Принцип 80/20»: важнейшие положения

• Значимых факторов немного, а факторов тривиальных множество — лишь единичные действия приводят к важным результатам.

• Большая часть усилий не приводит к желаемым результатам.

• То, что мы видим, обычно отличается от того, что мы получаем, всегда существуют скрытые силы.

• Обычно слишком сложно и утомительно разбираться в том, что происходит, а часто в этом нет необходимости: необходимо лишь знать — работает ли ваша идея или нет, и изменять ее так, чтобы она заработала, а затем поддерживать ситуацию до тех пор, пока идея не перестанет работать.

• Большинство удачных событий обусловлено действием небольшого числа высокопроизводительных сил, большинство неприятностей связано с действием небольшого числа высокодеструктивных сил.

• Большая часть действий, групповых или индивидуальных, представляет собой пустую трату времени. Они не дают ничего реального для достижения желаемого результата.

Значимость принципа Парето для повышения эффектив­ности использования времени не подлежит сомнению. Кох в связи с этим даже предлагает развивать специальное «мыш­ление 80/20»: умение определять, что входит в те 20% уси­лий, которые могут принести 80% желаемого результата. И действительно, умение отсекать лишнее в работе может дать весьма существенные результаты. Для этого можно следо­вать нескольким простым правилам.

Правила экономии усилий

• Концентрируйтесь на ресурсах, приносящих наибольшую прибыль, не пытайтесь повы­сить эффективность всех ресурсов сразу.

• Лучше «срезать» углы, чем идти по дороге, делая все крутые повороты.

• Пытайтесь достичь высоких результатов по нескольким направлениям, а не повышать показатели по всем направлениям.

• Вместо того, чтобы выполнять повседневную или (с вашей точки зрения) рутинную работу самому, перепоручайте ее специалистам, которые могут сделать ее более про­фессионально.

• Выбирайте карьеру и работодателей с максимальной осторожностью и, как только это становится возможным, берите людей к себе в подчинение, а не нанимайтесь к кому нибудь другому.

• Делайте только то, что у вас получается лучше всего, и то, что вам нравится делать больше всего.

• «Копайте глубже» — обращайте внимание на странности и «иронию судьбы».

• В каждой важной для вас области старайтесь определить, какие 20% усилий могут при­вести к 80% результатов.

• Успокойтесь, работайте меньше и ставьте перед собой только самые важные цели, при достижении которых закон 80/20 будет работать на вас, а не против вас; помните «всех денег не заработаешь».

• Максимально используйте те немногие удачные моменты, которые посылает вам жизнь, когда вы способны показать наивысшие результаты и когда звезды благосклонны к вам.

Как мы видим, предложенные правила связаны как с пла­нированием личного времени, так и с системой принятия важных решений, о чем пойдет речь в разделе 8.3. Заметим, однако, что применение этих правил возможно лишь толь­ко в том случае, если человек владеет навыками самоана­лиза, которые обсуждались в учебном элементе № 2*, а также в разделе 8.1, и прежде всего — навыком целеполагания.

Между тем, Кох приходит к отчасти парадоксальным вы­водам относительно использования времени; он даже на­зывает их «ересью принципа 80/20».

Ересь принципа 80/20

Закон Парето, утверждающий помимо прочего, что 80% всех результатов достигаются в течение 20% всего потраченного времени, переворачивает обыденные представления. Следствия этого закона должны обрадовать всех, кто страдает от постоянной спешки.

• Мы пользуемся временем нерационально. И поэтому нет смысла в «косметическом ре­монте» подходов к планированию дня — нужна полная реконструкция представлений о времени.

• Нехватка времени — миф. На самом деле времени у нас предостаточно. По-настоящему мы пользуемся только 20% нашего дня. А многие талантливые люди делают основные «ходы» в течение нескольких минут. Принцип 80/20 предполагает, что если мы уделим в два раза больше внимания 20% главных видов деятельности, то можем свести нашу рабочую неделю к двум дням и при этом достичь на 60% больше, чем нам удается сейчас. Этот вывод бесконечно далек от безумной концепции тайм-менеджмента.

• Закон Парето превращает время из врага в нашего друга. Потерянное время не потеряно навсегда. Время всегда возвращается на круги своя. Не для того ли в неделе 7 дней, а в году — 12 месяцев? О том же нам напоминают и повторяющиеся времена года. Мы будем более творческими и производительными, если наши отношения со временем будут спокойными и деловыми. Наш враг не само время, а то, как мы его используем.

• Закон 80/20 означает, что нам следует поменьше действовать. Действие подавляет мысль. Мы транжирим или проматываем наше время именно потому, что у нас его слишком много. Если бы его не было, нечего было бы транжирить! Самый продуктивный переход в любой работе — последние 20% времени перед ее сдачей. Продуктивность работы над любым проектом можно удвоить, просто сократив время, выделенное на его реализацию

Ричард Кох

Источник: Koch R. The 80/20 Principle: The Secrete of Achieving More with Less. — N.Y., etc.: Currency, 1998, pp. 148-149.

8.3. Техника планирования личного времени

Итак, планирование, как следует из принципа Парето, необходимо. Однако как его осуществлять? Ведь и оно тре­бует времени. Кроме того, исследования психологов пока­зывают, что склонность в той или иной степени планиро­вать время определяется типом личности человека. В част­ности, согласно типологии личности Майерс-Бриггс (под­робнее см. раздел 3.4), люди «решающего» типа предпочи­тают распланированный образ жизни, а люди типа «ощу­щение» более склонны к спонтанным действиям.

Представляется, что каждый человек должен выбирать наиболее подходящий для себя способ планирования вре­мени. Попытка человека, относящегося к типу «ощущение», заставить себя пользоваться тайм-менеджером, т.е. специ­ально разработанным ежедневником, как правило, заканчивается неудачей, причем возникающий вследствие этого скептицизм распространяется не только на этот конкрет­ный прием планирования, а на планирование времени во­обще. Вероятно, поэтому Кох и назвал концепцию тайм-менеджмента «безумной». Тем не менее, можно сформули­ровать несколько достаточно универсальных принципов планирования времени, руководство которыми помогает «подстроить» систему планирования под индивидуальные особенности личности.

• Помните, что планирование времени должно приводить к выигрышу времени, иными словами: ищите оптималь­ный объем планирования, поскольку чрезмерная педан­тичность сама по себе отнимает много времени.

• Тот, кто регулярно в течение 10 минут готовит план своего рабочего дня, может ежедневно экономить до двух часов рабочего времени.

• Не планируйте все свое рабочее время. Практика пока­зывает, что целесообразно планировать примерно 60% времени, 20% оставлять на спонтанные действия (на­пример, творчество) и 20% резервировать на незапла­нированные действия.

• Не забывайте, что на работу, как правило, уходит столько времени, сколько на нее выделено. Поэтому стремитесь установить конкретные сроки выполнения любого за­дания.

• Важнейшим элементом планирования является опреде­ление приоритетных целей.

• При планировании необходимо точно определять, что именно должны сделать вы, а что можно поручить дру­гим.

Последняя рекомендация может быть выполнена с помо­щью принципа, предложенного президентом США Дуай­том Эйзенхауэром, который рассматривал все дела на ос­нове двух критериев: важности и срочности. В результате он располагал дела в ячейки простой матрицы, показанной на рис. 8.1.

Задачи типа А, как срочные и важные, необходимо решать незамедлительно. Задачи типа Б как важные, но не слиш­ком срочные, требуют внимания и определения сроков ис­полнения, без которых они в какой-то момент рискуют превратиться в задачи категории А, а вы будете к этому не

Рис. 8.1. Матрица Эйзенхауэра

готовы. Задачи типа В целесообразно перепоручить подчи­ненным или специалистам, поскольку эти дела должны быть сделаны срочно, но они не слишком важны. Наконец, в отношении задач типа Г необходимо набраться мужества и сказать себе: «Эти задачи не стоят моих усилий и времени. О них нужно просто забыть».

Ловушка, в которую попадает большинство людей, состо­ит в том, что они занимаются в основном делами катего­рии Г и В, и не справляются с делами типа А и Б. Почему? Часто просто потому, что дела типа Г и В сделать проще, и их результаты оказываются сразу налицо. Как избавиться от этой привычки?

Привычка заниматься мелочами имеет вполне отчетливое психологическое объяснение. Все мы живем и работаем, ориентируясь как бы на две перспективы — ближнюю и дальнюю. Лишь немногие люди, для которых характерна повышенная целеустремленность, руководствуются толь­ко дальней перспективой (именно поэтому многие пишут статьи, но лишь единицы отваживаются на написание книг). Для демонстрации собственной эффективности большин­ство нуждается в «быстром» конкретном результате. Пони­мание подобной ориентации составляет важный элемент самосознания личности*. При этом, как указывалось выше, изменить ориентацию личности очень сложно, если вооб­ще возможно. Однако никто не мешает воспользоваться знанием своих психологических особенностей. Напомина­ем, что в данном случае необходимо просто правильно пла­нировать последовательность работ в течение дня: начи­нать нужно с относительно важной, но достаточно про­стой задачи. В этом случае вероятность того, что вы с ней справитесь, велика, а это создаст хороший психологичес­кий настрой — ведь день-то прошел не зря. В таком состоя­нии можно браться за действительно сложные задачи; даже если в этот день с ней справиться не удастся, это не вызо­вет фрустрации (см. раздел 6.4).

Еще один практический прием «уплотнения» времени — составление перечня мелких (требующих 10-15 минут) дел. Действительно, практически никогда не удается так рас­планировать важные и срочные дела, чтобы рабочий гра­фик был абсолютно плотным. Кроме того, для переключе­ния с одного важного дела на другое необходимо некото­рое время. Выполнение мелких дел позволяет эффективно использовать возникающие в работе паузы, да и добавляет удовлетворения — дела идут!

Правила планирования рабочего дня

Правила начала дня

• Начинать день с позитивным настроением

• Хорошо позавтракать и без спешки — на работу

• Начинайте работу по возможности в одно и то же время

• Перепроверка плана дня

• Согласуйте план дня с секретарем

• Решив относительно простую задачу, создайте себе хорошее настроение

• Утром займитесь важными и сложными задачами

Правила, касающиеся хода дня

• Фиксируйте сроки выполнения заданий

• Избегайте действий, вызывающих обратную реакцию

• Отклоняйте дополнительно возникающие неотложные проблемы

• Избегайте незапланированных импульсивных действий

• Своевременно делайте паузы и соблюдайте размеренный темп работы

• Выполняйте небольшие однородные дела сериями

• Используйте паузы между серьезными делами

• Выделяйте «для себя» не менее одного часа рабочего времени

• Контролируйте время и планы

Правила завершения рабочего дня

• Завершайте начатое

• Осуществляйте контроль результатов и самоконтроль

• Составляйте план на следующий день

• Отправляйтесь домой с хорошим настроением: для этого определите важнейшее пози­тивное событие дня

Планирование рабочего времени не будет эффективным, если вы не будете принимать во внимание особенности ва­шего индивидуального графика трудоспособности.Всемизвестно деление людей на «жаворонков» и «сов». У «жаво­ронков» пик активности приходится на утренние часы, у «сов» — на вечерние. Кроме того, в течение суток происхо­дят весьма существенные колебания работоспособности. Зачастую график работоспособности и способы ее восста­новления формируются в юности, и следование им помо­гает справиться со все возрастающими нагрузками в зре­лом возрасте.

Пример из личного опыта автора

В юности мне посчастливилось учиться в одной из лучших физико-математических школ Москвы. Отбор в эту школу был весьма строгим, но и нагрузка на учащихся была очень большой. При этом требования по гуманитарным предметам были не менее высокими, чем по математи­ке, физике или химии. Так случилось, что еще до перехода в эту школу я начал почти професси­онально играть в бадминтон и к моменту перехода имел уже первый разряд, а позднее стал кандидатом в мастера и членом юношеской сборной Москвы. Тренировки шли шесть дней в неделю. Сейчас даже сам удивляюсь: как справлялся со всеми этими проблемами?

Было одно обстоятельство, которое, казалось бы, лишь осложняло мою жизнь: дом, школа и спортивный зал находились на значительном расстоянии друг от друга. Много времени прихо­дилось тратить на переезды с места на место. Но нет худа без добра! Я научился засыпать букваль­но на 15-20 минут во время поездки в автобусе и по приезде домой чувствовал себя абсолютно свежим. Эта привычка сохранилась у меня по сей день — 10-15 минут с закрытыми глазами — и я готов к новому виду деятельности.

Очень важное умение, способствующее не только правиль­ному планированию времени, но и реализации планов — это навык саморазгрузки. Возможно, ощущение собствен­ной незаменимости и тешит самолюбие, однако в долгосрочной перспективе перегрузка, порождаемая этим ощу­щением, не может не сказаться на работоспособности. По­этому полезно время от времени задавать себе следующие вопросы:

• Зачем вообще это делать? (Исключить!)

• Почему именно я? (Поручить!)

• Почему именно теперь? (Установить реалистичные сроки!)

• Почему именно так? (Рационализировать!)

Упражнение 33.

Планирование рабочего дня

Руководствуясь изложенными выше принципами, попытайтесь составить идеальный план рабо­чего дня. Даже если маловероятно, что вам удастся полностью выполнить такой план, он может послужить ориентиром или источником для размышлений относительно организации рабочего времени. При планировании заполните приведенный ниже формуляр.

Время дня	Задачи, действия, цели	Примечания
6 ч
7 ч
8 ч
9 ч
10ч
11 ч
12 ч
13 ч
14 ч
15 ч
16 ч
17 ч
18 ч
19 ч
20ч
21 ч
22 ч
23 ч
24 ч
При планировании постарайтесь интегрировать в план "идеального дня" личные дела и цели, касающиеся семьи, занятия спортом, отдых, хобби и пр.

8.4. Делегирование — основа экономии времени

Слово «делегирование» уже не раз упоминалось в связи с организацией рабочего времени менеджера. Можно даже сказать, что оно постепенно «входит в моду». Тем не ме­нее, практика менеджмента показывает, что лишь немно­гие менеджеры эффективно пользуются этим приемом. Так что же такое делегирование и почему люди далеко не все­гда им пользуются?

Делегирование заключается в передаче части полномочий (и связанной с ними ответственности) с более высокого уровня менеджмента на более низкий при сохранении за высшим уровнем менеджмента функции контроля за ис пользованием этих полномочий. Общий принцип делеги­рования состоит в том, что полномочия целесообразно пе­редавать на самый низкий из уровней менеджмента, на котором они могут достаточно эффективно реализовываться.

Такой подход к делегированию, во-первых, позволяет сни­зить издержки на менеджмент, поскольку, как правило, оплата труда менеджеров низшего звена ниже, чем у их руководителей; во-вторых, он позволяет перенести приня­тие решений на уровень, где сосредоточена основная, не­обходимая для принятия решений информация, где она еще и не слишком искаженная в результате ее последова­тельной передачи снизу вверх по организационной иерар­хии; в-третьих, делегирование способствует так называе­мому партисипативному менеджменту, т.е. вовлечению ра­ботников в процесс принятия решений. Наконец, делеги­рование позволяет разгрузить менеджеров более высокого уровня.

Следует обратить внимание на то, что передача полномо­чий не может состояться без принятия этих полномочий менеджером, которому они делегируются. Таким образом, делегирование — это двухсторонний процесс. Понимание этого важного обстоятельства позволяет сформулировать ус­ловия успешного делегирования.