Организация труда управленческого персонала

7.9.1. Характеристика управленческого труда. Кадры управления

Происходящие в стране экономические преобразования сопро­вождаются серьезной работой по совершенствованию форм и мето­дов управления. Это требует качественных изменений в организа­ции и управлении производством на всех его уровнях и во всех звеньях.

Под управленческим трудом будем понимать вид трудовой деятель­ности по выполнению функций управления в организации, назна­чением которого является обеспечение целенаправленной и скоор­динированной деятельности трудового коллектива по решению стоящих перед ним задач.

Объектом управленческого труда является сфера его приложения — организация, структурное подразделение.

Предмет управленческого труда — информация о состоянии объ­екта и о необходимых изменениях в его функционировании и раз­витии.

Продукт управленческого труда — управленческие решения и прак­тические действия, необходимые для обеспечения функционирова­ния объекта в требуемом режиме. Поскольку управленческие воз­действия на все сферы деятельности осуществляются через членов производственного коллектива, приоритетное значение имеет управ­ление живым трудом, т.е. целесообразной деятельностью всех чле­нов коллектива. Однако следует учитывать, что более полные резуль­таты управленческих воздействий могут быть достигнуты только с учетом их распространения не только на живой, но и на овещест­вленный труд, так как производство соединяет эти две его стороны. Такой подход особенно актуален сегодня, когда с развитием сферы рыночной экономики возможно преобразование отдельных струк­турных подразделений крупных предприятий и объединений в са­мостоятельные предприятия, а коллектив становится хозяйствую­щим субъектом находящихся в его распоряжении средств производства.

Содержание управленческого труда применительно к конкретно­му объекту определяется составом функций управления. К их числу можно отнести: определение целей и планирование, организацию исполнения, координацию и стимулирование деятельности испол­нителей, учет и контроль исполнения. Каждая функция отражает

15—224 " 449

определенную форму и способ управленческого воздействия на управляемый объект, обусловливая соответствующие стиль и мето­ды управления.

В зависимости от функциональной роли в процессе управления выделяют три основные категории персонала управления: руково­дителей, специалистов и других служащих.

Каждой из выделенных групп персонала управления присущи свои особенности с точки зрения содержания их труда, характера умственной деятельности и влияния на результаты деятельности кол­лектива, членами которого они являются, и производственного про­цесса в целом.

Руководители организаций и структурных подразделений прини­мают решения по всем важнейшим вопросам деятельности аппара­та управления. В круг их должностных обязанностей входят подбор и расстановка кадров, координация работы исполнителей, произ­водственных звеньев и подразделений управления. Основная их за­дача — обеспечить эффективный труд производственного коллекти­ва.

Существо труда руководителя заключается в обеспечении обще­го руководства процессом функционирования и развития системы управления. Условно можно выделить три составляющих труда ру­ководителя: производственную, социально-экономическую и орга­низационно-управленческую. Специфика труда руководителя состо­ит в том, что производственные, экономические, технические и социальные задачи он решает преимущественно в организационном аспекте, воздействуя на работников, которые должны непосредствен­но решать эти задачи.

Характер труда руководителя определен тем, что он реализует важ­нейшую функцию управления — функцию руководства, решая при этом задачу интегрирования системы управления в единое целое пу­тем координации ее отдельных звеньев.

Особенность современного взгляда на руководителя как лидера коллектива состоит в том, что он рассматривается как носитель ин­новационной организационной культуры, как основной инициатор последовательных изменений в организации. Важнейшие черты со­временного руководителя: профессионализм, способность вести за собой коллектив, стремление создавать и поддерживать хороший психологический климат.

Вторая группа, выделяемая в персонале управления, — специали­сты, призванные выполнять функции подготовки и разработки управленческих решений. Это специализированные работники,

обеспечивающие обработку и анализ информации, характеризую­щей состояние производственного процесса в заданный интервал или момент времени. На основе аналитических данных они обеспечива­ют разработку вариантов решения отдельных функциональных во­просов производственного или управленческого характера. Специ­алисты управления классифицируются в соответствии с функциями управления и их профессиональной подготовкой. К группе специа­листов относятся инженеры, экономисты, бухгалтеры, юристы и т.д.

Работники, выполняющие разнообразную работу, связанную с обеспечением деятельности руководителей и специалистов, относят­ся к группе «другие служащие». Они, как правило, классифицируют­ся по отдельным операциям управления. В их состав включаются сек­ретари, машинистки, техники, лаборанты и другие лица. Основная их задача - осуществление информационного обслуживания руко­водителей и специалистов при выработке и реализации управленче­ских решений.

В настоящее время эффективность производства во многом опре­деляется эффективностью повседневной работы персонала управ­ления организации. В свою очередь эффективность деятельности персонала управления обеспечивается рациональной организацией его труда. Совершенствование организации труда персонала управ­ления в производственном коллективе базируется на (а) изучении и анализе применяемых форм разделения труда в управлении коллек­тивом; (б) организации рабочих мест; (в) методах выполнения ра­бот; (г) использовании технических средств и других составляющих научной организации труда (НОТ).

Организация труда руководителя тесным образом связана с орга­низацией всех процессов управления в аппарате, находящемся в его подчинении, и существенным образом влияет на успех управления в целом.

7.9.2. Сущность, цели и задачи организации груда управленческого персонала

Цели и содержание работы руководителя, специалиста следует рассматривать с точки зрения организации в целом и самого работ­ника. Если цели деятельности работника определены нечетко или он плохо их себе представляет, то можно говорить об отсутствии пред­посылок для эффективной работы.

Готовность руководителя, специалиста к эффективной деятель­ности определяется знаниями, умениями, навыками и качествами

15* 451

личности. Рационально организовать умственный труд, создать бла­гоприятные условия для повышения его эффективности — эти зада­чи приобретают сегодня особенно важное значение. В любой сфере умственный труд, помимо собственно мыслительной деятельности, содержит чисто организационные, технические элементы, опреде­ленная часть которых является общей для многих профессий. Сле­довательно, проблемы организации личного труда работника мож­но изучать с точки зрения организации, используемых методов, принципов и приемов работы. Второй стороной организации лич­ного труда являются техника личной работы, технические средства, применяемые персоналом управления в практике повседневной ра­боты.

Область знаний, изучающую организацию личного труда работ­ника, основанную на использовании достижений науки и передово­го опыта, применении технических средств и позволяющую наилуч­шим образом установить взаимодействие между работником и используемыми техническими средствами в процессе выполнения должностных обязанностей, называют персональным менеджментом.

Научную основу персонального менеджмента составляет вся сум­ма знаний об организации личного труда, накопленная в практике управленческой деятельности и представленная в виде принципов, способов, методов организации трудовой деятельности персонала управления. Персональный менеджмент как наука выявляет факто­ры и условия эффективной работы руководителя, специалистов и других служащих. На этой базе разрабатывается теория, содержани­ем которой являются принципы, формы и методы рациональной де­ятельности людей в процессе управления.

Однако следует помнить, что труд руководителя, специалиста не только объективно обусловлен, он носит инициативный, творческий характер. В этой связи можно говорить о том, что, с одной стороны, организация их работы подчинена определенным закономерностям, принципам, правилам, а с другой — эти правила сами требуют твор­ческого осмысления для определения степени их применимости с учетом складывающейся производственной ситуации. Соответству­ющие принципы и правила служат здесь лишь исходным пунктом для работы руководителя, специалиста над совершенствованием ин­дивидуального рабочего стиля, навыков и умений, методов органи­зации своего труда.

Исходя из принятого определения, персональный менеджмент включает научно обоснованное решение следующих взаимосвязан­ных вопросов:

организация труда в аппарате управления (разделение труда, рег­ламентация труда по содержанию, регламентация труда по време­ни), выбор систем и методов работы;

специфические проблемы организации личного труда (планиро­вание и распределение рабочего времени, управление потоком по­сетителей, индивидуальный рабочий стиль, рациональное ведение корреспонденции и т.д.);

организация и оснащение рабочих мест;

организация использования средств вычислительной и оргтехники.

Перечень представленных вопросов определяет состав задач и на­правлений работы в этой области.

Организация процессов труда персонала управления заключает­ся в проектировании и внедрении рациональных систем и методов выполнения возложенных на него функций с учетом применения не­обходимых технических средств.

Научная организация труда персонала управления предполагает определенную степень регламентации труда по содержанию и вре­мени. Это обеспечивает необходимый порядок и организованность при исполнении работниками должностных обязанностей, при при­нятии и реализации управленческих решений. Регламентация труда означает установление и строгое соблюдение определенных правил, инструкций, нормативов, основанных на объективных закономер­ностях, присущих научной организации труда.

Очевиден тот факт, что в коллективе трудно наладить эффектив­ную работу, когда руководитель и его подчиненные не обладают со­временными приемами и методами работы. Устаревшие методы ра­боты и неэффективный индивидуальный рабочий стиль превращают данный коллектив в наиболее слабое звено системы управления.

Среди круга вопросов персонального менеджмента особое зна­чение имеют планирование и распределение рабочего времени, а так­же проблемы организации личного труда персонала управления. Ра­циональный индивидуальный рабочий стиль каждого работника является важным условием эффективной работы аппарата управле­ния.

Планирование труда руководителя, специалиста осуществляется в форме разработки плана работы на определенный период време­ни, либо путем формирования планов выполнения конкретных ра­бот и мероприятий.

Типовыми составляющими труда руководителя, специалиста, учи­тываемыми при установлении распорядка работы, являются: поста-

новка целей (определение цели, ситуационный анализ, формулиро­вание цели); планирование работы (подготовка к реализации постав­ленной цели, рациональное распределение и использование рабо­чего времени, поиск путей сокращения сроков исполнения решаемых задач); установление приоритетности задач, мероприятий, намеченных к исполнению; осуществление контрольных функций (анализ данных о ходе выполнения заданий, контроль достижения поставленных целей); информация и коммуникация (организация и проведение совещаний, рациональное ведение корреспонденции, управление потоком посетителей). Конкретизация и детализация ха­рактера и содержания работ производятся оперативно с учетом скла­дывающейся обстановки, на основе планирования процессов выра­ботки и реализации конкретных решений.

Работники умственного труда, как правило, не придают вопросу рациональной организации своего рабочего места должного значе­ния. Однако следует помнить о том, что от организации и оснаще­ния рабочего места во многом зависит эффективность труда специ­алистов всех категорий независимо от характера и условий их деятельности.

Рабочее место человека, занятого умственным трудом,— это часть помещения, в котором совершается трудовая деятельность и кото­рое оснащено в соответствии с содержанием выполняемых работ не­обходимыми средствами труда.

Задача совершенствования рабочего места включает в себя осна­щение его всем необходимым в соответствии с характером работы, рациональное расположение необходимого оснащения, создание комфортных условий работы, предотвращение вредного воздействия на человека неблагоприятных факторов внешней среды.

В настоящее время 40 — 60% рабочего времени руководителей и специалистов затрачивается на выполнение таких функций, кото­рые могли бы выполняться специалистами более низкой квалифи­кации. Много времени теряется на поиск необходимой информа­ции, данных и документов.

Работа персонала управления нуждается в совершенствовании. Оно должно заключаться в первую очередь в автоматизации рутин­ных операций путем широкого использования в практике повсед­невной деятельности руководителей и специалистов средств вычис­лительной и оргтехники. Автоматизация выполняемых функций позволит сэкономить не менее 15% рабочего времени.

Комплексная автоматизация труда руководителей, специалистов и других служащих должна проводиться на базе внедрения совре-

менных информационных технологий. Это обеспечит увеличение степени автоматизации всех информационных процессов в органи­зации.

Организация труда работников аппарата управления представляет собой сложный и многогранный процесс. Важнейшей проблемой для любого работника сегодня является рациональное использование ра­бочего времени. Поэтому начальным этапом научной организации управленческого труда является изучение использования рабочего вре­мени работников аппарата управления. Изучение использования ра­бочего времени позволяет выявить его потери, их причины, разра­ботать новые формы и методы выполнения работ.

7.9.3. Фактор времени. Анализ затрат рабочего времени руководителя

Дефицит времени — это одна из проблем, которые больше всего тревожат руководителей и специалистов разного ранга, так как вре­менной фактор для них, как правило, играет решающую роль. Вре­мя представляет собой ресурс, которым каждый руководитель обла­дает в абсолютно равных количествах. Для каждого из руководителей и специалистов в этой связи проблема состоит не в том, сколько он имеет, а в том, как он использует то время, которым располагает.

Время — это уникальный ресурс, не подлежащий накоплению, как деньги; самый негибкий элемент нашего существования. Фактор вре­мени — это ресурс, который тем дороже обходится руководителю, чем неэффективнее он его использует. Порой руководителю и не требу­ется больше профессиональных знаний и способностей, чем у него есть в данный момент, для того чтобы работать значительно эффек­тивнее. Ему необходимо только усовершенствовать свои хорошие на­выки в работе, устранив недостатки и прежде всего неэффективное использование времени, его потери.

Эффективность труда руководителя есть мера соответствия затрат и результатов его личного труда и труда работников службы (подраз­деления), которую он возглавляет, при условии решения поставлен­ных перед ними задач. Практически каждый руководитель точно зна­ет результаты работы своего подразделения. Сложнее руководителю ответить на вопрос о том, как достигнуты эти результаты, каков его вклад, каковы затраты его личного труда.

Как вы работаете? Каковы затраты вашего времени на решение поставленных задач? Это вопросы, на которые руководитель должен

получить ответы, прежде чем сможет улучшить свои трудовые навы­ки и приемы работы.

Необходимость учета затрат рабочего времени признается прак­тически всеми руководителями и специалистами. На практике, од­нако, мало кто реально решает для себя этот вопрос, что приводит к ряду отрицательных последствий: спешке в работе, переутомлению, слабой мотивированности в труде, бесплановости в работе. Основ­ная причина того, что учет затрат рабочего времени не находит ши­рокого применения в работе руководителей и специалистов, состо­ит в отсутствии навыков к этому. В специальной же литературе по этому вопросу проблема сводится к технике записи текущих дел.

Рациональная организация рабочего времени руководителя, спе­циалиста требует учета всех выполняемых работ, систематического наблюдения за своим рабочим временем, изучения структуры затрат рабочего времени. Это дает возможность анализировать использо­вание рабочего времени, составлять обоснованные планы личной ра­боты. Без учета и анализа использования рабочего времени состав­ленные руководителем и специалистом планы личной работы окажутся оторванными от реальных условий.

Для изучения содержания труда и структуры затрат рабочего вре­мени руководителей и специалистов могут быть использованы сле­дующие методы:

анкетный и устный опросы;

фотография рабочего времени.

Анкетный и устный опросы проводятся с целью изучения существу­ющего состояния организации труда и использования рабочего вре­мени, а также для изучения мнения руководителей и специалистов о необходимости проведения специальных мероприятий, способству­ющих повышению эффективности и улучшению условий труда.

Фотография рабочего времени (ФРВ) применяется для установле­ния структуры его затрат на протяжении запланированного периода наблюдений. При ФРВ изучение затрат рабочего времени произво­дится путем наблюдения и замеров всех без исключения затрат вре­мени в порядке их фактической последовательности.

Фотографии рабочего времени различаются по двум основным признакам: наблюдаемым объектам и методам проведения и обра­ботки наблюдений.

По первому признаку выделяют фотографии рабочего времени руководителей и специалистов:

индивидуальную, где объектом наблюдения является руководитель или специалист;

групповую, охватывающую наблюдением группу руководителей или специалистов, выполняющих одинаковые или различные работы;

самофотографию, где учет затрат рабочего времени проводится са­мим работником.

По методам наблюдения ФРВ может быть:

сплошная, когда запись (регистрация) затрат времени ведется без перерыва по текущему времени по мере их появления;

выборочная, когда замеры времени производятся по отдельным ви­дам затрат рабочего времени (например, регистрируется в течение дня только продолжительность служебных разговоров по телефону);

моментные наблюдения, когда запись затрат времени производит­ся в выбранные или случайные моменты времени. Точность резуль­татов наблюдения или степень их приближения к реальному поло­жению дел определяется в данном случае количеством наблюдений.

В зависимости от целей анализа трудового процесса могут исполь­зоваться различные технические средства. Так, визуальное наблю­дение, как правило, ведется по показаниям стрелки часов или се­кундомера. ФРВ может проводиться посредством специальных приборов, регистрирующих время под управлением наблюдателя или автоматически (например, система «Фреквенсор» обеспечивает по­мощь в сборе исходных данных и проведении с ними аналитической работы).

Все методы исследования затрат рабочего времени руководите­лей и специалистов включают следующие основные этапы: подго­товка к наблюдению, его проведение, обработка данных, анализ ре­зультатов и подготовка организационно-технических предложений в соответствии с целью проводимых наблюдений. Содержание ра­бот по каждому этапу зависит от метода исследования затрат рабо­чего времени.

Выбор метода изучения содержания труда и структура затрат ра­бочего времени зависят от задач и масштабов исследования, целесо­образности и экономичности применения того или иного из них (табл. 7.14).

Все рабочее время руководителей и специалистов условно можно разделить на время работы и время перерывов. При изучении затрат рабочего времени целесообразно классифицировать их следующим образом (табл. 7.15).

Учет можно вести с разной степенью детализации в регистрации затрат времени. На первом этапе допускается организация укруп-

немного учета, а перейти к более детализированному учету рекомен­дуется через один-два месяца.

Большое значение имеет выбор формы для записи текущих дел. На практике, как правило, используются календари, записные книж­ки, дневники времени, специальные таблицы и формы.

Каждая из этих форм записи предназначена для определенных условий работы и имеет свои преимущества и недостатки. Так, тра­диционный календарь-ежедневник, имеющий сетку часов, дает пла­нируемую картину дел текущего дня, однако в нем затруднена за­пись работ, не имеющих определенного срока исполнения. Дневники времени ориентированы для записи дел и мероприятий, запланиро­ванных на определенную дату. Используемые для регистрации з.а-

трат рабочего времени специальные формы, как правило, представ­ляют собой лист бумаги, разграфленной по основным направлени­ям работы, что порой вызывает затруднения при фиксировании за­трат на нетрадиционные виды деятельности.

Периоддля проведения исследования выбирается таким образом, чтобы он в наибольшей мере соответствовал средним величинам и давал наиболее общую картину об использовании рабочего времени исследуемым. Однако и в так называемые «нетипичные» периоды времени испытуемый обеспечивается оригинальной информацией по изучаемой проблеме.

Для проведения исследования рекомендуется выделить период времени в две-три недели, но в зависимости от конкретной ситуа­ции и целей исследования он может быть и несколько длиннее, но не короче.

Личная регистрация затрат рабочего времени руководителем или служащим часто обеспечивает лишь приблизительную точность, но следует помнить, что излишняя детализация здесь и не нужна, что­бы не усложнять процедуру сбора необходимой информации. При проведении исследования достаточна регистрация затраченного вре­мени с точностью до 15 — 20 мин. При регистрации затрат времени нет необходимости дожидаться окончания рабочего дня, следует про­изводить немедленную регистрацию и избегать более поздних запи­сей по памяти.

После завершения наблюдения зарегистрированные данные си­стематизируются и анализируются в соответствии с целью проводи­мого исследования. Содержание анализа — это область организации личной работы руководителя или служащего.

Как правило, технические приемы и средства анализа базируют­ся на аппарате математической статистики, элементах графических методов и основаны на суммировании данных о затратах времени по различным статьям номенклатуры работ.

Для обеспечения возможности анализа затрат времени все виды затрат необходимо сгруппировать в отдельные, относительно само­стоятельные группы. При этом определяются затраты времени по каждой i-ой группе затрат (п.):

где Пу - затраты времени вj-й день наблюдений (j = 1, к) по i-ой груп­пе (виду) затрат (работ), мин.

Затем определяется удельный вес каждого вида затрат (М.) в сум­марных затратах времени руководителя за весь период наблюдений:

где N — общее время наблюдений, мин.

Классификационные группы затрат рабочего времени руководи­теля определяются в зависимости от выбранного критерия. В каче­стве критерия могут выступать следующие факторы:

характер выполняемых работ;

функции руководства коллективом;

форма работы;

методы выполнения управленческих операций.

Например, по характеру выполняемых работ затраты рабочего вре­мени руководителя можно классифицировать следующим образом: служебно-коммуникационная, распорядительная, координацион­ная, контрольно-оценочная, индивидуальная, творческая, вспомо­гательная работа, отдых и личные надобности.

По функциям руководства коллективом затраты рабочего време­ни могут быть сгруппированы следующим образом: планирование, организация, координация, стимулирование и контроль.

По формам работы затраты времени можно выделить в следую­щие группы: проведение совещаний, участие в совещаниях и встре­чах; работа, связанная с выполнением должностных обязанностей; работа с корреспонденцией; индивидуальные беседы с подчиненны­ми; телефонные разговоры и др.

В зависимости от методов выполнения управленческих операций воз­можна такая классификация: организационно-административные, аналитико-конструктивные и информационно-технические опера­ции.

Каждый руководитель или специалист, используя в процессе ана­лиза индивидуальную классификацию затрат рабочего времени, име­ет возможность получить разностороннюю информацию для изы­скания резервов в своей повседневной работе.

Так, используя различные классификационные признаки, реко­мендуется формирование таблиц, характеризующих структуру фак­тических затрат времени. Используя формулы (7.2) и (7.3), можно определить, какой процент времени идет на каждый вид работы и каков ее удельный вес по отношению к общим результатам.

Структура затрат рабочего времени при выполнении различных видов управленческих операций приведена в табл. 7.16.

Таблица 7.16