Методические рекомендации. Первый вопрос:
Первый вопрос:
Изучить организацию работы по хранению документов в «Российском морском Регистре Судоходства», учитывая юридические документы по этому вопросу. Отметить недостатки в организации этой работы. Проанализировать степень ответственности должностного лица за выполнение своих обязанностей. Привести пример организации работы по хранению документов одного из подразделений «Российского морского Регистра Судоходства».
Второй вопрос:
Изучить организацию справочной работы подразделений «Российского морского Регистра Судоходства». Отметить степень оснащенности техническими и информационными средствами. Проанализировать недостатки работы информационно-справочной службы в РМРС.
Третий вопрос:
Изучить порядок создания документов во временное пользование в «Российском морском Регистре Судоходства», учитывая типовые инструкции министерства и данной организации. Проанализировать статистику востребованности различных типов документов в РМРС, сроки выдачи и возврата документов.
Четвертый вопрос:
Рассмотреть вопрос о возможностях хранения документов в «Российском морском Регистре Судоходства». Отметить ответственность должностных лиц за сохранность документа, соответствие реального хранения документов нормативно-закрепленному, способы хранения различных типов документов.
Практическое занятие №7
«Экспертиза ценности документов в делопроизводстве»
Основные вопросы:
1. Нормативно-методическая база для проведения экспертизы ценности документов.
2. Особенности проведения экспертизы документов в «Российском морском Регистре Судоходства».
3. Состав и функции экспертной комиссии в РМРС.
4. Составление протокола экспертной комиссии РМРС об уничтожении дел и изменении сроков хранения (на конкретном примере).
Темы докладов и рефератов:
1. Проведение экспертизы ценности документов и их подготовки к сдаче в архив организации (на конкретном примере).
2. Требование к проведению экспертизы ценности документов. Критерии ценности документов.
3. Экспертные комиссии разного уровня: организация работы и взаимосвязь.
4. Этапы проведения экспертизы и оформление результатов ее проведения.
Литература:
1. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. М., 2000.
2. Кузнецова Т.В., Лихачев М.Т. и др. Документы и делопроизводство. Справочное пособие. М., 1991.
3. Примерное положение о ЦЭК министерства, ведомства РФ от 17.03.98. № 19.
4. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ. «Российские вести». 1993, № 189, 14.06.
Методические рекомендации:
Первый вопрос:
Изучить требования нормативно-методических документов к формированию дел, проведению экспертизы ценности документов и их подготовки к сдаче в архив организации. Изучить порядок проведения экспертизы ценности документов и дальнейшую их судьбу. Отметить правильность подготовки документов к экспертизе их ценности.
Второй вопрос:
Отметить особенности проведения экспертизы ценности документов в «Российском морском Регистре Судоходства». Обратить внимание на порядок проведения экспертизы, сроки ее проведения и результаты.
Третий вопрос:
Изучить положение об экспертной комиссии в «Российском морском Регистре Судоходства». Определить состав экспертной комиссии в данной организации, объяснить каждую кандидатуру. Отметить функции экспертной комиссии, ее задачи, сроки работы. Попытаться самостоятельно составить приказ о создании экспертной комиссии.
Четвертый вопрос:
Просмотреть протоколы заседания экспертной комиссии РМРС об уничтожении дел и изменении сроков хранения. Обратить внимание на состав комиссии, повестку дня заседания и принятое решение. Составить протокол конкретного заседания экспертной комиссии, учитывая все аспекты оформления.
Практическое занятие №8
«Подготовка и передача дел в архив организации»
Основные вопросы:
1. Требования нормативно-методических документов к подготовке и передаче дел в архив организации.
2. Оформление дел для сдачи в архив организации (на конкретном примере). Составление описи и акта об уничтожении документа.
3. Правила полного и частичного оформления дел. Оформление обложки дел.
4. Порядок сдачи дел в архив структурного подразделения «Российского морского Регистра Судоходства». Взаимодействие службы ДОУ и ведомственного архива.
Темы докладов и рефератов:
1. Оформление дел постоянного и временного хранения (привести примеры).
2. Федеральная архивная служба: нормативно-методическая база, функции, задачи, значение.
3. Разновидности описей и их характеристика.
4. Особенности работы ведомственного архива конкретной организации.
Литература:
1. ГОСТ 17.914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия. М., 1984.
2. ГОСТ Р 5141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1999.
3. Кузнецова Т.В., Лихачев М.Т. и др. Документы и делопроизводство. Справочное пособие. М., 1991.
4. Основы законодательства РФ об архивном фонде РФ и архивах от 07.07.93. № 5341-1. «Отечественные архивы», 1993, № 5.
5. Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1986.
Методические рекомендации:
Первый вопрос:
Изучить основные правила работы ведомственных архивов, типовую инструкцию по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, зафиксировать правила формирования дел и порядок подготовки документов к сдаче в архив организации.
Второй вопрос:
Изучить правила оформления дел для сдачи в ведомственный архив в «Российском морском Регистре Судоходства». Составить внутреннюю опись конкретного дела, пронумеровать документы дела. Составить акт об уничтожении конкретного документа в делопроизводстве РМРС.
Третий вопрос:
Изучить правила оформления дел и перечислить требования к оформлению документов в деле «Российского морского Регистра Судоходства». Сосредоточить внимание на соответствие заголовков дел документам, помещенным в дело. Обратить внимание на наличие в деле документов с различными сроками хранения. Самостоятельно оформить обложку конкретного дела по правилам ГОСТа.
Четвертый вопрос:
Изучив нормативно-методические документы: ГОСТ Р 5141-98. Делопроизводство и архивное дело; Основные правила работы ведомственных архивов; Перечень типовых документов, образующихся в деятельности комитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения; Положение о работе архива «Российского морского Регистра Судоходства». Составить инструкцию по порядку сдачи дел в ведомственный архив структурными подразделениями РМРС. Указать на организацию совместной работы службы ДОУ и архива в РМРС.
Практическое занятие №9
«Организация работы с предложениями, заявлениями и жалобами граждан»
Основные вопросы:
1.Законодательно-нормативная база, регламентирующая работу с предложениями, заявлениями и жалобами граждан.
2.Организация работы с обращениями граждан: задачи, особенности и значение в современных условиях.
3.Направления совершенствования работы с обращениями граждан в государственных и общественных организациях.
Темы докладов и рефератов:
1. Роль обращения граждан для демократизации общественных процессов и формирование общественного мнения в нашей стране.
2. Особенности ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных учреждениях. Проблемы и возможности.
3. Организация приема граждан в общественных организациях. Эффективность результатов обращения.
4. Анализ тематики обращения граждан в определенные периоды развития нашей страны.
Литература:
1. Андреева В.И. Делопроизводство. Учебное пособие. М.-2000;
2. Андреева В.И. Делопроизводство. Практическое пособие (с образцами докум.) М.-1999;
3. Государственный стандарт РФ Р6.30-97 “Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”. М.-1997;
4. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. Учебное пособие. Новосибирск.-2000;
5. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). М.-2000;
6. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. М.-2000.
Методические рекомендации:
Первый вопрос:
Изучить законодательную базу, регламентирующую работу учреждений с предложениями, заявлениями и жалобами граждан. Отметить особенности нормативных документов по организации работы с обращениями граждан в государственных учреждениях и общественных организациях. Проследить судьбу конкретного обращения в выбранной Вами организации.
Второй вопрос:
Рассмотреть основные задачи делопроизводственной службы по организации работы с обращениями граждан. Заострить внимание на особенностях организации этого вида работ в России, в разные периоды ее решения. Проанализировать значение правильной организации работы с обращениями граждан на эффективность аппарата управления учреждения. Отметить возрастающую роль обращений граждан в современных условиях развития государства.
Третий вопрос:
Отталкиваясь от нормативных документов о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в различных учреждениях, разработать основные направления совершенствования организации работы по обращениям граждан. Для разработки этого документа необходимо также учесть современное состояние общественного мнения по вопросам государственного управления и проводимых государством реформ.