Организационная теория Л. Гьюлика - Л. Урвика

Наиболее видными последователями «классической» теории организации и управления явились американцы Л. Гьюлик и Л. Урвик.

Слайд 21

Развивая концепцию Файоля о «пяти элементах администрации», Гьюлик представляет содержание деятельности руководителя следующим образом:

1) планирование — определение целей и задач, подлежащих выполнению, и указание способов их достижения;

2) организация — создание формальной структуры подчиненности, на основании которой осуществляется разделение работы между производственными подразделениями, определяется и координируется их деятельность, направленная на достижение поставленной цели;

3)укомплектование штата— все многообразие работы с личным составом, в том числе подбор, подготовку кадров и создание необходимых условий для трудовой деятельности;

4)руководство — принятие решений и их оформление в виде приказов, инструкций, распоряжений;

5) координация — обеспечение согласованных действий всех подразделений предприятия, образующих единое целое за счет координации;

6) отчетность — обеспечение вышестоящих инстанций информацией о ходе работы и организация собственной информации администратора и его подчиненных о ходе дел посредством отчетов, докладов и проверок;

7) составление бюджета — предположительное исчисление ожидаемых доходов и расходов организации на определенный срок с указанием форм финансового контроля.

Ряд указанных элементов организационной деятельности напрямую перекликается с файолевой теорией, другие или обозначены, или систематизированы иначе. Так, «контроль» у Файоля трансформируется Гьюликом в «отчетность» и «составление бюджета», т. е. контроль, опосредованный прежде всего экономическими факторами. Все эти семь элементов объединяются названием POSDCORB (по начальным буквам английских названий упомянутых функций: planning, organizing, staffing, directing, coordinating, reporting, budgeting, т. е. планирование, организация, укомплектование штата, руководство, координация, отчетность, составление бюджета).

Систематизация организационных функций, предложенная Гьюликом и Урвиком, приобрела популярность и получила широкое применение в государственных и промышленных организациях США. Президент Ф. Рузвельт даже пригласил Гьюлика в комиссию по совершенствованию государственного управления.

Слайд 22

Во многом развивая взгляд Вебера на внеличностный, беспристрастный характер формальной организации, Л. Урвик утверждал, что при проектировании организационной структуры ни в коем случае не следует исходить из наличия тех или иных конкретных лиц, которые будут работать в организации. Сначала следует создать соответствующую формальную структуру, а затем уже принять все необходимые меры, чтобы найти подходящих людей или «добиться их соответствия структуре».

Американские исследователи также выступали ярыми сторонниками принципа единоначалия, энергично критикуя практику использования комиссий в государственном управлении. По их мнению, комитеты и комиссии в государственном управлении являются совершенно неэффективной организационной формой. Механизм их функционирования медлителен, громоздок и расточителен. В то же время те административные подразделения правительства, которые возглавляются одним руководителем, почти без исключения работают с высокой эффективностью.

Даже случаи злоупотребления единоличной властью в организации, по мнению Гьюлика и Урвика, «не имеют значения в сравнении с неизбежной путаницей, неэффективностью и безответственностью, которые возникают вследствие нарушения этого принципа».

Придерживаясь «принципа единоначалия», Гьюлик и Урвик в то же время не могли не принимать во внимание стремительный рост объемов и масштабов организационной деятельности, грозивший «утопить» высших менеджеров в потоках информации и дел. Высшее руководство организации все больше нуждалось в постоянной помощи со стороны экспертов и специалистов, и требовалось четко определить их структурную роль в организации, в частности, по отношению к линиям власти.

Слайд 23

В силу этих причин американские ученые выступали за создание двух форм экспертной поддержки высшего руководства: специального и генерального «штабов». Первый в значительной степени выполняет функцию консультирования высшей администрации, не обладая при этом должностной властью. Единственно доступными источниками власти для них являются авторитет, знания, способность убеждать. Иными словами, они обладают исключительно референтной и экспертной властью в организации.

Тем не менее использование специального «штаба» не решает задачи эффективного контроля высшим руководством за деятельностью значительного числа подчиненных. В результате большинство высших должностных лиц перегружено повседневной, рутинной работой. Для решения этой проблемы и формируется так называемый генеральный «штаб», призванный оказать высшему руководству помощь в осуществлении главных задач руководства, контроля и координации. В отличие от специальных экспертов и специалистов, занимающихся только представлением рекомендаций, сотрудники генерального «штаба» готовят и передают приказы, контролируют оперативную, текущую работу, оказывают помощь в координации деятельности специального «штаба», не занимаясь при этом скрупулезным изучением и анализом первичной информации.

Несмотря на широкие полномочия генерального «штаба» в сфере координации и общего руководства, он действует исключительно в рамках решений и как исполнительный орган высшего руководства. Фактически речь идет о разгрузке руководителя от частных задач руководства и предоставлении ему возможности осуществлять контроль за наиболее важными делами.

Слайд 24

Развивая файолевскую идею департаментализации, Гьюлик разработал критерии, которые должны быть положены в ее основу. Он выделил четыре следующих критерия:

1) цели — если определена цель организации, то ее довольно просто расчленить на несколько подцелей, а затем распределить задачи и сгруппировать виды деятельности, способствующие достижению общей цели;

2) операции — однотипные операции или использование одинаковой техники могут быть сгруппированы в одном подразделении;

3) категории населения — специализация подразделений организации может проводиться в соответствии с тем, какую категорию населения подразделение обслуживает;

4) географический критерий— когда все проблемы и вопросы, связанные с определенным географическим районом, рассматриваются в одном структурном подразделении.

В реальной организационной практике одновременное использование всех четырех критериев встречается нечасто, и руководству приходится выбирать из них наиболее актуальный.

Слайд 25

Значительное внимание американские теоретики уделяли принципу делегирования власти. «...Отсутствие мужества делегировать должным образом и отсутствие знания, как это делать, являются одной из наиболее распространенных причин неполадок в организации». Делегирование власти, по их мнению, является важнейшим условием эффективной работы высших управляющих. При этом ответственность лиц, получивших определенную власть, должна быть «абсолютной в тех границах, которые установлены для данной должности. Они должны быть лично ответственны за все действия своих подчиненных».

Урвик обратил внимание на то, что возможности руководителя эффективно управлять организацией ограничены: по мере роста числа подчиненных происходит многократное возрастание возможных связей и взаимодействий, которые требуют участия руководителя. Поэтому охват контролем, т. е. количество работников, подчиненных одному руководителю, по его мнению, не должно превышать пяти — шести человек. Впоследствии проблема контроля стала предметом серьезного внимания многих исследователей.

Слайд 26

Представители административной школы (Г.Хопф, О.Шелдон и др.)

Остановимся еще на одном представителе школы Тейлора в США - Гарри Хопфе , этом «первом универсале управления», как он назван в американской литературе.

Пытаясь найти пути к рационализации методов администрирования, Хопф обратился к теоретическим аспектам научного управления, относящимся ко всей сфере предпринимательской деятельности. Хопф отстаивал ту точку зрения, что управление должно быть профессией. Он стремился создать систему методов, позволяющих администратору в наибольшей степени удовлетворить требованиям к профессии. Он предложил дифференцировать работу администратора и разделить ее на четыре составляющие: планирование, организация, координация, контроль.

Слайд 27

Сущность этих четырех элементов управления Хопф изложил следующим образом:

v планирование предлагает разделение работы на операции, которые могут выполнять люди средних способностей. Если это требование не соблюдается, может возникнуть перегрузка руководителей и задержка в прохождении дел;

v организация предполагает оценку относительных возможностей производственных единиц и их групп на основании одних и тех же принципов. Если сохранение произвольных разграничительных линий между отделами, секциями, секторами, группами и др. считается более важным, чем сохранение единства рабочих процессов, то может возникнуть лишь дезорганизация и соответственно отсутствие координации;

v координация ведет к установлению четко определенных отношений субординации, ответственности и отчетности. Сохранение этих отношений при таком виде управления определяется в значительной мере интеграцией зачастую расходящихся мнений администраторов относительно их взаимоотношений и характера персонального контроля над организацией.

v контроль касается самых корней задачи административного управления. Оно предполагает отделение планирования от качества работы, без чего организация не будет работать эффективно. Такое разделение зачастую сопровождается столкновением точек зрения руководителей, отвечающих за планирование, и исполнителей, отвечающих за получение удовлетворительных результатов работы. Условия для координации административной деятельности создаются лишь тогда, когда вырабатывается курс общих действий».

В статье «Менеджмент и оптимум» (1935) он писал: «Оптимум может быть определен в качестве такой формы развития делового предприятия, который, будучи достигнут и утвержден, обладает тенденцией сохранять равновесие между факторами размеров, себестоимости и человеческими способностями и тем самым значительно содействовать регулярной реализации задач бизнеса» . Определение, достижение и поддержание оптимальных условий существования для всех типов организаций — настоятельная проблема сегодняшнего дня, и решать ее должна особая наука — «оптимология», или наука об оптимуме, изучающая оптимальность соотношений между различными факторами в бизнесе. Ее основная задача — анализ всех фактов, техники, процессов в различных областях человеческой деятельности.

Слайд 28

Хопф сформулировал общие задачи управления, изложив их в виде десяти пунктов, которые считал своего рода кодексом управления:

Ø Установить ясную цель предприятия.

Ø Определить общие принципы деятельности, которые следует выполнять независимо от условий работы и результатов.

Ø Определить задачи начальников.

Ø Назначить ответственными исполнителями людей, которые способны успешно выполнять задачи.

Ø Дать группе исполнителей критерии выполнения работы, позволяющие точно измерить ее количество и качество.

Ø Изучать результаты работы и определять тенденции выполнения работы.

Ø Согласовать заменяемость членов исполнительной группы с необходимостью сохранять качество работы.

Ø Обращать особое внимание на связь между возрастом сотрудников и их производительностью.

Ø Анализировать все динамические элементы с целью выделить случаи действия закона снижения отдачи относительно каждого элемента, заменяя, где это возможно, интуицию измерениями.

Ø Определить оптимальный размер организации на уровне, на котором можно достигнуть наиболее благоприятных результатов работы в пределах заданных объектов и линий поведения, не допуская перегрузки ни в одной точке организации.

Последний пункт этого «кодекса», связанный с размерами предприятия, был предметом специального интереса Хопфа. В частности, он выступил против широко распространенного критерия эффективности организации, рассматриваемого в прямой зависимости от ее размеров. Он говорил не о максимуме, а об оптимуме. На VI Международном конгрессе по научному управлению (Лондон, 1935 г.) он заявил, что настало время преобразовать науку об управлении в науку об оптимальном управлении.

Слайд 29

Одним из представителей административной школы является Г. Черч

Свои идеи Черч изложил в книге «Наука и практика управления», которая в СССР была впервые издана в 1927 г. в сокращенном виде под названием «Основы управления производством».

Черч делит весь производственный процесс на ряд функций, необходимых для осуществления конечной цели — производства продукта. «Производство, — писал он, — есть синтез проектирования, оборудования, распорядительства, учета и оперирования».

Проектирование определяет формы, размеры и свойства продукции, т. е. его задачей является проектирование конструкции изготовляемых изделий.

Функция оборудования включает в себя оснащение предприятия основными фондами — зданиями, сооружениями, оборудованием, механизмами, транспортными средствами и т. д., а также построение генерального плана предприятия, технику безопасности, размещение оборудования.

Под распорядительством Черч понимал координирование всех прочих функций, а также наблюдение за их выполнением. К этой функции он относил координирование действий всего административного персонала предприятия и наблюдение за рабочими.

Учет есть функция отражения всего происходящего на предприятии. Черч выделял два вида учета: технический и счетоводный (бухгалтерский).

Задачей оперирования является осуществление самого процесса производства, т. е. превращение сырья и материалов в готовую продукцию.

Основное внимание Черч уделял более глубокому изучению и анализу указанных функций. В каждой функции были выделены составляющие элементы и этапы ее осуществления.

В своей книге Черч изложил общие принципы организации управления предприятием, уделив особое внимание проектированию структуры производства и управления, а также работе аппарата управления предприятием. Особое значение Черч придавал анализу и синтезу, которые он называл «основными орудиями» управления. Им разработаны основы системного анализа как составного элемента науки управления.

Слайд 30

К числу зарубежных исследователей, оказавших ощутимое влияние на формирование американской концепции менеджмента, следует отнести английского ученого О. Шелдона (1894—1951), им написана книга «Философия управления» (1923). Он подчеркивал главным образом этическую сторону менеджмента, присущую ему функцию ответственности.

Каждый менеджер должен воспринять три принципа философии менеджмента:

1) политика, условия и методы промышленности должны способствовать общественному благосостоянию;

2) менеджмент призван стремиться приспособить высшие моральные обязательства сообщества относительно социальной справедливости применительно к конкретным случаям;

3) менеджмент должен проявлять инициативу в возвышении общих этических стандартов и концепции социальной справедливости.

В ходе применения этих принципов менеджер анализирует как аспект технологической эффективности, так и аспект - социальной эффективности, что достигается с помощью научных методов исследования труда и развитием человеческих возможностей.

Слайд 31

В обобщенном виде философия менеджмента Шелдона сводится к следующим положениям:

1. промышленность существует в целях производства товаров и услуг, необходимых для благоденствия сообщества;

2. промышленный менеджмент должен руководствоваться принципом, обосновывающим предоставление услуг коллективу;

3. менеджмент как часть индустрии отделен от капитала и подразделяется на три части: администрацию, собственно менеджмент и организацию;

4. до тех пор, пока индустрия основывается на экономическом фундаменте, менеджмент должен достигать целей сообщества через развитие эффективности как человеческого, так и материального компонентов фабрики;

5. эта эффективность развивается благодаря использованию науки в управлении и развитии человеческих ресурсов промышленности;

6. эффективность зависит от структуры организаций, основанной на детальном анализе как работ, подлежащих выполнению, так и сопутствующих средств;

Слайд 32

7. использование научных методов в менеджменте предполагают:

а) употребление исследований и измерений во всех начинаниях, которые менеджмент предпринимает или контролирует;

б) подготовку и практическое использование каждого повременного отрезка работы;

в) определение трудовых затрат для обоснования и точного определения желаемых результатов;

г) институционализацию этих стандартов для обеспечения наиболее экономичных методов производства и менеджмента;

8. политика ответственности менеджмента требует внимания к человеческому компоненту производства; что касается отношения к рабочему как к индивиду, следует придерживаться следующих правил:

а) рабочие принимают участие в решениях относительно условий труда;

б) рабочему обеспечивается уровень жизни, приемлемый для цивилизованного общества;

в) ему дается больше свободного времени для саморазвития;

г) он должен быть огражден от безработицы;

д) обладать уровнем благосостояния, сопоставимым с его трудовым вкладом;

е) в отношениях между трудом и капиталом должен быть утвержден строгий дух справедливости.

Слайд 33

Герберт Александер Саймон применил рационализм для исследования поведения администраторов. Он занимался политологией в Чикагском университете, где защитил докторскую диссертацию в 1943 г.; работал в Международной ассоциации городских менеджеров и в Бюро общественной администрации при Калифорнийском университете, а также преподавал в Иллинойском технологическом институте, прежде чем перешел в Университет Карнеги - Меллона в 1949 г.

Саймон изучал вопросы и способы принятия решений, искусственный интеллект в течение более чем 30 лет. Признанием его чрезвычайно важных заслуг стало избрание в Национальную академию наук и присуждение наград Американской ассоциации психологов, Американской ассоциации экономистов и Института инженеров-электриков, и электронщиков. В 1978 г. он получил памятную премию А. Нобеля по экономике за новаторские исследования процесса принятия решений в рамках экономических организаций.

Слайд 34

Саймон дал определение понятия власти в организации. По Саймону власть это умение принимать решения и порождать других к соответствующим действиям. Власть порождает иерархические взаимоотношения между двумя или более людьми, при этом одни из них играют роли руководителей, другие — подчиненных и ведомых. Власть, по мнению Саймона: 1) определяет круг ответственности исполнителя перед вышестоящим руководителем и в этом смысле формальная власть допускает применение принудительных санкций; 2) обеспечивает профессиональную экспертизу всех принимаемых решений путем включения в управленческую иерархию нужных и авторитетных экспертов; 3) обусловливает координацию усилий всех членов организации, т.е. признание ими обязательных для них решений и общих целей.

Слайд 35

Идеи о принятии решений и менеджменте Саймон начал разрабатывать в своей первой книге "Административное поведение". Саймон отметил, что любая практическая деятельность состоит из "решения" и "действия". Управление и администрирование следует, поэтому представлять и как процессы принятия решений, и как процессы, содержащие действие.

Сайерт, Саймон, Марч развивали такие идеи, как сатисфакция (достижение скорее удовлетворительных, чем максимальных, результатов в принятии решений), ограниченная рациональность и последовательный поиск, они во многом способствовали утверждению взгляда о том, что менеджеры вовсе не являются устройствами для рационального решения проблем или счетными машинами. Лица, принимающие решения, не работают в условиях совершенного знания, отсюда возникает неопределенность, являющаяся нормальным состоянием дел. Названные исследователи были настолько уверены в правоте своих идей, что даже предлагали «модель мусорной корзины» в принятии решений.

«Модель мусорной корзины» применима к особому типу организационной структуры, известному как организованная анархия. В качестве примеров можно назвать университеты, мозговые центры, исследовательские организации и, возможно, некоторые организации в системе здравоохранения. В организациях подобного рода предпочтения не имеют четких определений и во многих случаях непоследовательны. Технологии здесь неясны, участие негибкое, с массой примеров периодической замены работников по принципу «ушел—пришел», а также непрерывной смены персонала в результате текучести кадров. Предпочтения, или цели, определяются скорее в действии, а не так, будто менеджер начинает с постановки заранее выбранной цели и преследует ее достижение.

Слайд 36