Пример: Описание работы по должности

(специалист по кадрам отдела управления персоналом банка)[2]

Наименование должности — специалист по кадрам.

Подчиняется начальнику отдела управления персоналом банка.

Ответственность за подчиненных — отсутствует.

Общая цель работы — обеспечить эффективные и своевремен­ные отчеты руководству банка по вопросам состояния и исполь­зования персонала и взаимоотношений с внешними органами по труду и занятости.

Рабочие взаимоотношения — см. таблицу 2

Таблица 2- Рабочие взаимоотношения

Тип контакта	Частота	Цель
Внутренние контакты:
Руководство банка	Ежедневно	Отчет/информация
Бухгалтерия и финансовый отдел банка	Ежемесячно	Отчет/информация
Сотрудники филиалов банка, ответственные за кадры	Специально	Отчет/решение проблем
Коллеги	Ежедневно	Информационный обмен/ решение проблем
Работники на всех уровнях банка	Ежедневно	Информационный обмен/ решение проблем
Внешние контакты:
Основные партнеры	Еженедельно	Решение проблем
Служба сервиса	Специально	Переговоры / информационный обмен / решение проблем
Внешние организации	Специально	Переговоры/информационный обмен / решение проблем

Основные обязанности и задачи:

1. Анализировать любые организационные изменения в банке, составлять отчеты для руководства банка (ежемесячно).

2. Поддерживать полезные рабочие контакты со всеми сотруд­никами банка, нести ответственность за введение в должность новых сотрудников, организацию собраний работников, программы первой помощи и за объяснение программы льгот банка.

3. Развивать и поддерживать отношения с агентствами по тру­доустройству.

4. Обеспечивать эффективную работу программ льгот банка (например, пенсионное обеспечение, страхование жизни, стра­хование здоровья и т.д.).

5. Повышать имидж банка на локальном рынке труда как хо­рошего работодателя, обеспечивать контакты с местными властя­ми, школами, колледжами, вузами.

6. Предоставлять услуги в специальных областях трудовых ре­сурсов для руководителей, которые отвечают за эти вопросы в филиалах банка.

7. Организовывать все специальные программы банка и управ­лять ими, чтобы удовлетворять нужды работников в пределах сметы текущих затрат.

8. Содействовать определению и системному представлению тре­бований обучения, обсуждая и согласовывая вопросы управле­ния, открытия и закрытия курсов обучения совместно с менед­жером по обучению.

9. Отбирать и нанимать (совместно с другими специалистами) административных работников, служащих, мастеров для обучения.

Специалист по кадрам:

Утверждение:

Подготовлено:

Согласовано:

Описание должности начинается с определения названия должности. Во многих организациях в последние годы нередко возникают искусственные названия, которые создают дополнительные проблемы и фирме и самому работнику в его последующей трудовой жизни, поскольку название этой должности заносится в трудовую книжку. Чтобы избежать подобных ненужных проблем можно рекомендовать пользоваться Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (Официальное издание утверждено Госстандартом РФ и введено в действие с 01.01.1996 г.) Этот классификатор содержит более 5500 наименований профессий рабочих и около 2000 наименований должностей служащих.

Для малых и средних предприятий можно рекомендовать составить стандартную лестницу должностей, например, специалист (инженер, бухгалтер, программист, и т.д.), старший специалист, ведущий специалист, главный специалист, заместитель начальника отдела, начальник отдела (подразделения, службы). Внутри каждого наименования должности можно ввести еще и категории для более четкой дифференциации выполняемых обязанностей. Например, экономист 1,2,3-й категорий.

Личностная спецификация вытекает непосредственно из описания должности (РМ) и представляет собой набор требований, которые данная должность (РМ) предъявляет к работнику.

Наиболее полные основные требования к работнику были пред­ложены английским профессором Алеком Роджером еще в 1930 г. В каждом конкретном случае их состав может изменяться (табл. 3).

Таблица 3 - Личностная спецификация[2]

Должность	Требуемые качества
Перечень требований к работнику	основ-ные	жела-емые	противо­показания
1. Физический облик (возраст, рост, пол, здоровье, внешний вид) 2. Достижения (образование, квалификация, опыт) 3. Интеллект (ум, смышленость, память, беглость речи, логика мышления, четкое выражение мысли) 4. Специальные способности (к вычислениям, чертежам, музыкальные, художественные) 5. Интересы (к конструированию, общественной работе, к власти, деньгам, престижу, карьере) 6. Черты характера (инициативность, самостоятельность, ответственность, эмоциональность) 7. Внешние условия (домашние, социально-бытовые, финансовые, возможность командировок)

Пример: Личностная спецификация для специалиста по кадрам[2]

1. Физический облик: возраст — 25—40 лет, презентабельный внешний вид, располагающая внешность.

2. Достижения: образование — среднее специальное, высшее со специализацией в области управления персоналом, социоло­гии, экономики, менеджмента; опыт работы — 2—3 года работы с персоналом в организации банковско-финансовой сферы; 1 год работы по найму персонала. Навыки интервьюирования, знание трудового законодательства, практические навыки устных выступлений, развитые до такого уровня, чтобы, можно было ознакомить сотрудников с проблема­ми работы с персоналом.

3. Интеллект: компетентность в вопросах управления персона­лом, хорошая память, беглость речи, четкое выражение мысли.

4. Специальные способности: ПК (Windows), знание английс­кого языка (свободно). Владение каким-либо другим языком яв­ляется важнейшим преимуществом.

5. Интересы: разносторонние, в том числе к общественной ра­боте.

6.Черты характера: коммуникабельность, чувство юмора, ответ­ственность, неконфликтность, терпеливость в работе с людьми.

7. Внешние условия: нормальные жилищно-бытовые условия, возможность командировок.

Должностная инструкция — документ, регламентирующий дея­тельность в рамках каждой управленческой должности и содержа­щий требования к работнику, занимающему эту должность. Она мо­жет быть составлена на основе типовых требований к должности, содержащихся в Квалификационном справочнике должностей ру­ководителей, специалистов и служащих, но с учетом изменяющихся социально-экономических условий.

Типовая структура должностной инструкции позволяет:

- рационально распределить функциональные обязанности между работниками;

- повысить своевременность и надежность выполнения задач за счет введения количественных показателей периодичности, трудоемкости, продолжительности и календарных сроках их выполнения;

- улучшить социально-психологический климат в коллективе, устранить конфликты между руководителями и подчиненными;

- четко определить функциональные связи работника и его взаимоотношения с другими специалистами;

- конкретизировать права работника;

- повысить коллективную и личную ответственность работников за своевременное и качественное выполнение функциональных обязанностей.

Чтобы составить качественную должностную инструкцию, необ­ходимо глубоко изучить те процессы, работы, которые должны вы­полняться по данной должности (или на данном рабочем месте), а затем определить требования к работнику, который будет занимать эту должность, к его знаниям, навыкам, опыту, т.е. составить личностную спецификацию.

Для правильного и в полном объеме составления должностной инструкции необходимо иметь описание должности (рабочего ме­ста — РМ), в рамках которой выполняются функции, зафиксирован­ные в ней.