Анализ работы с персоналом. Прогнозирование потребности Государственной противопожарной службы в кадрах

После того, как информация о персонале и другая информация, необходимая для решения кадровых вопросов, собрана, систематизирована и учтена её необходимо проанализировать, чтобы в конце концов выявить конкретную кадровую ситуацию. Делается это путём сопоставления сложившейся кадровой ситуации с целями и задачами кадровой службы. Имен­но расхождение между нею и целями позволяет выявить и сформулировать проблему, вставшую перед Государственной противопожарной службой и её кадровым аппаратом и разработать пути и варианты её решения. Задача такого анализа заключатся в том, чтобы из различных, нередко разроз­ненных данных, отражающих отдельные явления и факторы, выявить общую, целостную картину процесса, присущи ему закономерности и тенденции.

Анализ работы с персоналом, как впрочем и анализ любой другой многофакторной системы, может быть оперативным, ретроспективным и перспективным.

Оперативный анализ осуществляется повседневно по мере получения кадровой информации, такой, как, скажем, о нарушении служебной дисциплины, о выполнении поручений и т.п. Им, в основном, охватываются простые и периодически повторяющиеся ситуации, когда собранная информация сама по себе является непосредственным источником и основой для принятия управленческих решений по кадровым вопросам.

В сложных же ситуациях, когда возникает необходимость готовить решения относительно многоуровневых и многофакторных систем, а именно к таковым относится система работы с кадрами, проводится более слож­ное изучение положения дел в ретроспективном и перспективном планах, что позволяет выявить улучшение или ухудшение состава кадров, результатов работы с личным составом и выработать целенаправленные меры.

Ретроспективному анализу подвергается, например, информация о состоянии работы с кадрами за определённый прошедший период времени, скажем, за год. Это анализ состава кадров на 1 января предыдущего го­да, анализ текучести кадров и её причин и т.п.

Перспективный анализ осуществляется в целях получения информации о возможном в будущем состоянии, движении кадров в подразделениях Го­сударственной противопожарной службы.

Такую аналитическую работу выполнить без системы критериев и показателей, позволяющих оценить состояние исследуемого объекта управления, невозможно. Эти критерии, показатели могут быть индивидуальны­ми и обобщающими.

Индивидуальные показатели - это сведения о конкретном лице, например, возраст, стаж службы, образование, семейное положение и им подобные.

Обобщающие критерии и показатели характеризуют целые совокупнос­ти, такие, как скажем, средний возраст сотрудников, средний стаж службы и средний стаж службы в должности и т.д.

Основным методом анализа данных является методгруппировок, когда на базе выбранного группировочного признака единицы изучаемой совокуп­ности личного состава объединяются в группы. Группировочные признаки могут быть количественными и качественными, или атрибутивными. При анализе работы с кадрами наиболее распространены группировки, в кото­рых указываются только значения группировочных признаков и число еди­ниц, ему соответствующих. При этом можно получить ряд распределений единиц анализируемой совокупности личного состава по значению именно данного группировочного признака, так, например, строятся ряды, харак­теризующие распределение работников по возрасту, по образованию, по стажу службы и, при необходимости, по другим критериям.

Могут быть применены статистические группировки сотрудников и по другому критерию или группировочному признаку. Например, доля сотрудников, достигающих на 1 января следующего года возраста 44 лет или выслуги 19 лет, доля работников достигающих возраста 50 лет и стажа работы в Государственной противопожарной службе 25 лет. Это очень важно, ибо в порядке прогноза необходимо решать вопросы о дальнейшей службе или работе этих категорий личного состава, получающих в течение следующего года право на пенсию. Это же требует от нас также своевременно начинать подбор кандидатов на должности, которые в одночасье мо­гут стать вакантными.

Интересные данные можно получить и при построении группировок по признаку увольнения на первом, втором и третьем году службы или работы. Оказывается, что на втором году службы увольняется из Государственной противопожарной службы примерно столько же сотрудников, сколько и на первом году. Следует задуматься и над этим показателями.

Важной задачей анализа является изучение причин движения кадров и, прежде всего, их текучести. Что же это такоетекучесть кадров, которую хотели бы победить все руководители? Уже говорилось, что текучесть это два канала неорганизованного движения кадров: увольнение по собственному желанию и увольнение в дисциплинарном порядке. Показатель работы, безусловно, отрицательный, поскольку она приводит к дестабилизации коллективов, нарушению оптимального соотношения возрастной структуры, квалификации сотрудников и работников подразделений Государственной противопо­жарной службы, снижает эффективность мероприятий по подготовке лично­го состава.

Показатель текучести кадров, или, как его ещё называют, коэффициент текучести кадров, определяется путём несложного математического расчёта: число работников, уволенных по названным причинам за год, делится на среднесписочную численность личного состава и, умножением на 100, результат приводится к проценту.

Руководителям органов управления и подразделений Государственной противопожарной службы необходимо также понимать, что к дестабилизации коллективов может привести не только текучесть кадров, но и час­тое их перемещение, особенно за пределы подразделений.

Показатель стабильности коллектива выражается коэффициентом стабильности, также несложно рассчитываемым математическим путём: число работников со стажем службы не мене трёх лет делится на среднесписоч­ную численность личного состава подразделения и, умножением на 100, приводится к проценту.

Очевидно, всем понятно, что только рассчитать указанные коэффициен­ты явно недостаточно. Для закрепления кадров руководителю крайне важно разобраться в действительных причинах увольнения личного состава, осо­бенно по собственному желанию, ибо любому ясно, что беспричинного же­лания сменить место работы у сотрудника быть не может. Так называемое "собственно желание" всегда имеет мотивы, ставящие перед работником необходимость искать лучшее место применения своих способностей. Выяс­нить их, конечно, не всегда просто. Только в процессе спокойных и доб­рожелательных бесед по специально разработанному вопроснику можно ра­зобраться в этом сложном деле. Разобраться в нём можно и с помощью анонимных социологических опросов. Как планировать и проводить социо­логические исследования вам рассказывалось профессором Кафидовым В.В..

3. Автоматизация обработки информации о персонале. Содержание подсистемы "Кадры" в автоматизирован- ной системе управления (АСУ).

В последние тридцать лет в пожарной охране большое внимание уделялось созданию автоматизированных систем управления (АСУ) и сделано здесь очень много. В настоящее время вряд ли найдётся орган управле­ния Государственной противопожарной службы, где не было бы подобной системы. Много средств электронной вычислительной техники (ЭВТ) сей­час и в большинстве подразделений нашей службы. И правильно подходят к делу те руководители, которые в автоматизированных системах управ­ления создают в качестве одной из подсистем функциональную подсистему "Кадры".

Проблемы, связанные с созданием автоматизированных систем управления, преподаются в рамках учебной дисциплины "АСУ и связь в пожар­ной охране" и углубляться в её дебри мы, естественно, не будем. Одна­ко поговорить о преимуществах автоматизации обработки кадровой инфор­мации следует, поскольку применение электронно - вычислительных машин (ЭВМ) для её обработки позволяет оперативно получать все необходимые данные о работающих, применять современные методы анализа информации, прогнозировать потребность Государственной противопожарной службы в кадрах.

Рассмотрим эту проблему на примере автоматизированной системы управления Академии Государственной противопожарной службы МЧС России.

Для обработки кадровой информации вполне достаточно персональной ЭВМ, которая позволяет решать поставленные перед подсистемой "Кадры" задачи:

- формирование и ведение трёх штатных информационных массивов (ИМ) персонального учёта постоянного состава(Skadr) и переменного состава (Vkadr), а также ИМ штатных должностей (Stat);

- ведение справочных массивов (кодификаторов);

- выдача документов установленной отчётности и документов регламентированной формы по запросам в разрезах информационных массивов;

- подготовка и выдача документов по запросам произвольной формы также в разрезах ИМ.

Программное обеспечение подсистемы "Кадры" включает в себя ряд специальных программ для подготовки, накопления, анализа и контроля входной информации, для формирования выходных документов.

Информационная база кадровой подсистемы включает в себя входные документы, информационные массивы, справочный фонд (каталоги и файлы) и выходные документы. Перечень входных документов подсистемы разработан на основании документов, ведущихся кадровым аппаратом. В них со­держатся все данные, необходимые для составления отчётной документации.

Помимо уже названных штатных информационных массивов в подсисте­ме имеются вспомогательные массивы, формирующиеся в процессе её рабо­ты. Выходная информация представляется подсистемой в виде документов установленной статистической отчётности и регламентированных запросов, формируемых в разрезах ИМ. Предусмотрено также формирование и выдача документов по запросам произвольной формы. Таким образом, подсистема "Кадры" позволяет решать комплекс за­дач по:

- учёту списочной численности личного состава, учёту отработан­ного времени и т.п.;

- анализу структуры кадров по различным группировочным признакам и уровням управления, прогнозированию потребности и подготовки кадров;

- анализу текучести кадров - подготовка сведений о мотивах увольнения личного состава по собственному желанию и в дисциплинарном по­рядке как по отдельным подразделениям, так и по Государственной противопожарной службе региона в целом;

- получению кадровой информации для подготовки статистических отчётов и заполнению установленных форм отчётности;

- подготовке данных для аттестации, оценки деловых качеств работников и формированию резерва кадров для выдвижения;

- исследованию динамики и тенденций движения кадров.

Из сказанного можно сделать только один вывод: автоматизировать обработку информации о кадрах необходимо, ибо это даёт богатые возможности для информационно - аналитического обеспечения деятельности Государственной противопожарной службы.

Планирование работы с персоналом.

Налаженная кадровая информационная система позволяет проводить всесторонний и глубокий анализ качественных показателей кадров и ра­боты с личным составом, готовить и принимать продуманные и взвешен­ные управленческие решения по выявляемым кадровым проблемам. Одним из самых распространённых видов управленческих решений являются всевозможные планы, разработка которых без анализа и прогнозирования просто невозможна.

Планирование работы с персоналом было и остаётся важнейшей управленческой функцией руководителей органов управления и подразделений Государственной противопожарной службы, руководителей и работников кадровых аппаратов. В зависимости от стоящих задач планирование рабо­ты может быть текущим и перспективным. Цели, которые выдвигаются в планах работы с кадрами, должны соответствовать задачам, стоящим пе­ред Государственной противопожарной службой в целом и её отдельными подразделениями на планируемый период.

Порядок планирования в органах внутренних дел определен Инструкцией, утверждённой приказом МВД России N 433 - 1995 года.

Согласно подпунктам 2.4 и 2.9 Инструкции в кадровых аппаратах должны разрабатываться планы работы на год, а в их структурных подразделениях - на квартал. Кроме того, должны быть:

- месячные календарные планы основных мероприятий;

- квартальные планы индивидуальной воспитательной работы руководителей с подчинёнными;

- годовые тематические план занятий с личным составом в системе профессиональной подготовки и квартальные планы проведения занятий;

- месячные и ежедневные планы работы лиц среднего и старшего начальствующего состава.

В планы работы необходимо включать конкретные меры, направленные на совершенствование подбора, расстановки, воспитания и обучения пер­сонала, предусматривать мероприятия по улучшению качественного соста­ва кадров, созданию резерва выдвижения, работе с молодыми сотрудника­ми, а также по подготовке и повышению квалификации личного состава в различных образовательных учреждениях. Целесообразно в такой план включать и мероприятия по механизации и автоматизации кадровой инфор­мационной системы, проведение социологических исследований, инспекти­рование и осуществление проверок состояния работы с кадрами в подраз­делениях, заслушивание отчётов их начальников о работе с личным сос­тавом и т.п.

5. Роль начальников и кадровых аппаратов в организации анализа и планирования работы с персоналом в Государственной противопожарной службе.

Несмотря на кажущееся понимание необходимости качественного информационно-аналитического обеспечения оперативно-служебной деятельности в целом и работы с личным составом в частности, состояние этой работы в органах управления и подразделениях Государственной противопожарной службе требует коренного улучшения.

Именно на достижение новых рубежей в информационно-аналитическом обеспечении был направлен приказ МВД России N 433 - 1995 года "О мерах по повышению эффектив­ности управленческой деятельности органов внутренних дел".

Пункт 1.8 этого приказа требует от министров, начальников глав­ных управлений и управлений внутренних дел, от начальников всех сте­пеней наряду с другими мерами "...определить раздельно по каждому подразделению органов внутренних дел объём, источники и периодичность получения и использования криминологической, социально-экономической,

оперативно-розыскной, административно-правовой, производственно-хозяйственной и другой информации, необходимой для глубокого и всестороннего анализа оперативной обстановки, принятия эффективных управ­ленческих решений".

Данное требование в полной мере распространяется и на Государственную противопожарную службу, руководители и кадровые аппараты ко­торой обязаны не только правильно планировать работу с кадрами, но и организовать эффективное информационно-аналитическое обеспечение дея­тельности аппарата и подразделений.

Мы уже отмечали, что подбор, расстановка, обучение и воспитание личного состава в Государственной противопожарной службе организуются соответствующими начальниками и осуществляется под их непосредственным руководством кадровыми аппаратами. В полной мере относится это к планированию и информационно-аналитическому обеспечению работы с кад­рами. Именно начальник обязан обеспечить чёткую и планомерную работу кадрового аппарата и исполнение планов через своих заместителей и ру­ководителей структурных подразделений.

Конечно, принять плановые решения - это лишь часть дела. Необходимо обеспечить выполнение плановых мероприятий полно, точно и в ус­тановленный срок, что достигается контролем, также являющимся управленческой функцией руководителя и осуществляется путём:

- назначения исполнителей, формулировкой им заданий и установлением срока исполнения, если он не установлен непосредственно в плане;

- осуществлением инструктажа персонально или на совещании, а при необходимости и обучением подчинённых;

- создания условий исполнителям плановой работы;

- установлением контроля за исполнением, а также порядка и сро­ков информирования об исполнении планов.

Несколько слов о контроле. Контроль бывает индивидуальный и общий. Индивидуальный контроль осуществляется за действиями субъектов кадровой работы, осуществляющих изучение кандидатов на службу, подго­товку документов и проектов решений о приёме на службу, о поощрениях и взысканиях, о мерах по правовой, психологической и социальной защи­те сотрудников. Одной из форм реализации этого вида контроля является аттестация сотрудников.

Общий контроль - это проверка состояния работы с кадрами в подразделении. Осуществляться он должен на основе определённых критериев оценки, которые, пока, к сожалению, не установлены, что нередко при­водит на практике к субъективизму в оценке состояния работы с кадрами. Тем не менее, должны учитываться такие показатели работы с кадрами:

- информирование населения о службе и работе в Государственной противопожарной службе, что очень важно при наличии хронического некомплекта личного состава;

- состояние профессионального обучения сотрудников и работников, участие в этой работе руководителей;

- текучесть кадров;

- наличие и качественный уровень резерва кадров для выдвижения и его использование при решении кадровых вопросов;

- состояние индивидуально-воспитательной работы, знание руководителем подчинённых, их сильных и слабых сторон, их возможностей и способностей. Умение руководителей прогнозировать поведение подчинён­ных в обычных и экстремальных условиях;

- состояние социальной, правовой и психологической защищённости личного состава. Реальное проявление заботы руководителя о нуждах подчинённых, оказание им моральной и материальной помощи;

- уровень подготовленности к работе с кадрами руководителей подразделения.

В любом случае основной задачей контроля является выявление в работе с кадрами отклонений от установленных принципов, требований, правил и оказание помощи в выработке мер по устранению недостатков и ор­ганизации эффективной работы с личным составом в проверяемом подразделении Государственной противопожарной службы.

Заключение.

Подводя итог сегодняшней лекции, необходимо отметить, что информационная и аналитическая работа, планирование работы с личным соста­вом и в современных условиях продолжают оставаться важной управленчес­кой функцией, существенным элементом кадрового обеспечения деятельности Государственной противопожарной службы, особенно в решении органи­зационных и правовых вопросов работы в таком сложном направлении дея­тельности, каким является работа с людьми.

Анализ кадровой информации даёт возможность более глубоко вникать и объективнее оценивать складывающуюся ситуацию в кадровом обеспечении деятельности Государственной противопожарной службы на любом уровне управления, прогнозировать её динамику, вырабатывать и прово­дить в жизнь продуманные, диктуемые обстановкой и обусловленные имеющимися возможностями управленческие решения.

Надеюсь, всем понятно, что планирование работы с персоналом, осуществление действенного контроля за выполнением плановых мероприятий, обеспечение законности, соблюдение прав личности и гражданина в период прохождения службы и работы личного состава возможно только на базе хорошо отлаженной кадровой информационной системы. Не будет пре­увеличением, если скажу, что от действенности именно этой информаци­онной системы зависят эффективность всей оперативно-служебной дея­тельности органов управления и подразделений Государственной противо­пожарной службы и результативность работы её кадрового аппарата.

По данной проблеме мы проведём семинарское занятие по теме "Состояние работы с кадрами в подразделениях ГПС".

Темы докладов и сообщений:

1. Работа с персоналом как информационный процесс.

2. Анализ работы с персоналом и основные условия эффективности его проведения. Приёмы и методы анализа информации о кадрах.

3. Сущность, цели и задачи кадрового планирования, содержание и виды планов. Нормирование и учет численности персонала. Разработка мероприятий, направленных на снижение текучести кадров и создание стабильных коллективов в подразделениях Государственной противопожарной службы.

4. Роль начальников органов управления Государственной противопожарной службы и кадровых аппаратов в организации анализа и планиро­вания работы с персоналом.

Использованная литература:

1. Указ Президента Российской Федерации от 09.11.2001 № 1309 "О совершенствовании государственного управления в области пожарной безопасности".

2. Указ Президента Российской Федерации от 02.08.1999 № 953 "Об утверждении Положения о Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий".

3. Положение о Министерстве Российской Федерации по делам граж­данской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, утверждённое Указом Президента Российской Федерации от 02.08.1999 № 953.

4. Указ Президента Российской Федерации от 18.07.1996 № 1039 "Об утверждении Положения о Министерстве внутренних дел Российской Федерации".

5. Положение о Министерстве внутренних дел Российской Федерации, утверждённое Указом Президента Российской Федерации от 18.07.1996 №1039.

6. Договор о взаимодействии МЧС России и МВД России от 24.12.01 № 1.

7. Совместное указание Главного управления кадров (ГУК) МВД России от 08.02.2002 № 21/6/824 и Департамента кадров и подготовки персонала МЧС России от 11.02.2002 № 2/18-80.

8. Приказ МВД России от 26.07.96 N 446 дсп "Об утверждении Инструкции по учёту кадров Министерства внутренних дел Российской Феде­рации и Табеля отчётности по кадрам Министерства внутренних дел Рос­сийской Федерации".

9. Инструкция по учёту кадров Министерства внутренних дел Российской Федерации, утверждённая приказом МВД России от 26.07.96 N446.

10. Заключительный отчёт по теме N 1.074 "Разработка автоматизированной системы управления ВИПТШ МВД СССР. Книги 1-2. М.: 1984.

11. Афанасьев В.Г. Социальная информация и управление обществом.

М.: Политиздат, 1975.

12. Управление персоналом организации. Учебник. Издательство "ИНФРА-М", М., 1998.