Организация как основная функция менеджмента. Принципы построения организационной структуры управления. Типы организационных структур управления
Реализация процесса планирования зависит от того, на сколько правильно и четко определены основные функциональные подразделения и установлены соотношения полномочий различных должностей.
Организация – это процесс создания структуры предприятия, выбора системы управления и определение взаимосвязи функциональных подразделений.
Структура – это строение, единство устойчивых взаимосвязей между элементами. Форма организации, она формируется для достижения целей организации, в ее рамках протекает управленческий процесс (движение информации и принятие управленческих решений).
Организационная структура управления.
Под структурой управления организацией понимается упорядоченная совокупность взаимосвязанных элементов, находящихся между собой в устойчивых отношениях, обеспечивающих их функционирование и развитие как единого целого.
Элементами структуры являются отдельные работники, службы и другие звенья аппарата управления.
Отношения между ними поддерживаются связями:
Горизонтальными (носят характер согласования и являются, как правило, одноуровневыми) и вертикальными (связи подчинения, необходимость в них возникает при иерархичности управления, то есть при наличии нескольких уровней управления).
Связи могут носить линейный (отражают движение управленческих решений и информации между линейными руководителями, то есть лицами, полностью, отвечающими за деятельность организации или её структурных подразделений) и функциональный (имеют место по линии движения информации и управленческих решений по функциям управления) характер.
Число звеньев в структуре определяет её уровень (одноуровневые и многоуровневые структуры). В зависимости от характера связей они подразделяются на линейные, функциональные и комбинированные.
Деятельность структурных подразделений и исполнителей регламентируется специальными положениями (инструкциями), в которых оговорены функции каждого органа управления, распределение прав и обязанностей между ними, а внутри подразделения – каждого исполнителя.
На организационную структуру управления оказывают влияние цели, принципы, методы и функции управления. Цель требует выделения подразделений, отвечающих за её выполнение. Принципы и методы воздействуют на создание или расширение прав структурных подразделений.
В структуре управления выделяются следующие элементы:
1. Звенья (отделы) – к ним относятся структурные подразделения, а также отдельные специалисты, выполняющие функции управления либо их часть (например, менеджеры, осуществляющие регулирование и координацию деятельности нескольких структурных подразделений). В основе образования звена лежит выполнение отделом определённой функции управления. Связи между отделами имеют горизонтальный характер.
2. Уровни (ступени) – совокупность звеньев управления, занимающих определённую ступень в системе управления. Ступени управления находятся в вертикальной зависимости и подчиняются друг другу: менеджеры более высокой ступени принимают решения, которые конкретизируются и доводятся до нижестоящих звеньев.
3. Связи - горизонтальные и вертикальные.
Основное правило, которое необходимо соблюдать при проектировании структуры управления – вовлекать наименьшее число уровней управления и создавать кратчайшую цепь команд.
Требования, принципы и факторы, влияющие на выбор организационных структур управления предприятием:
· Требования:
1. Оптимальность (минимум числа ступеней);
2. Оперативность (быстрое принятие управленческих решений; распределение прав и ответственности);
3. Экономичность (рациональное разделение управленческого труда; минимум уровней управления);
4. Надежность (бесперебойность и достоверность информации);
5. Гибкость (способность изменяться в соответствии с изменениями во внешней среде);
6. Устойчивость (сохранение основных свойств и целостности при внешних воздействиях).
· Принципы построения:
1. Соответствие целям бизнеса;
2. Единство структуры и функций управления;
3. Первичность функций и вторичность органа управления;
4. Рациональное сочетание централизации, специализации и интеграции функций управления;
5. Связь с производственной структурой;
6. Соответствие потока информации структуре управления;
7. Комплексность охвата всех видов деятельности.
· Факторы:
1. Размер предприятия;
2. Характер деятельности;
3. Отраслевые особенности (производство товаров, услуг, посредничество);
4. Уровень механизации и автоматизации управленческих работ;
5. Квалификация кадров;
6. Сфера деятельности (местный, национальный, внешний рынок);
7. Особенности технологии, наличие финансов и др.
Типы организационных структур управления:
1. Бюрократические (иерархические) организационные структуры управления.
Положения: чёткое разделение труда (следствием является необходимость использования специалистов по каждой должности; иерархичность управления, при которой нижестоящий уровень подчиняется и контролируется вышестоящим; наличие формальных правил и норм, обеспечивающих однородность выполнения менеджерами своих задач и обязанностей; осуществление найма на работу в соответствии с квалификационными требованиями к данной должности).
Разновидности: линейные, функциональные, линейно-функциональные, линейно-штабные, дивизиональные.
2. Адаптивные (органические) организационные структуры управления.
Главное свойство: способность легко менять свою форму, приспосабливаться к новым условиям, органически вписываться в систему управления. Как правило, они формируются на временной основе, т.е. на период реализации проекта, программы, решения проблемы или достижения поставленных целей.
Разновидности: проектные, матричные, программно-целевые, бригадные формы организации управления.
В торговле самой распространенной является линейно-функциональная организация труда.
Вопросы для закрепления:
1. Что такое организация?
2. Что вы понимаете под структурой управления?
3. Какие связи между элементами структуры вы знаете?
4. Перечислите элементы структуры управления.
5. Какие типы организационных структур управления вы знаете?
Тест:
Укажите один верный вариант ответа:
1. Строение, единство устойчивых взаимосвязей между элементами – это…
а) организация
б) структура
в) стратегия
г) список
2. Процесс создания структуры предприятия, выбора системы управления и определение взаимосвязи функциональных подразделений – это…
а) организация
б) структура
в) цель
г) задача
3. Горизонтальные связи:
а) носят характер согласования и являются, как правило, одноуровневыми
б) связи подчинения, необходимость в них возникает при иерархичности управления
в) отражают движение управленческих решений и информации между линейными руководителями
г) имеют место по линии движения информации и управленческих решений по функциям управления
4. Линейные связи:
а) носят характер согласования и являются, как правило, одноуровневыми
б) связи подчинения, необходимость в них возникает при иерархичности управления
в) отражают движение управленческих решений и информации между линейными руководителями
г) имеют место по линии движения информации и управленческих решений по функциям управления
5. Основное правило, которое необходимо соблюдать при проектировании системы управления:
а) быстрое принятие управленческих решений, распределение прав и ответственности
б) рациональное разделение управленческого труда; минимум уровней управления
в) способность изменяться в соответствии с изменениями во внешней среде
г) вовлекать наименьшее число уровней управления и создавать кратчайшую цепь команд
15.Линейная структура управления, её преимущества и недостатки, область применения
Организационная структура управления – это форма разделения труда, закрепляющая определённые функции управления за соответствующими структурными подразделениями аппарата управления.
Линейная структура управления характеризуется тем, что во главе каждого подразделения стоит руководитель - единоначальник, осуществляющий единоличное руководство подчинёнными ему работниками и сосредоточивающий в своих руках все функции управления. Эта структура базируется на вертикальном разделении управленческого труда и приводит к управлению по уровням. Она позволяет быстро и оперативно принимать решения и обеспечивать их выполнение, не прибегая к системам стимулов и мотиваций. Эта структура управления не пользуется частными и средними фирмами при отсутствии широких кооперативных связей.
Преимущества линейной структуры управления:
· Единство и четкость распорядительства;
· Согласованность действий исполнителей;
· Четкая система взаимосвязей между руководителем и подчиненным;
· Быстрая реакция на указания;
· Личная ответственность руководителя за результаты действий подразделения.
Недостатки линейной структуры управления:
· Высокие требования к компетентности руководителя;
· Перегрузка менеджеров высшего звена управления;
· Предпосылки для злоупотребление властью;
· Отсутствие горизонтальных связей между подчиненными. Отсутствие звеньев по планированию и подготовке решений.
Схема линейной структуры управления ( приложение № 4).
Вопросы для закрепления:
1. Дайте характеристику организационной структуре управления.
2. Каковы преимущества линейной структуры управления?
3. Каковы недостатки линейной структуры управления?
Тест.
Укажите один верный вариант ответа:
1. Линейная структура управления основана на:
а) Горизонтальном разделении труда
б) Вертикальном разделении труда
2. Какай принцип положен в основу линейной структуры управления:
а) Единства
б) Гибкости
в) Непрерывности
г) Единоначалия
3. Какой из перечисленных недостатков относится к линейной структуре управления:
а) Тенденция к чрезмерной централизации
б) Тенденция к чрезмерной координации
в) Перегрузка менеджеров высшего звена
г) Нечеткое распределение ответственности
4. Какое из перечисленных достоинств относится к линейной структуре управления:
а) Быстрая реакция на указания
б) Профессионализм персонала
в) Освобождение линейных руководителей от решения специфических задач
г) Возможность привлечения квалифицированных специалистов
5. При линейной структуре управления:
а) Менеджер не имеет право единолично принимать решения по управлению подразделением
б) Менеджер имеет право единолично принимать решения по управлению подразделением
16. Функциональная структура управления, её преимущества и недостатки, область применения
Функциональная структура предполагает специализацию выполнения отдельных функций управления. Для их осуществления выделяются отдельные подразделения (или функциональные исполнители). Функциональная структура управления базируется на горизонтальном разделении управленческого труда.
Указания функционального органа в пределах его компетенции обязательны для производственных подразделений.
В этой структуре исполнители находятся в двойном подчинении (приложение № 5).
Особенности:
· Каждое подразделение аппарата управления укомплектовано высококвалифицированными специалистами.
· Каждое подразделение аппарата управления специализируется на выполнении определенных функций.
· Каждое подразделение аппарата управления отдает распоряжения нижестоящим уровням управления в рамках своих полномочий.
· Используется в управлении организациями с массовым типом производства.
Преимущества:
· Высокая компетентность специалистов.
· Освобождение линейных руководителей от решения многих специальных вопросов.
Недостатки:
· Трудности поддержания взаимосвязей между различными функциональными службами.
· Длительная процедура принятия решений.
· Несогласованность распоряжений различных функциональных служб.
Вопросы для закрепления:
1. Что представляет собой функциональная структура управления?
2. Перечислите особенности функциональной структуры управления.
3. Перечислите преимущества функциональной структуры управления.
4. Перечислите недостатки функциональной структуры управления.
Тест:
Укажите один верный вариант ответа:
1. Функциональная структура предполагает:
а) специализацию выполнения отдельных функций управления
б) в значительной мере устранять недочёты функционального управления
в) самостоятельно отдавать распоряжения производственным подразделениям
г) повышение компетентности управления наряду с сохранением единства распорядительства
2. Функциональная структура управления базируется:
а) на горизонтальном разделении управленческого труда
б) на вертикальном разделении управленческого труда
3. Обязательны ли для производственных подразделений указания функционального органа?
а) да
б) нет
4. В каком подчинении находятся исполнители в функциональной структуре управления?
а) в прямом подчинении
б) в двойном подчинении
в) в тройном подчинении
г) сами по себе
5. Что из ниже перечисленного не относится к недостаткам функциональной структуры управления?
а) трудности поддержания взаимосвязей между различными функциональными службами
б) длительная процедура принятия решений
в) освобождение линейных руководителей от решения многих специальных вопросов
г) несогласованность распоряжений различных функциональных служб
17.Линейно-штабная структура управления, её преимущества и недостатки, область применения
Линейно-штабная структура управления применима к службам контроля, маркетинга, сетевого планирования, юридическим службам. Именно по такому принципу построено управление Москвой.
Особенности:
· Наряду с линейными руководителями аппарат управления включает штабные подразделения, укомплектованные специалистами;
· Базируется на линейной организации управления, однако при линейных руководителях создаются штабы специалистов;
· Главная задача штабных подразделений состоит в оказании помощи линейным руководителям;
Преимущества линейно-штабной структуры управления:
· Более осмысленная и компетентная подготовка управленческих решений;
· Освобождение линейных руководителей от решения специфических задач;
· Возможность привлечения квалифицированных специалистов.
Недостатки линейно-штабной структуры управления:
· Недостаточно четкая ответственность, поскольку готовящий решения не участвует в их реализации;
· Тенденция к чрезмерной централизации;
· Возрастание требований к высшему звену управления, принимающему решения.
Схема линейно-штабной структуры управления (приложение № 6).
Вопросы для закрепления:
1. Каковы особенности линейно – штабной структуры управления?
2. Область применения данной структуры.
3. Назовите основные достоинства и недостатки линейно – штабной структуры управления.
Тест.
Укажите один верный вариант ответа:
1. Область применения линейно – штабной структуры управления:
а) Управленческие организации массового типа производства
б) Службы контроля
в) Крупные корпорации
г) Малый и средний бизнес
2. Какая из особенностей относится к линейно – штабной структуре управления:
а) Главная задача штабных подразделений состоит в оказании помощи линейным руководителям
б) Во главе каждого подразделения стоит руководитель – единоначальник
в) Каждое подразделение аппарата управления укомплектовано высококвалифицированными специалистами
г) Персонал линейного аппарата и функциональных служб не подчинен друг другу
3. Какие преимущества относятся к линейно-штабной структуре:
а) Подразделения функционируют как небольшие самостоятельные предприятия, что повышает конкурентные качества
б) Более высокая координированность внутри подразделений достигается за счет того, что они подчинены одному лицу
в) Освобождение линейных руководителей от решения специфических задач
г) Личная ответственность руководителя за результаты действий подразделения
4. Какие недостатки относятся к линейно-штабной структуре
а) Руководитель подразделения вынужден планировать процесс производства от начала до конца
б) Перегрузка менеджеров высшего звена управления;
в) Предпосылки для злоупотребление властью
г) Тенденция к чрезмерной централизации
18. Линейно-функциональная структура управления, её преимущества и недостатки, область применения
Комбинированная (линейно-функциональная) структура позволяет в значительной мере устранять недочёты как линейного, так и функционального управления.
Специфика комбинированных систем управления состоит в создании функциональных служб для подготовки данных для линейного руководителя в целях компетентного решения им возникающих производственных и управленческих задач.
На практике комбинированная организация реализуется посредством линейно-штабной организационной структуры управления и системы ограниченного функционализма.
В условиях линейно-штабной организации управления за основу берётся линейная структура управления, но в каждом звене управления создаются штабы (то есть функциональные службы), в которых работают специалисты. Штабы готовят квалифицированные решения. Однако рекомендации этих функциональных органов управления становятся обязательными для исполнения соответствующими производственными подразделениями только после утверждения их руководителем-единоначальником. Функциональные подразделения не имеют права самостоятельно отдавать распоряжения производственным подразделениям.
В структуре ограниченного функционализма при руководителе тоже имеются штабные подразделения, включающие высококвалифицированных специалистов. Но эти подразделения имеют право самостоятельно отдавать определённые распоряжения (приказы) нижестоящим звеньям. Однако круг таких распоряжений ограничен.
Основным преимуществом структуры ограниченного функционализма является повышение компетентности управления наряду с сохранением единства распорядительства. Однако это преимущество достигается путём усложнения связей в системе управления. Звенья остаются практически те же, что и в линейно-штабной структуре, но количество связей между ними возрастает (приложение № 7).
Достоинства:
· Линейные руководители освобождаются от решения многих специальных вопросов;
· Возрастает обоснованность принимаемых решений.
Недостатки:
· Отсутствие тесных горизонтальных связей между подразделениями;
· Аккумулирование полномочий на верхнем уровне управления.
Вопросы для закрепления:
1. Какова специфика комбинированных структур управления?
2. Что берется за основу в условиях линейно-штабной организации управления?
3. Какие основные преимущества линейно-штабной структуры управления?
Тест:
Укажите один верный вариант ответа:
1. Комбинированная (линейно-функциональная) структура позволяет:
а) выполнить специализацию отдельных функций управления
б) в значительной мере устранять недочёты
в) самостоятельно отдавать распоряжения производственным подразделениям
г) повышение компетентности управления наряду с сохранением единства распорядительства
2. На практике комбинированная организация реализуется посредством:
а) линейно-штабной организационной структуры управления и системы ограниченного функционализма
б) линейной организационной структуры управления и системы неограниченного функционализма
в) штабной организационной структуры управления и системы ограниченного функционализма
г) линейно-штабной организационной структуры управления и системы неограниченного функционализма
3. Могут ли функциональные подразделения самостоятельно отдавать распоряжения производственным подразделениям?
а) да
б) нет
4. Что из ниже перечисленного является недостатком линейно-функциональной структуры управления?
а) повышение компетентности управления наряду с сохранением единства распорядительства
б) линейные руководители освобождаются от решения многих специальных вопросов
в) аккумулирование полномочий на верхнем уровне управления
г) возрастает обоснованность принимаемых решений