Значение делового общения и его особенности. Формы и организация общения. Эффективность деловой коммуникации

Деловое общение - это сложный многоплановый процесс развития контактов между людьми в служебной сфере. В деловом общении особую значимость приобретают такие важные качества деловых людей, как обязательность, организованность, верность слову, соблюдение нравственно-этических норм и принципов и внимательное отношение к использованию речевых средств.

Важной собенностью делового общения является соблюдение его участниками статусной роли: начальница-подчинённый; партнёры; коллеги и др.

• партнер в деловом общении всегда выступает как личность, значимая для субъекта;

• общающихся людей отличает хорошее взаимопонимание в вопросах дела;

• основная задача делового общения – продуктивное сотрудничество.

Деловое общение в управленческой деятельности позволяет руководителю осуществлять

анализ взаимоотношений людей, форм контактов и средств их установле6ния, способов

включения человека в коллектив, факторов, определяющих его поведение в совместной деятельности. Таким образом, руководитель получает возможность объективно оценивать

состояния функционирования системы и, при необходимости, принимать адекватное

управленческое решение для перевода системы из одного состояния в другое, более высокое. В

этом заключается главная суть управленческой деятельности.

Деловое общение реализуется в различных формах:

• деловые переговоры;• деловая беседа;• служебные совещания;• деловые дискуссии;• публичные выступления;• споры, полемика, диспуты, дебаты и прения.

Эффективность делового общения зависит от следующих факторов:

насколько интересны сами люди и их проблемы; насколько вы готовы их слушать, участвовать в их жизни; насколько вы и ваши партнеры по коммуникациям обучены деловому, бесконфликтному общению;насколько партнеры по деловому взаимодействию одинаково понимают общие цели, проблемы, свою взаимозависимость; насколько каждый из партнеров приемлет правила поведения и работы в команде, малой группе; насколько на предприятии налажена четкость и прозрачность информационных потоков; насколько действия партнеров по деловому общению предсказуемы и понятны.

Для того чтобы деловая коммуникация была эффективной, необходимо знание всех компонентов, владение которыми обеспечивает коммуникативную компетентность (совокупность знаний, умений и навыков).

10. Сущность и виды бесед: деловая, кадровая, дисциплинарная, организационные беседы, беседы с посетителями.

1) Деловая беседа

Характер деловой беседы определяется прежде всего — профессиональными и деловыми интересами ее участников. Но не менее важным является и тип отношений между собеседниками (субординационные «по

вертикали» — «сверху — вниз», «снизу — вверх» и партнерские «по горизонтали»).

По характеру обстановки, в которой обсуждаются те или иные вопросы, деловые

беседы бывают официальные и без соблюдения официальных правил и формальностей.

То есть деловые беседы могут проводиться в кабинете, на рабочем месте, в столовой,

ресторане, во время прогулки, дружеского застолья и т.п.

По характеру обсуждаемых вопросов можно выделить следующие виды:

• Кадровые (прием на работу, увольнение, перемещение по должности)

• Дисциплинарные (связаны с нарушением трудовой дисциплины, уклонением от

служебных обязанностей)

• Организационные (определяют технологию выполнения задания)

• Творческие (посвящены выработке концепции того ил иного проекта и т

2)Кадровые беседы

От кадрового подбора и расстановки кадров зависит эффективность работы любой

организации. Важное место в решении кадровых вопросов занимают деловые беседы,

которые позволяют руководителю лучше понять и оценить сотрудника или претендента

на должность.

Особое значение эти беседы приобретают при приеме на работу.

3)Дисциплинарная беседа связана с нарушением трудовой дисциплины, небрежным

или несвоевременным выполнением задания и т.п.

Такие беседы помогают предотвратить административные меры наказания

(замечание или выговор, предупреждение о неполном служебном соответствии,

увольнение)

Такие же советы дают специалисты руководители.

• Готовясь к встрече, хорошо разберитесь в ситуации, соберите и

проанализируйте нужную информацию.

• В начале разговора дайте возможность сотруднику самому объяснить причину

своего поступка. Вполне вероятно, что он приведёт какие-то новые факты.

• Помните, что обсуждать надо действия и поступки работников, критиковать их

промахи и просчёты, а не их личные качества.

• Создайте доверительную обстановку, чередуйте критические замечания с

комплиментами.

• Не говорите с сотрудниками “по горячим следам”, в пылу эмоций, но и не

откладывайте беседу не более чем на 48 часов.

• Заканчивайте разговор на дружеской ноте.

4)Организационные беседы

Это беседы, в ходе которых обсуждается технология выполнения того или иного

производственного задания, анализируются полученные результаты, высказываются

критические соображения по поводу решения поставленных задач.

Проводя организационные беседы, важно учитывать реакцию собеседника на

предъявленные требования. Она может быть различной. Одни сотрудники заинтересованы

в отличной, слаженной работе предприятия. Они готовы услышать и принять критику и

стараются изменить себя или ситуацию, за которую они отвечают.

Иные стараются переложить ответственность на других. Третьи вообще не

принимают критику, считая, что всегда правы.

Разумеется, руководитель по-разному выскажет свои замечания и советы по

исправлению ошибки. В одном случае он просто укажет на ошибки, в другом перечислит

действия по выполнению задания. В третьем предложит свой план.

5)Беседы с посетителями:

Статистика утверждает, что значительную часть рабочего времени руководитель

тратит на посетителей. И от того, как организована эта работа, во многом зависит престиж

предприятия и самого руководителя.

Каковы речевые действия руководители при работе с посетителями?

• Необходимо выяснить цель визита, понять причины посещения.

• Внимательно выслушать собеседника и вникнуть в суть предлагаемой

проблемы, просьбы, предложения.

• Определить свои возможности в решение данного вопроса и занять

определённую позицию.

Чаще всего приходится сталкиваться с такими вариантами:

• Делегирует решение проблемы другим должностным лицам;

• Не может решить проблему в данный момент и назначает время новой встречи;

• Вынужден отказать в просьбе;

• Вообще не может решить проблему посетителя, ссылался, например, на

действующее законодательство;

• Не хочет по тем или иным мотивам пойти на встречу посетителям.

В любом случае руководитель должен проявить уважение к посетителям показать

ему желание оказать содействия (вспомните риторический закон удовольствия).