Менеджмент як явище, процес, система, наука 2 страница
Вибір організацією системи управління (планування ресурсів підприємства (ЕRР-системи)) і прийняття рішення про її впровадження є складним процесом з наступних причин:
1 висока вартість придбаного продукту (доходить іноді до декількох десятків мільйонів доларів);
2 велика різноманітність ЕRР-систем, що пропонуються на ринку;
3 тривалість самого циклу впровадження (який може тривати до декількох років);
4 необхідність ретельного аналізу та оптимізації бізнес-процесів;
5 необхідність залучення до процесу впровадження великої кількості людських ресурсів і, що часто є критичним, управлінської ланки компанії;
6 необхідність пошуку компетентної організації для реалізації проекту або тривалий термін підготовки власних фахівців.
Зокрема, впровадження міжнародного стандарту (ISO), зобов'язує підприємство задокументувати всю свою діяльність за 20-ма наступними напрямами:
1 відповідальність керівництва;
2 система якості;
3 аналіз контракту;
4 управління проектуванням;
5 управління документацією;
6 закупівля продукції;
7 продукція, надана споживачам;
8 ідентифікація продукції та простежуваність;
9 управління процесами;
10 контроль і проведення випробувань;
11 контрольне, виснажливе та випробувальне обладнання;
12 статус контролю та випробувань;
13 управління продукцією, що не відповідає вимогам;
14 коригувальні та запобіжні дії;
15 завантажувально-розвантажувальні роботи, зберігання, пакування і постачання;
16 реєстрація даних про якість;
17 внутрішні перевірки якості;
18 підготовка кадрів;
19 технічне обслуговування;
20 статистичні методи.
3.3. Процедура покращення функціонування системи адміністративного менеджменту
Принцип 1. Всі керівники отримали однакове за своїми базовими принципами, хоча і різне (в залежності від ієрархічного рівня) за обсягом навчання або перепідготовку, що забезпечує загальну понятійну основу для ефективної та злагодженої роботи.
Принцип 2. Всі дії керівників по управлінню підлеглими засновані на цих базових принципах, тобто на однаковому розумінні теорії управління. Це не означає бездумного копіювання усього переліку можливих методик, а передбачає свідомий вибір їх правильної комбінації. Головне - достатність і узгодженість операційної системи.
Принцип 3. Ключові моменти роботи підлеглих прописані, заплановані до виконання і підконтрольні з урахуванням забезпечення можливості своєчасної корекції процесу для отримання бажаних результатів. Ступінь деталізації робіт і організація контролю враховують рівень ієрархії та кваліфікацію підлеглих, а також ступінь новизни і значущість виконуваних робіт.
Принцип 4. Ініціатива підлеглих (конструктивні пропозиції в рамках або поза рамок отриманих ними робочих завдань) розглядається в якості позитивного додаткового ресурсу, але ніяк не в якості основної рушійної сили досягнення результатів та / або оптимізації робочих процесів.
Принцип 5. Методи і технології, які повинні бути використані підлеглими для досягнення чітко сформульованого в зрозумілих їм термінах результату, обумовлюються, а їх застосування контролюється; всі зміни технологій відбуваються або за погодженням з керівником, або таке право обумовлюється окремо.
Принцип 6. Керівники і підлеглі у процесі робочих взаємин використовують обопільно відомий і однаково зрозумілий набір парадигм, про зміну яких підлеглі своєчасно сповіщаються керівниками (виняток становлять форс-мажорні обставини).
?Контрольні питання
1. Характеристика сучасного ділового адміністрування як одна зі складових системи адміністративного менеджменту.
2. Характеристика сучасного публічного адміністрування як одна зі складових системи адміністративного менеджменту.
3. Сутність системи адміністративного менеджменту. Основні характеристики її складових.
4. Система адміністративного менеджменту – базисна система управління організацією.
5. Ощадливе виробництво, його сутність та вплив на ефективність функціонування системи адміністративного менеджменту організації.
6. Планування ресурсів підприємства, його сутність та вплив на ефективність функціонування системи адміністративного менеджменту організації.
7. Сертифікація систем управління на відповідність міжнародним стандартам, її сутність та вплив на ефективність функціонування системи адміністративного менеджменту організації.
8. Характеристика процесного підходу як одного з інструментів удосконалення функціонування системи адміністративного менеджменту організації.
9. Характеристика основних принципів, що забезпечують ефективність функціонування сучасної системи адміністративного менеджменту організації.
Тема 4. ЗАКОНИ ТА ПРИНЦИПИ ПОБУДОВИ ЕФЕКТИВНОЇ СИСТЕМИ АДМІНІСТРАТИВНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ
План лекції
4.1. Загальні (об’єктивні) закони управління.
4.2. Приватні (суб’єктивні) закони управління.
4.3. Спеціальні закони управління.
4.4. Загальні принципи управління.
4.5. Приватні принципи управління.
4.6. Спеціальні принципи управління.
& Література
Основна: 3, 4, 6.
Додаткова: 8, 12, 13, 17, 23.
Інтернет-джерела: 27, 30, 34.
Ключові слова: закони управління, принципи управління, загальні закони управління, приватні закони управління, спеціальні закони управління, загальні принципи управління, приватні принципи управління, спеціальні принципи управління.
4.1. Загальні (об’єктивні) закони управління
Закон –це залежність, яка або зафіксована в законодавчих документах, або є загальноприйнятою для великої групи людей, або має визнання і підтримку авторитетних учених.
З наукової точки зору законом можна вважати "необхідне, істотне, стійке, повторюване відношення між явищами в природі та суспільстві”.
Закони управління являють собою встановлені теоретичним або емпіричним способами логічно обґрунтовані залежності між цілями управлінської діяльності та методами їх досягнення.
4.2. Приватні (суб’єктивні) закони управління
До приватних законів, що стосуються керуючої підсистеми, належать:
1 закон зміни функцій управління;
2 закон скорочення числа ступенів управління;
3 закон концентрації функцій управління;
4 закон поширення і контролю;
5 закон синергії;
6 закон самозбереження;
7 закон розвитку;
8 закон інформованості-впорядкованості;
9 закон єдності аналізу і синтезу;
10 закон композиції і пропорційності.
4.3. Спеціальні закони управління
Спеціальні закони управління являють собою закони, які не пов'язані безпосередньо з управлінням, але здатні зробити значний вплив на результати діяльності організації.
До спеціальних законів відносяться економічні, юридичні, соціальні, інші закони, серед яких:
1 закон зростаючих витрат;
2 закон попиту і пропозиції;
3 закон спадаючої віддачі;
4 закон спадаючої граничної корисності.
4.4. Загальні принципи управління
Принципи управління –це початкові по відношенню до процесу управління норми, правила і закономірності, що випливають із сутності й рівня розвитку суспільства та його продуктивних сил, дотримання яких сприяє досягненню поставлених перед суспільством цілей і вирішення задач.
Три основні групи принципів управління :
1 загальні принципи управління, що стосуються системи управління в цілому;
2 принципи управління, які стосуються окремих компонентів системи управління;
3 принципи, що регламентують порядок і правила управління конкретними видами діяльності
Загальні принципи управління –мають безпосереднє відношення до системи управління в цілому, тобто до всієї сукупності компонентів, що входять до неї.
Види загальних принципів управління :
1 наукової обґрунтованості;
2 цільової спрямованості;
3 системного підходу до вирішення управлінських завдань;
4 правильного підбору і розстановки кадрів;
5 відповідальності та повноважень;
6 оптимальності, гнучкості та демократизації управління;
7 спадковості управлінських рішень;
8 зацікавленості у результатах праці;
9регламентації та формалізації процесу управління.
4.5. Приватні принципи управління
Підгрупи приватних принципів управління :
1 принципи, які стосуються здійснення окремих функцій управління (планування, організації, обліку, контролю, проведення маркетингових досліджень тощо);
2 управлінські принципи, пов'язані з окремими сторонами управління (соціальною, економічною, організаційно-технічною), а також з рівнями управління (структурний підрозділ, організація, галузь, національна економіка).
Побудова процесу організації здійснюється на підставі наступних принципів:
1 комплексний підхід до вивчення керованих і некерованих чинників;
2 забезпечення об'єктивності протікання процесу;
3 найбільш оптимальне і повне інформаційне забезпечення;
4 жорстка регламентація операцій і процедур;
5 відповідність властивостей процесу технічним, економічним, соціальним і організаційним ресурсам організації.
До принципів організації та здійснення управлінського обліку належать:
1 безперервність діяльності організації;
2 використання єдиних для планування і обліку одиниць виміру;
3 оцінка результатів діяльності;
4 наступність і багаторазове використання первинної та проміжної інформації;
5 формування системи показників внутрішньої звітності організації;
6 застосування бюджетного (кошторисного) методу управління витратами і запасами;
7 повнота і аналітичність;
8 періодичність.
4.6. Спеціальні принципи управління
Спеціальними принципами управління вважаються принципи, які відносяться до управління конкретними видами діяльності.
Основні групи спеціальних принципів:
1 принципи, що сприяють ефективності інвестування;
2 принципи управління технологією;
3 принцип побудови організаційних структур управління.
?Контрольні питання
1. Закони і принципи управління. Ї2. х взаємозв’язок.
3. Загальні закони управління. Ї4. х характеристика.
5. Приватні закони управління. Ї6. х характеристика.
7. Спеціальні закони управління. Ї8. х характеристика.
9. Загальні принципи управління. Ї10. х характеристика.
11. Приватні принципи управління. Ї12. х характеристика.
13. Спеціальні принципи управління. Ї14. х характеристика.
Тема 5. ПРОЕКТУВАННЯ ТА СТВОРЕННЯ ОРГАНІЗАЦІЇ ЯК ОСНОВИ В СМСТЕМІ АДМІНІСТРАТИВНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ
План лекції
5.1. Визначення місії, цілей, основних функцій і стратегій організації.
5.2. Вибір правової форми організації.
5.3. Формування робочих груп.
5.4. Поділ праці та спеціалізація.
5.5. Департаменталізація.
5.6. Централізація та децентралізація.
5.7. Диференціація та інтеграція.
5.8. Координація та зв’язки в організації.
5.9. Розподіл спроектованих робочих груп за рівнями управління.
5.10. Вибір оптимальної структури управління.
5.11. Делегування повноважень і розподіл відповідальності.
5.12. Створення системи комунікацій та інформаційного забезпечення діяльності організації і налагодження комунікаційних зв’язків.
5.13. Формування позитивного іміджу організації.
& Література
Основна: 3, 5, 6.
Додаткова: 8, 12, 14.
Інтернет-джерела: 24, 27, 34.
Ключові слова: місія організації, цілі організації, функції організації, стратегії організації, правова форма організації, департаменталізація, централізація та децентралізація, диференціація та інтеграція, координація та зв’язки в організації, структура управління, делегування повноважень, розподіл відповідальності, комунікаційні зв’язки, імідж організації.
Процедура організаційного проектування, якою повинен володіти кожен представник адміністрації, включає в себе такі основні етапи:
1 визначення місії, цілей, основних функцій і стратегій організації;
2 вибір правової форми організації;
3 формування робочих груп;
4 поділ праці та спеціалізація;
5 департаменталізація;
6 централізація та децентралізація;
7 диференціація та інтеграція;
8 координація та зв’язки в організації;
9 розподіл спроектованих робочих груп за рівнями управління;
10 вибір оптимальної структури управління;
11 делегування повноважень і розподіл відповідальності;
12 створення системи комунікацій та інформаційного забезпечення діяльності організації і налагодження комунікаційних зв’язків;
13 формування позитивного іміджу організації.
5.1. Визначення місії, цілей, основних функцій і стратегій організації
Місія –це мета, задля якої існує організація. Вона тісно пов’язана з такими категоріями як «бачення розвитку», «філософія існування» і майже завжди є особистим поглядом керівників вищого рівня на стратегічну перспективу розвитку організації
Цілі організації –конкретний стан окремих характеристик організації, досягнення яких є бажаним і на досягнення яких спрямована її діяльність.
Цілепокладання –характеризує процес визначення цілей та їх взаємозв’язок.
Функції організації – основні напрями діяльності, що мають соціально-економічне спрямування, виконання яких забезпечує досягнення визначених цілей організації.
Стратегія організації:
1 генеральний план дій, що визначає пріоритети стратегічних завдань, необхідні ресурси і послідовність кроків по досягненню цілей організації;
2основний управлінський «план гри», спрямований на налагодження функціонування і розвиток в організації довгострокової перспективи, шляхом виконання продуктово-товарних, ресурсних й функціональних стратегій, необхідних для заповнення «стратегічної прогалини» та досягнення її цілей.
Типи стратегій:
1 стратегії зростання (розвитку);
2 стратегії концентрованого зростання;
3 стратегії інтегрованого зростання;
4 стратегії диверсифікаційного зростання;
5 стратегії скорочення.
5.2. Вибір правової форми організації
Прибуткові (комерційні) організаціїз метою координації їх підприємницької діяльності, а також представлення і захисту загальних майнових інтересів можуть за договором між собою створювати об'єднання у формі асоціацій, спілок тощо, які є неприбутковими організаціями.
Громадські та інші некомерційні організації,у тому числі установи, також можуть добровільно об'єднуватися в асоціації (союзи тощо). Асоціація (союз тощо) некомерційних організацій є також неприбутковою організацією.
Формування робочих груп
Серед малих груп можна спостерігати окремі різновиди:
1 умовні або номінальні;
2 природні (формальні та неформальні);
3 лабораторні;
4 референтні, не референтні та антиреферентні
Неформальною вважається спонтанно створена група людей, які регулярно взаємодіють для досягнення певної мети.
Цілі неформальних груп – виникають та існують на базі особистих інтересів їхніх учасників і можуть співпадати або розходитися з цілями офіційної організації.
Взаємовідносини всередині груп між учасниками і заінтересованими сторонами діляться на:
• офіційні й неофіційні;
• відносини керівництва та підлеглих;
• ділові й особисті;
• раціональні та емоційні
Процедура організаційного проектування – передбачає формування робочих груп з метою забезпечення виконання учасниками цих утворень конкретних функціональних напрямів економічного і соціального спрямування.
Регламентація діяльності – відбувається через процедуру затвердження положення про структурний підрозділ і посадових інструкцій для кожної штатної одиниці.
Сукупність структурних підрозділів і взаємозв’язки між ними – визначають організаційну структурну схему управління суб’єкта господарювання і слугують основою для побудови та налагодження функціонування дієвої системи адміністративного менеджменту.
5.4. Поділ праці та спеціалізація
Ефективного та продуктивного функціонування організації неможливо досягти, якщо один із її членів або одна з її частин роблять усе, чим займається організація, або ж тоді, коли всі її члени або її частини роблять те саме. Тому в будь-якій організації існує поділ праці між її членами або частинами.
Спеціалізація – конкретизація, деталізація фаху, набуття особою здатностей виконувати окремі завдання та обов'язки, які мають особливості, в межах спеціальності тощо .
5.5. Департаменталізація
Ріст спеціалізації окремих робіт в організації обмежується можливостями з їх координації. Розв?язати цю проблему можна, якщо почати групувати схожі роботи та їх виконавців, тобто почати здійснювати визначене організаційне відокремлення виконавців схожих робіт. Даний процес організаційного відокремлення називаєтьсядепартаменталізацією
5.6. Централізація та децентралізація
Централізація –це концентрація прав прийняття, вирішення, зосередження владних повноважень на верхньому рівні керівництва організацією.
Децентралізація –це передача або делегування відповідальності за ряд ключових рішень, а отже, і передача відповідно до цієї відповідальності прав на нижчі рівні управління організацією.
5.7. Диференціація та інтеграція
Важливе місце в проектуванні організації займає проблема встановлення необхідних відносин між частинами або підрозділами організації. На відносини між підрозділами, поряд з іншими, впливають такі чинники, як ступінь відмінності між підрозділами (диференціація) і ступінь необхідного співробітництва підрозділів (інтеграція).
Різноманітні комбінації розглянутих двох факторів (диференціації та інтеграції) впливають на відносини між частинами або підрозділами організації, що має безпосереднє застосування в проектуванні організації та управлінні нею.
5.8. Координація та зв’язки в організації
В організації, що складається з багатьох частин, повинна здійснюватися певним чином координація їх діяльності.
Дана координація виступає основою структури організації, яку визначають як сукупність стійких зв’язків в організації.
Без зв’язків і фактичної взаємодії частин не може бути організованого цілого.
5.9. Розподіл спроектованих робочих груп за рівнями управління
Більшість організацій мають три рівні управління: верхній, середній і нижній (інституційний, інформаційний, технічний). На кожному рівні управління, робочі групи утворюють структурні підрозділи, які в загальній системі менеджменту забезпечують виконання закріплених за ними функцій для досягнення цілей організації, що відповідають її місії.
5.10. Вибір оптимальної структури управління організації
Основні групи видів організаційних структур:
1 традиційні (бюрократичні);
2 адаптивні (органічні).
Адаптивні (органічні) структури управління :
1 програмно-цільові;
2 матричні;
3 матрично-штабні.
5.11. Делегування повноважень і розподіл відповідальності
Делегування повноважень –передача задач і повноважень певній особі, яка бере на себе зобов'язання щодо їх виконання.
Відповідальність –зобов'язання працівника виконувати притаманні займаної ним посади завдання і відповідати за результати своєї діяльності.
Відповідальність виконавця –зобов'язання працівника виконувати делеговані йому завдання і відповідати за результати своєї праці.
Відповідальність керівника –зобов'язання відповідати за результати праці підлеглих йому працівників.
Види організаційних повноважень:
1. Лінійні.
2. Апаратні:
1 рекомендаційні;
2 повноваження обов'язкового узгодження.
3. Функціональні.
4. Паралельні.
5.12. Створення системи комунікацій та інформаційного забезпечення діяльності організації
Комунікація –обмін інформацією між людьми. У систему комунікацій організації входять зовнішні і внутрішні комунікації.
Зовнішні комунікації –обмін інформацією між організацією та її зовнішнім середовищем.
Внутрішні комунікації –інформаційні обміни між елементами організації.
Інформаційне забезпечення адміні-стративного менеджментуполягає в створенні ефективної системи збору, обробки, зберігання і передачі інформації.
Управлінська внутрішньо-організаційна інформаційна система –сукупність інформаційних потоків, що задовольняють потреби в інформації різних центрів для прийняття управлінських рішень.
5.13. Формування позитивного іміджу організації
Імідж –цілеспрямовано сформований образ особи, явища або предмета, що виділяє певні ціннісні характеристики, покликаний здійснити емоційно-психологічний вплив на кого-небудь з метою популяризації, реклами і т. п.
Формування позитивного іміджу організації –етап процедури організаційного проектування, реалізація якого повинна розпочинатися у ході визначення місії, цілей, основних функцій і стратегій та прямо або опосередковано бути присутньою при формуванні кожної складової цього процесу.
?Контрольні питання
1. Місія, цілі, функції і стратегія організації.
2. Основні типи стратегій організації.
3. Правова форма організації.
4. Основні правові форми організації.
5. Основні причини об’єднання людей у групи.
6. Формальні та неформальні групи людей.
7. Основні типи формальних груп в організації.
8. Поділ взаємовідносин в середині груп між учасниками і заінтересованими сторонами.
9. Поділ праці в управлінні.
10.Спеціалізація в управлінні.
11.Департаменталізація в управлінні.
12.Централізація в управлінні.
13.Децентралізація в управлінні.
14.Переваги та недоліки централізації.
15.Переваги та недоліки децентралізації.
16.Диференціація в управлінні.
17.Інтеграція в управлінні.
18.Координація та зв’язки в організації.
19.Види зв’язків в організації, їх характеристика.
20.Рівні управління в організації.
21.Функції керівників на різних рівнях управління.
22.Організаційна структура управління. Види організаційних структур.
23.Характеристика нормативної моделі раціональної бюрократії.
24.Порівняльна характеристика бюрократичного і організаційного типів структури управління.
25.Програмно-цільова структура управління.
26.Матрична структура управління.
27.Делегування повноважень в управлінні.
28.Розподіл відповідальності в управлінні.
29.Комунікації в управлінні.
30.Види внутрішніх комунікацій в управлінні. Їх характеристика.
31.Основні етапі процесу комунікації.
32.Управлінська внутрішньо-організаційна інформаційна система.
33.Цілі внутрішньо-організаційної інформаційної системи.
34.Функції внутрішньо-організаційної інформаційної системи.
35.Імідж організації.
36.Схема формування корпоративного іміджу.
37.Процес формування іміджу організації.
38.Позитивний імідж організації.
Тема 6. ФУНКЦІЇ АДМІНІСТРАТИВНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ
План лекції
6.1. Характеристика послідовних функцій адміністративного менеджменту.
6.2. Адміністративне рішення як безперервна функція адміністративного менеджменту.
6.3. Фактори впливу на процес прийняття адміністративних рішень.
6.4. Методи розробки і прийняття адміністративних рішень.
& Література
Основна: 1, 3, 5, 6, 7.
Додаткова: 8, 11, 12, 15, 17.
Інтернет-джерела: 24, 27, 32, 34.
Ключові слова: послідовні функції адміністративного менеджменту, безперервні функції адміністративного менеджменту, процес прийняття адміністративних рішень, фактори впливу, методи розробки і прийняття адміністративних рішень.
6.1. Характеристика послідовних функцій адміністративного менеджменту
Функція управління– відносно відокремлений однорідний вид діяльності, спрямований на досягнення цілей функціонування організації.
Групи функцій управління
1 послідовні функції;
2 безперервні функції.
Адміністративний маркетинг – це управлінська діяльність з вивчення основних закономірностей формування попиту і пропозиції на ринку управління з метою виявлення й придбання або розробки та просування найбільш якісних і перспективних продуктів, що реалізуються на даному ринку.
Планування– це процес, що включає в себе розробку основних напрямів діяльності та розвитку організації, визначення потреб у ресурсах і засобах, необхідних для реалізації зазначених напрямів, а також вибір методів і способів здійснення намічених заходів.
Вимоги до змісту конкретних
управлінських завдань:
1 відповідність місії й цілям функціонування організації;
2 простота формулювання;
3 узгодження з керівниками і виконавцями;
4 закріплення в письмовій формі;
5 реалізм виконання.
Порядок пріоритетності
Сформульованих завдань
6 завдання вищого пріоритету, які необхідно вирішити будь-якою ціною;
7 завдання середнього пріоритету – повинні бути вирішені;
8 завдання нижчого пріоритету, які добре було б вирішити
Адміністративно-організаційна функція менеджменту– вид управлінської діяльності, за допомогою якої система управління пристосовується для виконання завдань, сформульованих на етапі планування.
Цілі функціонування апарату управління
1 побудова раціональної системи управління організації;
2 формування оптимальної структури організації;
3 уточнення положень про структурні підрозділи і посадових інструкцій працівників;
4 коригування комунікаційних зв’язків;
5 забезпечення організації всіма необхідними ресурсами.
Основні елементи системи ресурсів:
6 сировина;
7 матеріали;
8 напівфабрикати;
9 технологічні та технічні ресурси;
10 енергетичні ресурси;
11 людські ресурси;
12 фінансові ресурси;
13 інформація.
Мотивування –це процес створення умов, що впливають на потреби працівника і дозволяють направити їх в потрібну для організації сторону, при цьому, зацікавивши його в активній і сумлінній праці та старанності при виконанні покладених на нього завдань.
Мотиви бувають:
1 внутрішніми, породженими певним ставленням людини до своєї діяльності;
2 зовнішніми, пов'язаними з впливом на нього певних факторів, які існують незалежно від нього і приводяться в дію іншими людьми та обставинами.
Категорії мотивування :
3 потреби (відчуття фізіологічної або психологічної нестачі чого-небудь);