Правила и стратегии тайм-менеджмента

Совместная групповая деятельность позволяет отслеживать наиболее оптимальные способы организации времени, осмыслять процесс и креативные стратегии совершенствования этих умений. Одно из главных требований профессиональной компетентности специалиста — рациональное и продуктивное использование рабочего времени, умение правильно распоряжаться и своим личным временем. Индивидуальные технологии использования времени, или временной менеджмент, основаны на рациональных методах организации жизнедеятельности и регуляции времени жизни в соответствии с социальными требованиями.

Как известно, типичная трудность для многих специалистов — неумение правильно определить временные затраты для решения возникающих задач, не разрушая границ текущего графика распределения дел.

Профессионализм руководителя в решающей мере зависит от таких важных умений, как рациональное распределение приоритетов во времени и готовность к делегированию полномочий. Этими умениями овладевают только в ситуации деятельностного опосредования всей системы отношений, складывающихся в совместной деятельности и в межличностных взаимодействиях. Поэтому в развитии временной компетентности специалиста особое место занимает следующий этап.

Пролонгированные, рационально распределенные во времени учебные тренинги по развитию и совершенствованию умений организации времени применительно к конкретной практической деятельности специалиста.

Среди основных стратегий и правил организации времени, которые осваиваются в ходе тренингов, можно выделить такие, как:

♦ способностьк целеполаганию;

♦ установлениевременных приоритетов;

♦ делегированиеполномочий;

♦ соотношениевременных затрат и итоговых результатов;

♦ стратегиипланирования и «резервирования» времени. Рассмотрим психологическое содержание и значение стратегий

и правил, способы реализации которых и составляют временной менеджмент.

Способность к целеполаганию. Предполагает развитие умений рационального перераспределения действий и планов во времени, готовность к разведению в пространственно-временном континууме целей реальных и целей идеальных. «Умение своевременно разводить реальные и идеальные цели во многом определяет зрелость,

уравновешенность личности, надежную защиту самооценки, рациональную тактику и стратегию целеполагания»¹.

Правило целеполагания предполагает различение двух видов целей: реальную цель — ту, которую, по мнению человека, он может, по всей вероятности, достичь в данных конкретных условиях, которая непосредственно вытекает из структуры задания, и идеальную цель как широкую, всеохватывающую цель, превышающую временные, реальные цели. Именно от умения развести во времени, в реальном жизненном пространстве и времени эти два вида целей во многом зависит полноценное приспособление, ориентация человека в часто меняющихся условиях и требованиях социальной среды. Таким образом, вырабатывается крайне нужное в жизни умение более или менее объективно оценивать возникшую ситуацию, увидеть ее не только в актуальной сиюминутности, но и в развернутой временной перспективе и найти возможность постановки посильных реальных целей, успешное выполнение которых приблизит в будущем к идеальной. В таком контексте общепсихологическое значение целеполагания можно рассматривать не только как основу для выделения существенного критерия полноценного развития личности, но и как непременное правило организации ее жизнедеятельности в пространственно-временном континууме.

Установление приоритетов. Умение планировать время в соответствии со значением и важностью задач, а не их удельным весом в общем количестве дел. Важно научиться самостоятельно определять первоочередные задачи, время и сроки их исполнения. Преимущества установления приоритетов в том, что это позволяет выполнять действительно важные и неотложные задачи и укладываться в установленные сроки, концентрироваться на выполнении только одной задачи.

Удельный вес в «стоимости» всех задач с точки зрения эффективного выполнения функций (достижения целей), %

Рис. 3. Установление приоритетов

' Зейгарник Б. В. Очерки по психологии аномального развития личности. М., 1980. С. 97.

Практически это выглядит так: в ситуации конкретного планирования своего рабочего дня (недели, месяца, года) субъект исходит из критерия значимости, важности, срочности задач, выделяя из них наиболее значимые, важные и срочные (А), значимые, важные и срочные (Б), менее значимые и важные, менее срочные (В). Затем в соответствии с иерархией задач выстраивает их в соответствующий ряд по значимости, определяя время и сроки выполнения (рис. 3).

Такое выстраивание приоритетов с помощью анализа АБВ основывается на следующих трех закономерностях:

♦ Важнейшие задачи (категория А) составляют примерно 15% количества всех задач и дел, которые должны быть решены руководителем. Собственная значимость этих задач, их вклада в достижение цели составляет 65%.

♦ На важные задачи (категория Б) приходится в среднем 20% общего числа всех задач и также 20% значимости этих задач для достижения цели.

♦ Менее важные и несущественные задачи (категория В) составляют 65% общего числа, но имеют незначительную долю в «общей стоимости» всех дел.

Первые 15% всех задач, относящихся к категории А, не подлежат перепоручению и изменению сроков выполнения (делегированию), последующие 20% задач составляют категорию Б и могут быть перепоручены, частично делегированы. Остальные 65% — задачи категории В, менее важные и в любом случае могут быть перепоручены.

Таким образом, логическим продолжением правила установления приоритетов выступает правило делегирования полномочий.

Применение анализа АБВ:

1. Составьте список всех предстоящих в соответствующем периоде времени дел (неделя, декада, месяц и т.д.), для чего первоначально можно использовать составление плана предстоящего дня.

2. Систематизируйте задачи по их важности, установите очередность дел в соответствии с их значением для вашей деятельности. (Не забывайте о том, что срочность не имеет ничего общего с важностью или значимостью соответствующей задачи.)

3. Пронумеруйте свои дела и задачи (согласно формулярам планирования времени).

4. Оцените значимость ваших дел и задач в соответствии с категориями А, Б, В.

Соотнесите очередность и последовательность выполнения этих дел и задач с правилами делегирования, которые предполагают, что:

А. Первые 15% всех задач, относящихся к категории А (очень важные, имеющие наибольшую значимость для выполнения ваших функций), не подлежат перепоручению, делегированию.

Б. Последующие 20 % задач составляют категорию Б (важные, существенные, могут быть перепоручены для исполнения другим лицам).

В. Остальные 65 % — задачи категории В (менее важные, незначительные, в любом случае должны быть перепоручены, делегированы).

5. Перепроверьте исходя из первоочередности задач категории А свой временной план на соответствие выделенного Вами бюджета времени значению задач:

65% запланированного времени (около 3 ч) — задачи А; 20% запланированного времени (около 1 ч) — задачи Б; 15 % запланированного времени (около 45 мин) — задачи В.

6. Произведите соответствующие корректировки. Ориентируя свой временной план на задачи А, Вы тем самым автоматически обеспечиваете то, что на менее важные, но поглощающие время задачи В выделяется столько времени, сколько соответствует их значению.

7. Оцените задачи Б и В с точки зрения возможности их делегирования. Обратите внимание также на то, что задачи категории В не являются в принципе ненужными, излишними. Речь идет о том, что наряду с задачами А и Б существует множество предварительных работ, побочных задач, рутинных дел, которые также должны быть выполнены.

8. Принятие решений о приоритетах, равно как и установление целей, — весьма индивидуальное дело, поскольку все оценки ситуации в конечном счете субъективны, но могут оказать влияние на выбор степени приоритетности в ситуациях временной депривации или цейтнота, и тогда можно говорить об объективных критериях. Временной менеджмент предполагает, что вы можете самостоятельно определять подлежащие первоочередному решению приоритетные дела и задачи и сами контролируете время их исполнения.

Удобное вспомогательное средство принятия решений по приоритетности разных задач — принцип Эйзенхауэра.

Рис.4. Иллюстрация принципа Д. Эйзенхауэра 190

В соответствии с этим принципом задачу надо рассматривать в координатах «важность — срочность», отнести ее к какой-либо из категорий по приоритетности и принять по ней соответствующее решение.

Делегирование полномочий. Это передача и перераспределение задач между подчиненными, перевод их из сферы действий руководителя. Одновременно с рабочей задачей могут делегироваться также необходимые компетенции и ответственность в специальной сфере, так называемая функциональная ответственность. Руководитель сохраняет за собой ответственность за руководство или управленческую ответственность, которая не может быть делегирована.

Делегирование, или передача деятельностей и задач, может осуществляться на длительный срок — длительное или генеральное делегирование, но также и ограничиваться разовыми поручениями — разовое, временное делегирование. Сами же задачи и деятельности, их результаты остаются в функциональной сфере руководителя.

Делегирование — ключевая деятельность в управлении персоналом, а его прямые и косвенные эффекты заключаются в значительной экономии времени и ряде преимуществ «резервирования времени».

Его преимущества в том, что оно помогает высвободить время для выполнения первостепенных и ответственных задач, принятия управленческих решений. Делегирование всегда означает распределение сфер ответственности, саморазгрузку и выигрыш времени для выполнения действительно важных задач и координации сроков их решения. Важно своевременно и подробно информировать о содержании делегированных задач и четко устанавливать временные границы их выполнения.

Делегированию чаще всего подлежат частные вопросы, специфические виды деятельности и подготовительная работа по разработке новых проектов, а также такие важные средне- и долгосрочные задачи, которые могут мотивировать сотрудников и способствовать их профессиональному росту.

Не подлежат делегированию задачи особой важности, необычные исключительные дела и задания высокой степени риска, а также актуальные срочные дела, не оставляющие времени для разъяснений и перепоручений, а также задания строго доверительного и конфиденциального характера.

Умелое делегирование — это эффективный временной менеджмент, который не допускает, чтобы важные дела становились срочными и выполнялись во временном цейтноте. Старайтесь менее важные и менее срочные дела не выполнять лично, а перепоручать их выполнение другим сотрудникам, освобождая собственные временные ресурсы.

Важно учитывать и психологические феномены делегирования: стимулирование сотрудников к совместному принятию решений; один из способов мотивации деятельности сотрудников к поискам путей творческого решения задач; эффективный способ обучения новым навыкам и освоения новых видов работ сотрудниками, что повышает эффективность групповой работы и способствует командообразованию в целом. Для руководителя умелое и своевременное делегирование позволяет резервировать время, временные ресурсы для разработки долгосрочных и перспективных проектов развития организации, решения сложных и безотлагательных актуальных проблем.

Профессионально грамотное делегирование должно соответствовать определенному алгоритму:

♦ выполнение целостного задания, а не отдельных мелких поручений;

♦ поручения конкретным компетентным в данном вопросе исполнителям;

♦ полная и четкая инструкция о цели и содержании задания и сроках его выполнения;

♦ контроль не только сроков и конечного результата, но и хода выполнения задания через установленные промежутки времени;

♦ конструктивная, не отсроченная во времени обратная связь в виде критики за недостатки или похвалы за удачи;

♦ доведение поручения до сведения других сотрудников и его должная оценка.

Соотношение временных затрат и итоговых результатов. Как известно, трудно конкретно определить, сколько времени надо выделить на решение задачи. Для преодоления этой трудности важно усвоить принцип итальянского экономиста В. Парето: если все рабочие функции рассматривать с точки зрения их эффективности, то окажется, что 80% конечных результатов достигается только за 20% затраченного времени, тогда как остальные 20% «поглощают» 80% рабочего времени.

Принцип соотношения временных затрат к результату (80 : 20), который был сформулирован Вильфредо Парето (1923), неоднократно подтверждался на практике в различных сферах деятельности вплоть до наших дней. Это означает, что не следует браться сначала за легкие, требующие минимальных затрат времени дела. Необходимо приступать к вопросам, сообразуясь с их значением и важностью.

Сначала немногие «жизненно важные» проблемы, а уже потом — многочисленные «второстепенные».

Принцип Парето конкретизируется, если все задачи проанализировать в соответствии с их долей в итоговом результате и затем распреде-

Затраты 80% затраченного времени (многочисленные второстепенные проблемы)	Выпуск 80% итогового результата
20% затраченного времени (немногие жизненно важные проблемы)	20% итогового результата

Рис. 5. Временной принцип В. Парето (соотношение 80 : 20)

лить по категориям АБВ, сообразуясь с правилом приоритетности и используя принцип Д. Эйзенхауэра.

Высокий профессионализм и деловая интуиция и состоят в том, чтобы выделить наиболее срочные задачи, делегировать их исполнение соответствующему специалисту и наметить оптимальные сроки выполнения.

Стратегии планирования и «резервирования» времени. Планировать время надо в соответствии со значением и важностью задач, отклонять дополнительно возникающие маловажные задачи. Следует научиться фиксировать сроки выполнения задач, перепроверять согласование сроков с точки зрения их необходимости. Все это требует использовать дневник учета времени и подведения итогов раз в неделю, в две недели, в течение месяца или квартала и пр.

Дневники учета времени, еженедельники или органайзеры, умение их составлять и ими пользоваться в профессиональной среде необходимы для развития временной компетентности. При составлении рабочих планов на день, на неделю или на месяцы вперед нужно научиться строго следовать определенным принципам, выделяя значимые временные вехи, планируя реальные сроки достижения целей в соответствии с рабочим стилем и ритмом работоспособности:

♦ начало работы;

♦ ритмы подъема и спада работоспособности;

♦ график дневной продуктивности — фазы наивысшей активности;

♦ регулирование пауз отдыха — фазы спада активности;

♦ время объективных помех;

♦ контроль результатов и временных затрат;

♦ резервирование времени.

Такие рабочие дневники можно составить на основе собственных наблюдений индивидуального дневного ритма, постоянно контролируя эффективность реализации своих временных планов. В данном случае контролируются функции самоменеджмента для решения трех основных задач:

13-2907

1) осмысление физического состояния (регуляция ритмов подъема и спада работоспособности);

2) соотношение временных затрат и результатов;

3) анализ временных потерь и ресурсов «резервирования времени». Необходим своевременный контроль в неотсроченном режиме, чтобы можно было провести необходимые корректировки «здесь и теперь».

Контроль и анализ временных потерь позволит вскрыть дополнительные источники экономии времени и определить, насколько велики и трудоемки фактические временные затраты по отношению к результатам; сколько времени может быть сэкономлено с целью «резервирования времени» для последующей деятельности или непредвиденных обстоятельств, когда «время решает все».

Планирование времени и использование временных ресурсов может быть связано со стратегией «опережения» реального (хронологического) времени, мысленного опережения своих действий (событий) «наперед», что определяется как стратегия активного преобразования или «резервирования» времени (К. А. Абульханова-Славская), т.е. использования своего наличного времени, преобразование его в условие своего развития, реализации своих задач. Желание и необходимость соответствовать социальному времени, не отстать, «идти в ногу со временем» обусловливают такую стратегию организации времени, когда, для того чтобы не отстать, нужно быть немного впереди. Здесь резервирование времени может выступать движущей силой развития с точки зрения способов управления временем. Стратегия «запаздывания» предполагает пассивное перераспределение времени, которое не используется для развития, а активное игнорирование нормативов времени в результате приводит к безнадежному отставанию, к профессиональной и личной некомпетентности.

Среди существенных принципов планирования времени можно назвать и своевременность как один из критериев личностной организации времени. «Своевременность выступает как предпосылка и условие адекватного (требованиям социального и личного времени) распределения времени. Своевременное действие, осуществляемое ежедневно, становится жизненной практикой, способом существования индивида во времени. Своевременное действие как ежедневная практика, привычка, становясь способом жизни человека, определяет его жизненную стратегию во времени»¹.

Освоить основные принципы планирования времени можно в условиях определенным образом организованных тренингов, в основе которых лежит дебрифинг, т.е. относительно длительное совместное груп-

¹ Абульханова-Славская К. А. Стратегия жизни. М., 1991. С. 78. 194

повое обсуждение различных ситуаций и путей их решения, в частности в условиях временной депривации или избыточности временных ресурсов.

Построенные таким образом пролонгированные тренинги позволяют определить каждому участнику группы свою дневную эффективность за каждый день, а также свой временной потенциал в течение недели, месяца. Освоение в таких тренингах дневника учета времени помогает избегать незапланированных действий (уметь говорить «нет»), не допускать временных потерь.

Важно справляться с рутинной работой и так называемыми незапланированными затратами времени. Для этого надо научиться отклонять дополнительные неотложные проблемы, делегируя их другим, а однородные задачи выполнять сериями, объединяя их в рабочие блоки. Что касается делегирования, то этот способ рационального распределения рабочего времени и управления персоналом предполагает своевременное распределение сфер ответственности и координацию сроков выполнения заданий. Сроки и время выполнения задач должны задаваться в соответствии с естественным ритмом работоспособности, когда пик работоспособности приходится у разных людей на разные периоды дня. Однако составлять такой график надо индивидуально, наблюдая пики и спады продуктивности в течение определенного времени, для чего и важны именно пролонгированные тренинги. Они дают большую результативность и помогают определить рациональные величины временных затрат для планирования собственных временных ресурсов.

С этой целью необходимо освоить различные способы планирования времени. Наименее продуктивно планирование абсолютное (100%); рациональное планирование включает время на контроль исполнения (20%) и на непредвиденные затраты (20%). В результате исполнение и управление, поскольку запланированная «временная ниша» — 20% времени — помогает решать проблемы в случае цейтнота или освобождает время для необходимых социальных контактов, завершения начатых ранее дел.

Все эти тактики называются «временной менеджмент». Они ориентированы на развитие временных компетенций, приемов организации деятельности и межличностных контактов во времени.

Таким образом, в данном случае область социально-психологического тренинга ориентирована на развитие личности в условиях группового взаимодействия посредством активизации форм межличностного общения во времени. В логике деятельностного подхода подобный подход не является стратегическим путем оптимизации социально-психо-

13*

логических компетенций, но вместе с тем не противоречит ему, если исходить из понимания природы деятельностной детерминации.

В самом общем плане активная социально-психологическая подготовка специалиста к межличностному взаимодействию, освоение принципов и умений его регламентации во времени рассматриваются нами как социально-психологический тренинг, как средство развития компетентности во времени. О важности и актуальности понимаемой таким образом цели тренинга свидетельствуют тенденции расширения и значимости социальных взаимодействий в жизни современного общества и свойственная этому проблемность, связанная с неумением рационально использовать временные лимиты общения, эффективно управлять своим и чужим временем.