Языковые формулы деловых писем

Предлагаемые вам варианты являются наиболее распространенными началами стандартного служебного письма.

Если автор — юридическое лицо, то действия передаются:— от третьего лица единственного числа. Например: «ОАО «Прогресс» не возражает...», «Кооператив «Поиск» гарантирует...», «Совместное российско-aнглийское предприятие «Рэнк ксерокс» предлагает…»;

— от третьего лица множественного числа. Например: «Дирекция и профсоюзный комитет ОАО

«Прогресс» убедительно просят...»;

— от первого лица множественного числа. Например: «Просим...», «Сообщаем...», «Подтверждаем...».

Если автор — физическое лицо, то действия передаются:

— от первого лица единственного числа. Например: «Прошу...», «Ставлю Вас в известность…»

«Довожу до Вашего сведения...»;

— от первого лица множественного числа. Например: «Поздравляем...», «Поддерживаем..»

«Одобряем...», «Мы получили Вашу телеграмму...».

Модели выражений, объясняющих мотивы

«В порядке оказания технической помощи...».

«В связи с тяжелым положением...».

«В связи с проведением совместных работ по...».

«В связи с уточнением плана совместных действий...».

«Ввиду срочности заказа...».

«В соответствии с предварительной договоренностью…».

«В соответствии с письмом заказчика...».

«В соответствии с протоколом от...».

«Согласно Вашей просьбе...».

«Согласно постановлению министерства от...».

«В целях усиления охраны государственного имущества..»

«В связи с возникшей необходимостью...».

«В связи с переходом на новую технологию производства...».

«В связи с требованием банка...».

«В ответ на Вашу просьбу...».

Просьба

Варианты реализации (Прошу; просим):

«... Вас проверить ход выполнения заказа...»,

«... выслать более подробную информацию по данному вопросу»,

«... включить в план изданий...», «... принять меры...»,

«сообщить данные о производительности...», «.. направить нам каталоги...», « подтвердить по телефону получение...».

Отправка документов или материальных ценностей

Варианты реализации (Высыпаем; направляем): «... комплект чертежей сборки машин...»,

«запрошенные Вами протоколы испытаний...», «дополнительные технические данные...», «подписанный с нашей стороны договор...», отдельным пакетом образцы...»,» интересующую Вас документацию заказной бандеролью...».

Модели синтаксической конструкции

(Сблагодарностью подтверждаем...». «ОАО «Прогресс» подтверждает...».

«Напоминаем, что...».

«Напоминаем Вам, что...».

«Несмотря на неоднократные напоминания...».

«Сообщаем, что...».

«Ставим Вас в известность, что...».

«Доводим до Вашего сведения, что...».

«Извещаем, что...».

«Оплату...».

«Качество изделий...».

«Сроки выполнения работ...».

«Соответствие требованиям...».

Подтверждение

Варианты реализации (Подтверждаем): «... получение спецификаций на...», «... Ваши условия поставки оборудования...», «... получение Вашего письма от...», «... получение Вашего заказа и приступаем к его вы­полнению...»,

«... свой запрос о проекте гаража...», «... условия поставки оборудования...».

Напоминание

Варианты реализации : (Напоминаем Вам, что…):

«... по плану совместных работ Вы должны...»,

«... в соответствии с ... Вы должны...»,

«.. .Ваша задолженность по оплате... составляет...»,

«... срок представления рукописи истекает...»,

«.. .Ваше объединение до сих пор не представило...»,

«... мы до сих пор не получили...».

Извещение

Варианты реализации (Извещаем Вас, ставим Вас в известность, что):

«... к сожалению, не можем Вам выслать...»,

«... запрошенные Вами копии счетов будут высланы в ближайшее время...»,

. задержка в отгрузке ... произошла ввиду...»,

«... руководство предприятия приняло решение...»,

«... Ваше предложение принято...»,

«... Вашей организации выделено 100 тыс. руб. для...»,

«... срок оплаты... истекает...»,

«... перечисленная Вами сумма получена...»,

«... семинар ... состоится ... в...».

Гарантия

«... гарантируем...»,

«ОАО «Прогресс» гарантирует...»,

«... качество продукции...»,

«... возврат оборудования в указанный срок...»,

«... исправность оборудования...».

Предложение

«Мы можем предложить Вам...»,

«Предлагаем Вам... автоматическую систему управления в счет взаимных поставок на...»,

«... приобрести ... на взаимовыгодных условиях...»,

«Мы можем рекомендовать Вам... подрядчика, который гарантирует выполнение указанной работы в период с ... по…»

Приглашение

Модель синтаксической конструкции: Приглашаем...».

Варианты реализации:

. представителя Вашего предприятия посетить...»,

«... Вас принять участие в обсуждении проекта...»,

«... Просим принять участие...», «в качестве оппонента в обсуждении...», «в обсуждении проблемы...»,

«... Всесоюзная торговая палата...», «приглашает Вас на официальное открытие выставки...»,

«... приглашают Вас на торжественное заседание, посвящённое 40-летию завода».

Отклонение предложения (проекта)

«Ваше предложение отклонено по следующим причинам...».

«Присланный Вами проект титульного списка по объектам строительства на сумму ... нами не может быть утвержден по следующим причинам:

1. ...

2. ...».

«Считаем нужным сообщить Вам, что одной из основных причин нашего отказа является...».

«К сожалению, присланные Вами чертежи не отвечаютi современным техническим требованиям».

«Предлагаемые Вами сроки строительства нас не устраивают...».

«Ваше предложение не получило поддержки».

«В ответ на Ваш запрос от ... сообщаем, что, к сожалению, не можем выслать Вам предложение на поставку товаров этой марки».

«Принять Вас на работу в настоящее время не представляется возможным из-за отсутствия вакантных мест».

Интерпретация собственной позиции

« Учитывая изложенное выше, объединение «Прогресс» в ближайшие два года не сможет выполнить...».

Мы удовлетворены качеством изделий и готовы заключить с Вами договор».

«К сожалению, должны сообщить Вам, что наше пред­приятие...».

«Мы не можем поставить Вам...».

«Мы не принимаем на себя обязательства...».

« Мы не несем ответственности за ... и просим Вас принять срочные меры относительно...».

«Нac интересует...».

Интерпретация действий другой стороны

«Совершенно необъяснимо, почему Ваша фирма задерживает высылку заказа».

«Данные Вами обещания не выполняются...».

«Сообщаем Вам, что у нас нет Вашего подтверждения (мы еще не имеем...)».

«К сожалению, мы вынуждены сообщить Вам о неточном оформлении Вами железнодорожных накладных».

«Такая задержка может привести...».

Заключительные слова

«Убедительно просим Вас не задерживать ответ».

«Просим извинить нас за задержку с ответом (за допущенную ошибку)».

«Надеемся, что наша просьба будет исполнена».

«Просим выслать ответ незамедлительно».

«С интересом ожидаем Ваших новых заказов и дальнейших сообщений».

«Мы уверены, что исполнение нашего заказа находится под Вашим постоянным наблюдением, и будем благодарны Вам, если Вы изыщете возможность начать поставку уже в …».

«Благодарим за оказанную помощь».

«Благодарим за быстрый ответ».

«Ваше предложение принято с благодарностью».

«Мы разделяем Ваше удовлетворение по случаю успеш­ного испытания на Вашем предприятии опытной партии грузоподъемников».

«Выражаем признательность за Вашу готовность оказать помощь...».

«Все Ваши замечания очень ценные. Еще раз благодарим за оказанную помощь...».

«Со своей стороны, мы готовы уже с января 2012 годи один из цехов полностью переоснастить».

«Мы сделаем все от нас зависящее...».

«Наше решение сообщим в ближайшее время».

«Просим Вас вернуться к этому вопросу в...».

«Результаты рассмотрения Вашего предложения сообщим дополнительно».

«По получении заключения завода ответ на Ваш запрос будет выслан незамедлительно».

«По получении ответа от нашего заказчика мы поставим Вас в известность».

Начало письма не должно повторять того, что будет сказано в теме письма, и должно «вводить» адресата в проблему, поставленную в письме.