблиц и их редактирование.

3. Подготовка публичного выступления с использованием возможностей системы создания презентаций MS PowerPoint. Структура типичной презентации включает комплект слайдов для показа, раздаточные материалы, страницы заметок, сортировщик слайдов, показ слайдов.

4. Организация дел и осуществление переписки с применением MS Outlook. Использование специальных папок программы для планирования и ведения дел.

5. Хранение и поиск информации в Access. Access, являясь системой управления реляционными базами данных, позволяет моделировать предметную область, организовать рациональное хранение и извлечение информации в соответствии с необходимыми критериями. В MS Access заложены основы создания автоматизированных рабочих мест для решения конкретных задач предметной области.

6. Создание и редактирование бюллетеней, объявлений, буклетов и веб-узлов с помощью системы MS Publisher.

7. Глобальная информатизация и подготовка документов для публикации в сети Internet. Пакет MS Office содержит широкий набор возможностей для поддержки учебного процесса и установления контактов с использованием Internet.

Кроме перечисленных приложений, пользователи могут воспользоваться также различными дополнительными программами, такими как MS Equation, MS Graph, MS Picture Manager, MS Query, MS WordArt, MS Chart. Некоторые из них являются самостоятельными, а некоторые доступны только из приложений пакета Microsoft Office. Данные приложения позволяют сохранить результаты работы, как в виде отдельного файла, так и виде объекта, внедренного в документ основного приложения.

ГЛАВА 2. Состав пакета Microsoft Office 2003

Как отмечалось, состав пакета Microsoft Office изменялся со временем, включая по мере необходимости новые приложения – общие средства Microsoft Office и расширяя возможности уже существующих. MS Office 2003 Professional включает следующие приложения: MS Word, MS Excel, MS PowerPoint, MS Access, MS Outlook и MS Publisher. Следует отметить, что все приложения пакета Microsoft Office 2003 включают средства визуального программирования – язык Visual Basic for Applications (VBA) и возможности публикации подготовленных документов в Internet. В настоящее время существует также ряд продуктов Microsoft Office, которые выполнены в стиле основных приложений пакета, совместимы с ними и имеют общие элементы интерфейса, но предназначены для решения конкретных задач предметной области..

Структура окна MS Word

Главное окно Microsoft Word, содержащее пустой документ, показано на рис. 1.

Рис.1. Главное окно редактора Microsoft Word

Строка заголовка, помимо заголовка приложения, содержит кнопку системного меню и кнопки управления окном. Команды системного меню в основном дублируют кнопки управления (рис. 2).

Кнопка	Назначение
	Свернуть окно в Панель задач
	Полноэкранное представление окна
	Отображение окна в нормальном виде
	Закрытие окна

Рис.2. Кнопки управления размером окна

Строка состояния расположена в нижней части окна. В левой части строки состояния отображается информация о текущем документе (рис. 3).

Рис3. Строка состояния

Контекстное меню

Контекстное меню позволяет выполнять многие из команд, не обращаясь к строке меню. Это средство позволяет ускорить выполнение многих операций. Для вызова контекстного меню необходимо нажать правой кнопкой мыши на том объекте, с которым необходимо произвести действие, или Shift+F10 на клавиатуре. Содержание меню определяется тем, что пользователь делает в данный момент и включает только самые необходимые команды.

Перемещение по содержимому документа производится либо клавишами перемещения по тексту (на клавиатуре — клавиши со стрелками), либо с помощью полос прокрутки и бегунка. В нижней части окна приложения MS Word располагается стро­ка состояния, разделенная на секции. Первая секция содержит информацию о местоположении точ­ки вставки в документе, во второй секции отражено положение точки вставки на стра­нице, а третья секция содержит индикаторы режимов строки состояния.

MS Word предоставляет пользователям следующие возможности по созданию документов:

· создание различных отчетов, резюме, докладов, записок с по­мощью шаблонов и мастеров;

· быстрая подготовка небольших документов (тезисы, ведомо­сти, статьи и др.);

· подготовка крупных документов (курсовых и дипломных ра­бот, диссертаций, пособий и т. д.), которые используют структурное деление документа и включают оглавление, указатель и средства, характерные для таких документов (закладки, сно­ски, ссылки и т. д.);

· подготовка многостраничных однотипных документов с ис­пользованием процесса слияния (например, приглашения уча­стникам конференции, сопроводительные письма оппонентам и т. д.);

· создание шаблонов для часто используемых документов;

· работа с графическими объектами (внедренными или создан­ными с помощью панели инструментов Рисование);

· создание и обработка таблиц;

· использование в документах MS Word информации из различных приложений Microsoft Office, объектов мультимедиа и др.;

· преобразование документов в веб-страницы;

автоматизация действий по обработке документов и настройке меню и панелей инструментов с помощью VBA и макро­команд.

Создание документа

При создании нового документа MS Word строит его на основе одного из шаблонов. Шаблон определяет совокупность параметров, с помощью которых будет осуществляться форматирование документа. К этим параметрам можно отнести начертание шрифта, величину полей, установки табуляторов и т. д.

Создание пустого документа

Для создания документа пользуются шаблоном Обычный. Этот шаблон полезен в тех случаях, когда нужен пустой документ, в который в дальнейшем будет вводиться информация. Для того чтобы создать новый документ на основе шаблона Обычный, необходимо выполнить следующие действия:

Выбрать меню Файл –> Создать.

В результате на экране появится окно диалога Создание документа, представленное на рис. 4

· Выбрать шаблон Обычный.

· Установить переключатель Документ.

Рис. 4. Окно диалога Создание документа.

В качестве альтернативного способа для создания нового документа, основанного на обычном шаблоне, можно использовать комбинацию клавиш Ctrl+N или кнопку Создать на стандартной панели инструментов. В результате будет открыт новый документ, основанный на обычном шаблоне, без вывода на экран окна диалога Создание документа.

Открытие существующего документа

Основным средством открытия существующего документа MS Word является окно диалога Открытие документа (рис. 5). Для его открытия существует несколько способов:

· Выбрать команду Файл –>Открыть.

· Нажать Ctrl+O на клавиатуре.

· Нажать кнопку Открыть на стандартной панели инструментов.

Рис. 5 Окно диалога «Открытие документа»

По умолчанию окно диалога Открытие документа содержит список документов папки Мои документы. Необходимо найти нужный документ в соответствующей папке и нажать в окне кнопку Открыть или дважды щелкнуть мышкой по значку документа. MS Word помнит определенное количество (установленное в настройках редактора) последних документов, с которыми работал пользователь. Обычно они внесены в список меню Файл. Для открытия недавно закрытого файла нужно открыть меню Файл и выбрать имя файла в нижней части меню.

Имена файлов

При задании имени файла необходимо следовать определенным правилам:

· Имя файла MS Word может иметь длину до 255 символов, включая пробелы.

· Можно использовать прописные и строчные буквы (А — Z, a — z, A — Я, а — я), цифры (0 — 9), а также специальные символы.

· В имени недопустимы: звездочки (*), двоеточия (:), точка с запятой (;), знак вопроса (?), символы наклонной черты ( / или \ ), разделители ( | ), знаки больше чем ( > ) и меньше чем ( < ), кавычки (").

· Из числа специальных можно использовать следующие символы: !, @, #, $, % ,,&,(, ), _, -, { и }. Точки допустимы только в качестве разделителя между именем и расширением файла.

Использование правописания.

В Word под проверкой правописания понимается проверка орфографии и грамматики. Автоматическая проверка правописания начинается одновременно с вводом текста. Первой проверяемой единицей является слово, которое отбивается пробелом от предыдущего слова и пробелом или знаком препинания от последующего слова. Сразу после ввода слова оно будет проверено на предмет автозамены. Если слова в списке автозамен нет, то выполняется проверка его написания с помощью встроенного словаря. При обнаружении ошибки в слове, оно будет подчеркнуто красной волнистой линией.

Использование Автозамены.

В Word 2003 предусмотрено «интеллектуальное» средство, которое позволяет корректировать ошибки непосредственно при вводе текста. Заключается оно в автоматической замене неправильных слов или словосочетаний на правильные. Например, если вы наберете первое слово предложения со строчной буквы, то программа вас поправит, изменив первую букву на прописную. Или, если вам свойственно слово «соответствующий» набирать как «соотвествующий», то и в этим случае Word вам поможет. Для этого нужно ввести указанную замену в список автозамен.

Средство Автотекст

Очень удобным средством Word, экономящим значительные усилия пользователя при наборе текста, является средство Автотекст.Допустим, в вашем тексте часто встречается слово «контрадмирал», причем в различных падежах. Можете себя избавить от утомительного набора этого почетного звания, заранее создав элемент автотекста, например, букву «к». Теперь достаточно набрать букву «к», затем нажать F3 и вы получите слово «контрадмирал». К полученному слову можете добавить нужное окончание.

Если вы забыли имя автотекста, можете воспользоваться списком имен, для чего установите курсор в место вставки автотекста. Затем выберите команду Вставка ♦ Автотекст ♦ Автотекст,в появившемся диалоге в поле Имя элементавыделите нужную позицию и щелкните по кнопке Вставить.

В результате выбранный вами элемент будет вставлен в текст.

Виды форматирования.

При оформлении документов с помощью текстового процессора широко используются различные приемы задания форматов. От того, как выполнено форматирование, зависит | внешний вид документа. Кроме того, правильно заданные форматы облегчают в дальнейшем работу с документом. Все приемы форматирования в Word можно разбить на два основных вида:

Форматирование символов- направлено обычно на отдельные буквы, слова, текстовые фрагменты и заключается в выборе гарнитуры и размера шрифта, начертания (курсив, полужирный и т.д.), цвета шрифта, межсимвольного расстояния и проч.

Форматирование абзацев— задает параметры расположения абзацев относительно полей страницы и относительно соседних абзацев, определяет межстрочный интервал и абзацный отступ.

Как и в большинстве других текстовых процессоров и издательских систем, в Word возможно прямое форматирование, осуществляемое путем непосредственного присвоения признаков формата, и косвенное форматирование, которое выполняется путем присвоения стиля. Стиль, помимо параметров символов и абзаца, может содержать и другие признаки, например, рамку вокруг объекта, заливку области рамки, нумерацию абзацев и др.

Табуляция абзацев и строк

Если вам приходилось работать за пишущими машинками, то вы вспомните, что в них имелся ряд клавиш табуляции, которые предназначались для установки начала строки в некоторые определенные заранее положения. В редакторе Word имеется аналогичное и, конечно, более развитое средство табуляции, которое мы сейчас рассмотрим.

Табуляция может касаться как абзацев, так и строк. Для выполнения табуляции имеется целый ряд инструментов: клавиша Tab,кнопки на панели инструментов, маркеры на горизонтальной линейке.

Колонтитулы.

Колонтитулы - это повторяющиеся элементы оформления документа, которые располагаются обычно в области верхнего или нижнего полей. В качестве колонтитулов могут быть выбраны название книги или фамилия автора, размещенные на каждой странице. Другое распространенное оформление колонтитулов - это размещение названия крупного раздела книги (например, части) на четных страницах, а названия более мелкого раздела (например, главы) - на нечетных страницах. Программой Word предусмотрено размещение в области колонтитула номеров страниц. В колонтитулы можно включать текущие дату и время, а также графические элементы, например, логотип фирмы или какую-либо другую графическую информацию.

Кроме того, в Microsoft Office Word 2003 доступны средства XML (язык наращиваемой размет­ки). Поддержка XML реализована также и в Microsoft Office Excel 2003 и Microsoft Office Access 2003. Язык XML — это способ помещения структурированных данных (например, содержащих­ся на рабочем листе MS Excel) в текстовый файл, подготовлен­ный в соответствии с необходимыми стандартами, и с которым смогут работать различные приложения. Благодаря использова­нию XML стал возможен доступ к сведениям и их перехват при передаче данных между персональными компьютерами и вычис­лительными системами, разблокировка сведений и обеспечение возможности создания интегрированных решений для различных задач анализа данных, актуальных в бизнесе, учебном и произ­водственном процессах . Это позволяет создавать документы и данные, а также работать с ними, используя методы, которые раньше были недоступны или затруднительны. Применение пользовательских XML-схем позволяет находить и выбирать оп­ределенные фрагменты сведений из обычных документов. Такие сведения, содержащиеся в документах, можно передать в базу данных или использовать вне документов.

Выход из MS Word

После завершения текущего сеанса работы необходимо выйти из MS Word. Для этого можно воспользоваться одним из следующих способов:

· Выбрать меню Файл –> Выход.

· Выбрать пункт Закрыть в системном меню главного окна MS Word.

· Установить указатель мыши на значок системного меню в главном окне MS Word и дважды щелкнуть левой кнопкой мыши.

· Нажать кнопку Закрыть в строке заголовка главного окна.

· Нажать Alt+F4 на клавиатуре.Если в каком-либо из открытых окон содержится не сохраненная информация, MS Word предложит выбрать, как поступить с ней. Для этого на экране появится окно диалога, аналогичное следующему (рис.6).

Рис. 6 Сообщение при закрытии документа

Для продолжения операции выбрать одну из опций:

Кнопка	Назначение
Да	Сохраняет документ и выходит из MS Word. Если файлу еще не присвоеноимя, MS Word откроет окно диалога Сохранение документа
Нет	Осуществляет выход из MS Word без сохранения документа
Отмена	Закрывает текущее окно диалога и возвращается в MS Word

Основные понятия

Рабочее поле состоит из строк и столбцов. Максимальное количество строк - 16384, столбцов - 256. Каждое пересечение строки и столбца образует ячейку. Номер строки определяет ряд в электронной таблице, обозначен на левой границе рабочего поля Буква столбца определяет колонку в ЭТ. Буквы находятся на верхней границе рабочего поля. Колонки нумеруются от A-Z, затем AA-AZ, затем BA-BZ и т.д. Ячейка первичный элемент таблицы, содержащей данные. Каждая ячуйка имеет уникальный адрес, состоящий из буквы столбца и номера строки. Указатель ячейки светящийся прямоугольник, определяющий текущую ячуйку. Текущая ячейка помечена указателем. По умолчанию ввод данных и некоторые другие действия относятся к текущей ячейке. Блок представляет собой прямоугольную область смежных ячеек. Адрес блока состоит из координат противоположных углов. разделенных двоеточием. Абсолютная адресация при копировании формул позволяет сохранить ссылку на конкретную ячейку ($A$2,$R$4 и т.д.) Относительная адресация при ее использовании в формулах Excel запоминает расположение относительно текущей ячейки (A12, N7 и т.д.) Смешанная адресация при копировании формул один параметр адреса изменяется, а другой - нет ($G5, A$18 и т. д.)

Программа имеет стандартный пользовательский интерфейс Windows-приложения, дополненный средствами, общими для программ пакета Microsoft Office. Внешний вид документа созданного с помощью программы Excel представляет собой так называемую книгу состоящую в стандартном варианте из трёх лисов, но их количество может быть изменено в зависимости от потребности пользователя. Каждый из этих листов состоит из так называемых ячеек расположенных по всей рабочей зоне листов и составляющие собой строки и столбцы, благодаря чему каждая из ячеек имеет свой адрес (А1, В7, или например С78). Именно в ячейки вносится рабочая информация, для её ввода необходимо активизировать ту ячейку, в которой должна находится та или иная информация. Excel в основном используется для создания различных отчетных таблиц либо диаграмм, что благодаря своей наглядности позволяет наилучшем образом воспринимать однообразную числовую информацию и делать логически выводы.

В каждую из ячеек можно помимо текста и чисел ввести формулу, либо вписав её вручную начав ввод со знака «=», также следует запомнить что в формуле отсутствуют пробелы а адреса ячеек, участвующие в формуле, записываются как символами английского алфавита, так и выбрав её из уже представленных в мастере функций, вызванного с помощью последовательного нажатию кнопок «вставка – функция–выбрать нужную функцию –ОК» Формула может содержать числовые константы, знаки арифметических действий; адреса ячеек в качестве переменных; круглые скобки для указания приоритета операций. Формула может быть полностью введена с клавиатуры, но для облегчения ввода адресов ячеек можно использовать следующий прием: в процессе ввода формулы щелчок мышью по ячейке приводит к автоматическому вводу ее адреса в формулу. После того, как формула введена, в ячейке отображается результат вычислений, а сама формула - в строке формул. Формула может быть отредактирована так же, как и любые другие данные, содержащиеся в ячейке. При использовании табличного представления данных часто требуется произвести одинаковые вычисления по нескольким строкам или столбцам таблицы, то есть ввести в несколько ячеек одну и ту же формулу. Для облегчения такого ввода в Microsoft Office Excel предусмотрен механизм копирования формул с использованием относительной адресации ячеек. Также Excel содержит в себе большое количество математических, статистических, логических и многих других функций, что существенно облегчает работу в данном приложении при проведении часто повторяющихся расчетах и необходимости проверки. Электронные табли­цы MS Excel позволяют:

· создавать отчетные и итоговые ведомости на основе сущест­вующих шаблонов;

· производить обработку чисел и текста;

· задавать формулы и функции для автоматического выполне­ния;

· визуализировать числовые данные с помощью диаграмм, ри­сунков и других графических объектов;

· объединять и консолидировать данные из различных рабочих книг в одну;

· прогнозировать бюджет на основе сценария;

· проверять данные рабочих листов и рабочих книг на наличие ошибок;

· сохранять рабочие книги в формате HTML для публикации их в Internet;

· осуществлять поиск информации в списках;

· производить анализ данных;

· производить обмен документами между участниками рабочей группы посредством корпоративной сети или Internet;

· импортировать данные из внешних баз данных или приложе­ний Microsoft Office для их последующей обработки;

· создавать собственные функции и диалоговые окна, настраи­вать панели инструментов и меню;

· автоматизировать работу в MS Excel, начиная от сбора информации, ее обработки и до создания итоговой документации, как для офисного использования, так и для размещения на веб-странице.

В Excel используется четыре вида операторов: арифметические, текстовые, операторы сравнения и операторы ссылок. Рассмотрим их подробнее.

Арифметические операторы

Оператор	Назначение	Пример	Результат
+	Сложение	5+5
-	Вычитание	6-1
*	Умножение	4*3
/	Деление	7/2	3,5
%	Процент	50%	0,5
^	Возведение в степень	5^2

Операторы сравнения

Оператор	Назначение	Пример	Результат
=	Равно	5=8	ЛОЖЬ
>	Больше	8>5	ИСТИНА
<	Меньше	5<6	ИСТИНА
>=	Больше или равно	6>=3	ИСТИНА
<=	Меньше или равно	7<=1	ЛОЖЬ
<>	Не равно	1<>1	ЛОЖЬ

Операторы ссылки

Оператор	Значение	Пример
: (двоеточие)	Оператор диапазона используется для ссылки на все ячейки между крайними ячейками диапазона, включая эти ячейки	СУММ(D5:D10)
; (точка с запятой)	Оператор объединения объединяет несколько ссылок в одну ссылку	СУММ(A5;A10;A15)

Описанные свойства Microsoft Office Excel делают эту программу удобным инструментом для сложных повторяющихся расчетов, в которых присутствует большое количество промежуточных результатов и которые необходимо периодически проводить для различных исходных данных.

2.3Система подготовки презентаций Microsoft PowerPoint

Основное назначение Microsoft PowerPoint - подготовка визуальных материалов для поддержки выступлений различного плана. Доклад и материалы, сопровождающие выступление, выполненные в едином стилевом оформ­лении, отражающие ключевые результаты либо основные идеи выступающего, являются основополагающим фактором успеш­ности выступления.

Окно MS PowerPoint – это типовое окно приложения Microsoft Office, в котором представлен основной компонент презентации - слайд, представляющий собой прямоугольную область, на которой могут располагаться различные объекты, включая информацию о колонтитулах. В зависимости от того, какие объекты необходимо поместить на слайд, возможна различная разметка слайда. Все макеты характеризуются наличием определенного количества меток-заполнителей, т.е. полей с пунктирными границами, в которые размещаются различные объекты.

Каждый слайд может быть оформлен индивидуальным образом, либо ко всем слайдам презентации применяется единый стиль оформления. Операции по редактированию и форматированию объектов слайдов аналогичны стандартным операциям с объектами в пакете Microsoft Office.

Типичная презентация может включать комплект слайдов, подготовленных для показа, структуру презентации, раздаточные материалы, страницы заметок. Все перечисленное является формами представления презентации.

В Microsoft Office PowerPoint 2003 добавлены и обновлены мно­гие средства, позволяющие подготовить и продемонстрировать материалы различного плана. Так, например, в MS PowerPoint 2003 разработана усовершенствованная версия средства просмотра MS PowerPoint Viewer с высоким качеством отобра­жения данных, в том числе графики MS PowerPoint 2003, анима­ции и средств мультимедиа. Для MS PowerPoint Viewer не нужно выполнять отдельную установку. Файлы презентаций, которые упакованы средством упаковки для компакт-диска, по умолчанию дополняются данным средством просмотра. Из других новых средств можно отметить уже упоминавшееся средство упаковки презентаций для компакт-диска, усовершенствованные средства мультимедиа и рукописного ввода при показе слайдов, новые средства перехода при показе слайдов и др.

С использованием средств и возможностей MS PowerPoint можно подготовить:

• презентационные материалы с помощью различных мастеров, надстроек либо шаблонов;
• шаблоны для часто используемых тем презентаций;
• самостоятельную презентацию с использованием различных средств MS PowerPoint, позволяющих произвести разметку и форматирование слайдов, а также добавить объекты, подго­товленные в других приложениях MS Office (и не только) и настроить показ подготовленных материалов;
• фотоальбомы, которые включают в презентацию большое ко­личество рисунков без настройки параметров каждого из них и добавляются в фотоальбом с жесткого диска, цифровой или веб-камеры, со сканера;
• проекты, имеющие сложную структуру презентационных ма­териалов: скрытые слайды, произвольные презентации, управ­ляющие кнопки и т. д.;
• упакованные презентации для демонстрации на других ком­пьютерах;

· автоматизированные приложения по созданию и обработке презентаций с использованием VBA и макрокоманд, содер­жащих индивидуальные панели инструментов и меню.

2.4Система планирования дел и ведение переписки Microsoft Outlook

Люди уделяют работе с электронной почтой все больше времени. Microsoft Office Outlook^® 2003 претерпел существенные конструктивные изменения, нацеленные на повышение возможностей и увеличение гибкости управления электронным почтовым ящиком. Эти усовершенствования облегчают и в целом по-новому организуют упорядочивание, чтение и работу с все растущими объемами информации.
Microsoft Office Outlook 2003 представляет собой мощное и достаточно гибкое средство для организации поддержки ведения дел и переписки, в которое добавлены новые возможности интеграции с другими продуктами Microsoft, возможности общего доступа ко многим папкам, обеспечение различных цифровых подписей для каждой учетной записи электронной почты и т.д.

MS Outlook является сетевым приложением. Основная функция программы - организация электронных коммуникаций. Это позволяет наладить взаимодействие и обмен данными между различными людьми, подключенными к компьютерной сети и занятых совместной деятельностью.

Следует отметить, что в приложении Microsoft Office Outlook 2003 представлен новый формат файла личных папок - файл личных папок MS Outlook, который имеет расширение pst. Он обеспечивает большую вместимость хранилищ элементов и папок, а также многоязыковую поддержку данных "Юникод". Файл, который создан в формате файла личных папок Microsoft Outlook 2003, не может использоваться в более ранних версиях MS Outlook. Для создания файла данных, совместимого с преды­дущими версиями MS Outlook, следует использовать формат файла личных папок Microsoft Outlook 97—2002.

Интерфейс Microsoft Office Outlook 2003 также выполнен в стиле всех приложений пакета Microsoft Office. Однако, в силу своих многофункциональных возможностей, рабочая область окна Microsoft Office Outlook 2003 может иметь разное структурное и внешнее представление.

Приложение Microsoft Outlook 2003 представляет собой окно управления файлом личных папок, поэтому управление окном документа сводится к управлению приложением. Файл личных папок имеет довольно сложную структуру и состо­ит из следующих категорий: почта, календарь, контакты, задачи, дневник, заметки и др. В свою очередь каждая категория содер­жит собственные элементы .

Рабочая область MS Outlook разделена на три части: область переходов, область просмотра и область чтения.

Область переходов - столбец в левой части окна MS Outlook предоставляющий доступ ко всем категориям файла личных па­пок (почта, календарь, контакты и др.), средствам для совместно­го использования, а также к средствам настройки те­кущего представления и некоторым другим возможностям.

Область просмотра - часть рабочей области, которая распола­гается справа и предназначена для вывода на экран содержимого выбранной категории файла личных данных, т. е. элементов кате­гории (например, может быть отображен календарь, содержа­щий пометки на определенные дни).

Область чтения - часть рабочей области, которая располагается справа и предназначена для вывода на экран содержимого выбранного элемента в области просмотра. Кроме вывода содержимого элемента в области чтения, каждый элемент категории может быть создан и отредактирован в собственном окне – форме MS Outlook, которая зависит, прежде всего, от типа создаваемого решения (электронное сообщение, контакт, записка и т.д.).

MS Outlook дает возможность:

· организовать обмен электронными сообщениями, хранение и поиск нужных сообщений в специальных папках, которые могут располагаться на почтовом сервере или на жестком диске вашего компьютера;

· выводить сообщения на печать;

· создавать папки поиска, т. е. папки, содержащие представ­ления элементов электронной почты, отвечающих условиям поиска;

· передавать файлы и сопровождать их пояснительными запис­ками или сообщениями;

· вести электронный календарь: планировать дела и встречи, представлять нужные данные в более удобной форме - еже­дневника, понедельного или помесячного планировщика;

· создавать личную адресную книгу, в которой содержатся ад­реса, телефоны и другая информация;

· фиксировать в журнале документы MS Office, с которыми ра­ботали в порядке хронологии, что позволяет организовать бы­стрый поиск нужного документа;

· создавать заметки - краткие записи, которыми можно поль­зоваться в качестве напоминаний о ключевых идеях, вопросах и т. д.;

· настраивать внешний вид всех папок MS Outlook и работать с формами при подготовке сообщений, адресной книги, заметок и т. д.;

· автоматизировать многие действия в приложении MS Outlook с помощью макросов и VBA.

Очень удобное дополнение, которое присутствует фактически во всех почтовых клиентах. Правила позволяют сортировать письма, пересылать, удалять, отвечать и т.д. и всё это делать автоматически, даже без оповещения пользователя.

Наверное, любой, кто хотя бы раз запускал OutLook, замечал, что одновременно запускается этот «чат». Причиной тому его интегрированность в почтовый клиент. Не выходя из него, можно посылать мгновенные сообщения, заходить, выходить из чата и т.д.

Подготовка выходных данных с помощью конструктора

1. Установить на вкладку Отчеты. Нажать Новый. Выбрать необходимую таблицу и щелкнуть по соответствующей кнопке мастера.

2. Выбрать мастер создания табличного отчета.

3. Перенести необходимые в отчете поля таблицы в правый пустой список кнопками [>],[>>]. Нажать кнопку Далее.

4. Определить порядок сортировки по выбранным полям.

5. Установить тип отчета и его ориентацию (например, табличный, книжная).

6. Выбрать Продолжить разработку отчета и нажать Готово. Будет создан отчет.

Откроется окно конструктора

7. Скорректировать отчеты по усмотрению .

8. Сохранить.

ГЛАВА 1. Назначение приложений Microsoft Office 2003 и интерфейс электронного офиса.