Презентация компании или видения проблемы на разных стадиях переговоров
Презентация - особая форма публичной коммуникации, ориентированная на определенную аудиторию с целью ее убеждения, информирования и побуждения к действиям. Умение проводить презентации пригодится, когда необходимо за сравнительно короткий срок, обычно 20-30 минут, представить свою компанию, новый продукт, обсуждаемую проблему, предложить условия сотрудничества и т. д. Независимо от предмета правила презентации почти всегда одинаковые: она состоит из вступления («скажите, о чем вы будете говорить»); главной части («скажите это») и заключения («суммируйте то, о чем вы только что сказали»).
Риторика презентации - это риторика «открытой ладони», когда вы представляете свое видение проблемы и пути ее решения. Для того чтобы презентация действительно убеждала аудиторию, она должна быть подготовлена специально для данного круга лиц и включать, по крайней мере, три заявления:
• заявление о факте — убеждение, что представленная вами информация соответствует действительности и подтверждена объективными показателями;
• заявление о ценности ваших предложений - рассуждение о сравнительных преимуществах вашего видения проблемы и методов ее решения;
• заявление о действии - призыв к действиям (покупке, присоединению, слиянию, заключению контракта и т. д.)'. Готовясь к презентации, следуйте этим правилам:
1. Структура презентации тщательно продумывается. Самое лучшее - выбрать не более Ъ-А вопросов для обсуждения, четко сформулировать цель и задачи презентации. Структура должна способствовать успешности вашей тактики убеждения. Например, если вы выступаете с предложением о слиянии двух компаний в одну, можно построить следующие линии убеждения: уменьшение долей рынка обеих компаний, финансовые затруднения одной из компаний, развитая сеть филиалов, возможность выбора наиболее дешевых поставщиков. Развивая последовательно каждую из линий, вы почти автоматически получите набор аргументов для заключительного слайда.
2. Для выбора стиля презентации руководствуются следующими соображениями: программа должна быть универсальной и устойчиво работать на вашем типе компьютера, иметь все возможности для подготовки презентации - все виды представлений (графики, диаграммы всех сортов, тонирование, соединения, стрелки, различные цвета, языки и шрифты и т. п.). При этом следует придерживаться единообразия. Так, шрифты для заголовков должны быть одинаковыми на всех слайдах, для одного вида информации на всех слайдах также следует придерживаться одного шрифта.
3. Язык презентации должен быть лаконичным. Напишите вначале все, что вы бы хотели сказать, выберите самое важное, сократив его вначале на уровне предложений, затем на уровне слов. После этого останется суть вашего сообщения.
Пример:
Известная модель «конкурентного ромба» М. Портера отражает систему детерминант национального конкурентного преимущества. Ответом на вопрос, почему государства добиваются успеха в той или иной области, служат четыре свойства страны, имеющие общий характер и формирующие среду, в которой конкурируют национальные компании. Детерминантами модели Портера являются: факторные условия, условия внутреннего спроса, наличие смежных и обслуживающих отраслей, а также структура, стратегия и конкурентная среда фирм.
После обработки смысл этого сообщения можно выразить в следующем виде (рис. 4.1).
4. Подсчитайте число слайдов, исходя из нормы внимания 1,5 минуты на один слайд. Таким образом, если на ваш доклад отведено 20 минут, то на это выступление вам потребуется не больше 10-15 слайдов, включая слайд-обложку с названием доклада и заключительный слайд с выводами, обобщениями и рекомендациями. Зная спорные места своего выступления, вы можете прогнозировать вопросы, которые вам зададут.
5. Подготовьте план презентации. Презентацию любого вида открывает титульный лист с названием доклада, названием и логотипом компании. Название доклада и дизайн слайда не должны призывать к конфликту с аудиторией. Второй лист должен представить цель и задачи презентации. Из него должно быть понятно, какие вопросы вынесены на обсуждение (понять, исследовать, рассмотреть и т. п.), а какие остались за его рамками. Это поможет в дискуссии избежать не относящихся к делу вопросов. Третий слайд стоит посвятить истории вопроса. Это особенно важно для людей, впервые присутствующих на таком докладе и не знающих предыстории. На четвертом слайде покажите карту вашего доклада, начиная от титульного листа и заканчивая слайдом с выводами. После этого зарезервируйте один слайд на выводы и заключение и распределите оставшееся количество слайдов по выбранным вопросам. Количество слайдов по каждому вопросу определяется важностью и информативной нагрузкой темы.
6. При подготовке отдельных слайдов по теме следует руководствоваться следующими правилами: количество объектов информации - аргументов, новых положений или расчетов на слайде не должно быть больше трех. Обычно эти положения располагаются в нижней части листа по степени важности после того, как в верхней части были приведены причины, приведшие к такому заключению, выводу, аргументу, расчету. Можно привести три основных положения слайда последовательно, выделив их особо шрифтом, цветом, анимацией и т. п. Каждое положение сопровождается его обоснованием.
Необходимо владеть техническими средствами, которые понадобятся во время презентации без потерь времени и лица. Если переговоры проходят на территории партнера, заранее со общите, какие технические средства и программное обеспечение вам понадобятся для проведения презентаций. В особых случаях надежнее подготовить свое выступление на своем ноутбуке. В любой ситуации хорошо иметь записанную презентацию на флэш-диске, компакт-диске, дискете и в распечатанном виде, так как техника обычно подводит в самый ответственный момент выступления 2.
Презентация в начале переговоров имеет две цели: проинформировать партнера о вашей позиции и побудить его раскрыть свои интересы; на этапах принятия решений и подписания документов она преследует цель убедить партера принять ваши условия соглашения. В качестве одной из наиболее действенных техник убеждения используется прием пакетирования.