Создание элемента автотекста
1. Выделяется текст или рисунок, который нужно сделать элементом автотекста (если нужно учитывать форматирование абзаца, то фрагмент выделяется вместе с меткой конца абзаца);
2. Вставка – Автотекст – Создать, или вызвать панель инструментов Автотекст – щелчок левой кнопкой мыши по кнопке Создать, или Сервис – Параметры автозамены – Автотекст, или использовать комбинацию клавиш ALT-F3;
3. Дать имя элементу автотекста. Имя может совпадать с выделенным фрагментом (полностью или частично: например, в качестве имени могут использоваться первые несколько букв фрагмента), а может и не совпадать. Например, тексту «Балтийский государственный технический университет ВОЕНМЕХ» можно дать имя, допустим, универ или ун (от слова университет). Словосочетанию MICROSOFT WORD можно дать имя, например, ворд или мв – в этом случае не придется переходить на латинский регистр. При этом следует учитывать, что если имя элемента автотекста состоит более чем из трех букв, при его последующем наборе будет всплывать подсказка с текстом, зашифрованным данным именем. Таким образом, в первом варианте имени (универ, ворд) подсказка будет, во втором (ун, мв) – нет. Разумными следует считать имена, состоящие из первых четырех – пяти символов зашифрованного фрагмента – при их вводе WORD напомнит пользователю о содержимом элемента автотекста.
Применение (вставка) элемента автотекста
Набираем в нужном месте имя элемента автотекста и нажимаем клавишу F3. При наличии всплывающей подсказки (если имя состояло более чем из трех символов) достаточно подтвердить вставку элемента автотекста нажатием ENTER.
Автозамена
Автозамена используется, как правило, для автоматического исправления опечаток и ошибок. В отличие от автотекста, вставка которого инициируется пользователем (нажатием F3 или ENTER при наличии подсказки), автозамена срабатывает автоматически.
Добавление элемента в список автозамены
1. Сервис - Параметры автозамены – Автозамена или Вставка – Автотекст – Автозамена;
2. вкладка Автозамена – Заменять при вводе;
3. набрать, что заменять (например, до свидание) и на что заменять (До свидания);
4. Добавить – OK.
На вкладке Автозамена видно, что автозамена позволяет также делать первые буквы предложений прописными, заменять две прописные буквы в начале слова на одну, устранять последствия случайного нажатия клавиши CAPSLOCK и т.д. В большинстве случаев это удобно – можно, в частности, не ставить заглавную букву в начале предложения: WORD справится с этим самостоятельно. Однако иногда это приводит к неудобствам: например, при использовании сокращения лаб. работа редактор заменит букву р на заглавную (получится лаб. Работа) Чтобы редактор при использовании сокращений автоматически не заменял первые буквы следующих после точки слов прописной буквой, нужно внести используемые сокращения в список исключений; вкладка Автозамена – Исключения – Первая буква – ввести сокращение в поле «Не заменять прописной буквой после».
Табуляция
Табуляция используется для набора текста в несколько столбцов, а также для быстрого прочерчивания горизонтальных линий определенной длины (при создании, например, разного рода бланков). При нажатии на клавишу TAB текстовый курсор перемещается к ближайшей справа позиции табуляции. В режиме просмотра непечатаемых символов нажатию на клавишу TAB соответствует стрелка, причем длина этой стрелки зависит от расстояния до ближайшей позиции табуляции. Позиции табуляции могут быть двух видов: установленные по умолчанию (в дальнейшем будем называть их стандартными табуляторами) и установленные пользователем (будем называть их пользовательскими табуляторами).
Табуляция по умолчанию
Стандартные табуляторы отображаются в виде едва заметных рисок непосредственно под горизонтальной КЛ. Расстояние между ними соответствует выставленному в поле По умолчанию диалогового окна Формат – Табуляция. Обычно это 1,25 или 1,27 см, но это расстояние, безусловно, можно изменить.
Тип выравнивания для стандартных табуляторов - по левому краю, заполнитель отсутствует, причем эти настройки изменить нельзя.
Пользовательская табуляция
Пользователь может для каждого абзаца устанавливать свои собственные пользовательские табуляторы, причем расстояния между соседними табуляторами такого типа могут быть произвольными и различными для каждой пары. Необходимо учитывать, что пользовательские табуляторы уничтожают слева от себя все стандартные табуляторы. В отличие от последних, пользовательские табуляторы характеризуются не только местоположением, но и такими параметрами, как тип выравнивания и вид заполнителя. Тип выравнивания может быть по левому или по правому краю, по центру, по десятичному разделителю (для выравнивания разрядов чисел) и с чертой (для прочерчивания вертикальных линий по позициям табуляции). Заполнитель представляет собой символ, который заносится во все позиции левее табулятора при нажатии на клавишу TAB и образует горизонтальную сплошную, пунктирную или точечную линию. По умолчанию заполнитель отсутствует.
Пользовательские табуляторы без заполнителя удобнее всего устанавливать с помощью КЛ. В левой части КЛ находится кнопка, с помощью которой можно выбрать тип выравнивания для пользовательских табуляторов (└ - по левому краю, ┘ -поправому краю,^ - по центру, ^• -по десятичному разделителю,│- с чертой), а также установить маркер отступа первой строки абзаца и маркер «выступ». Для установки пользовательских табуляторов с помощью Щ по кнопке выбирают нужный табулятор, далее делают Щ по тому месту КЛ, где его надо установить.
Все пользовательские табуляторы относятся к параметрам форматирования абзаца и наследуются при переходе к новому абзацу. Следует заметить, что табуляторы не мешают набору текста, так как «срабатывают» только при нажатии на клавишу TAB, однако ненужные в данном абзаце табуляторы лучше удалить.
Пользовательские табуляторы легче всего удалить перетаскиванием за пределы КЛ. Для быстрого удаления всех пользовательских табуляторов используют пункт меню Формат-Табуляция – Удалить все.
Пользовательскую табуляцию часто используют для прочерчивания горизонтальных линий, применяя один из следующих способов:
· Формат -Табуляция - в поле Позиции табуляции набираем расстояние до первого табулятора, выбираем тип выравнивания и вид заполнителя – нажимаем кнопку Установить, в поле Позиции табуляции набираем местоположение следующего табулятора, для него также указываем тип выравнивания и вид заполнителя – нажимаем Установить и так далее для всех табуляторов – ОК.
· Устанавливаем табуляторы с помощью КЛ. Перед каждым нажатием на клавишу ТAB с помощью ПИ Форматирование устанавливаем подчеркивание символов (тогда нажатие TAB приводит к появлению горизонтальной линии), затем отказываемся от подчеркивания. Нужный вид подчеркивания можно предварительно установить с помощью меню Формат – Шрифт.
Списки
Списки используются для оформления фрагментов текста, содержащих перечисления. Различают маркированные, нумерованные и многоуровневые списки. Для создания списков можно поступить одним из двух способов:
1. формировать список в процессе набора текста (тогда надо отказаться от списка при его завершении)
2. сформировать список после завершения набора текста: выделить группу абзацев и применить к ним «списковое » оформление.
В любом случае каждый новый элемент списка образуется из очередного абзаца.
Маркированные списки
Для формирования маркированного списка в процессе набора текста воспользуемся меню Формат – Список – Маркированный – выберем вид маркера из предложенных вариантов – ОК – в тексте появляется маркер. Набираем абзац, нажимаем ENTER – на новой строке появляется следующий маркер и т.д. Для завершения списка можно выбрать один из следующих вариантов: а) дважды нажать ENTER; б) ENTER, BACKSPACE; в) Формат – Список – нет; г) Отжать кнопку Маркеры на ПИ Форматирование.
Следует отметить, что после завершения списка новый абзац не наследует параметры форматирования абзаца, предшествующего списку.
Для формирования маркированного списка после набора текста выделим группу абзацев, которые станут пунктами будущего списка, и воспользуемся меню Формат – Список – Маркированный – выберем вид маркера - ОК.
Для создания оригинальных маркеров в маркированном списке поступим следующим образом: Формат – Список – Маркированный – выбираем любой вид маркера из предложенных вариантов – кнопка Изменить – Шрифт (выбираем гарнитуру, размер, при необходимости начертание, цвет будущего маркера, вид и цвет подчеркивания) – ОК – Знак (выбираем символ для маркера) или Рисунок (выбираем эскиз маркера) – ОК. В этом же диалоговом окне можно задать местоположение маркера(отступ первой строки элемента списка) и положение текста для элемента списка: расстояние между маркером и началом текста и отступ слева для элемента списка.
Наиболее интересные варианты маркеров можно выбрать среди символов шрифтов Windings и Webdings.
Нумерованные списки.
Нумерованные списки во многом аналогичны маркированным. Достоинства: автоматическая перенумерация при удалении или добавлении элемента.
Особенности:
· после отказа от нумерованного списка и набора нескольких абзацев можно возобновить список с продолжением нумерации. Для этого при возобновлении списка устанавливаем в диалоговом окне Список переключатель в положение Продолжить;
· вариант нумерации можно изменить: Щ по кнопке Изменить - в поле Формат номера можно ввести текст, предшествующий номеру (например, Задача, Пример, и т.д.) – в поле «Начать с» выбрать начальный номер и при необходимости поставить точку.
Многоуровневые списки
Для создания многоуровневого списка выполняют Формат – Список – Многоуровневый. Для таких списков изменение уровня делается двумя способами:
1. клавишами TAB (понизить уровень) и SHIFT- TAB (повысить уровень);
2. кнопками Увеличить отступ и Уменьшить отступ на ПИ Форматирование.
Элементы списка можно сортировать. Для этого необходимовыделить список – Таблица - Сортировка – выбрать вариант сортировки (по возрастанию или убыванию).
Лекция 4. ТАБЛИЦЫ
Таблицы состоят из ячеек, образующих строки и столбцы. В ячейки можно вводить текст, числа, формулы, рисунки, а также вложенные таблицы. В каждую ячейку можно поместить несколько абзацев, причем в процессе ввода текста высота ячейки автоматически увеличивается.
Назначение таблиц
В WORD таблицы используются:
· Для размещения содержимого фрагмента документа по строкам и столбцам;
· Для создания форм и бланков, разделенных на графы;
· Для простых вычислений: в таблице WORD с помощью формул можно создавать несложное подобие электронных таблиц пакета EXCEL;
· Для построения диаграмм.
Создание таблиц
Два способа:
1. Для создания таблиц простой структуры Таблица – Вставить – Таблица;
2. Для сложных – «прорисовка» вручную с помощью ПИ Таблицы и Границы.
В режиме просмотра непечатаемых символов можно увидеть символы ячейки, символы конца строки, маркер перемещения таблицы (в левом верхнем углу), маркер изменения размеров таблицы (в правом нижнем углу).
Перемещение по таблице
| Переход к следующей ячейке | TAB или Щ по нужной ячейке |
| Переход к предыдущей ячейке | SHIFT-TAB |
| Переход к первой ячейке текущей строки | ALT-HOME |
| Переход к последней ячейке текущей строки | ALT-END |
Выделение элементов таблиц
1. Ячейки – подвести УМ к левой границе ячейки до появления небольшой наклоненной черной стрелки + Щ;
2. Строки:
a) подвести УМ к левой границе любой ячейки в этой строке до появления черной стрелки +2 Щ;
b) подвести УМ к левой границе строки до появления белой наклонной стрелки + Щ;
3. Столбца – подвести УМ к верхней границе столбца до появления черной стрелки + Щ;
4. Группы смежных ячеек:
a) «закрасить » нужные ячейки;
b) встать в левую верхнюю ячейку блока и, удерживая клавишу SHIFT, сделать Щ по правой нижней ячейке блока;
5. Группы несмежных ячеек: выделять нужные ячейки с нажатой клавишей CTRL;
6. Всей таблицы – Щ по маркеру перемещения таблицы.
Изменение структуры таблицы
Добавление строки в конец таблицы – встать в последнюю ячейку последней строки и нажать клавишу TAB.
Вставка строк или столбцов:
· Таблица – Вставить – Строки (выше, ниже) или Столбцы (слева, справа);
· Использовать контекстное меню (КМ), которое появляется при нажатии на правую клавишу мыши – Добавить строки;
Удаление строк, столбцов или таблицы:
1. выделить строку, столбец или таблицу;
2. Таблица – Удалить – Строки или Столбцы или Таблица или КМ – Удалить.
Внимание: нажатие на клавишу DEL удаляет не строки, столбцы или таблицу, а их содержимое!
Объединение ячеек – выделить ячейки, затем
· Таблица - Объединить ячейки;
· КМ - Объединить ячейки;
· Кнопка Объединить ячейки на ПИ Таблицы и Границы.
Разбиение ячеек – аналогично предыдущему пункту, только Разбить ячейки.
Изменение ширины столбцов:
1. С помощью координатной линейки, перетаскивая маркер столбца (он отображается на КЛ в виде сеточки):
a) без дополнительных клавиш – ширина соседних столбцов не меняется, поэтому происходит изменение ширины таблицы;
b) с клавишей SHIFT - ширина таблицы не меняется;
c) с клавишей ALT - на линейке будут показаны численные значения ширины столбцов;
2. Перетаскивание границ таблицы (причем клавиша SHIFT действует наоборот):
a) без дополнительных клавиш – ширина таблицы не меняется;
b) с клавишей SHIFT - ширина соседних столбцов не меняется, поэтому происходит изменение ширины таблицы;
c) с клавишей ALT - на линейке будут показаны численные значения ширины столбцов;
3. С использованием меню (этот способ позволяет задавать точные значения ширины столбцов): Таблица – Свойства таблицы – Столбец – ввести ширину столбца в сантиметрах.
Изменение высоты строк.Делается способами, аналогичными вышерассмотренным для ширины столбцов с учетом замены «столбец» на «строка», «ширина» на «высота».
Выравнивание ширины столбцов (высоты строк): выделить столбцы или строки, затем
· КМ - Выровнять ширину столбцов (высоту строк);
· с помощью аналогичных кнопок на ПИ Таблицы и Границы;
· Таблица – Автоподбор - Выровнять ширину столбцов (высоту строк).
Перестановка строк таблицы:
1. Установить ТК в перемещаемую строку;
2. Комбинация клавиш ALT – SHIFT - ↑ или ALT – SHIFT - ↓.
Установка полей ячеек.Поля ячеек – часть пространства ячеек, недоступная для набора текста (по умолчанию верхнее и нижнее поля равны нулю). Изменить поля: КМ (или Таблица) – Свойства таблицы – вкладка Таблица – кнопка Параметры установить значения полей в списках верхнее, нижнее, левое, правое.