Менеджмент як явище, процес, система, наука 4 страница
& Література
Основна: 1, 5, 6, 7.
Додаткова: 11, 13, 15, 19.
Інтернет-джерела: 24, 27, 32.
Ключові слова: розвиток системи адміністративного менеджменту, вдосконалення системи адміністративного менеджменту, прогресивний шлях розвитку, регресивний шлях розвитку, конфронтації та конфлікти під час нововведень, основні функції процесу розвитку і вдосконалення.
10.1. Поняття і сутність розвитку та вдосконалення системи адміністративного менеджменту організації
У найбільш загальному вигляді розвиток являє собою необоротну цілеспрямовану і закономірну зміну матерії чи свідомості.
Розвиток організації можна визначити як необоротну цілеспрямовану і закономірну зміну основних елементів або свідомості її співробітників.
Розвиток системи адміністративного менеджменту організації –запланована і керована згори дія у масштабі всієї організації, спрямована на оздоровлення та підвищення ефективності діяльності шляхом спланованого втручання у процес функціонування відповідних підсистем системи адміністративного менеджменту із застосуванням поведінкового підходу.
Форми розвитку:
1 Еволюційний –пов'язаний з поступовою якісною і кількісною зміною суспільної свідомості в суворій відповідності зі зміною матерії.
2 Революційний– форма розвитку передбачає стрибкоподібний, неусвідомлений перехід матерії чи свідомості з одного стану в інший.
Шляхи реалізації розвитку
1 Прогресивний розвиток –перехід від нижчого до якісно вищого рівня або від менш досконалого до більш досконалого стану системи.
2 Регресивний розвиток –деградація системи в цілому і кожного її елемента зокрема.
Категорії працівників, які впливають на прогресивний і регресивний розвиток системи адміністративного менеджменту організації:
1 інноватори;
2 прихильники нововведень;
3 нейтралісти;
4 скептично налаштовані співробітники;
5 консервативно налаштовані до нововведень співробітники.
Удосконалення –зміна чого-небудь, яка викликала поліпшення порівняно з попереднім станом.
Нововведення –впровадження нових ідей, продуктів, послуг і виробничих процесів.
Причини, що можуть привести до конфронтації і конфліктів під час нововведень:
• розбіжність у думках з приводу послідовності виконання робіт;
• виникнення спірних адміністративних питань;
• розбіжності з технічних питань;
• розбіжності з приводу використання фахівців;
• претензії до керівника проекту з приводу вартості окремих видів робіт;
1 розбіжності щодо графіку виконання робіт.
10.2. Основні функції процесу розвитку і вдосконалення системи адміністративного менеджменту організації
Організаційний розвиток і вдосконалення системи адміністративного менеджменту–довготерміновий, ретельний, всеохоплюючий процес зміни і розвитку системи в цілому й кожної підсистеми організації зокрема та поведінки і психології людей, які працюють у ній, спрямовані на забезпечення її оздоровлення та підвищення ефективності діяльності.
Функції процесу розвитку і вдосконалення системи адміністративного менеджменту організації :
1 збір інформації;
2 порівняння інформації з прийнятими нормами, правилами і стандартами;
3 дослідження отриманої інформації щодо ступеня її впливу на окремі елементи і на результуючі характеристики процесу;
4 діагноз за результатами дослідження сильних і слабких сторін розглянутого процесу;
5 консультування;
6 регулювання.
Розвиток і вдосконалення системи адміністративного менеджменту організації залежить від багатьох взаємопов’язаних факторів як внутрішнього, так і зовнішнього характеру. Попри це головною умовою якісного прогресування залишається персоніфіковане бажання кожного представника організації, яке повинно бути підтверджене його внутрішнім психологічним станом, а також відповідним рівнем фаховості.
?Контрольні питання
1. Розвиток системи адміністративного менеджменту.
2. Вдосконалення системи адміністративного менеджменту.
3. Можливі форми та шляхи розвитку системи адміністративного менеджменту.
4. Категорії працівників, які можуть забезпечувати розвиток системи адміністративного менеджменту.
5. Основні причини конфронтації і конфліктів під час нововведень.
6. Основні функції процесу розвитку і вдосконалення системи адміністративного менеджменту.
7.Можливі джерела інформації для реалізації процесу розвитку і вдосконалення системи адміністративного менеджменту.
Тема 10. РЕЗУЛЬТАТИВНІСТЬ СИСТЕМИ АДМІНІСТРАТИВНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ
План лекції
10.1. Адміністрування бізнес-процесів в організації. Адміністративний менеджмент та концепція «бережливого виробництва».
10.2. Сутність поняття «результативність системи адміністративного менеджменту».
10.3. Види та форми інформаційних систем в адміністративному менеджменті. Адміністративні ноу-хау.
& Література
Основна: 1, 5, 6, 7.
Додаткова: 11, 13, 15, 19.
Інтернет-джерела: 24, 27, 32.
Ключові слова: результативність системи адміністративного менеджменту, вдосконалення системи адміністративного менеджменту, бережливе виробництво, види інформаційних систем, адміністративні ноу-хау.
10.1. Адміністрування бізнес-процесів в організації. Адміністративний менеджмент та концепція «бережливого виробництва».
Адміністрування бізнес-процесів в організації. Система адміністративного менеджменту – це базисна система управління організацією, а всі сучасні новації в управлінні є надбудовою над цим базисом
Адміністрування системи автоматизації бізнес-процесів, пов’язана з концепцією «бережливого виробництва», яка хоча й відноситься в основному до випуску продукції, низку її принципів можна застосувати для ефективного впровадження бізнес-автоматизації і для невиробничих компаній.
Розвиток адміністративного менеджменту: у провідних компаніях була впроваджена система адміністративного управління (AMS), потім налагоджене бережливе (ощадливе) виробництво (lean production), автоматизовано систему адміністративного управління шляхом упровадження ERP-систем, далі здійснено сертифікацію системи управління якістю за стандартами ISO. Таким чином, система адміністративного управління первинна. Всі вдосконалення управління в будь-яких компаніях світу починаються тільки після установки й налагодження цієї системи
Бережливе виробництво (Lean production / Lean manufacturing) – це ефективна концепція менеджменту, суть якої полягає в оптимізації бізнес-процесів за рахунок максимальної орієнтації на інтереси та потреби клієнта (ринку) і врахування мотивації кожного працівника. Впровадження методології бережливого виробництва в ідеалі дозволяє вирішити цілу низку основних проблем, з якими щодня і щогодини зіштовхуються більшість підприємств: досягти високої якості при мінімальних витратах, скоротити терміни створення продукції, уникнути надвиробництва, врегулювати питання поставок.
Історичний ракурс
Автором концепції вважають Тайіті Оно, який розробив унікальну виробничу систему для корпорації Toyota – Toyota Production System (TPS), або Lean production. Принципи бережливого виробництва свого часу намагався донести до бізнес-громадськості ще Генрі Форд. Але його ідеї тоді не сприйняли. Впровадивши методологію бережливого виробництва першими у світі, японці ще раз продемонстрували свій талант не стільки генерувати нові ідеї, скільки розвивати вже існуючі. З «Тойотою» вийшло з точністю до навпаки: її «фірмова» виробнича система цього разу зацікавила американців, внаслідок чого з’явився знаменитий «посібник з бережливого виробництва» – книга Джеймса Вумека і Деніела Джонса, в якій автори «розсекретили» головні складові успіху «Тойоти» – інструменти TPS, що включають ТРМ (Total Productive Maintenance – загальне продуктивне обслуговування устаткування); систему 5S (сортування, раціональне розташування, прибирання (утримання в чистоті), стандартизація, вдосконалення); систему швидкого переналагодження SMED – Single-Minute Exchange of Die (переналагодження / переоснащення устаткування менш ніж за 10 хвилин).
Система управління якістю (СУЯ) – це сукупність систематично здійснюваних видів діяльності організації, спрямованих на створення організаційних, технічних, економічних і соціальних умов, що гарантують належний рівень і стабільність
якості продукції або послуг.
Основою запровадження та функціонування СУЯ є стандарт ISO 9001:2008 "Система управління якістю. Вимоги". Ним визначені вимоги, яким повинна відповідати система якості, щоб гарантувати постійну відповідність продукції і послуг вимогам замовника. Цей стандарт розроблений Міжнародною організацією із стандартизації (ISO) для того, щоб підприємства та організації могли використовувати його як основу при розробці власних систем якості.
Крім процедури оформлення сертифікатів експортованих та імортованих товарів в системі УкрСЕПРОзапланована і керована згори існують також сертифікакти якості, які передбачені кожною країною окремо і без відповідності яким реалізація товарів на території країни стає неможливим. Саме тому субєкти зовнішньоекономічної діяльності оформляють Європейський сертифікат якості, на основі Євросоюзу в системі СЕ і діють в усіх країнах-членах ЄС.
Що дає Європейський сертифікат відповідності:
2 Можливість вільно реалізовувати товари на території країнах-членах ЄС;
3 Збільшити попит на продукцію;
4 Оформляти вантаж на митниці на більш вигідних умовах;
5 Гарантувати відповідність товарів діючим в Європі вимогам екологічної чистоти й безпеки;
6 Підвищити конкурентоздатність товарів
Вісім базових принципів управління якістю:
• Принцип 1 – організація, орієнтована на споживача;
• Принцип 2 – відповідальність керівництва;
• Принцип 3 – залучення всього персоналу;
• Принцип 4 – процесний підхід в управлінні;
2 Принцип 5 – системний підхід в управлінні;
• Принцип 6 – безперервне вдосконалення;
• Принцип 7 – прийняття рішень, засноване на фактах;
• Принцип 8 –взаємовигідне співробітницттво з постачальниками.
10.2. Сутність поняття «результативність системи адміністративного менеджменту».
Результативність (effectiveness) – це досягнуті результати у порівнянні з цілями, зіставлені з використаними для досягнення цих цілей ресурсами, що характеризує дієвість, досягнення, ступінь завершення системою реалізації встановлених цілей.
Результативність адміністративного менеджменту (effectiveness of administrative management) –це міра точності управління, яка характеризується досягненням очікуваного стану об'єкта управління, мети управління або рівнем наближення до неї. Вона пов'язана з виробничими, технологічними та управлінськими процесами, конкретними проблемами і способами їх розв'язання.
Це потребує прийняття різних управлінських рішень і критеріїв їх оцінки, що, своєю чергою, визначає специфіку формування системи результативності.
Концепція результат-орієнтованого управління Сьогодні в Україні існує протиріччя між необхідністю підвищення результативності та якості надання послуг населенню й недостатнім потенціалом системи, керівників та фахівців. Проблеми, породжені цим протиріччям, вирішуються у більшості країн світу через розвиток децентралізації та демократизації управління, упровадженням оновлених
гнучких та ефективних інструментів управління.
Провідні засоби реалізації концепції результативності діяльності адміністративного менеджменту
3 Вимірювання результатів діяльності;
4 Бюджетування за результатами;
5 Оцінювання результатів діяльності;
6 Аудит адміністративної діяльності.
Аспекти оцінки успішності дяльності
7 Вимірювання зусиль для отримання запланованого (очікуваного) результату
8 Вимірювання досягнень здійснюваної діяльності;
9 Зіставлення досягнень і зусиль
Базові поняття у концепції результативності й англійською мовою визначаються як 3"Е":
10 результативність (еfficiency);
11 ефективність (effectiveness);
12 економічність (еconomy).
Критерії успішності діяльності:
справедливість,
13 прозорість,
14 відкритість,
15 відповідальність,
16 своєчасність,
17 якість, задоволення клієнтів
Вихідним моментом оцінки діяльності є характеристика витрачених зусиль через категорію економічності (economy), яка пов'язана з визначенням масштабів використаних ресурсів для забезпечення якісної діяльності в необхідних обсягах.
Фінансові міри витратхарактеризують складові собівартості та ціни продукції чи послуг у грошовому вимірі: заробітну плату персоналу, вартість матеріалів та інших предметів праці, вартість послуг сторонніх контракторів, амортизацію обладнання й т. ін. Ці індикатори можуть мати абсолютний чи відносний вигляд.
Нефінансові міри витрат характеризують витрати окремих видів ресурсів у натуральному вираженні й теж можуть мати абсолютний чи відносний вигляд.
Можна класифікувати досягнення на два типи - продукт (output) і наслідки (outcome). Продукт оцінюється показниками, які характеризують кількісну, об'ємну сторону досягнень.
Показники ефективності будуються як коефіцієнти, які відносять продукт діяльності до вхідних ресурсів, зусиль (тобто до внеску), і вимірюють витрачений обсяг ресурсів або їх вартість на одиницю продукту. Вони демонструють відносну ефективність організації порівняно з попередніми результатами або з іншими організаціями, з попередньо визначеними показниками, із загально прийнятими нормами й стандартами.
Три групи показників результатів діяльності
19 Ті, що вимірюють зусилля для надання послуги (внесок). Їх не можна віднести до показників результатів діяльності, оскільки немає результату;
20 Ті, що вимірюють досягнення (продукти та наслідки);
21 Ті, що відносять досягнення до зусиль (показники результативності та ефективності).
Оцінювання результатів діяльності –здійснення систематичних оцінок програм чи політики порівняно з явно або неявно вираженими стандартами
Порівняння й аналіз досягнутого рівня (ситуації, показників і т. ін.) відносно аналогів з метою запозичення передового досвіду має назву бенчмаркингу Бенчмаркинг дає можливість визначити власні переваги й слабкі місця, відшукати напрями змін і раціональні шляхи діяльності
Аудит адміністративної діяльності (або адміністративний аудит), за визначенням Міжнародної організації вищих аудиторських установ (INTOSAI) - це аудит економічності, ефективності та результативності з якими організація, що перевіряється, використовує свої ресурси при виконанні завдань
10.3. Види та форми інформаційних систем в адміністративному менеджменті. Адміністративні ноу-хау.
Інформаційна системаяк система управління в адміністративному менеджменті тісно пов’язана, як із системами збереження та видачі інформації, так і з системами, що забезпечують обмін інформації в процесі управління. Вона охоплює сукупність засобів методів, що дозволяють користувачу збирати,
зберігати, передавати і обробляти відібрану
інформацію.
Інформаційні системи існують з моменту появи суспільства, оскільки на кожній стадії його розвитку існує потреба в управлінні.
Використання різноманітних форм автоматизації управлінської праці змінює основні компоненти системи управління та забезпечує якісно нові функціональні можливості роботи адміністративно-управлінського персоналу. Однак важливо не переоцінювати роль управлінсько-інформаційної техніки. Вона виконує лише функції забезпечення процесу прийняття рішення на підставі деякої інформації. Головні напрямки робіт в галузі автоматизації менеджменту виявляються в організаційній, соціальній, кадровій перебудові управлінської діяльності.
В залежності від функціонального
призначення можна виділити такі
системи:
управляючі (АСУТП, АСУВ),
проектуючі (САПР),
наукового пошуку (АСНД, експертні системи),
діагностичні,моделюючі, системи підготовки прийняття рішення (СППР).
В залежності від сфери використання автоматизовані інформаційні системи поділяють на: адміністративні, економічні, виробничі, навчальні та інші
Організаційні компоненти інформаційної системи адміністративного менеджменту –це сукупність методів і засобів, що дозволяють удосконалити організаційну структуру об’єктів та управлінські функції, визначити штатний розклад і чисельний склад кожного підрозділу, розробити посадові інструкції персоналу.
Класифікація інформаційних систем адміністративного менеджменту:
22 За рівнем у системі управління (територіальні, міжгалузеві і галузеві);
23 За рівнем інтелектуалізації (інформаційно-довідкові, інформаційно-пошукові, підтримки прийняття управлінських рішень, експертні);
24 За ступенем централізації обробки інформації (централізовані й децентралізовані);
25 За принципом інтеграції (багаторівневі й однорівневі за рівнями та функціями управління);
26 За видами процесів для наукових досліджень, для автоматизованого проектування, організаційного управління, управління виробничими та технологічними процесами;
27 За сферою діяльності (культурологічні, науково-технічні, соціальні, фінансово-економічні, міжнародних організацій);
28 За режимом обробки інформації (в режимі реального часу, в автономному режимі).
Класифікація автоматизованих інформаційних технологій
29 За способом реалізації в АІС;
30 За способом охопдення задач управління;
31 За класом технологічних операцій;
32 За типом користувацького інтерфейсу;
33 За сполсобом побудови мережі;
34 За видом предметної області, що обслуговується.
Метою МАНХє підвищення ефективності компанії, її платіжної здатності та стабільності.
Система Хаббарта в адміністративному иенеджменті
Суть цієї системи викладена в Робочому зошиті Модель адміністративного НОУ-ХАУ Л. Рона Хаббарда. Передбачається, що менеджер може покроково впровадити інструменти: оргсхему, статистику, фінансове планування, систему комунікації, навчання співробітників. Це дозволить йому отримати контроль над бізнесом, забезпечити стабільність і розширення.
Стандарт "Модель Адміністративного Ноу Хау" включає програми:
35 Стандартну організуючу схему;
36 Стандартну систему комунікації;
37 Підвищення кваліфікації співробітників;
38 Управління організацією на основі статистики;
39 Фінансове планування, яке забезпечує платіжну здатність організації
Основні функції процесу розвитку і вдосконалення адміністрування:
Загальні функції адміністративного менеджменту – це функції, що утворюють управлінський цикл і відображають специфіку управлінської праці незалежно від характеру і специфіки діяльності організації.
Спеціальні функціїадміністративного менеджменту - функції, що визначаються специфікою діяльності керованого об'єкта.
Крім загальних і спеціальних функцій адміністративного менеджменту можна виділити ще і змішані функції, такі як планування випуску готової продукції, контроль виробництва, організація збуту продукції і т. ін.
Функції адміністративного менеджменту можна розділити на дві групи. До першої групи належать послідовні функції, які здійснюються дискретно (тобто, повторюються через певні проміжки часу), послідовно змінюючи один одного. Другу групу утворюють безперервні функції, виконання яких здійснюється постійно протягом всього періоду управління підприємством.
Послідовні і безперервні функції адміністративного менеджменту нерозривно пов'язані між собою і в своїй сукупності утворюють зміст управлінської діяльності, диференційованої за різними ознаками.
?Контрольні питання
1. Оцінювання результативності системи адміністративного менеджменту.
2. Вдосконалення системи управління якістю за стандартами ISO менеджменту.
3. Перспективні шляхи розвитку системи адміністративного менеджменту.
4. Категорії працівників, які можуть забезпечувати розвиток системи адміністративного менеджменту.
5. Головні умови результативності системи адміністративного менеджменту.
6. Основні функції процесу розвитку і вдосконалення системи адміністративного менеджменту.
7. Види та форми інформаційних систем в адміністративному менеджменті