Должностная инструкция заведующего кафедрой

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

19.Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К» словом или штампом «Контроль»»

20.Текст документа составляют на государственном языке РФ или на государственном языке субъектов РФ в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов РФ.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с указанными признаками.

Графы и строки таблицыдолжны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть.(например, приказы- распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты, наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовки к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («Приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В письмахиспользуют следующие формы изложения:

-от первого числа множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

-от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

-от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «МГЭИ считает возможным»);

21.Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 2 л. в 2 экз.

На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует сделать отметку с указанием распорядительного документа, его даты и номера.

Например:Приложение 1 к решению Совета филиала МГЭИ от 29.12.2012 г. № 21

Допускается выражение «Приложение» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1.Положение о Северо-Западном филиале МГЭИ на 5 л. в 1 экз.

Правила подготовки и оформления документов на 7 л. в 2 экз.

Если приложение сброшюрировано, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо МГЭИ от 27.04.2012 г. № 128 ф и приложение к нему , всего на 3 л.

22. Подпись.В состав этого реквизита входит наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия)

Например:

Заведующий кафедрой уголовно-правовых дисциплин подпись В.Н.Рабчук

или на бланке:

Директор СЗФ МГЭИ _______________ Т.А.Сахневич

(подпись)

Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должностного лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

Декан

Факультета заочного обучения СЗФ МГЭИ _______________ Лихотина О.И.

(подпись)

При оформлении документа на бланке должностного лица, должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор Северо-Западного филиала _____________ Т.А.Сахневич

Главный бухгалтер ____________________________ М.В. Гребенчук

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель директора