Структура текста пояснительной записки
Текст пояснительной записки (ПЗ) разделяют на разделы, подразделы, пункты. Пункты, при необходимости, могут быть разделены на подпункты.
Каждый раздел ПЗ рекомендуется начинать с нового листа (страницы). Разделы должны иметь порядковые номера в пределах ПЗ, обозначенные арабскими цифрами и записанные с абзацного отступа. Подразделы и пункты должны иметь нумерацию в пределах каждого раздела или подраздела, подпункты - в пределах пункта. Отдельные разделы могут не иметь подразделов и состоят непосредственно из пунктов.
Если раздел или подраздел состоит из одного пункта, этот пункт также нумеруется.
Точка в конце номеров разделов, подразделов, пунктов, подпунктов не ставится.
Внутри пунктов или подпунктов могут быть приведены перечисления. Перед каждой позицией перечисления следует ставить дефис, или, при необходимости ссылки в тексте ТД на одно из перечислений, строчную букву, после которой ставится скобка. Для дальнейшей детализации перечислений необходимо использовать арабские цифры, после которых ставится скобка, а запись производится с абзацного отступа, как показано в приложении 4. Каждый пункт, подпункт и перечисление записывают с абзацного отступа.
Заголовки
Разделы, подразделы должны иметь заголовки. Пункты, как правило, заголовков не имеют. Заголовки должны четко и кратко отражать содержание разделов, подразделов, пунктов. Заголовки следует выполнять с абзацного отступа с прописной буквы без точки в конце, не подчеркивая. В начале заголовка помещают номер соответствующего раздела, подраздела, пункта. Переносы слов в заголовках не допускаются. Если заголовок состоит из двух предложений, их разделяют точкой.
Расстояние между заголовком и текстом должно быть равно удвоенному междустрочному расстоянию; между заголовками раздела и подраздела - одному междустрочному расстоянию.
| Заголовок 1 (первый уровень) | · отступ 0,75; · шрифт Arial Cyr,14пт, прописной; · полужирный; · выравнивание влево; · интервал перед 24 пт, после 14 пт; · не отрывать от следующего абзаца; · без переноса слов. |
| Заголовок 2 (второй уровень) | · отступ 0,75; · шрифт Arial, 14 пт; строчный; · полужирный; · выравнивание влево; · интервал перед 14 пт, после 14 пт; · не отрывать от следующего абзаца; · без переноса слов. |
| Заголовок 3 (третий уровень) | · отступ 0,75; · шрифт Arial, 14 пт; строчный; · нормальный; · выравнивание влево; · интервал перед 14 пт, после – нет; · не отрывать от следующего абзаца; · без переноса слов. |
| Примечание. Если заголовок начинается с новой страницы, то интервал перед ним не ставится. |
Пример оформления заголовков и подзаголовков в тексте
1 КОНСТРУКЦИОННЫЕ ИЗДЕЛИЯ (Номер и заголовок первого раздела)
1.1 Плиты (Номер единственного пункта первого раздела)
2 МЕТОДЫ ИСПЫТАНИЙ (Номер и заголовок второго раздела)
2.1 Материалы и реактивы (Номер и заголовок первого
подраздела второго раздела)
2.1.1 Нумерация пунктов
2.1.2 первого подраздела
2.1.3 второго раздела
2.1.3.1 Нумерация подпунктов третьего пункта
2.1.3.2; первого подраздела второго раздела
2.2 Методика испытаний (Номер и заголовок второго
… подраздела второго раздела)
и т.д.
Примеры оформления текста пояснительной записки
Пример 1
Провести испытания пяти труб, каждая длиной 5 м. Отобрать 15 труб для испытаний на давление.
Пример 2
От 1 до 5 мм. От 10 до 100 кг. От 10 до минус 40 °С.
Пример 3
Массовая доля углекислого натрия в технической кальцинированной соде должна быть не менее 99,4 %.
Пример оформления списка:
а)_____________________________;
б) ___________________________________________________ :
1) ___________________________________________________
_________________________________________________________;
2) __________________________________________________;
в) _________________________________________________.
Оформление таблиц
Если ПЗ содержит таблицы, то на все таблицы должны быть ссылки в тексте ПЗ. Таблицу следует располагать в ПЗ непосредственно после абзаца, где она упоминается впервые, или на следующем листе (странице).
Таблица имеет нумерационный заголовок и тематический заголовок, определяющий ее тему и содержание (без знака препинания в конце). Таблицы должны нумероваться в пределах раздела (приложения) арабскими цифрами. Номер таблицы должен состоять из номера раздела и порядкового номера таблицы, разделённых точкой, например: «Таблица 1.2». Оформление таблиц рекомендуется выполнять в соответствии с п.1.11 прил. 1 стандарта ДВГУПС СТ 04-03.
Размер шрифта для набора таблицы – 14 кегль.
Допускается размер шрифта таблиц – 12 кегль. Ширина таблицы должна соответствовать ширине текстового блока издания.
Таблицы должны быть отпечатаны в тексте после абзацев, содержащих ссылку на них. Таблица имеет нумерационный заголовок и тематический заголовок, определяющий ее тему и содержание (без знака препинания в конце).
Если в тексте одна таблица, нумерационный заголовок не пишется. Тематический заголовок не пишется в таблице вспомогательного характера, лишенной самостоятельного значения.
Основные требования к тематическому заголовку — точность, соответствие назначению, содержание таблицы, выразительность и краткость.
Над продолжающейся таблицей пишется нумерационный заголовок «Продолжение табл.1.1», если она не закончена, или «Окончание табл.1.1», если закончена.
Текст таблицы не должен выходить за линии, ограничивающие графы. Числа в таблице, имеющие больше четырех цифр, должны делиться на классы по 3 цифры, интервалом в один пробел (исключение: номера и даты).
Таблицы должны быть закрыты с боков и внизу. Графу «№ п/п» давать только тогда, когда есть ссылки на эту нумерацию.
Заголовки граф ставят в именительном падеже единственного или множественного числа без произвольного сокращения слов (в массовой и популярной литературе допустимы общепринятые сокращения, а в специальной – распространенные специальные).
Множественное число ставят только тогда, когда среди текстовых показателей графы есть такие, которые поставлены во множественном числе, или когда в единственном числе заголовок передает не то значение, которое нужно, или когда слово в единственном числе не употребляется. В остальных случаях употребляют форму единственного числа.
| Рекомендуется: | Не рекомендуется: | |||||
| Область | Год | Машины | Области | Годы | Машина | |
| Воронежская | Металлорежущие станки | Воронежская | Металлорежущие станки | |||
| Тульская | Сварочный автомат | Тульская | Сварочный автомат |
В одноярусной головке все заголовки пишутся с прописной буквы.
В двух- и многоярусной головке заголовки верхнего яруса пишутся с прописной буквы, а заголовки последующих ярусов – с прописной, если они грамматически не подчинены стоящему над ними заголовку верхнего яруса, и со строчной, если грамматически подчинены стоящему над ними заголовку.
Примечания и сноски по содержанию таблицы необходимо печатать только под таблицей.
Если примечание состоит из одного пункта, то перед его текстом пишется слово «Примечание» с точкой. Текст начинается с прописной буквы. Если же в нем имеется несколько пунктов, то слово «Примечание» ставится во множественном числе и отделяется от текста двоеточием. Затем следует нумерация пунктов арабскими или римскими цифрами с точкой.
Внутритабличные примечания (в графе) допустимы, если присутствуют в большинстве строк таблицы и невелики по объему.
Сноски обозначаются звездочкой
Ссылка должна органически входить в текст, а не выделяться в самостоятельную фразу, повторяющую тематический заголовок таблицы. Ссылаться на таблицу нужно в таком месте текста, где формулируется положение, дополняемое, подтверждаемое или иллюстрируемое таблицей.