Теория систем и руководство. Принципы руководства

Теория систем является основой теории организации. Выделяют следующие признаки системы: множество элементов, единство главной цели для всех элементов, наличие связи между ними, целостность и единство элементов, структура и иерархичность, относительная самостоятельность, четко выраженное управление. Система – это целое, созданное из частей и элементов, для целенаправленной деятельности.

Любая система обладает следующими составляющими: входное воздействие, система обработки, конечные результаты и обратная связь.

Также можно выделить свойства систем:

1) потребность в управлении;

2) стремление сохранить свою структуру;

3) формирование сложной взаимосвязи от свойств входящих в нее элементов и подсистем.

Если система имеет слишком большое количество элементов, то ее делят на подсистемы.Подсистема – это набор элементов, представляющих автономную внутри системы область.

Основной классификацией систем является группировка их в трех подсистемах.

1. Техническая подсистема включает любые работоспособные изделия, имеющие инструкции для пользователя. Процесс принятия решения заранее строго определен и носит формализованный характер.

2. Биологическая подсистема включает флору, фауну и замкнутые биологические подсистемы. Эволюционные процессы происходят медленнее, чем в технических подсистемах, что является причиной ограниченности набора решений. Эта подсистема обладает большим разнообразием функционирования, но процесс принятия решений носит непредсказуемый характер.

3. Социальная подсистема характеризуется наличием человека в совокупности взаимосвязанных элементов. Эта подсистема обладает наибольшим разнообразием функционирования. Социальная система может включать биологическую и техническую подсистемы, а биологическая – техническую. Также можно выделить другую классификацию систем.

1. Искусственные и естественные системы.Искусственные системы создаются человеком для реализации заданных целей. Естественные – природой или человеком для реализации целей мирового существования.

2. Открытые и закрытые системы.Открытые системы характеризуются открытым характером связей с внешней средой и сильной зависимостью от нее. Закрытые характеризуются внутренними связями и создаются для удовлетворения потребностей своего персонала и учредителей.

3. Детерминированные и стохастические системы.Детерминированные системы функционируют по заранее заданным правилам, с заранее определенными результатами. Стохастические характеризуются трудно предсказуемыми входными воздействиями внешней или внутренней среды и выходными результатами.

4. Мягкие и жесткие системы.Мягкие системы характеризуются высокой чувствительностью и слабой устойчивостью к внешним воздействиям.

Жесткие системы основаны на высоком профессионализме небольшой группы руководителей. Они обладают большей устойчивостью к внешним действиям.

Каждая организация должна обладать всеми свойствами систем, с этим связан выбор подходов к анализу и синтезу различных организованных образований. Существует три вида подходов:1) системный подход требует учета всех ключевых элементов, влияющих на принятие решения; 2) комплексный подход требует составления приоритетов ключевых элементов и учета наиболее важных элементов; 3) аспектный подход требует учета отдельных ключевых элементов.

Руководство – это механизм, направляющий усилия коллектива или личности на выполнение общих задач. Оно побуждает людей к достижению поставленной цели посредством влияния на их потребности.

Это способность влиять на поведение группы людей или отдельных индивидуумов, позволяющая побудить их работать для достижения общих целей.

Успешное функционирование любой организации зависит от того, как менеджеры используют принципы руководства.

Принципы - это основные положения некой теории, учения, науки. Принципы руководства - это основные положения управленческой науки, касающиеся руководства людьми в процессе совместной деятельности для достижения целей организации.

Основные принципы руководства

1. Разделение труда. Этот принцип основан на распределении процесса труда на отдельные виды работ или операции. На основе разделения труда организуется процесс управления, разрабатываются организационная структура предприятия для каждого работника. Так конкретизируются исполнители работ по предоставленным им полномочиями и ответственностью.

Принципы разделения труда является главным общим принципом административного руководства.

2. Ответственность. Менеджер несет всю ответственность за результаты работы организации перед высшим органом управления (собранием акционеров, участников общества, владельцем). В своей деятельности он должен выполнять действующее законодательство и нормативные акты, отвечает за их нарушение. Особую ответственность несет за выполнение соглашений, контрактов и договоров. Менеджер обладает властью над подчиненными работниками, но наличие власти предполагает ответственность, как за свои действия, так и за действия работников. Ответственность является необходимой принадлежностью власти.

К объективным внутренним условиям организации относятся следующие факторы: перспективы развития организации, в том числе производственные, наличие технических, финансовых и трудовых ресурсов, действующая система организации управления и система связей между структурными подразделениями.

Субъективные внутренние условия определяются профессиональными качествами менеджеров, опытом их работы, интеллектуальными и организаторскими способностями, физическими возможностями.

Вышеприведенные условия взаимодействуют между собой и определяют эффективность менеджерской деятельности.

Вместе с тем менеджеры влияют на конкретные условия, решают проблемы для достижения экономического роста и обеспечивают конкурентоспособность предприятия.

Эффективная стратегия и тактика действий менеджера предполагает точную оценку структуры условий деятельности и разработку мероприятий по совершенствованию всей системы управления.

3. Дисциплина. Это важнейшая сила любого человека или коллектива. Это показатель уровня соблюдения установленных норм и правил поведения в организации.

Дисциплина труда включает в себя трудовую, технологическую и производственную дисциплину.

Принцип дисциплины труда предусматривает добросовестное использование оборудования, инструментов, рабочего времени, выполнение требований технологии производственного процесса, правил охраны и безопасности труда. Чем лучше дисциплина, тем ответственнее каждый работник подходит к выполнению своих обязанностей. При хорошо организованной работе даже слабо дисциплинированный человек не сможет нарушать установленный порядок и, наоборот, наличие недостатков в организации труда снижает дисциплину.

4. Единство властных полномочий. При выполнении любой работы работник не должен получать распоряжений более, чем от одного руководителя. Если два руководителя осуществляют власть одинакового содержания над одним и тем же подразделением, то сразу же появляются недоразумения, которые могут приводить к конфликту. А чтобы не допустить этого, нужно: или ликвидировать двойственность, или устранить одного из руководителей. Люди не выдерживают двойной власти. Обязательно пристают к одной из них. Об этом принципе в народе говорят: "Вдвоем няньки дитя без глаза". И это верно.

5. Централизация и делегирование. Централизация предполагает сосредоточение власти в одном центре. Таким центром в организации является руководитель или коллективный орган (правление, президиум и др.). Вопрос централизации является вопросом степени, уровня сосредоточения властных полномочий. Для успешного руководства следует использовать систему делегирования властных полномочий от высшего до низшего уровня управления, от менеджера к подчиненным. Этот принцип повышает самостоятельность выполнения работ и, главное, ответственность за их результаты.

Чрезмерная централизация, как и чрезмерное делегирование властных полномочий не всегда дают положительные результаты. Об этом принципе можно сказать так: "Один управляющий и единственный план действий для совокупности операций, имеющих общую цель". Это важнейшее условие единства работы, согласованности действий и объединения усилий.

Единство руководства предполагает объединение усилий каждого работника для эффективного выполнения работы и достижения поставленной цели.

6. Объективность и научность решений. Успешное руководство возможно только с учетом объективных условий развития общества, отраслевых закономерностей и производственных условий конкретной организации; руководство несовместимо с субъективизмом, который только вредит делу.

Каждый руководитель на любой ступени иерархии должен принимать решения только на основе объективных обстоятельств и научного предвидения будущего.

7. Единство интересов работников и предприятия. Этот принцип утверждает, что экономические интересы предприятия и работников должны совпадать. Каждый работник должен получать справедливую долю прибыли от общего результата. Нарушение принципа приводит к незаинтересованности работников в высокопроизводительном труде.

8. Принцип эффективности и оптимальности предполагает достижение наибольшей эффективности в результате работы коллектива при наибольшей экономии ресурсов. Это возможно только на основе внедрения новейших технологий, совершенствовании организации труда и управления, использовании компьютерной техники.

9. Справедливость. Этот принцип предусматривает справедливые действия руководства. Справедливый менеджер действует беспристрастно по отношению к истине. Справедливое решение принимается без предвзятости на законной и честной основе. Справедливость менеджера - это сочетание доброжелательности с правосудием в принятии управленческих решений.

10. Инициатива. Это руководящая роль в любых действиях, возможность что-то задумать и осуществить.

Инициатива является мощнейшим стимулом человеческой деятельности.

Чтобы развивать инициативу, нужно предоставить работнику самостоятельность в выполнении служебных обязанностей, поощрять заслуги.