Построение концепции сообщения

Следующий шаг после определения цели — выработка концеп­ции выступления. Она определяет его директивную линию, относи­тельно которой выстраивается все содержание. Существуют разные способы построения концепции: выписывание основных мыслей; гра­фическое расположение на листе всех вопросов, требующих своего освещения; перечисление и характеристика всех взглядов, которые тре­буется сопоставить; и т.д. Можно использовать любой из них. Важно получить конечный результат — ключевой тезис сообщения.

Ключевой тезис одной-двумя фразами раскрывает смысл выступ­ления, в нем заключен смысл презентации, он точно отражает ее со­держание, фокусирует внимание на предмете презентации, обеспечи­вает связность и логичность сообщения.

Например, для устройства на работу ключевым тезисом резюме будет: «Я — профессионал» или « Я соответствую вашим требованиям». Выступление, ставящее своей целью взглянуть на решение про­блемы с разных сторон, может быть заключено в тезисе: «Есть много способов снять шкуру с медведя».

Для выступления, направленного на знакомство с практическим применением чего-либо, ключевым тезисом может быть: «Минимум теории — максимум операций».

Наилучшим основанием формулирования главной идеи презента­ции является соблюдение адресности и понимание ценности информации для аудитории. Ориентация на наиболее значимые для нее стороны поможет интегрировать идеи в основную мысль.

Для того чтобы сформулировать удачный базовый тезис, необхо­димо определить степень ценности сообщения для слушателей, отве­тив на следующие вопросы:

Что наиболее значимо для аудитории? Что она ждет?

Что привлечет и удержит ее внимание?

Что сделает выступление понятным и запоминающимся для них?

Дополнительным подспорьем может быть предварительный ана­лиз аудитории, позволяющий более точно представить ее желания, интересы, подготовленность, потребности. В этом случае можно вос­пользоваться одним из двух способов, позволяющих ближе познако­миться со слушателями.

А. Демографический срез

1. Возрастные группы.

2. Пол.

3. Образование.

4. Род занятий.

5. Социальный, экономический, географический статусы.

6. Специальные интересы: профессиональные этнические, культур­ные.

Б. Прямые вопросы

Какие цели ставит аудитория?

Каковы их приоритеты?

Что они сочтут полезным?

Что им неинтересно?

Что им уже известно о предмете сообщения?

Что еще они долж­ны узнать?

Что им известно обо мне?

Каков профессиональный язык аудитории?

Какая информация и какие способы ее подачи привлекут внима­ние и будут максимально полезны?

Выбор структуры выступления

Любое выступление состоит из трех основных частей: введения, основной части и заключения. К ним можно добавить элемент вклю­чения, позволяющий привлечь внимание аудитории, пробудить в ней интерес к содержанию (рис. 4.2).

Основная часть сообщения включает в себя три элемента.

1. Центральная идея, которая одновременно является и основной темой сообщения. Она должна запомниться слушателям, даже если они

Подготовка эффективной презентации включает

Пять признаков Четыре компонента Три этапа

Сначала подготавливается основная часть Затем продумывается введение В последнюю очередь готовится заключение

донесения информации

Увлекательность

Содержательность

Запоминаемость

Активизация

Сбалансированность

Примечание. При формировании структуры работа

начинается с разработки основной части.

Рис. 4.2. Подготовка презентации

забудут все остальное. В некоторых случаях в презентации может при­сутствовать две, максимум три идеи, но их объединяющим звеном про­должает оставаться ключевой тезис. Существует «правило трех»: лю­бое крупное сообщение передает по крайней мере одну, иногда две и крайне редко более трех центральных идей.

2. Тезисы (основные мысли) — пункты, разделы, блоки аргумен­тов, которые подкрепляют в сознании слушателей центральную идею, позволяют ее осмыслить. Основные мысли второстепенны только по отношению к ней. Во всем остальном они выполняют функцию наибо­лее значимых частей сообщения, тезисы которых должны запомнить­ся аудитории. По этой причине количество основных мыслей в вы­ступлении не должно превышать пять—семь пунктов.

3. Поддерживающий материал — информация, идеи, примеры, применение, объяснение и поддержка ключевых пунктов. Среди средств поддержки чаще всего используются цитаты, примеры, анало­гия и статистика. Чтобы определиться, какие из них наилучшим обра­зом подкрепляют основные мысли, необходимо оценить их по следу­ющим критериям:

Цитаты:

• знакома ли слушателям цитируемая личность;

• авторитетна ли для слушателей цитируемая личность;

• доверяют ли слушатели цитируемой литературе и автору.

Примеры:

• понятен ли будет пример слушателям;

• четко ли он связан с основными мыслями;

• насколько конкретно иллюстрирует сказанное.

Аналогии:

• соответствует ли аналогия рассматриваемому предмету;

• понятна ли аналогия слушателям.

Статистика:

• актуальна и достоверна ли статистика для слушателей;

• насколько статистика информативна и понятна;

• прослеживает ли статистика взаимосвязь с теми идеями, для подтверждения которых она приводится.

После того как определены центральная идея, основные мысли и поддерживающие материалы, продумываются логические переходы, от одного тезиса к другому — характер организации и группировки ма­териалов. Это обеспечивает логическую поддержку сообщения.

Существуют разные схемы организации материала. Наиболее распространенные из них: хронологическая, тематическая, простран­ственная, логическая.

Хронологическая последовательность развивает выступление от одного момента времени к другому. Поэтому чаще всего используется для описания процессов, эволюции различных идей, последователь­ности применения чего-либо.

Тематическая последовательность подразделяет сообщение на несколько частей (тем). Чем естественнее это деление, тем легче для слушателя понять и запомнить то, что излагает выступающий.

Пространственная последовательность подразумевает использо­вание перспектив и взаимосвязей при расположении мыслей, идей, принципов. Такая организация материала обычно предполагает исполь­зование графических схем и таблиц, которые раздаются слушателям или выстраиваются самим выступающим по ходу сообщения. Группи­ровка материалов может использовать любые особенности простран­ства: горизонтальные и вертикальные перспективы (таблицы и схемы), циклическое и радиальное строение, пирамидальное и нанизывающее расположение (рис. 4.3).

а) б) в) г)

Рис. 4.3.Пространственная последовательность:

а) циклическая; б) радиальная; в) пирамидальная; г)

нанизывающая

Пространственная последовательность дает слушателям мысленно и наглядно представить себе то, о чем рассказывает выступающий.

Логическая последовательность использует для группировки ма­териала различные логические операции: аналогии, сравнение, причин­но-следственное соответствие, выделение существенного и т.д. Среди наиболее распространенных приемов выделяют причинно-следствен­ную схему и схему «проблема — решение». Использование причинно-следственной схемы возможно в двух вариантах: 1) отметить опреде­ленные действия и их результаты, которые являются их следствием; и 2) описать события, а затем движущие силы, которые их вызвали. Подход «проблема — решение» реализуется в контексте раскры­тия существа противоречия и предложений по его преодолению.

Подготовка структуры основной части создает целостное пред­ставление о том, что будет передавать сообщение, что в нем наиболее ценно и важно, что должно в первую очередь привлечь внимание слу­шателей. По этой причине она разрабатывается до введения и заклю­чения.

Когда структура основной части готова, создаются оптимальные условия для продумывания введения и заключения презентации, ко­торые обеспечат логическую взаимосвязь между поставленной целью и результатом выступления.

Введение и заключение

Цель введения — направить внимание аудитории в нужном для выступающего направлении. Это предъявляет к содержанию введения особые требования: необходимость включения слушателей в тему пре­зентации и раскрытие предмета выступления.

Среди приемов, включающих слушателей в тему презентации, можно использовать следующие:

• обращение к аудитории;

• пример;

поразительное заявление; история (миф);

цитирование известной личности; риторический вопрос; декларация;

определение;

• уместный юмор (анекдот, парадокс, жаргонизм).

Манера, в которой представляется начало презентации, сильно вли­яет на первое впечатление слушателей и определяет, насколько сосредо­точенно они будут воспринимать презентацию.

Далее обозначается тема (о чем пойдет речь) и проблема (выявление противоречий).

Цель заключения — возвращение к предмету презентации, обозначенному в ее начале, обеспечение логической завершенности презентации, в которой весь материал был сконцентрирован вокруг цент­ральной идеи. Грамотно выстроенное заключение показывает слушателям, что тема полностью раскрыта. С этой целью можно ис­пользовать один из приемов:

• предложение решения проблемы;

• побуждение к достижению целей;

• обозначение перспектив в случае принятия авторской позиции;

• резюмирование сказанного (подытоживание ключевых пунк­тов);

• выводы.

Приведем примеры структуры двух выступлений, имеющих раз­ные цели: информирование и убеждение.

Для информативной презентации наиболее выигрышным вариантом является упорядоченное изложение мыслей. Это позволяет установить четкую взаимосвязь между различными мыслями и темами, объединенными общей целью презентации. Кроме того, такая структура помогает следить за ходом рассуждений выступающего.

Введение

1. Краткая история (предмета, проблемы, идеи, подхода и т.д.),

2. Нарастание противоречия, рассогласования, потребности в изменении.

3. Формулирование центральной идеи.

Основная часть

1. Основная мысль (тезис 1) с конкретным развертыванием держания.

2. Основная мысль (тезис 2) с конкретным развертыванием со­держания.

3. Основная мысль (тезис 3) с конкретным развертыванием со­держания.

Заключение

1. Резюмирование (краткое изложение выводов по основной ча­сти).

2. Обозначение ценности (важности и перспективности) сказан­ного для слушателей.

Если информативная презентация отличается конкретностью и од­нозначностью, то выступление, ставящее своей целью убеждение ауди­тории, — задача более сложная. По этой причине разработка структуры убеждающей презентации должна исходить из следующего важного ус­ловия — чем в большей степени мысли убеждающего человека соответ­ствуют образу мыслей слушающих, тем большая вероятность убежде­ния. Этому принципу максимально соответствует способ организации выступления, построенный на анализе мыслительного процесса, т.е. рас­положение мыслей в порядке, которому люди следуют обычно при ре­шении проблемы.

1. Захват внимания аудитории.

2. Обозначение проблемы (существующего противоречия, рассо­гласования, потребности). С этой целью могут использоваться приме­ры, иллюстрирующие серьезность проблемы, важность для каждого

слушающего.

3. Описание препятствий, стоящих в настоящее время на пути решения проблемы (задачи, требующие своего разрешения).

4. Вариант (способ) решения проблемы.

5. Конкретизация результатов, если этот способ будет использо­ван (для каждой из задач). Четкое установление взаимосвязи между действиями и результатами, которые приведут к преодолению препят­ствия и решению задачи.

6. Наглядность результатов. С помощью примеров, графических и аудиовизуальных средств подтверждается эффективность предло­женного решения. Убедительности результатам придает их подача та­ким образом, как будто решение уже принято, или описание будущего при условии, что решение проблемы не принято.

7. Обратная связь (мнение аудитории о предложенном решении). Запрос к аудитории должен быть кратким, конкретным и однозначно понимаемым. Он должен сфокусировать мысли слушателей на клю­чевой идее сообщения.

Пройдя за выступающим этап за этапом, аудитория будет готова принять мнение и позицию выступающего.