Основные «поглотители» или «ловушки» времени
1. Нечеткая постановка цели
2. Отсутствие приоритетов в делах
3. Попытка слишком много сделать за один раз
4. Отсутствие полного представления о предстоящих задачах, путях решения
5. Плохое планирование трудового дня
6. Личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол
7. Чрезмерное чтение служебной документации
8. Скверная система досье
9. Недостаток мотивации, «нелюбовь к работе»
10. Поиск записей, адресов, телефонов, пометок
11. Недостаточное разделение труда
12. Отрывающие от дел телефонные звонки
13. Незапланированные посетители
14. Неспособность сказать «нет»
15. Неполная или запоздалая информация
16. Отсутствие самодисциплины
17. Неумение довести дело до конца
18. Отвлечения или шум в кабинете
19. Затяжные совещания
20. Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям
21. Отсутствие связи, средств коммуникации
22. Болтовня на частные темы
23. Излишняя коммуникабельность
24. Чрезмерность деловых записей
25. Синдром «откладывания»
26. Желание знать все факты, получение ненужной информации
27. Длительные ожидания встречи, вызова
28. Спешка, нетерпение, лихорадочная активность
29. Слишком редкое перепоручение (делегирование) дел
30. Недостаточный контроль за перепорученными делами.
Основные правила планирования
Планирование означает подготовку к реализации целей и структурирование (упорядочение) времени. Процесс подготовки к реализации целей начинается с анализа целей, а завершается практическими действиями, которые и планируются. На схеме изображен процесс перехода от постановки целей к их реализации:
· Анализ «цель – средство»
В процессе анализа необходимые для достижения желаемых целей средства (личные, финансовые, временные ресурсы) сравниваются с реальной ситуацией.
 |
Главное преимущество, достигаемое путём планирования работы состоит в том, что планирование времени приносит выигрыш во времени. Практический опыт говорит, что время, затраченное на планирование, приводит к сокращению времени на использование планов и, в конечном счете, приводит к экономии времени в целом. Но при этом нельзя считать то, что чем больше времени мы тратим на планирование, тем больше времени мы сэкономим. У времени, как у многих других процессов, когда-то наступает оптимум, после которого дальнейшее планирование не имеет смысла. Но всё же, общим правилом можно считать следующее, как пишет Л.Зайверт: «Кто регулярно в течении 10 минут подготавливает свой рабочий день, тот ежедневно может экономить 2 часа. А также вернее и лучше справляться с важными делами».
· От общего планового периода (года, месяца, недели или дня) можно максимально тратить на планирование не более 1%времени.
Плановые периоды бывают:
- долгосрочные (планы на несколько лет вперед) - 3-5 лет и более
- среднесрочные (годовые планы) - 1-3 года
- текущие (месячные, декадные, недельные) - 1неделя – 3 месяца
- дневные планы (основа всего перспективного плана)
· Резервирование времени или соотношение 60 : 20 : 20
В течении рабочего дня происходит множество событий, которые трудно спрогнозировать. Это могут быть и «поглотители» времени, и личные интересы, и накопившаяся усталость. Поэтому одним из основных правил планирования называют правило резервирования времени.
Все рабочее время (день, неделя, декада и т.д.) распределяются так:
 |  |  | |||
60 % 20 % 20 %
жесткое планирование непредвиденные события спонтанные действия
необходимая непланируемые действия управление, творчество
активность, встречи, ожидания рекомендуемый отдых
обязательные дела
Планировать нужно реалистично, оставляя запас времени, и лишь такой объем задач, с которыми вы реально можете справиться. Очень важна гибкость, так как планы составляются, что бы облегчить достижение целей, поэтому фиксируйте в планах результат (конечное состояние), а не просто какие-либо действия. Например, «согласовать программу работы с Ивановым», а не «позвонить Иванову». Невыполненные задачи переносите на следующий день и помечайте особым образом для учета, на что же постоянно не хватает времени. Согласовывайте, по возможности, свои планы с планами подчиненных, начальства или коллег. Старайтесь разнообразить свою деятельность для большей продуктивности, чередуйте виды работ.
· Планирование с помощью метода «Альпы»
Этот метод включает 5 основных стадий (план составляется в конце рабочего дня для следующего дня):
а) составление заданий (запишите все то, что должны сделать на следующий день, разделите на блоки: телефонные, бумажные, работа с людьми, работа с техникой и т.д.);
б) оценка длительности акций ( напротив каждого задания или блока проставьте приблизительное время, посчитайте сколько времени уйдет на все задания);
в) резервирование времени в соотношении 60:40 (добавьте время на непредвиденные события, на личный отдых, пересмотрите, что и где можно сократить);
г) принятие решений по приоритетам и перепоручению (из всего объема дел выберите действительно первоочередной важности, перепоручите менее срочные дела или те, которые могут выполнить подчиненные);
д) контроль, учёт и перенос несделанного (если что-то многократно переносится, то есть два пути: выполнить наконец-то или отказаться совсем, проблема разрешиться сама собой)
Психологическая подоплека метода в том, что вы заранее начинаете перерабатывать задачи и на уровне подсознания готовить решения; следующий день приобретает более четкие контуры, не выглядит серым и тяжелым; вы не так легко отвлекаетесь на посторонние мероприятия и легче справляетесь с проблемой сверхурочной работы.
· Принцип Парето или соотношение 80 : 20
Итальянский экономист Вильфредо Парето еще в 20-е годы прошлого столетия сформулировал принцип, который неоднократно получал подтверждение на практике в самых различных сферах. Он означает, что внутри данной группы или множества отдельные малые части обнаруживают намного большую значимость, чем это соответствует их относительному удельному весу в этой группе. Согласно этой теории, перенеся принцип на проблему времени (применительно для рабочей ситуации руководителя) мы получим: что за первые 20% расходуемого времени достигается 80% результатов. Остальные 80% затраченного времени приносят лишь 20% общего итога. Отсюда основной девизруководителя: «Сначала – немногие жизненно важные проблемы, а уж потом – многочисленные «второстепенные»!»
· Планирование по приоритетам или анализ АБВ
Установление приоритетов – основное правило эффективной техники работы. Всегда давайте себе отчет, что вы не можете, да и не должны, сделать все, поэтому начинайте с важнейших дел.
Значимость задач (в % от совокупного итога)
|
З задачи Ааппрасчч
15 % 20 % 65 %
Общее число задач, затрат (в % )
Задачи А - Первые 15 % всех задач - очень важные, имеют наибольшую значимость, не подлежат перепоручению. Эти задачи дают наибольший (65 %) вклад в решение проблем.
Задачи Б - Последующие 20 % задач – важные, существенные, но могут быть перепоручены для исполнения другим лицам. Эти задачи дают 20-ти % вклад осуществление целей.
Задачи В - Остальные 65 % всех задач - менее важные, незначительные, в любом случае должны быть перепоручены. Имеют самую незначительную «стоимость» в степени значимости и вклад всего 15 %.
· Принцип Эйзенхауэра хорошо согласуется с анализом АБВ. В зависимости от степени срочности и важности все дневные задания 
делятся на 4 части, различают 4 возможности их выполнения:
в Задачи Б Задачи А
а Установить срок Выполнять без
ж выполнения или промедления
н поручить и самому
о
с «Мусорная Задачи В
т корзина»
ь Поручить
выкинуть
 |
срочность