Понятие и сущность организации, её черты и признаки

Теория организации, как наука, призвана ответить на вопросы, зачем организации нужны, как они создаются, функционируют и изменяются, почему члены организаций действуют именно так, а не иначе. В настоящее время организация приобретает все черты самостоятельного организма, борющегося за выживание и комфортное существование в условиях рынка.

Теория организации – это наука об основных закономерностях, регламентирующих жизнедеятельность организаций, как реально существующих объектов окружающей действительности (рис.1).

Рис. 1. Теория организации – как наука

Существуют различные трактовки термина «организация». В одних случаях он употребляется для обозначения деятельности по упорядочению всех элементов определенного объекта во времени и пространстве. Такое толкование близко к понятию «организовывать».

«Организация» - (от латинского organizo) делать сообща, стройный вид, устраиваю.

Во многих других случаях организация рассматривается как объект, обладающий упорядоченной внутренней структурой. В нем сочетаются многообразные связи (физические, технологические, экономические, правовые) и человеческие отношения. Организация как объект представляет собой целостный комплекс взаимосвязанных элементов (свойство организационной сложности) и особое единство с внешним окружением. Для нее характерна целенаправленность функционирования и развития. Организация - это сложный организм. В нем переплетаются и уживаются интересы личности и групп, стимулы и ограничения, жесткая технология и инновации, дисциплина и свободное творчество, нормативные требования и неформальные инициативы.

У каждой организации есть свой облик, своя культура, свои традиции и репутация. Организации: уверенно развиваются, когда имеют обоснованную стратегию и эффективно используют ресурсы; они перестраиваются, когда перестают отвечать избранным целям; они погибают, когда неспособны выполнять свои задачи.

Особое значение приобретает теория организации на современном этапе, т.к. рыночные отношения предъявляют новые требования к построению и поведению организаций: для них становиться характерным предпринимательская активность, переход к различным формам собственности, изменяющиеся функции и методы государственного регулирования и управления.

Организацию можно рассматривать как процесс, как объект и как явление.

Как процесс организация – это деятельность по упорядочению всех элементов определенного объекта во времени и пространстве (деятельность, управление, включая распределение функций, координацию и контроль, т. е. целенаправленное воздействие на объект);

Как объект организации – это объединение элементов, на основании упорядоченной внутренней структуры (некий инструментальный объект, искусственное объединение, занимающее определенное место в обществе и предназначенное для выполнения определенных функций);

Как явление она представляет физическое объединение реальных элементов (людей, техники) для выполнения программы или цели (состояние упорядоченности или характеристику упорядоченности какого-то объекта.).

В России организации как явления регулируются Гражданским кодексом РФ. Как воздействие – это упорядочение или налаживание какого-либо объекта.

Организацию можно рассматривать как с точки зрения статики организации (структурный подход) так и динамики организации, (в центре исследований которой находится система отношений между людьми, действия которых направлены на достижение общих целей).

Организация — это самоорганизующаяся система на всех этапах своего жизненного цикла. Именно такое понимание и положено в основу теории организации. Организации не могут быть предметом изучения только одной науки — теории организации. Они должны рассматриваться как предмет междисциплинарного изучения.

Организация – это сознательно координируемое социальное образование с определенными границами, функционирующее на относительно постоянной основе для достижения общих целей.

Слово «организация» имеет множество производных, например: организация производства, ООН, организованный человек и т.д. Организация в правовом соотношении рассматривается в четырех формах:

- юридическое лицо, зарегистрированное в государственном органе, имеет печать и счет в банке (АО, ООО);

- неюридическое лицо, зарегистрированное в гос. органе (подразделения юридического лица, простое товарищество, объединения;

- неюридическое лицо, зарегистрированное в гос. органе, но не имеющее печати (ЧП без образования юр. лица);

- неформальная организация граждан (игроки в домино, профсоюзы).

Организация– это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общих целей.

Некая группа должна соответствовать нескольким обязательным требованиям (иметь определенные признаки), чтобы считаться организацией

Обязательные общие требования:

· наличие хотя бы двух человек, которые считают себя частью этой группы;

· наличие хотя бы одной цели (т.е. желаемого конечного состояния или результата), которую принимают все члены данной группы и направленной на удовлетворение потребностей или интересов как человека так и общества;

· наличие членов группы, которые намеренно работают вместе, чтобы достичь значимой для всех цели (материальной, духовной, информационной).

Определение организации предусматривает необходимость формального координирования взаимодействия работников. Структура организации определяет, каким образом должны быть распределены задачи, иерархия подчиненности, модели взаимодействия.

Черты организации:

· использование ресурсов: цели всякой организации включают преобразование ресурсов, для достижения результатов. Основные ресурсы, используемые организацией, это люди, капитал, материалы, технология, информация.

· зависимость от внешней среды: любая организация зависима от внешней среды, как в отношении своих ресурсов, так и в отношении потребителей, пользователей их результатами, которых они стремятся достичь. Термин внешняя среда включает экономические условия, потребителей, профсоюзы, правительственные акты, законодательство, конкурентов, систему ценностей в обществе, общественные взгляды, технику и технологию и др.

· комплексность – рассматривает степень дифференциации в рамках организации. Она включает уровень специализации или разделение труда, количество уровней в иерархии организации и степень территориального распределения частей организации.

· Горизонтальное и вертикальное разделение труда:

- горизонтальное разделение труда – это разделение всей работы организации на составляющие ее компоненты. Наличие подразделений: организации выполняют четкое горизонтальное разделение за счет образования подразделений, выполняющих специфические конкретные задания и добивающиеся конкретных целей.

- вертикальное разделение труда - это отделение работы по координированию от самих действий. Так как работа в организации разделяется на составляющие части, кто-то должен ее координировать, чтобы она была успешной. Деятельность по координированию работы других людей и составляет сущность управления.

· необходимость управления: для того, чтобы организация могла добиваться реализации своих целей, задачи должны быть скоординированы посредством вертикального разделения труда. Поэтому управление является существенно важной деятельностью для организации.

· формализация – понимается заранее разработанные установленные правила и процедуры, определяющие поведение работников. Степень формализации может быть различной.

· соотношение централизации и децентрализации определяется уровнями, на которых вырабатываются и принимаются управленческие решения в организации. В некоторых организациях процесс принятия решений очень централизован, т.е. действия по разрешению проблем принимаются высшими руководителями, в других случаях децентрализован.

Централизованные структуры чаще применяются, когда изменения во внешней среде происходят относительно медленно, организация относительно невелика (эффективность исполнительного персонала, высокая степень координации и контроль).

Децентрализованные структуры целесообразно применять тогда, когда окружение организации характеризуется динамичными рынками, конкуренцией при наличии диверсификационной продукции, а также с быстро меняющейся технологией. Целесообразность таких структур растет по мере увеличения размеров организаций и их сложности.

Соотношение централизованного и децентрализованного устанавливают тип организационной структуры управления.

Так как организация – это процесс создания определенной структуры, которая дает возможность людям эффективно работать вместе для достижения целей, то организации заранее проектируются, моделируются для формирования структуры, подчиненной интересам достижения установленной цели.

Признаки организации

Выделяются шесть основных признаков организации:

■ Цели определяются при создании организации, могут измениться на протяжении её функционирования, но всегда служат ориентиром, ведущим организацию к успеху. В организации существует целая система целей, включая главную цель всей организации, цели подразделений и, наконец, личные цели работников. Наличие целей позволяет выполнить основное предназначение организации - прирост дополнительной энергии, превышающей сумму индивидуальных усилий участников, которые ее обеспечивают. То есть постановка и совместная реализация каких-либо целей, поставленных участниками организации или для участников, организует их усилия таким образом, что происходит усиление их энергии для совместной деятельности. Простой пример: если пять человек без предварительного договора и последующей организации будут пытаться перенести бревно, они могут даже не начать работу, выясняя - зачем нести, куда нести и нужно ли это делать вообще. Бригада же из пяти рабочих во главе с бригадиром сделают эту работу за достаточно короткое время.

■ Обособленность можно понимать в том смысле, что организация стремиться отгородиться от окружения чисто внешне, но в более широком смысле этот признак означает и наличие собственного счёта в банке, и принадлежность определённого имущества именно организации, а не её членам. Сюда же входит расположенность организации, внутренняя упорядоченность, включая наличие определенных рабочих мест, оборудование для реализации ее деятельности. Как правило, организация представляет собой систему со своей совокупностью элементов, внутренними связями между ними и четко очерченными границами. Конечно, любая организация является открытой системой, испытывающей влияние внешней среды и оказывающей влияние на окружающую среду, но она обязательно имеет внутреннюю определенность и границы.

■ Наличие координирующего центра (саморегулирование) в роли которого и выступают управленческие структуры. В организации, в отличие от свободных объединений, всегда присутствует внутреннее управление, которое определяет цели и задачи организации, планирует и организует деятельность по выполнению этих задач, контролирует соответствие результатов работы поставленным целям. Благодаря такому центру возможно саморегулирование деятельности организации, т.е. выбор наиболее оптимального способа действий без внешнего вмешательства.

■ Наличие связей между отдельными элементами организации крайне необходимы. Во-первых, с помощью этих связей руководителя получает информацию о состоянии дел в низовых подразделениях, а во-вторых, отсюда следуют распоряжения, указания и рекомендации по необходимым действиям. В любой организации можно легко найти такой внутриорганизационный центр: здесь находится главное руководство, сосредоточены средства связи и управления.

■ Организационная культура начинает проявлять себя сразу после создания организации чисто внешними признаками: появляется вывеска с её наименованием, оформляется помещение, может вводиться единая форма одежды для персонала. Затем организационная культура приобретает более сложные формы: вырабатывается особый стиль отношения между работниками и посетителями, появляются примеры для подражания, возникают традиции.

■ Устойчивость является непременным признаком современной организации, которая может находиться под воздействием враждебных внешних сил, ее могут также сотрясать внутренние конфликты. Организация должна противостоять этим негативным силам, чтобы выжить. Способность преодолеть эти негативные явления за счет определенной избыточности ресурсов, таланта и опыта руководителей и следует относить к устойчивости организации.