Первичные настройки текстового процессора Microsoft Word

Первичные настройки текстового процессора Microsoft Word

Цель работы: научиться настраивать параметры документа Word.

Интерфейс пользователя

Для ввода текста и выполнения операций обработки документа используется клавиатура и мышь. Пользовательский интерфейс представлен основным экраном (см. рис. 1), который содержит: раскрывающееся меню, включающее подменю и пункты меню (команды). Выбор любого пункта меню приводит к выполнению определенных действий; панели инструментов, содержащие кнопки, которым соответствуют команды меню; дополнительные элементы (линейки, полосы прокрутки, строка состояния, указатели режимов работы и др.), облегчающие работу с документом.

Рисунок 1 – Основной экран Microsoft Word

В таблице 1 приведены элементы статусной строки и описано их назначение.

Таблица 1– Элементы строки состояния Microsoft Word

Элемент	Назначение
Стр(№)	Текущий номер страницы документа
Разд (№)	Номер раздела текущей страницы документа
Номер1/Номер2	Номер1 – текущая страница, Номер2 – количество страниц в документе
На	Положение курсора от верха страницы
Ст	Номер строки текста, где расположен курсор
Кол	Номер колонки, где расположен курсор
ЗАП	Использование режима записи макроса
ИСПР	Использование режима записи исправлений
ВДЛ	Использование режима выделения
	Состояние проверки правописания. Если ошибок не найдено, появляется значок проверки , иначе – знак
	Индикатор режима фонового сохранения
	Индикатор режима фоновой печати

Задание №1

Запустите текстовый процессор командой Пуск→Программы→Microsoft Word.

Новый документ Microsoft Word создается с помощью команды меню ФайлàСоздать, с указанием шаблона. При нажатии на кнопку создается документ на основе шаблона Новый документ.

Печатная страница документа

Для печати текстовых документов задается формат печатной страницы с помощью команды меню ФайлàПараметры страницы. Эта команда выводит диалоговое окно Параметры страницы, содержащее вкладки:

· Поля – устанавливается размер полей печатной страницы, тип полей (обычные или зеркальные – для брошюрованного текста); отступы колонтитулов сверху и снизу печатной страницы;

· Размер бумаги – задается формат и ориентация печатной страницы (книжная, альбомная);

· Источник бумаги – указывается способ подачи бумаги для первой и последующих печатных страниц;

· Макет – указывается отличие колонтитулов для четных и нечетных страниц, первой страницы документа, способ выравнивания абзацев текста (по верхнему краю, по центру, по высоте).

Текстовый документ состоит из разделов, число которых не ограничено. Новый документ содержит только один раздел. В документе раздел создается, если изменяются: 1) размеры печатной страницы; 2) ориентация печатной страницы; 3) размеры полей или отступы колонтитулов; 4) количество колонок текста на странице; 5) содержание колонтитулов печатных страниц; 6) нумерация страниц.

Новый раздел документа создается командой меню ВставкаàРазрыв с указанием типа разрыва: Со следующей страницы; На текущей странице; С четной страницы; С нечетной страницы.

Параметры печатной страницы могут устанавливаться для каждого раздела, либо для всего документа.

Для дополнительного графического оформления печатных страниц используется команда меню ФорматàГраницы и заливка. На вкладке Страница диалогового окна Границы и заливка выбирается:

· тип линий;

· размер полей отступа линий от текста и края печатного листа;

· сфера действия: весь документ, текущий раздел, первая или все, кроме первой, страницы.

Команда меню ФорматàФон используется только для Web-страниц и позволяет изменить рисунок и цвет заливки страницы электронного документа. На печать фон электронного документа не выводится.

Вверху или внизу печатной страницы документа размещаются: колонтитулы – постоянная информация, содержащая произвольный текст, рисунки, номера страниц, дату, время и т. п. Колонтитулы создаются и редактируются командой меню ВидàКолонтитулы с помощью кнопок панели инструментов Колонтитулы.

Для нумерации печатных страниц служит команда меню ВставкаàНомера страниц. В диалоговом окне Номера страниц текстовая кнопка Формат позволяет:

· задать начальное значение номера страницы;

· выбрать внешнее изображение номера страницы (римские или арабские цифры, буквенная нумерация);

· включить в нумерацию номер главы документа и др.

Задание №2.

1. Войдите в меню Файл→Параметры страницы и настройте параметры страницы на вкладке Поля: левое – 2 см; правое – 1 см; верхнее – 1 см; нижнее – 0,5 см.

2. Далее установите курсор между вторым и третьим абзацами текста и выполните команду Вставка→Разрыв→Новый раздел со следующей страницы. Только эта команда позволяет создавать различные колонтитулы.

3. Повторите пункт 2 для четвертого и пятого абзацев.

4. Теперь выстивим нумерацию страниц. Для этого выполите команду Вставка→Номера страниц.

5. Далее займемся колонтитулами. Перейдите к началу первого листа (команда CTRL+HOME), затем выполните команду Вид→Колонтитулы,появится меню колонтитулов, при этом весь документ не будет активным:

Самостоятельно изучите пункты меню «Колонтитулы» (используйте всплывающую подсказку).

6. Вверху будет написано: «Верхний колонтитул Раздел 1». Введите в поле колонтитула следующую фразу: Это колонтитул Раздела №1.

7. Нажимайте кнопку «Переход к следующему» до тех пор, пока не появится надпись над колонтитулом: «Верхний колонтитул Раздел 2». Затем отожмите кнопку «Как в предыдущем».

8. Во втором колонтитуле введите фразу: Это колонтитул Раздела №2.

9. Повторите пункты 7-8 для третьего колонтитула.

10. Вернитесь к началу второго колонтитула и используя пункты меню Файл→Параметры страницыустановите ориентацию бумаги альбомная.

11. Установите масштаб отображения документа 25% и посмотрите, что получилось (альбомная ориентация должна быть только у страниц 2-го раздела, этого можно достичь, используя только Разрыв раздела с новой страницы).

12. Сохраните документ под именем «Пример_1.doc»

13.

Задание №3.

1. Откройте новый документ WORD.

2. Создайте титульный лист к лабораторным работам (на титульном листе колонтитула быть не должно) по образцу после каждой фразы ставьте Enter:

3. Забегая вперед, оформим титульный лист в соответствии с требуемыми стандартами.

4. Выделите набранный текст и выберите шрифт Times New Roman размер шрифта (кегль) 14, выдерите пункты меню ФОРМАТ/АБЗАЦ и укажите в строке междустрочный интервал: 1,5.

5. Далее выделите первые 4 фразы (Министерство…, Министерство…, Государственное… и Белорусско-…) и выровняйте их по центру кнопкой .

6. Фразу (кафедра…) выровняйте по правому краю кнопкой

7. Затем поставьте курсор перед словом «Отчеты» и нажмите 4 раза клавишу Enter.

8. Выделите блок текста начиная с “Отчеты…” и заканчивая “…MS Word” и выровняйте по центру.

9. Установите курсор перед словом Выполнил и нажмите 3 раза клавишу Enter.

10. Выделите блок текста начиная с «Выполнил…» и заканчивая фамилией преподавателя. Далее ВНИМАТЕЛЬНО на линейке выберите два треугольничка и, захватив их мышкой перенесите на отметку 10 см.

11. Спустите название города и год на последние две строки и выровняйте их по центру. В результате должен получиться такой титульный лист:

12. Создайте на втором листе колонтитул «Лабораторная работа №1» допишите в него свою фамилию и имя (если вас за компьютером двое, то обе фамилии).

13. Далее на втором листе создайте заголовок «Лабораторная работа №1» и напишите, в свободной форме, чему вы научились, выполняя первую лабораторную работу.

14. Используя пункт меню ФОРМАТ/ФОН/СПОСОБЫ ЗАЛИВКИ настройте отображение документа с фоновым рисунком

15. Сохраните документ под названием Лабораторные_Word в своей папке.

Все дальнейшие лабораторные работы будут дописываться в этот файл с соответствующими колонтитулами.!!!!!!!!!!!!!

Формат символа и абзаца

Команда меню Формат à Шрифт позволяет изменить параметры шрифтов для символов выделенного фрагмента и набора нового текста, а именно: рисунок шрифта, стиль начертания, размер, цвет, эффекты, плотность символов, смещение относительно базовой линии строки (вверх, вниз), анимация для просмотра документа на экране (рисунок 1). Примеры форматов шрифтов приведены в таблице 1.

Рисунок 1– Диалоговое окно форматирования шрифтов

Таблица 1 –Примеры форматов шрифта текстового документа

Формат	Параметры
Шрифт	Times New Roman, 12 пт
ШРИФТ	Times New Roman, 12 пт, полужирный, все прописные, масштаб символов 200 %
ШРИФТ	Times New Roman, 12 пт, курсив, контурный, с тенью, все прописные, масштаб символов 150%
Шрифт	Times New Roman, 12 пт, курсив, разреженный, 10 пт
Обычный текст Шрифт	Times New Roman, 12 пт, смещение относительно базовой линии – 10 пт

Команда меню ФорматàАбзац устанавливает параметры формата абзацев выделенного фрагмента или текущего абзаца текстового документа, а именно: поля отступов, междустрочный интервал внутри абзаца, интервал между абзацами текстового документа, выравнивание текста в абзаце, положение абзаца на странице (рисунок 2).

Рисунок 2 – Диалоговое окно формата абзацев

Но прежде чем отформатировать фрагмент документа его надоВЫДЕЛИТЬ.Фрагменты документа выделяются с помощью мыши (Таблица 2) или клавиш (Таблица 3). Команда меню ПравкаàВыделить все или «горячие» клавиши Ctrl + (на цифровой клавиатуре) 5 или Ctrl+A выделяют весь текстовый документ.

Таблица 2 –Выделение фрагментов документа с помощью мыши

Фрагмент	Способ выделения
Слово	Двойной щелчок левой кнопкой мыши на слове
Предложение	Одинарный щелчок левой кнопкой мыши при одновременном нажатии клавиши Ctrl в любом месте предложения
Абзац	Тройной щелчок левой кнопкой мыши в любом месте абзаца
Произвольный фрагмент	При нажатой левой кнопки мыши протаскивание курсора по тексту
Строчный фрагмент	При нажатой левой кнопки мыши протаскивание курсора слева от текста
Прямоугольный (блочный) фрагмент	При нажатии клавиши Altи левой кнопки мыши протаскивание курсора по тексту

Таблица 3 –Выделение фрагментов документа с помощью клавиш

Действие	Клавиши
Перемещение в начало строки	НОМЕ
Перемещение в конец строки	END
Перемещение на один символ влево/вправо	ß à
Перемещение на одно слово влево	CTRL + ß
Перемещение на одно слово вправо	CTRL + à
Выделение от места вставки до начала ввода	SHIFT + HOME
Выделение от места вставки до конца ввода	SHIFT+ END
Выделение символов влево (отмена выделения)	SHIFT + ß
Выделение символов вправо (отмена выделения)	SHIFT + à
Выделение слов влево (отмена выделения)	CTRL + SHIFT + ß
Выделение слов вправо (отмена выделения)	CTRL + SHIFT + à

Операции над фрагментами документа.

1. Копирование фрагментов.

Выделенный фрагмент с помощью команды меню Правка à Копировать копируется в буфер обмена. В Microsoft Word 2000 используется новый буфер обмена, который может хранить до 12 фрагментов в течение всего сеанса работы, при этом копия 13-го фрагмента вытесняет копию 1-го фрагмента.

Работа с буфером обмена осуществляется с помощью панели инструментов Буфер обмена, вызываемой командой меню Вид à Панели инструментов.

Если выведена панель инструментов Буфер обмена, выделенный фрагмент документа можно копировать в буфер обмена при помощи кнопки Копировать. Для очистки буфера обмена служит кнопка Очистить буфер обмена.

2. Перемещение фрагментов.

Перемещение фрагмента предполагает его удаление в прежнем месте и вставку в другое место. Команда меню Правка à Вырезать помещает фрагмент в буфер обмена.

3. Вставка фрагментов.

Буфер обмена можно вставлять в любые открытые текстовые документы любое число раз. Для вставки последнего сформированного буфера используется команда меню Правка à Вставить.

Для вставки копии фрагмента из буфера обмена курсор устанавливается в место вставки, а на панели инструментов Буфер обмена выбирается кнопка буфера. Кнопка Вставить все обеспечит вставку всех фрагментов в место установки курсора.

Если вставка/перемещение выделенного фрагмента документа осуществляется в пределах одного документа на достаточно близком расстоянии, можно использовать графический способ копирования или перемещения.

1. Выделить исходный фрагмент документа.

2. Установить курсор в область выделенного фрагмента документа.

3. Нажать левую кнопку мыши. Для копирования фрагмента дополнительно нажать клавишу Ctrl.

4. Перетащить выделенный фрагмент в место вставки.

5. Отпустить левую кнопку мыши и клавишу Ctrl.

Задание №1

1. Откройте документ со своими лабораторными работами. Создайте в нем новый лист с соответствующим колонтитулом.

2. Введите следующий текст:

3. Теперь приступим к форматированию введенного текста. Для этого поставьте курсор после слова «Приглашение» и нажмите клавишу Enter. Далее отделите с помощью клавиши Enter остальные предложения друг от друга (каждое предложение должно начинаться с новой строчки).

4. Выделите слово «Приглашение» и нажмите клавиши Sfift+F3 (повторное нажатие приводит к изменению регистра).

5. Далее, не снимая выделения, вызовите меню Формат→Шрифти выберите шрифт – Tahoma, начертание – полужирный, размер – 20.

6. Перейдите на вкладку «Интервал» и выберите интервал – разреженный на 5 пт.

7. На вкладке «Анимация» выберите Фейерверк. И нажмите кнопку ОК.

8. На панели «Форматирование» найдите и нажмите кнопку «Подчеркнутый».

9. Дальнейший текст отформатируйте согласно образцу самостоятельно.

10. Теперь выделите весь текст и вызовите меню Формат→Абзац.Произведите следующие настройки: выравнивание – по центру, интервал перед – 12 пт., междустрочный интервал – полуторный. Далее нажмите кнопку ОК.

11. Выделите «Ваше имя» и с помощью кнопки на панели форматирования выровняйте его по правому краю.

12. С помощью меню «Абзац» установите для вашего имени отступ справа 3см.

13. Так должно выглядеть ваше приглашение:

Задание №2.

Самостоятельно создайте следующие фрагменты текста:

1. Заголовок 18пт., полужирный, по центру, междустрочный интервал одинарный, красная строка отступ на 1,25 см. весь текст 14пт.

2.

Задание №3.

1. Дважды скопируйте текст из второго задания и выделите первую копию.

2. Отформатируйте текст в две колонки, использовав меню Формат→Колонки.

3. Вторую копию отформатируйте в три колонки с помощью кнопки «Колонки» на панели Стандартная.

ТАБУЛЯЦИЯ

Иногда бывает необходимо «жестко» привязать фрагмент текста к определенной позиции строки, для того, чтобы положение этого фрагмента не изменялось при изменении других параметров форматирования. Для этого используют специальные символы табуляции – табуляторы. В текстовом процессоре Word существуют 4 вида табуляторов:

– табулятор с выравниванием текста по левому краю;

– табулятор с выравниванием текста по центру;

– табулятор с выравниванием текста по правому краю;

– табулятор с выравниванием текста по разделителю целой и дробной.

Чтобы установить позицию табуляции в строке, надо выбрать нужный вид табулятора, последовательно щёлкая по кнопке табулятора, расположенной слева от горизонтальной линейки, а затем щёлкнуть на горизонтальной линейке в том месте, где необходимо установить позицию табуляции. После этого при нажатии клавиши Tab на клавиатуре курсор будет автоматически установлен в той позиции строки, где стоит табулятор, а набираемый текст будет выравниваться относительно этой позиции в соответствии с выбранным типом табулятора.

Для понимания табуляции выполните следующее задание:

Задание №4

Команда меню Формат à Табуляция обеспечивает форматирование текста в несколько колонок. Формат табуляции задается для абзаца, включает:

· определение позиции на горизонтальной линейке;

· выбор способа выравнивания текста относительно позиции табуляции;

· выбор символа заполнителя.

Переход в тексте к позиции табуляции осуществляется нажатием клавиши Tab (рисунок 3).

Рисунок 3 – Диалоговое окно табуляции

Сноски

Различают обычныесноски (внизу каждой страницы) и концевые сноски (в конце текста документа). Сноска содержит значок и поясняющий текст. Для создания сноски следует:

· установить курсор за словом, к которому относится сноска;

· выбрать команду меню Вставка à Сноска;

· в диалоговом окне Сноски можно выбирать тип и символ сноски, задавать параметры сноски (положение сноски в документе, формат и начальный номер сноски).

Значок сноски размещается в основном окне текстового документа, а текст сноски – в служебном окне Сноски.

При подведении курсора в тексте документа к сноске он изменяет форму и на экран в специальном окне выводится текст сноски. Для редактирования сноски следует выделить ее значок и дважды щелкнуть левой кнопкой мыши. Для удаления сноски после выделения значка сноски нажимается клавиша Del.

Задание №6.

1. Создайте обычную сноску на слово ШАРАДЫ из задания 2. Текст сноски «Это обычная сноска на слово из задания №2 из второй лабораторной работы».

2. Создайте концевую сноску на заголовок «Лабораторная работа №1» для своей лабораторной работы. Текст сноски: «Это концевая сноска».

Темы

Тема – набор унифицированных стилей и дополнительных элементов оформления документа (рисунки, цветовые схемы, маркеры, линии, графические объекты и т. п.). Подготовленные тематические оформления можно просматривать как в Microsoft Word, так и в программах электронной почты, редакторах Web-страниц.

Диалоговое окно для выбора темы вызывается командой Формат à Тема(рисунок 4).

Рисунок 4 – Диалоговое окно формата темы

Темы связаны с библиотеками стилей, которые вызываются при нажатии кнопки Библиотека стилей в диалоговом окне Тема. На экран выводится список шаблонов, стили которых можно просмотреть и применить к активному доку­менту.

Команда меню Формат à Фон используется для оформления Web-документов и сообщений электронной почты. Можно красочно оформить фон документа, выбрав соответствующий цвет. Для фона электронного документа используются одноцветные, текстурные и градиентные заливки – формат JPEG, узорные за­ливки – формат GIF.

Для оформления документов, выводимых на печать, обеспечения Идентифика­ции и защиты документов от подделок создается подложка документа. Подлож­ка представляет собой текст, рисунок, цветовое оформление, она может раз­мещаться под основным текстом документа или над текстом документа. Подложки отображаются на экране в режиме разметки и в напечатанном документе.

Для вставки подложки печатного документа следует:

Задание №7.

С помощью меню ФорматàТемаоформите свою лабораторную работу.

Создание таблиц и списков

Цель работы: научиться создавать таблицы и различные списки в Microsoft Word.

Форма отчета: выполненные задания в файле с лабораторными работами.

Стандартные таблицы

Стандартная таблица имеет прямоугольную структуру. Таблица создается с помощью команды меню Таблица → Добавить таблицу, указывается размерность таблицы – число строк и столбцов. Максимальное число столбцов таблицы – 63, максимальное число строк таблицы не ограничено.

При создании таблицы можно сразу же выполнить ее автоформатирование. В диалоговом окне команды меню Таблица → Добавить таблицу нажимается кнопка Автоформат, которая выводит окно форматов для выбора. Так, можно выбрать все или определенные элементы стиля (границы, шрифт, заливку, цвет), применить их к определенным строкам или столбцам таблицы.

Для перемещения по ячейкам таблицы используются клавиши:

· Tab или à движение вправо по ячейкам строки;

· Shift + Tab или ß движение влево по ячейкам строки;

· ­ движение вверх по ячейкам одного столбца;

· ¯движение вниз по ячейкам одного столбца.

При вводе текста ячейка может растягиваться и по вертикали и по горизонтали, в зависимости от заданных свойств таблицы. Новый абзац текста в ячейке создается нажатием клавиши Enter.

Для вставки символа табуляции в ячейке нужно нажать клавиши Ctrl+Tab.

Многие операции с таблицами выполняются для строк/столбцов или отдельных ячеек. Для выделения ячеек строк/столбцов таблицы выполняются команды меню Таблица → Выделить строку и Таблица → Выделить столбец. При этом учитывается текущее местоположение курсора в таблице. Выделение табличных фрагментов может выполняться с использованием мыши:

· для выделения всех ячеек столбца курсор устанавливается над столбцом;

· для выделения всех ячеек строки курсор устанавливается слева от строки.

При появлении стрелки-указателя делается щелчок левой кнопкой мыши, в результате выделяются все ячейки столбца или строки таблицы. Для выделения смежных столбцов/строк осуществляется протаскивание курсора при нажатой левой кнопке мыши.

Первоначально созданную структуру стандартной таблицы можно легко изменить с помощью команд меню:

· Таблица → Добавить → Таблицу – добавление в ячейку вложенной таблицы заданной размерности;

· Таблица → Добавить → Столбцы слева/столбцы справа;

· Таблица → Добавить → Строки выше/строки ниже;

· Таблица → Добавить → Ячейки.

Для продолжения таблицы вниз курсор должен находиться в крайней правой ячейке последней строки таблицы. После нажатия клавиши Tab происходит автоматическое добавление строки таблицы, формат которой совпадает с форматом предыдущей строки (одинаковое число ячеек, фиксированная ширина и высота ячеек, форматы отдельных ячеек).

Можно изменять число ячеек в строке или число ячеек в столбце путем их объединения или разбиения. Объединение смежных ячеек таблицы осуществляется по горизонтали (в одной строке) и вертикали (в одном столбце) с помощью команды меню Таблица → Объединить ячейки. Обратное действие – разбиение ячеек выполняется по горизонтали (добавление ячеек в строку) и вертикали (добавление ячеек в столбец), выполняется командой меню Таблица → Разбить ячейки.

При вертикальном разбиении ячейки по строкам весь текст остается в ячейке первой строки. При горизонтальном разбиении ячейки по столбцам текст делится по абзацам. В отдельную ячейку входит один или несколько исходных абзацев. При объединении ячеек текст каждой отдельной ячейки представляется в виде одного или нескольких абзацев в результирующей ячейке.

Задание №1. Создание пустой таблицы методом вставки и последующим её заполнением.

1. Создайте заголовок таблицы «Расписание занятий».

2. Установите курсор на новую строку и выполните команду меню Таблица→Вставить→Таблицав появившемся окне выберите 8 столбцов и 5 строк. (Это же действие можно осуществить нажав на панели Стандартная кнопку «Добавить таблицу» и выделить необходимое количество столбцов и строк)

3. Выделите всю таблицу и выполните команду меню Таблица→Свойства таблицы,в появившемся диалоговом окне выберите кнопку Границы и заливка (или контекстное меню и Границы и заливка).

4. В диалоговом окне выберите, в левой части окна тип Рамка, посередине окна тип линии двойная, далее в левой части окна выберите тип Сеткаи выйдите из диалогового окна.

5. Получившуюся таблицу заполните по образцу.

6. Поставьте курсор в начало первой строки и выполните пункт меню Таблица→Вставить→Строки выше.

7. Выделите первую и вторую ячейки в первом столбце и, вызвав контекстное меню, объедините их.

8. С помощью объединения добейтесь, чтобы таблица выглядела так:

9. Заполните её своим расписанием.

10. Самостоятельно изучите свойства меню Таблица→Автоформат таблицы.

11. Раскрасьте таблицу с помощью этого меню или самостоятельно.

Таблицу можно преобразовать в обычный текст, и наоборот, текст, подготовленный специальным образом, можно преобразовать в таблицу.

Для преобразования таблицы в текст следует:

1. Выделить преобразуемый фрагмент таблицы – смежные строки.

2. Выполнить команду меню Таблица → Преобразовать в текст.

3. Указать тип разделителя содержимого ячеек (используемый специальный , символ):

· символ абзаца – каждый абзац в ячейках становится отдельным абзацем текста;

· символ табуляции – ячейки одной строки разделяются символом табуляции, ячейки разных строк или абзацы внутри одной ячейки – символом абзаца;

· символ точка с запятой – аналогично использованию табуляции, но разделитель – точка с запятой;

· другой символ – аналогично использованию табуляции, но разделитель – указанный символ.

Для преобразования текста в таблицу необходимо подготовить текст с использованием определенного символа-разделителя содержимого ячеек, например, символа абзаца, табуляции или др. Далее следует:

1. Выделить строчный фрагмент преобразуемого в таблицу текста.

2. Выбрать команду меню Таблица → Преобразовать в таблицу.

3. Указать используемый разделитель ячеек.

4. Задать число столбцов или строк в таблице.

Сортировка строк таблиц

Для удобства представления информации выполняется сортировка строк таблицы. Последовательность действий.

1. Курсор устанавливается в любую ячейку таблицы.

2. Выполняется команда меню Таблица → Сортировка.

3. В диалоговом окне Сортировка указать:

· состав ключей сортировки;

· направление сортировки – по возрастанию или убаванию.

Для этого выбираются имена столбцов, определяется порядок их сортировки по возрастанию/убыванию (рис. 8). Максимальное число ключей сортировки таблиц – 3. Результат сортировки таблицы записывается на место исходной таблицы.

Рис. 8. Настройка сортировки таблицы

Если столбец содержит текст, сортировка по возрастанию означает определенный порядок:

· специальные знаки (!, #, $, % и &);

· слова, начинающиеся с цифр;

· слова, начинающиеся с букв.

Если столбец содержит числа, все прочие символы, кроме цифр, игнорируются. Если столбец таблицы содержит даты, учитывается разделитель компонентов даты. Сортировка предполагает последовательное сравнение символов слева направо.

Задание №3.

1. Создайте таблицу по образцу:

2. Сделайте две копии таблицы, пронумеровав их.

3. Отсортируйте строки второй таблицы по убыванию окладов.

4. Отсортируйте строки таблицы по должностям и для одинаковых должностей по возрастанию окладов.

Вычисления в таблицах

В таблицах Microsoft Word можно выполнять вычисления. Стандартная таблица – совокупность ячеек, адреса которых состоят из имени столбца – буква латинского алфавита и номера строки – цифра. Например, адрес А2 соответствует ячейке в первом столбце и второй строке, адрес С10 соответствует ячейке в третьем столбце и десятой строке и т. д.

Формула для вычисления результата вводится в ячейку таблицы с помощью команды меню Таблица → Формула. В диалоговом окне Формула вводится формула, указывается формат числа. Формула в ячейке таблицы содержит:

· встроенные функции (табл. 1);

· ссылки на адреса ячеек таблицы;

· имена закладок;

· константы;

· знаки математических операций.

Таблица 1.

Встроенные функции для вычислений в таблице Microsoft Word

Категория	Функция	Результат
Логическая	AND(x,y)	1 (ИСТИНА), если логические выражения х и у истинны, 0 (ЛОЖЬ) в других случаях
DEFINED(x)	1 (ИСТИНА), если выражение х допустимо, или 0 (ЛОЖЬ) в противном случае
FALSE	Логическая константа ЛОЖЬ – 0
NOT(x)	0 (ЛОЖЬ), если логическое выражение х истинно, или 1 (ИСТИНА), если оно ложно
OR(x,y)	0 (ЛОЖЬ), если оба логических выражения х и у ложны, и 1 (ИСТИНА) в противном случае
SIGN(x)	Знак числа: 1 (если х > 0) или -1 (если х < 0)
TRUE	Логическая константа ИСТИНА – 1
Математическая	ABS(x)	Абсолютное значение
into(x)	Целая часть числа
MOD(x,y)	Остаток от деления х на у
PRODUCT( )	Произведение значений
ROUNDS	Значение х, округленное до указанного десятичного разряда (у)
Статистическая	AVERAGE( )	Среднее значение
COUNT( )	Число элементов
MAX( )	Наибольшее значение
MIN( )	Наименьшее значение
SUM( )	Сумма значений

Аргументы функций – числа, формулы или закладки, адреса ячеек, диапазоны адресов смежных ячеек. Диапазон адресов для смежных ячеек записывается через крайние ячейки, разделенные знаком двоеточия, например:

· А1:С2 – диапазон ячеек, включающий ячейки A1, A2, C1, C2;

· 1:1 – все ячейки строки 1;

· А:А – все ячейки столбца А.

Для ссылки на несмежные ячейки используется разделитель – точка с запятой. Кроме явного указания ссылок на ячейки в формулах используются ключевые слова:

· ABOVE – ячейки текущего столбца, расположенные выше ячейки;

· BELOW – ячейки текущего столбца, расположенные ниже ячейки;

· RIGHT – ячейки текущей строки, расположенные справа от ячейки;

· LEFT – ячейки текущей строки, расположенные слева от ячейки.

Можно ссылаться и на ячейки из другой таблицы. Для таблицы, на которую делается ссылка, создается закладка. Обращение к ячейкам этой таблицы выполняется с указанием имени закладки.

Ссылки на ячейки другой таблицы в формулах допустимы только для функций: AVERAGE(), COUNT(), MAX(), MIN(), PRODUCT() и SUM().

Следует помнить, что формула в таблице является полем, которое имеет код поля и значение. Для просмотра кода поля следует нажать клавиши Alt+F9. При изменении значений ячеек, на которые имеются ссылки в формулах, следует установить курсор в ячейку таблицы, с помощью команды меню Таблица → Выделить → Таблицу выделить всю таблицу, нажать клавишу F9 для автоматического пересчета всех формул.

Если ячейка, например В1, содержит несколько абзацев чисел, формула вида =В1 или = SUM(Bl) автоматически вычисляет сумму чисел всех абзацев ячейки В1. Если наряду с числами в ячейке имеется текст перед или после чисел, при вычислении он игнорируется.

Задание №4.

Создайте таблицу по образцу:

Таблица 2.

Исходные данные

Вид изделия	Основная заработная плата производственных рабочих	Общепроизводственные расходы	Общехозяйственные расходы
ИЗДЕЛИЕ А
ИЗДЕЛИЕ В
ИЗДЕЛИЕ С
ИТОГО

1. В ячейки таблицы ввести формулы:

· формула ячейки В5 (Итого): =Sum(Above);

· формула ячейки С2: =С5/В5*В2;

· формула ячейки СЗ: =С5/В5*ВЗ;

· формула ячейки С4: =С5/В5*В4;

· формула ячейки D2: =D5/B5*B2;

· формула ячейки D3: =D5/B5*B3;

· формула ячейки D4: =D5/B5*B4.

2. Выделить таблицу с помощью команды меню Таблица→Выделить → Таблицу. Создать закладку для таблицы. Имя закладки – Таble1. Команда меню для создания закладки – Вставка → Закладка.

3. Создать новую таблицу в вашем документе. Выполнить команду меню Таблица → Добавить → Таблицу, указать число столбцов – 2, число строк – 5. Заполнить ячейки таблицы (табл. 3).

4. Ввести формулы в ячейки:

· формула ячейки В2: = SUM (Table1 c2:d2)/SUM(Table1 c5:d5)*100. Выбрать формат числа – 0,00%;

· формула ячейки ВЗ: = SUM (Table1 с3:d3)/SUM(Table1 c5:d5)*100. Выбрать формат числа – 0,00%;

· формула ячейки В4: = SUM (Table1 c4:d4)/SUM(Table1 c5:d5)*100. Выбрать формат числа – 0,00%;

· формула ячейки В5: = SUM(ABOVE)*100. Выбрать формат числа – 0,00%.

Списки

Команда меню ФорматàСписок служит для построения списков перечисления. Различают мар