Основные этапы работы с резервом
Процесс подготовки кандидатов на замещение руководящих должностей передовые компании рассматривают как стратегически важную задачу. Подготовка преемников это многоэтапный процесс, требующий постоянного внимания и поддержки со стороны руководства фирмы и в конечном счете обеспечивающий безболезненную смену поколений, сохранение традиций и привнесение «свежей крови» в управление фирмы, сокращение времени адаптации нового руководителя. В работе с резервом можно выделить следующие этапы:
ПЕРВЫЙ ЭТАП работы с резервом руководителей это определение ключевых должностей, оказывающих исключительное влияние на деятельность компании. Должен быть также подготовлен план освобождения ключевых должностей.
ВТОРОЙ ЭТАП это определение требований к руководителям. Для того, чтобы эффективно отобрать потенциальных преемников, необходимо четко понимать, какими качествами должны обладать успешные руководители.
ТРЕТИЙ ЭТАП это подбор кандидатов в резерв, осуществляемый высшим руководством организации совместно с отделом человеческих ресурсов в конфиденциальном порядке. Отбор производится для конкретной должности с учетом трех основных критериев:
· Соответствие индивидуальных характеристик кандидата основным требованиям к сотруднику, установленным для данной должности;
· Результаты работы в занимаемой в данный момент должности и в занимаемых ранее должностях;
· Степень готовности кандидата к занятию данной должности.
ЧЕТВЕРТЫЙ ЭТАП подготовка планов развития, который должен содержать конкретные действия для достижения максимального соответствия резервиста требованиям должности и сроки реализации этих действий.
ПЯТЫЙ ЭТАП реализация плана подготовки резерва. Руководство здесь играет важную роль, т.к. именно руководители принимают решения о назначении на должность, выделении средств на дополнительное обучение и именно они обеспечивают мотивацию работника.
ШЕСТОЙ ЭТАП оценка прогресса, достигнутого резервистами. Результатом оценки может стать корректировка планов развития или изменение состава преемников.
СЕДЬМОЙ ЭТАП – назначение на должность заключительный этап процесса подготовки руководителей. После назначения на должность начинается довольно сложный период адаптации. Наиболее эффективным методом адаптации является метод, когда в течение определенного периода руководитель уделяет особое внимание работе своего подчиненного, проводит регулярные частые встречи, оказывает непосредственную помощь в управлении подразделением.
Обычно формированием кадрового резерва занимаются специалисты кадровой службы. Они также осуществляют конкретный учет должностей, накопление банка данных об управленческом резерве, позволяющего перейти от типовых схем к конкретному персональному кадровому планированию.
Отбор кандидатов в резерв в корпорации «Локхид»[30]
Работа по отбору в резерв на руководящие должности проходит следующие этапы:
1. Разработка «минимальных требований» к должности; дальнейший поиск проводится только среди претендентов, отвечающих минимальным требованиям.
2. Привлечение для участия в конкурсе как можно большего числа кандидатов, отвечающих минимальным требованиям.
3. Проверка претендентов, проводимая кадровой службой с использованием ряда формальных инструментов отбора в целях отсева «худших».
4. Отбор на должность из числа нескольких оставшихся кандидатур, обычно осуществляется линейным руководителем с учетом заключений кадровых служб и данных тестирования и испытаний.
Формирование кадрового резерва учитывает утвержденные в организации схемы замещения должностей. Разработку схем замещения начинают с анализа содержания должностных требований к конкретным управленческим должностям и взаимосвязи функций, реализуемых на разных уровнях управления. В первую очередь рассматривают наиболее важные, ключевые должности в высшем руководстве. Далее подбирают должности, близкие по структуре ответственности, или «развивающие» должности. Они позволяют хорошо подготовить кандидата к продвижению. Во многих организациях можно обнаружить должности, прохождение которых бывает обязательно для назначения на тот или иной ответственный пост. Эти должности непременно фигурируют в схемах замещения. Это,, например, такая должность как должность заместителя начальника цеха, отдела. В организациях часто разрабатываются типовые схемы замещения, которые охватывают целые группы или цепочки должностей.
В некоторых организациях действуют программы выявления молодых руководителей с высоким потенциалом к продвижению. Критериями выдвижения при этом являются:
1) рабочие показатели, высокие достижения на своем участке работы;
2) способность к обучению и развитию, умение быстро осваивать новую работу;
3) деловые качества, необходимые руководителю высшего уровня. В их число входят: способность к стратегическому мышлению, отсутствие проявлений «местничества», инициативность, умение ясно выражать свои мысли и убедительно излагать свою точку зрения, умение работать с людьми, умение эффективно руководить групповой работой, проявление в нужных случаях настойчивости и твердости характера и др.
При обосновании выдвижения работника в резерв на руководящие должности, его непосредственный руководитель указывает подробные сведения о специальном образовании, практическом опыте (выполнявшиеся обязанности и должности), профессиональной подготовке, включая курсы повышения квалификации. Но прежде всего руководитель приводит собственные оценки и факты трудовой деятельности, подтверждающие соответствие работника критериям выдвижения в резерв.
Отбор кандидатов на основании характеристик, подготовленных их непосредственными руководителями, и по результатам собеседований проводит специализированный совет. В него входят представители высшего руководства, представители кадровой службы и руководители функциональных служб. Общая численность группы резерва обычно составляет 22,5% штата руководителей.
Для уточнения численности кадрового резерва, следует предпринять ряд шагов. Поскольку всегда есть опасность выбытия, по тем или иным причинам из состава резерва (болезни, увольнения, перевод на другую работу, исключение из состава резерва за те или иные проступки и др.), то следует определить:
· примерный процент выбытия из резерва кадров отдельных работников. Этот процент определяется на основе показателей, полученных за несколько предыдущих лет.
· число руководящих работников, высвобождающихся в результате изменения структуры управления, которые могут быть использованы для руководящей деятельности на других участках.
Общими принципами работы с резервом являются:
1) формирование резерва базируется на трех системах оценки – оценке результатов труда, оценке уровня профессиональной подготовки и оценке уровня развития деловых качеств;
2) тесное взаимодействие непосредственных руководителей с кадровой службой;
3) регулярная оценка работы с резервом (постоянный контроль и оценка деятельности резервистов, ежегодный пересмотр схем замещения должностей и ротации, индивидуальных планов развития карьеры и т.п.).
При организации работы с резервом могут быть выделены следующие наиболее важные шаги:
·Ä разработка положения, регламентирующего порядок работы с резервом в данной организации;
| F | В Приложении 1 «Стандартные формы и документы» приведен вариант положения о подготовке кадрового резерва предприятия |
·Ä составление списка резервистов без указания должностей, на которые они могут претендовать в будущем;
·Ä беседа с сотрудником, включенным в резерв, по поводу основных этапов его профессионального и должностного роста;
·Ä составление индивидуальной карты возможного карьерного роста для каждого резервиста;
·Ä составление программы обучения для резерва на руководящие должности и ее утверждение;
·Ä организация стажировок для работников, состоящих в резерве;
·Ä ежегодная организация обучения резервистов по утвержденной программе;
·Ä введение стандартной процедуры ежегодной оценки потенциальных возможностей резервистов;
·Ä ведение картотеки на резервистов. Картотека индивидуального развития резервиста представляет собой основу всех индивидуальных мероприятий по обучению и повышению квалификации. Картотека отражает развитие отдельных сотрудников в той мере, в какой это можно охватить учетом данных. Основой этой картотеки является оценка отдельных сотрудников их руководством, которая дополняется анализом необходимости дальнейшего их роста. Целью этой оценки и анализа является выявление сотрудников, которым необходимо пройти дополнительное обучение, чтобы повысить эффективность их работы.
| F | В Приложении 1 «Стандартные формы и документы» дан пример учетной карточки работника, состоящего в резерве. |
Формирование резерва
Необходимость подготовки резерва на выдвижение не является новой задачей для российских компаний. Еще во времена плановой экономики широкое распространение получил такой подход к формированию кадрового резерва, когда каждому руководителю подразделения предлагалось назвать работников, которые могут их его заменить на случай болезни, отпуска или командировки. В результате отдел кадров готовил список лиц, которые рассматривались в дальнейшем как работники, состоящие в резерве на руководящие должности. Официально эти лица рассматривались в качестве основных кандидатов на руководящую должность, если она вдруг окажется вакантной. Отличительной особенностью этого подхода являлся формализм в работе с резервистами и отсутствие нацеленности на их развитие. Довольно часто на появившуюся вакансию назначались не резервисты, а кто кто-то другой. Не вдаваясь в причины такой практики, следует отметить, что это подрывало смысл работы с резервом, убивало мотивацию к развитию у работников организации с высоким потенциалом. Но уже тогда на многих предприятиях возникли «типовые схемы замещения», которыми охватывались целые группы или «цепочки должностей», связанных между собой «эффектом домино» (продвижение работника на открывшуюся вакансию создает вакансию в следующем звене цепочки и т.д.).
Другой подход к формированию резерва состоит в том, что в подразделениях в процессе совместной работы кадровой службы и экспертов (из числа представители высшего руководства и руководителией среднего уровня), из числа специалистов и работников, уже занимающих руководящие должности, отбираются работники наиболее перспективные с точки зрения их подготовки, способностей и деловых качеств. При этом в резерв могут быть включены как работники, уже имеющие достаточный стаж работы на предприятии, так и перспективные новички с высоким потенциалом к продвижению, лишь недавно приступившие к работе, подготовка которых к руководящей должности потребует от 1 до 5 лет (в зависимости от уровня должности). является более предпочтительным. В этом случае организация настраивается на то, чтобы работать с кадровым резервом, на выращивание из резервистов профессионалов, способных занять самые ответственные должности в организации.
Формирование резерва может осуществляться на основе заключений аттестационной комиссии, которая периодически (желательно не реже одного раза в год) оценивает достижения и профессиональный рост сотрудников. При этом задача выявления в ходе аттестации наиболее перспективных кандидатов для включения в резерв на руководящие должности является не менее важной, чем определение соответствия работников занимаемой должности и выявления ресурсов повышения эффективности их работы в дальнейшем.
Возможно включение работников в резерв на основе рекомендаций их непосредственного руководителя. В обосновании выдвижения работника в резерв, он должен дать подробные сведения об образовании, практическом опыте (выполнявшиеся ранее обязанности и занимаемые должности), профессиональной подготовке, достижениях своего подчиненного. Часто руководитель заполняет специальную форму, в которой, отвечая на соответствующие вопросы, дает оценку своего подчиненного, позволяющую установить степень соответствия работника установленным требованиям для включения в резерв.
Ситуация, когда работник сам предлагает себя на включение в состав кадрового резерва, является также вполне допустимой. В этом случае положительное решение о включении возможно лишь при соответствии работника критериям, установленным для резервистов. Например, в «Русском алюминии» основным критерием отбора в резерв является «желание сотрудников изменить свое теперешнее положение, не бояться перемен, расти в профессиональном плане и подниматься по карьерной лестнице. Поэтому стать кандидатом в состав «Золотого резерва» может любой желающий начать изменения. Для этого достаточно отправить письмо по e-mail или по обычной почте, либо позвонить в Дирекцию по персоналу и сообщить о себе минимальные сведения: ФИО, должность, предприятие и специальность по диплому. Единственное обязательное требование, предъявляемое к кандидатам, – это наличие высшего образования. То, кем сейчас работает человек: электролизником или начальником отдела, бухгалтером или старшим мастером – совершенно не важно»[31]..
При подборе кандидатов для включения в резерв из числа уже действующих руководителей, учитывается стиль руководства претендента, его отношение к новому, умение работать с людьми, отношение к принятию на себя ответственности за принятые решения. По итогам оценки в списке резервистов может быть выделено три категории:
Ø перспективные – рекомендованные к повышению;
Ø условно перспективные (при соблюдении ряда условий);
Ø неперспективные (лица попавшие в резерв, но не оправдавшие связанных с ними надежд).
Высокая доля в организации неперспективных резервистов, или не отвечающих всем необходимым требованиям, говорит о формальном подходе к формированию резерва. Отсутствие системы в работе с резервом на руководящие должности приводит к тому, что принимаются решения, которые работают не на интересы предприятия, а скорее выполняют тот или иной политический заказ. Так, на Омском НПЗ нам рассказывали о случае выдвижения резервиста, который никак себя не проявил за время нахождения в резерве, а после назначения на должность начальника цеха в течение трех лет демонстрировал свою несостоятельность.
Формирование и составление списка не гарантируют обязательного выдвижения. Для уточнения численности кадрового резерва, следует предпринять ряд шагов. Поскольку всегда есть опасность выбытия, по тем или иным причинам из состава резерва (болезни, увольнения, перевод на другую работу, исключение из состава резерва за те или иные проступки и др.), то следует определить:
·примерный процент выбытия из резерва кадров отдельных работников. Этот процент определяется на основе показателей, полученных за несколько предыдущих лет.
·число руководящих работников, высвобождающихся в результате изменения структуры управления, которые могут быть использованы для руководящей деятельности на других участках.
Формирование и составление списка не гарантируют обязательного выдвижения.
По результатам оценки резервистов могут быть внесены изменения в план развития сотрудника или принято решение о бесперспективности дальнейших усилий по его подготовке к руководящей должности.
Например, в американской компании «Дженерал телефон» работники, включенные в число резервистов, каждый год должныен заново подтверждать высокую репутациюсвою квалификацию, чтобы быть повторно вновь внесенными в списки, подаваемые в совет по работе с резервом.. Периодическую оценку сотрудников с высоким потенциалом проводит рРуководство компании совместно с отделом человеческих ресурсов проводит периодическую оценку сотрудников с высоким потенциалом. Предъявляемые в этой компании требования к резервистам являются настолько высокими, что каждый год из резерва «выпадает» более половины прежнего состава и их место занимают новые перспективные работники. Обычно лишь те, кто попадает в состав резерва более двух раз, получают к наступлению 35-летнего возраста назначение на одну из ключевых должностей – руководителя службы заводоуправления, региональной сети сбыта или ответственный пост в отделении корпорации[32].
Критерии включения резерв
Кандидат для включения в резерв должен соответствовать следующим четырем группам требований:
1. Формальные требования, выдвигаемые компанией. Обычно это следующие требования:
· высшее образование;
· необходимый стаж работы по специальности и в организации. Скажем, кандидат в резерв на позицию директора завода должен как минимум 2-3 года работать либо руководителем основного цеха, либо заместителем руководителя по производству. Если на предприятии принята практика включения в состав резерва на замещение руководящих должностей новых перспективных работников, то рассмотрение вопроса о включении нового работника в резерв можно начинать сразу после того, как он успешно отработает в организации установленный испытательный срок.
· определенный возрастной лимит (обычно не старше 40 лет).
2. Рабочие достижения:
· динамика результатов работы за оцениваемый период (наличие реального улучшения положения дел на своем участке работы);
· определение степени соответствия рабочих показателей работника или возглавляемого им коллектива установленным требованиям;
· успехи в работе, демонстрирующие уровень профессионализма работника.
3. Деловые качества:
· высокий уровень профессиональных знаний,
· инициативность;
· умение ясно выражать свои мысли и убедительно излагать свою точку зрения;
· умение работать с людьми (эффективно руководить групповой работой);
· настойчивость и твердость характера.
Способности.
· уровень интеллекта, умственных способностей;
· уровень развития коммуникативных способностей. К примеру, в Японии способность работать с людьми является главным критерием для отбора претендентов на позиции в высшем руководстве;
· способность к обучению, обучаемостьи, умение быстро осваивать новую работу и другие способности важные для успешной работы в качестве руководителя.
Структура резерва
Структура резерва определяется в первую очередь целями, которые преследует формирование резерва, и категориями руководящих должностей, для замещения которых он создается. В списке резервистов выделяют три категории:
Ø·неперспективные (лица попавшие в резерв, но не оправдавшие связанных с ними надежд);
Ø·условно перспективные (при соблюдении ряда требований);
Ø·перспективные – рекомендованные к повышению.
Высокая доля в организации неперспективных резервистов, или не отвечающих всем необходимым требованиям, говорит о формальном подходе к формированию резерва. Отсутствие системы в работе с резервом на руководящие должности приводит к тому, что принимаются решения, которые работают не на интересы предприятия, а скорее выполняют тот или иной политический заказ. Так, (на Омском НПЗ) нам рассказывали о случае назначения на должность начальника цеха резервиста, который не только себя никак не проявил на новом месте работы, но последовательно в течение трех лет показывал свою несостоятельность.