Организация управленческого труда

Цели и содержание работы руководителя, специалиста следует рассматривать с точки зрения организации в целом и самого работника. Если цели деятельности работника определены нечетко или он плохо их себе представляет, можно говорить об отсутствии предпосылок для эффективной работы.

Готовность руководителя, специалиста к эффективной деятельности определяется знаниями, умениями, навыками и качествами личности.

Рационально организовать умственный труд, создать благоприятные условия для повышения его эффективности — эти задачи приобретают сегодня особенно важное значение.

В любой сфере умственный труд, помимо собственно мыслительной деятельности, содержит чисто организационные, технические элементы, определенная часть которых является обшей для многих профессий.

Следовательно, проблемы организации личного труда работника можно изучать с точки зрения организации, используемых методов, принципов и приемов работы.

Второй стороной организации личного труда являются техника личной работы, технические средства, применяемые персоналом управления в практике повседневной работы.

Исходя из принятого определения, персональный менеджмент включает научно обоснованное решение следующих взаимосвязанных вопросов:

• организация труда в аппарате управления (разделение труда, регламентация труда по содержанию, регламентация труда по времени), выбор систем и методов работы;

• специфические проблемы организации личного труда (планирование и распределение рабочего времени, управление потоком посетителей, индивидуальный рабочий стиль, рациональное ведение корреспонденции и т.д.);

• организация и оснащение рабочих мест;

• организация использования средств вычислительной и оргтехники.

Организация процессов труда персонала управления заключается в проектировании и внедрении рациональных систем и методов выполнения возложенных на него функций с учетом применения необходимых технических средств.

Научная организация труда персонала управления предполагает определенную степень регламентации труда по содержанию и времени.

Это обеспечивает необходимый порядок и организованность при исполнении работниками должностных обязанностей, при принятии и реализации управленческих решений.

Регламентация труда означает установление и строгое соблюдение определенных правил, инструкций, нормативов, основанных на объективных закономерностях, присущих научной организации труда.

Очевиден тот факт, что в коллективе трудно наладить эффективную работу, если руководитель и его подчиненные не обладают современными приемами и методами работы.

Устаревшие методы работы и неэффективный индивидуальный рабочий стиль превращают данный коллектив в наиболее слабое звено системы управления.

Среди круга вопросов персонального менеджмента особое значение имеют планирование и распределение рабочего времени, а также проблемы организации личного труда персонала управления.

Рациональный индивидуальный рабочий стиль каждого работника является важным условием эффективной работы аппарата управления.

Планирование труда руководителя, специалиста осуществляется в форме разработки плана работы на определенный период либо путем формирования планов выполнения конкретных работ и мероприятий.

Типовыми составляющими труда руководителя, специалиста, учитываемыми при установлении распорядка работы, являются:

· постановка целей (определение цели, ситуационный анализ, формулирование цели);

· планирование работы (подготовка к реализации поставленной цели, рациональное распределение и использование рабочего времени, поиск путей сокращения сроков исполнения решаемых задач);

· установление приоритетности задач, мероприятий, намеченных к исполнению; осуществление контрольных функций (анализ данных о ходе выполнения заданий, контроль достижения поставленных целей);

· информация и коммуникация (организация и проведение совещаний, рациональное ведение корреспонденции, управление потоком посетителей).

Конкретизация и детализация характера и содержания работ производятся оперативно с учетом складывающейся обстановки, на основе планирования процессов выработки и реализации конкретных решений.

Работники умственного труда, как правило, не придают вопросу рациональной организации своего рабочего места должного значения.

Однако следует помнить о том, что от организации и оснащения рабочего места во многом зависит эффективность труда специалистов всех категорий независимо от характера и условий их деятельности.

Рабочее место человека, занятого умственным трудом, — это часть помещения, в котором совершается трудовая деятельность и которое оснащено в соответствии с содержанием выполняемых работ необходимыми средствами труда.

Задача совершенствования рабочего места включает оборудование его всем необходимым в соответствии с характером работы, его рациональное расположение, создание комфортных условий работы, предотвращение вредного воздействия на человека неблагоприятных факторов внешней среды.

В настоящее время 40—60% рабочего времени руководителей и специалистов затрачивается на выполнение таких функций, которые могли бы выполняться специалистами более низкой квалификации.

Много времени теряется на поиск необходимой информации, данных и документов.

Работа персонала управления нуждается в совершенствовании.

Оно должно заключаться в первую очередь в автоматизации рутинных операций путем широкого использования в практике повседневной деятельности руководителей и специалистов средств вычислительной и оргтехники.

Автоматизация выполняемых функций позволит сэкономить не менее 15% рабочего времени. Комплексная автоматизация труда руководителей, специалистов и других служащих должна проводиться на базе внедрения современных информационных технологий.

Это обеспечит увеличение степени автоматизации всех информационных процессов в организации.

От качества расстановки кадров как в производственной системе, так и в системе управления во многом зависит эффективность работы организации.

Под расстановкой кадров понимается рациональное распределение работников организации по структурным подразделениям, участкам, рабочим местам в соответствии с принятой в организации системой разделения и кооперации труда, с одной стороны, и способностями, психофизиологическими и деловыми качествами работников, отвечающими требованиям содержания выполняемой работы, — с другой.

При этом преследуются две цели:

формирование активно действующих трудовых коллективов в рамках структурных подразделений и создание условий для профессионального роста каждого работника.

Расстановка кадров основывается на принципах соответствия, перспективности, сменяемости.

Принцип соответствия означает соответствие нравственных и деловых качеств претендентов требованиям замещаемых должностей.

Принцип перспективности основывается на учете следующих условий:
• установление возрастного ценза для различных категорий должностей;
• определение продолжительности периода работы в одной должности, на одном и том же участке работы;
• возможность изменения профессии или специальности, организация систематического повышения квалификации;
• состояние здоровья.

Принцип сменяемости заключается в том, что лучшему использованию персонала должны способствовать внутриорганизационные трудовые перемещения, под которыми понимают процесс изменения места работника в системе разделения труда, а также смену места приложения труда в рамках организации, так как застой (старение) кадров, связанный с длительным пребыванием человека в одной и той же должности, имеет негативные последствия для деятельности организации.

Расстановка персонала обеспечивает эффективное замещение рабочих мест исходя из результатов комплексной оценки, плановой служебной карьеры, условий и оплаты труда сотрудников.

Расстановка кадров предусматривает:
- планирование служебной карьеры, которое осуществляется исходя из результатов оценки потенциала и индивидуального вклада, возраста работников, производственного стажа, квалификации и наличия вакантных рабочих мест (должностей);
- обеспечение достойных условий и оплаты труда, гарантированную оплату и премиальные, оснащение рабочего места, социальные блага и гарантии; планомерное движение кадров, включающее повышение, перемещение, понижение и увольнение работников в зависимости от оценки результатов их труда и соответствия условий оплаты труда их жизненным интересам.

Исходными данными для расстановки кадров являются:

· модели служебной карьеры;

· философия и кадровая политика организации;

· Трудовой Кодекс РФ;

· материалы аттестационных комиссий;

· контракт сотрудника;

· штатное расписание;

· должностные инструкции;

· личные дела сотрудников;

· положение об оплате и стимулировании труда, положение о подборе и расстановке кадров.

В итоге все вакантные рабочие места на предприятии должны быть заняты с учетом личных пожеланий работников и их плановой карьеры.

Расстановка персонала должна обеспечивать слаженную деятельность коллектива с учетом объема, характера и сложности выполняемых работ на основе выполнения следующих условий:
• равномерной и полной загрузки работников всех служб и подразделений;
• использования персонала в соответствии с профессией и квалификацией (конкретизация функций исполнителей с тем, чтобы каждый работник ясно представлял круг своих обязанностей, хорошо знал, как выполнять порученную ему работу);
• обеспечения необходимой взаимозаменяемости работников за счет овладения ими смежными профессиями;
• обеспечения полной ответственности каждого за выполнение своей работы, т.е. точного учета ее количественных и качественных результатов; закрепления за исполнителем работы, которая соответствует уровню его знаний и практических навыков.

Расстановка персонала подразумевает соблюдение определенных для данных условий пропорций по квалификации, социальной активности, возрасту, полу.

В инструкциях по расстановке кадров должны быть зафиксированы также и социально-психологические аспекты совместимости сотрудников.

Основная задача расстановки персонала заключается в решении проблемы оптимального размещения персонала в зависимости от требований выполняемой работы.

Текучесть кадров

Текучесть кадров является таким же важным показателем для оценки эффективности деятельности кадровых служб, как соблюдение бюджета расходов на персонал и четкое ведение кадровой документации.

По этой причине возник вопрос о необходимости формулы расчета текучести кадров.

Коэффициент текучести кадров представляет соотношение числа уволенных работников (по собственному желанию, за прогулы, по собственному желанию и другим причинам) к среднесписочной численности за тот же период.

При расчете этого показателя возникают следующие вопросы:

• как относиться к увольнениям в связи с производственной необходимостью — перевод на другое место работы, уход на пенсию?;

• как быть с увольнениями из-за сокращения штатов?;

• а если в качестве причины увольнения указывается собственное желание, а на самом деле сотрудник уволен по другим причинам (сокращение должности, нарушение трудовой дисциплины).

Рекомендуемая к применению формула расчете текучести кадров: количество уволившихся сотрудников / среднесписочная численность за тот же период х 100

К примеру, если в течение квартала из компании уволились 10 человек, а среднесписочная численность за квартал равна 250 человек — коэффициент текучести кадров за квартал составит 4%.

Стоит отметить, что эта формула расчета текучести кадров позволяет рассчитать средний коэффициент по организации, и она не может стать базой для анализа:

• По каким причинам из компании уходят сотрудники?

• В каких подразделениях наблюдается повышенная текучесть кадров?

• Каков стаж их работы?

Теперь перед менеджером по персоналу стоит новая задача — выяснять причины увольнения каждого работника, вести статистику увольнений для последующего анализа причин текучести кадров.

Расчет показателя текучести кадров следует проводить по подразделениям, по основаниям увольнения, по стажу работы в компании.

Расчет текучести кадров по подразделениям позволит установить подразделения, где этот показатель выше, чем в среднем по предприятию, и выяснить причины такой ситуации.

Показатель расчета текучести кадров по сроку работы является индикатором эффективности работы службы по подбору персонала.

Расчет показателя текучести кадров по основаниям увольнения позволяет зафиксировать реальные причины увольнения сотрудников из компании.

Текучесть кадров можно условно разделить на активную и пассивную:

• активная текучесть кадров — это движение рабочей силы в связи с неудовлетворенностью условиями труда;

• пассивная текучесть кадров вызвана неудовлетворенностью работодателя конкретным сотрудником.

При ведении учета увольнений служба персонала должна в каждом случае указывать истинную причину и инициатора увольнения.

Необходимо обратить внимание, что уровень текучести кадров значительно различается в разных отраслях бизнеса.

Максимальные показатели текучести кадров наблюдается в сфере розничной торговли.

Текучесть кадров в организации сводится к минимуму среди сотрудников руководящих должностей.

Трудовые перемещения — одна из форм социальных пере­мещений — состоят в перемещении индивидов и групп индивидов на предприятии. Они существуют наряду с перемещениями соци­ально-демографическими, перемещениями в сфере образования, досуга, потребления.

Трудовые перемещения происходят в рамках социальной структуры общества, способствуют изменению этой структуры и подчиняются закономерностям ее развития.

На уров­не общества трудовые перемещения характеризуются несоответ­ствием между существующим распределением трудовых ресурсов по местам приложения труда и требованиями производства или работника.

На уровне конкретного предприятия причиной трудовых пере­мещений является несоответствие интересов и требований работ­ника конкретному месту приложения его труда.

Динамика персонала предприятия служит важной характерис­тикой состояния кадров.

Перемещение персонала предприятия — объективный и постоянный процесс.

Он состоит в изменении мес­та трудовой деятельности работников в организационной структу­ре предприятия (организации). С помощью перемещения персонала совершенствуется его использование.

В отдельных слу­чаях удовлетворяется потребность в персонале без использования внешних источников, и в тоже время осуществляется упорядочение производственного процесса методом расширения, ротации или усложнения работы.

Разнообразие сочетаемых видов, форм и ме­тодов трудовых перемещений работников предприятия наглядно представлено на рис.

Рис. Виды и формы перемещений персонала предприятия

Одним из критериев классификации трудовых перемещений является их содержание, сущностные особенности внутриорганизационное движение кадров имеет несколько видов, при этом ос­новными видами являются:

1. Движение между подразделениями (ротация кадров) — перемещения работ­ников между цехами, отделами и другими подразделения­ми предприятия.

В основе такого вида движения — техни­ческие изменения в производстве, организационные пе­рестройки, перестановки одних работников в результате выбытия других, а также такие факторы, как неудовлетво­ренность условиями и организацией труда и быта, отно­шениями с администрацией или коллективом, желание работать в другом подразделении рядом с друзьями, чле­нами семьи и т.д..

Это дает возможность знакомства работников с разными производственными задачами внутри организации.

Повышает квалификацию работников и их востребованность.

2. межпрофессиональное движение — переход к новой профессии. Этот вид перемещений может быть связан как с техническим прогрессом, так и с реализацией личных интересов;

3. квалификационное движение — переход от одного разряда (или категории) к другому в пределах существующей тарифной системы;

4. переход работников в другие категории. Движение из одной категории в другую реализуется в рамках деления работников предприятия на категории персонала (рабочие, руководители, специалисты и служащие), в общем отражающие социально-экономические различия в положении этих работников, в частности — различия в содержании труда.

Таким образом, перемещение персонала может быть горизонтальным или вертикальным (без смены или со сменой иерархического уровня организационной структуры). В то же время перемещение может проходить и в рамках одного подразделения структуры, и с переходом в другое подразделение.

Текучесть кадров, так же как и все виды движения персонала, может быть внутриорганизационной, связанной с трудовыми перемещениями внутри организации; и внешней между организациями, отраслями и сферами экономики.

Текучесть кадров — результат взаимодействия экономических, социальных, социально-психологических, демографических и других факторов.

Имея общую природу, они различаются между собой структурой мотивов, степенью информированности о новом месте работы, величиной перерыва в работе в связи с переходом с одного рабочего места на другое и, в конечном счете, разной степенью удовлетворенности работников новым рабочим местом.

Как правило, при перемене места работы по собственному желанию внутри предприятия работник гораздо более информирован о новом месте работы: о величине заработка, условиях труда, профессионально-квалификационных требованиях.

При смене места работы пределы предприятия далеко не все знают заранее, где будут работать, а отсюда — и те параметры, которые характеризуют будущее рабочее место.

В зависимости от причин увольнений персонала характеризующих текучесть кадров, она подразделяется на активную и пассивную.

В частности, активная текучесть обусловлена неудовлетворенностью работника рабочим местом (увольнения по собственному желанию), пассивная текучесть — увольнения, связанные с неудовлетворенностью организации конкретным работником (увольнения за различные нарушения).