Краткое теоретическое обоснование лабораторных работ и порядок их выполнения

В соответствии с классификкацией информационных технологий [1, с.12], которые зависят от многих факторов, и классифицируются по ряду признаков, в том числе и по классу реализуемых технологических операций. В соответствии с данным признаком все ИТ можно разбить на следующие шесть классов:

1) работа с текстовыми редакторами;

2) работа с табличными процессорами;

3) работа с СУБД;

4) работа с графическими объектами;

5) мультимедийные системы;

6) гипертекстовые системы.

С другой стороны, отмечая важное значение наиболее динамично раз-вивающейся части программного обеспечения, а именно, пакетов прикладных программ, можно воспользоваться их классификацией по функционально-организационному признаку, приведенной в [1, с. 146], откуда следует, что наиболее функционально развитыми и многочисленными пакетами прикладных программ являются проблемно-ориентированные ППП, к числу которых, наряду с такими программными продуктами, как: текстовые процессоры; электронные таблицы; системы управления базами данных; финансовые и аналитико-статистические программы и пр.; по праву относятся и ППП демонстрационной графики. В эту группу ППП входят не только программные средства являющиеся предметом работы лабораторного практикума, а именно, Microsoft Power Point for Windows, но также и Word Perfect Presentation и ряд др. Наконец, необходимо напомнить, что Microsoft Power Point входит, наряду с Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Access в такой интегрированный объектносвязанный пакет программ, как Microsoft Office, которым оснащена большая часть IBM PC – совместимых персональных компьютеров. Поэтому выбор такой ИТ, как Microsoft Power Point for Windows в качестве базового для проведения лабораторных работ в рамках настоящего практикума, объективен, актуален и, кроме того, органично сочетается с ГОС ВПО [3].

С другой стороны, современный менеджер, который на различных стадиях решения задач управления и представления информации лицу принимающему решения (ЛПР), обязан готовить и представлять доклад, как правило, в форме презентаций выполненных с использованием методов и средств демонстрацилнной графики, должен знать и уметь использовать в практической деятельности при решении задач управления такой инструментарий, как Microsoft Power Point for Windows.

Покажем коротко, что же представляет собой данная ИТ.

1) представим в соответствии с [2, 4-7] некоторые требования для работы с приложением Microsoft PowerPoint 97:

· персональный или мультимедийный компьютер с процессором 486 или более мощным;

· операционная система Microsoft Windows 95, Windows NT Workstation 3.51 с пакетом Service Pack 5 или более поздней версии, или Windows NT Workstation 4.0 с пакетом Service Pack 2 или более поздней версии (с другими версиями приложение работать не будет);

· минимум 8 Мбайт памяти в случае Windows 95 или 16 Мбайт памяти в случае Windows NT Workstation;

· 26-58 Мбайт памяти на жестком диске; 43 Мбайт в случае типовой установки, в зависимости от конфигурации (для получения максима-льного объема дисковой памяти во время установки воспользуйтесь услугами мастера обновления Office);

· дисковод CD-ROM (прилагается купон для 3,5-дюймовых дисков высокой плотности; диск CD-ROM содержит Microsoft Internet Explorer, дополнительные картинки, файлы с расширением .avi, фотографии и звуки, отсутствующие на 3,5-дюймовых дисках);

· видеоадаптер VGA или более высокого разрешения (рекомендует-ся Super VGA, 256 цветов);

· Microsoft Mouse, Microsoft IntelliMouse или совместимое с ними устройство указания позиции.

Некоторые возможности могут использоваться только при наличии перечисленных ниже элементов или служб.

· модем, поддерживающий скорость 9600 бод или выше (рекомендуется 14400 бод);

· для доступа к звуковым эффектам и другим средствам мультимедиа необходим мультимедийный компьютер;

· для записи голоса ведущего презентации необходим микрофон;

· для планирования собраний и экспорта задач из записной книжки необходимо приложение Microsoft Outlook;

· для проведения презентационной конференции необходима поддержка протокола TCP/IP в локальной сети (кроме сетей под управлением Novell NetWare) или доступ к сети Интернет;

· для выполнения некоторых функций, связанных с Интернетом, может потребоваться доступ к Интернету с соответствующей оплатой через поставщика услуг.

Чтобы использовать Microsoft PowerPoint 97 в системе Windows NT Workstation 4.0, необходимо установить Service Pack 2 (SP2) или более позднюю версию.

Прежде чем устанавливать какие-либо надстройки из WWW или пакета Microsoft Office 97 ValuPack, необходимо один раз запустить и завершить Power Point. Если на компьютере работает несколько человек, то некоторые надстройки придется загружать для каждого пользователя в отдельности. Чтобы загрузить установленную надстройку или удостовериться в ее загрузке, выберите в меню «Сервис» команду «Надстройки».

Если приложение Microsoft PowerPoint 97 установлено в составе Microsoft Office 97, то рекомендуется также ознакомиться с файлом OfRead8.txt, где содержатся сведения, относящиеся ко всем приложе-ниям Microsoft Office 97.

2) Что можно создавать в Power Point представлено на рис. 1

При этом если подвести курсор мышки к выделенным в прямоугольных и отмаркированных красным цветом объектах и щелкнуть по ним, как, например, по тексту «Экранная презентация», то откроется прямоугольная область с нижеследующей информацией.

Слайды, создаваемые для электронной презентации, могут содержать текст, диаграммы, рисованные объекты и фигуры, а также картинки, кино, звуки и графику, созданные в других приложениях. В презентацию можно вносить изменения в последний момент; темп презентации регулируется установкой интервалов показа слайдов, а также использованием переходов при смене слайдов и анимации. Презентацию можно запустить в автономном режиме; можно провести презентационную конференцию в сети на нескольких компьютерах.

Рис. 1. Фрагмент справки Power Point о том,
что можно создавать в ИТ

3) краткая характеристика пакетов демонстрационной графики [1] предлагает считать их конструкторами графических образов деловой информации, т.е. своеобразного видеошоу призванного в наглядной и динамичной форме представить результаты некоторого аналитического исследования. Пакеты позволяют создавать почти все виды диаграмм и извлекать данные для графиков из табличных процессоров.

2.2. Общие указания по выполнению и оформлению лабораторных работ (в форме заданий)

Студент-пользователь, «играя» (в ходе выполнения лабораторной работы) роль управляющего, должен сформулировать цели исследования, как, например, в маркетинге, которые могут быть трех видов:

ü Поисковые, предусматривая при этом сбор каких-то предварительных данных, проливающих свет на проблему, а возможно, и помогающих выработать гипотезу. Для поисковых исследований лучше всего подходит наблюдение.

ü Описательные, предусматривая при этом описание определенных явлений, например выяснение численности менеджеров, пользующихся ИТ Power Point для подготовки отчетов и презентаций или численности тех, кто слышал о возможностях этого интегрированного пакета программ, являющегося объектом исследования, но по каким-то причинам пока не использует его в своей работе. Наиболее удобен при проведении описательных исследований опрос.

ü Экспериментальные, предусматривая при этом проверку гипотезы о какой-то причинно-следственной связи, например о том, что снижение цен на ИТ Project Expert на 100 долл. вызовет увеличение числа ее пользователей, по крайней мере, на 15%.
Для выявления причинно-следственных связей, лучше всего подходит эксперимент.

Рекомендация, данная в виде установки на выполнение данного комплекса лабораторных работ преподавателем, на ориентацию студентов в выборе ими описательных целей предполагает проведение опросов (либо, в данном случае, использование их результатов или их моделирование), с тем, чтобы получить информацию о знаниях, убеждениях и предпочтениях людей, о степени их удовлетворенности и т.п., а также для замеров прочности своего положения в глазах гипотетического коллектива, управляюшим которого является студент в ходе выполнения лабораторной работы.

С другой стороны к числу типовых ценностей, можно отнести, например, такие как: мудрость; творчество; совершенство; личный рост, а также знания, получение зачета по дисциплине, как формы внешнего, осуществляемого преподавателем, контроля, т.е. карьерного роста, выражающегося в стремлении овладевания знаниями соответствующего качества и перехода на последующие ступени (следующий семестр, курс, получение диплома о высшем образовании и т.д.). Формулирование личных целей студент производит с использованием системы S.M.A.R.T. (п. 6.1.1), а затем формулирует цели, стоящие перед предприятием, менеджером или управляющим которого является студент, в ходе выполлнения заданий практикума. В результате, в качестве отчета по данному этапу, студент должен представить не менее двух слайдов презентации в формате Power Point, которые являются итогом выполнения указанных заданий № 10 и № 11.

Рассмотрим, например, как используются ИТУ в случаях их применения в сфере маркетинга.

Как свидетельствует мировой опыт, маркетинг предполагает решение трех приоритетных задач:

· выявление потребностей потенциальных покупателей;

· организация производства с учетом этих потребностей;

· эффективную реализацию произведенной продукции.

Задачи маркетинга услуг обычно производны от маркетинговых целей предприятия сферы услуг и являются их конкретизацией. Если отвлечься от частных маркетинговых проблем, возникающих в сфере услуг, то можно выделить три группы задач маркетинга услуг:

1) повышение надежности услуг, оказываемых потребителям, по времени, месту, качеству, цене и другим, наиболее существенным для потребителей свойствам услуг;

2) рост конкурентоспособности предприятия-производителя услуг, на основе последовательного воплощения в жизнь планов маркетинга услуг;

3) безопасность обслуживания клиентов, что предполагает обеспечение не только физической безопасности в процессе удовлетворения спроса на услуги, но и безопасность экономическую, социальную, экологическую, морально-этическую и пр.

В качестве примера десяти наиболее типичных решаемых исследователями маркетинга задач, можно привести:

· изучение характеристик рынка;

· замеры потенциальных возможностей рынка;

· анализ распределения долей рынка между фирмами;

· анализ сбыта;

· изучение тенденций деловой активности;

· изучение товаров конкурентов;

· краткосрочное прогнозирование;

· изучение реакции на новый товар и его потенциала;

· долгосрочное прогнозирование;

· изучение политики цен.

Постановка задачи по повышению конкурентоспособности предприятия, которая приводится на лекциях, базируется на рассмотрении ситуации, когда студент формулирует проблему стоящую перед каким-либо исследуемым объектом, например, предприятием, для которого характерна низкая конкурентоспособ-ность, а также формулирует цель исследования, заключающуюся в повышении рентабельности, в соответствии с траекторией развития данного предприятия, например, на 6 %, и выбирает критерий оценки правильности выбранного решения, в качестве которого принимается минимизация затрат на достижение намеченной цели, а также базу знаний. При этом, формулирование цели осуществляется поэтапно: от формулирования личных целей – до тактических и стратегических целей предприятия. В то же время, студент, выполняющий задания практикума, сталкивается с необходимостью закрепить теоретический материал дисциплины, а именно, того раздела соответствующей темы, где рассматриваются вопросы реализации типичных процедур формирования решений с помощью систем поддержки и принятия решений (СППР) с использованием ИТ. Известно, что к таким процедурам относятся [1, с. 168-190]:

1) формирование проблемы, цели или гипотезы и выбор критерия оценки принятого решения;

2) выполнение постановки задачи и выбор модели базы знаний;

3) наполнение системы знаниями и данными;

4) анализ полученного варианта (ов) решения (ий), и в случае необходимости изменение условий их получения.

С учетом того, что проблема и цель сформулированы, т.е. первая процедура выполнена, можно переходить ко второй, а затем и к оставшимся двум. Отметим, вкратце, что согласно установившейся практике, постановка задачи должна содержать следующие этапы (типовые операции):

· описание результирующей информации, которая получается в процессе решения задачи;

· описание входной информации;

· описание условно-постоянной информации;

· описание процедур и алгоритмов преобразования входной информации в результирующую.

Затем, производится выбор базы знаний, которая формируется, в данном случае, на основе дерева целей, что характерно для большинства ситуаций на тактическом уровне управления, и, частично, для некоторых задач стратегического уровня управления. В тех случаях, когда цель сформулировать не удается, но проблема, хотя бы в форме гипотезы, истинность которой предстоит еще выяснить, сформулирована, применяется дерево вывода типа И-ИЛИ.

Иными словами, вторая процедура формирования решений также выполняется, а в результате получается следующее:

· дерево целей с формулами для расчетов, или дерево вывода типа И-ИЛИ;

· ограничения, формируемые с учетом объемов имеющихся ресурсов;

· перечень первичных документов (внешних, финансовых, статистических, форм бухгалтерской отчетности);

· перечень результирующих документов (на бумажных и электронных носителях информации).

С учетом рассмотренного на теоретических занятиях примера, в котором рассматривалась указанная выше ситуация (на первой процедуре принятия решений), студент представляет базу знаний в форме дерева целей (на одном слайде презентации) и связь его с базой данных (на другом слайде презентации), откуда поступает информация для СППР, на отдельных слайдах подготовленной им, в ходе выполнения практикума, презентации (два слайда презентации являются итогом выполнения заданий № 12 и № 13). Там же представляется и формула, подготовленная им на первой лабораторной работе, в частности, ввод формулы в документ Microsoft Word, созданной средствами его приложения, а именно, Microsoft Equation 3.0. Документ с формулами в формате Microsoft Word, который студенты создали на первой лабораторной работе, предствляется на отдельном слайде презентации (подготовка данного слайда презентации является итогом выполнения задания № 14). Формулы приводятся в п. 6.1.2, а порядок работы с ними в табл. 6.1.

На одном из этапов первой лабораторной работы (пятый этап) сту-денты выполняли задание, в ходе которого необходимо было создать рисунок «Структурно-функциональная схема программного комплекса» по заданным исходным данным (семь блоков, связи, наименование отдельных процедур вкюченных в каждый блок и пр.) представленным в табличной и графической формах (п. 6.1.5, табл. 6.4, рис. 6.3) в формате Microsoft Word, используя возможности панели инструментов (например, рисование), а также ряд команд (в том числе, выделить объект, группировать и др.). Выполненные блок-схемы в книжном и альбомном форматах (книжная и альбомная ориентация размера бумаги), представляются студентом на двух соответствующих документах в формате Microsoft Word, которые изготавливаются им на слайдах презентации, как результат выполнения заданий № 15 и № 16.

На последнем из этапов первой лабораторной работы (шестой этап) студенты выполняли задание, в ходе которого необходимо было создать таблицу по заданным исходным данным (п. 6.1.3, табл. 6.2) в формате Microsoft Word, используя возможности панели инструментов и команд (в том числе, команды категории Таблица: добавить таблицу, вставка таблицы и др.). Выполненная в формате Microsoft Word таблица, которая представляется студентами на соответствующем слайде презентации, является результатом выполнения задания № 17.

Указанная таблица, кроме того, использовалась студентами в ходе выполнения второй лабораторной работы [3], где пользователи-студенты работали, создавая для заданных исходных данных различные типы диаграмм, используя при этом имеющийся арсенал команд Microsoft Excel и возможностей предоставляемых мастером диаграмм. На последнем этапе второй лабораторной работы студенты выполняли задание, в ходе которого необходимо было создать документ в формате Microsoft Word (текст, рисунок, подрисуночная надпись) по заданным исходным данным (п. 6.1.3, табл. 6.2), используя одну из созданных диаграмм (выделив ее как объект на соответствующем листе Microsoft Excel и внедрив, с использованием технологии OLE в документ в формате Microsoft Word). Выполненный в формате Microsoft Word документ с внедренной из листа Microsoft Excel диаграммой, которая представляется студентами на соответствующем слайде презентации, является результатом выполнения задания № 18.

Задание № 19 состоит в том, чтобы сделать копию полученной презентации и проработать на ней различные варианты оформления и перехода слайдов, минимум по одному варианту при переходе со слайда на слайд (различные варианты продвижения, как по щелчку, так и через заданные студентом интервалы времени, например, три секунды; без звука и с сопровождением звука: бластер, гонки, камера, хлыст, другой звук; варианты перехода слайдов: жалюзи, наплыв, прорезание, растворение, выцветание, уголки и др. возможные варианты; использовать эффекты анимации).

Задание № 20 состоит в том, чтобы сделать и включить в презентацию слайды, в т.ч. и в виде копий экрана, на которых представлен ответ студента на адресованные ему вопросы по теме лабораторной работы “Назначение и практика использования возможностей ИТ по обеспечению функционирования системы организации делопроизводства и контроля дел на предприятии”, а также слайды с отчетами о выполнении работ 7-11, 14-17 [3, с. 22-24].

Все это, в условиях насыщенности информацией и краткого периода времени на ее переработку, анализ и принятие решений, которые предстоит претворить в жизнь и проконтролировать, немыслимо без использования методов и средств ИТУ.

В подразделе 2.3 рассматривается порядок выполнения лабораторного практикума.

2.3. Порядок выполнения лабораторного практикума
в форме заданий

В данном подразделе представлен порядок выполнения практикума (последовательность действий), который необходимо: выполнить в рамках каждого из предложенных в нем заданий (п. 4.2, п. 6.1.3); представить полученный результат преподавателю; и, ответив на возникшие у него вопросы, получить зачет как по каждой из лабораторных работ, так и по всему практикуму.

Порядок выполнения лабораторного практикума в форме заданий состоит в следующем:

· выполнить задания лабораторных работ практикума, в соответствии с п. 4.2 и п. 6.1.3;

· разработать, в соответствии с изложенным в п. 4.2 и п. 6.1.3, презентацию, выполненную средствами ИТ демонстрационной графики;

· сделать, в соответствии с изложенным в п. 4.2 и п. 6.1.3, копию презентации, выполненной средствами ИТ демонстрационной графики;

· выполнить, на базе полученной копии презентации, операции перехода слайдов в соответствии с заданием 19;

· представить полученный результат преподавателю, и, ответив на возникшие у него вопросы, получить зачет как по каждой из лабораторных работ, так и по всему практикуму.

Перечень лабораторных работ

В данном разделе представлен следующий перечень, состоящий из 20-ти лабораторных работ данного практикума, в котором указаны номер и тема каждой работы практикума, выполнение которых позволяет студентам представить отчет о выполнении всего цикла (в объеме 54-ех часов) лабораторных работ с № 1 по № 19, из указанных в учебном плане, рабочей программе и методических указаниях по изучению специальной дисциплине «Информационные технологии управления» [3, с. 22-24]:

1. Лабораторная работа № 1.

Тема: “Использование команды Данные: Копировать”.

2. Лабораторная работа № 2.

Тема: “Использование команды Таблица данных: Добавить данные”.

3. Лабораторная работа № 3.

Тема: “Использование Организационной диаграммы: Ввести имена, названия должностей и комментарии”.

4. Лабораторная работа № 4.

Тема: “Использование Организационной диаграммы: Вырезать и вставить рамки”.

5. Лабораторная работа № 5.

Тема: “Использование Организационной диаграммы: Добавить штатные единицы”.

6. Лабораторная работа № 6.

Тема: “Использование Организационной диаграммы: Изменить оформление”.

7. Лабораторная работа № 7.

Тема: “Использование Организационной диаграммы: Изменить соединительные линии”.

8. Лабораторная работа № 8.

Тема: “Использование Организационной диаграммы: Переместить рамки”.

9. Лабораторная работа № 9.

Тема: “Использование Организационной диаграммы: Форматировать текст”.

10. Лабораторная работа № 10.

Тема: “Формулирование и представление личных целей средствами демонстрационной графики”.

11. Лабораторная работа № 11.

Тема: “Формулирование и представление корпоративных целей средствами демонстрационной графики”.

12. Лабораторная работа № 12.

Тема: “Создание базы знаний в форме дерева целей”.

13. Лабораторная работа № 13.

Тема: “Представление связи БЗ в форме ДЦ с БД”.

14. Лабораторная работа № 14.

Тема: “Создание и ввод формулы в документ MW”.

15. Лабораторная работа № 15.

Тема: “Создание блок-схемы в книжном формате”.

16. Лабораторная работа № 16.

Тема: “Создание рисунка в альбомном формате”.

17. Лабораторная работа № 17.

Тема: “Создание таблицы в формате MW”.

18. Лабораторная работа № 18.

Тема: “Создание и преобразование диаграмм, рмсунка и документа с использованием технологии OLE”.

19. Лабораторная работа № 19.

Тема: “Оформление и переход слайдов”.

20. Лабораторная работа № 20.

Тема: “Назначение и практика использования возможностей ИТ по обеспечению функционирования системы организации делопроизводства и контроля дел на предприятии”.

Задания по выполнению лабораторных работ заочникам и их перечень

Постановка вопросов (задач) подлежащих решению в ходе выполнения практикума и методические рекомендации по выполнению заданий для студентов заочников и других форм обучения совпадает с изложенным в п. 2, и в данном разделе нет необходимости в их повторении, тогда как порядок выполнения заданий практикума и сами задания представлены в п. 4.1 и п. 6.3.