Занесите намеченные мероприятия в деловой календарь

Когда список готов, я даю его своему секретарю Барбаре, заносящей мероприятия в мой деловой календарь. Это позволяет мне противостоять давлению множества посторонних дел, каждый день требующих моего внимания и времени. Помимо этого, месячный план работы повышает мою ответственность за их выполнение, так как в планируемых мероприятиях принимают участие и другие люди.

Предусмотрите время для неожиданных дел

Время, предусматриваемое для неожиданных дел или преодоления проблем, зависит от характера вашей работы. Чем в большей степени ваша работа связана с контактами с людьми, тем больше времени следует предусмотреть «про запас». Я выделяю на неожиданные дела полчаса в неделю, и это время заносится в мой деловой календарь.

Выполняйте дела по одному

Хороший генерал не будет вести битву на несколько фронтов одновременно. То же самое можно сказать и о хорошем лидере. Если сразу несколько дел будут требовать вашего внимания, вы можете почувствовать, что вот-вот утонете под ними.

На протяжении многих лет я использую следующие принципы:

■ Составьте список необходимых дел.

■ Проранжируйте их по степени важности.

■ Отведите для каждого дела отдельную папку.

■ Делайте все дела по очереди.

Организуйте рабочее пространство

Мое рабочее пространство разделено на два: административное и творческое. Административное пространство — кабинет, где стоит мой рабочий стол и стол моего секретаря, есть место для совещаний с ведущими членами моей организации. Здесь висит мой план работы на месяц, стоят компьютеры, хранятся папки с документами. Мое творческое пространство — уединенный кабинет, где стоят книги и копировальный аппарат, хранятся мои рукописи. Доступ сюда ограничен. В этом кабинетике я могу спокойно читать, работать или просто думать.

Работайте в соответствии с особенностями своей личности

Если вы— «жаворонок», самые важные дела вам следует планировать на утро. Естественно, если вы «сова», то намечайте важные дела ближе к вечеру. Так или иначе, не позволяйте, чтобы особенности вашего характера или образа жизни стали отговоркой для недостаточно результативной работы.

Время, потраченное на дорогу, используйте для легкой работы и личного роста

Когда мне исполнилось шестнадцать и я получил водительские права, отец дал мне замечательный совет. Он сел в машину рядом с местом водителя и сунул в «бардачок» книгу. «Никогда не выезжай из дому без книги, — сказал он. — Когда застрянешь в пробке, тебе будет что почитать».

Кроме книги, у меня всегда с собой в машине есть аудиозаписи лекций и блокнот, чтобы записывать интересные мысли. По дороге на работу и с работы я делаю звонки но мобильному телефону. Один раз, сидя за рулем, я сделал двадцать один звонок, сэкономив не один час рабочего времени. Часто в поездках меня сопровождает один из коллег, и мы имеем возможность обсудить вопросы работы, а заодно и установить более близкие отношения.

По моим прикидкам, если с толком использовать время, проведенное в дороге, то можно получить в среднем восемь дополнительных часов в неделю для работы и личностного роста.

Создавайте систему, эффективную для вас

Боб Биль говорит: «Все системы, от списка дел и планов мероприятий до библиотек и компьютеров, — ваши слуги. Они помогают вам работать быстрее и лучше. Чем лучше системы, тем меньше затраты времени, а результаты— выше». Не боритесь с системами, а совершенствуйте их.

Всегда имейте наготове план для промежутков времени между совещаниями

Если с умом использовать минуты, можно сэкономить часы. У меня всегда есть список дел, которыми можно заняться в любую свободную минуту: сделать телефонный звонок,

написать благодарственную записку, передать информацию. Составьте список таких «минутных» дел и носите его с собой.