Анализ функций, выполняемых персоналом, и затрат на их осуществление

На аналитическом этапе осуществляются: формулировка, анализ и классификация функций, их декомпозиция, определяются затраты на выполнение функций. Здесь оценивается степень значимости функций, определяются степень и причины несоответствия между значимостью функций и уровнем затрат на их реализацию, качеством выполнения функций.

Функции управления необходимо разделить на главные, основные и вспомогательные.

Главная функция - это функция, для осуществления которой создано анализируемое подразделение аппарата управления организации. Для ОВКиК главная функция - управлять внешней кооперацией и комплектацией.

Основные функции необходимы для реализации главной функции ОВКиК организации, без них не может быть осуществлена главная функция.

Вспомогательные функции способствуют осуществлению какой-либо из основных функций.

Выявление основных функций и отделение их от вспомогательных имеет важное значение, так как среди последних находятся излишние или не свойственные отделу функции - важный источник излишних затрат и, следовательно, резерв снижения затрат на выполнение совокупности управленческих функций.

Классификация функций позволяет построить функционально-стоимостную диаграмму, которая представляет собой графическое изображение функций системы управления или отдельного подразделения (рис. 7.1). Диаграмма строится по следующим правилам.

Рис. 7.1. Функционально-стоимостная диаграмма деятельности отдела внешней кооперации и комплектации организации

Все функции ОВКиК заключаются на диаграмме между двумя вертикальными пунктирными линиями. Левая граничная линия находится между анализируемой основной функцией и функцией более высокого уровня (главной функцией отдела). Основные функции располагаются на горизонтальной линии. Правая граничная линия находится между анализируемой основной функцией управления и функцией более низкого уровня. Все вспомогательные функции располагаются либо над, либо под основными функциями. Это необходимые вспомогательные или излишние, несвойственные функции.

При помощи тестов «Как?», «Зачем?», «Когда?» отсеиваются излишние и несвойственные функции. Функции, не отвечающие ни на один из этих вопросов, должны быть изъяты из диаграммы и состава функций отдела, так как относятся к категории излишних или несвойственных. Все основные функции по направлению слева направо должны отвечать на вопрос «Как?», а по направлению справа налево - на вопрос «Зачем?». Все вспомогательные функции должны отвечать на вопрос «Когда?» (когда возможно осуществление основной функции?). В случае необходимости количество тестов можно увеличить.

Затем при помощи специальной формы определяются затраты на осуществление функций ОВКиК.

В табл. 7.2 приведен пример расчета затрат на выполнение функции «Определять потребности в комплектующих изделиях».

Таблица 7.2

Пример определения затрат на осуществление функций ОВКиК

Полное наименование функций ОВКиК	Определять потребности в комплектующих изделиях
Виды документов, форм или данных, выходящих из отдела в течение года по функции	Годовые расчеты потребности
Виды документов, форм или данных, поступающих в отдел для обработки или составления данного документа (формы) по функции	Производственная программа, нормы расхода, ведомость согласования, данные складского учета
Подразделение или организация, откуда поступают документы, формы или исходные данные	ПЭО, ПДО, ОГТ, ОГК, цехи, склады
Куда направляются обработанные или составленные документы (формы) или данные по функции	Вышестоящие организации
Технические средства, с помощью которых производится обработка документов, форм или данных	Счетная машинка, компьютер
Количество технических средств, их стоимость и доля амортизационных отчислений, приходящихся на выполнение данной функции	1 шт. – 2000 руб. 1 шт. – 35 000 руб. 39 руб.
Должности лиц, участвующих в обработке или составлении документа, формы или данных по функции, их месячный оклад	Ст. экономист – 5500 руб. Экономист – 3200 руб.
Периодичность обработки или составления документа, формы или данных в течение года, количество раз	Ежегодно 1 раз
Затраты труда на обработку или составление документа, формы или данных по функции каждого исполнителя в течение года	160 ч 160 ч
Затраты на обработку или составление документа, формы или данных по функции в течение года с учетом стоимости технических средств и отчислений на социальное страхование	11 218 руб.

Условные обозначения:

ПЭО - планово-экономический отдел;

ПДО - производственно-диспетчерский отдел;

ОГТ - отдел главного технолога;

ОГК - отдел главного конструктора.

Затраты на выполнение функции определяются следующим образом. При расчете затрат на выполнение функций учитываются фонд заработной платы с начислениями на социальное страхование и расходы на содержание и эксплуатацию вычислительной техники. Это составляет 95% всех затрат на выполнение функций ОВКиК.

Суммарная стоимость технических средств, используемых при выполнении анализируемой функции, составляет (2000 + 35 000) = 37 000 руб. Срок службы технических средств при укрупненном расчете примем равным 10 годам. Тогда годовые амортизационные отчисления составят (37 000 : 10) = 3700 руб. Месячный фонд рабочего времени одного работника равен в среднем 173,4 ч. Данные технические средства используются при расчете потребности один раз в год в течение примерно месяца (160 ч). Значит, доля амортизационных отчислений, приходящихся на выполнение данной функции, составит (3700 : 12) = 308 руб.

Затраты труда на выполнение функции в месяц составят (5500 + 3200) = = 8700 руб. Но данная функция выполняется в период, меньший месяца (160 ч), поэтому затраты составят (8700 х 160 : 173,4) = = 8028 руб. Отчисления на социальное страхование равны (8028 х 0,359) = 2882 руб. Затраты на выполнение функции составят (8028 + 2882 + 308) = 11 218 руб. Подобным образом рассчитываются затраты на осуществление всех остальных функций ОВКиК.

Данные, полученные в результате формулировки, классификации функций ОВКиК и определения затрат на их осуществление, которые формируются на основе отчетной документации и экспертного опроса специалистов и руководителей отдела, сведены в табл. 7.3.

Таблица 7.3

Формулировка и классификация функций ОВКиК

№ п/п	Наименование функции (глагол + существительное)	Дополнение к наименованию функции	Вид функ- ции	Затраты на осуществление функций в течение года, руб.
	Определять	потребности	в комплектующих изделиях	О	11 218
	Составлять	заявки	на комплектующие изделия	О
	Подавать	заявки	на комплектующие изделия	О
	Получать	средства	на комплектующие изделия	О
	Заключать	договора	на поставку	О	1 500
	Составлять	спецификации	на комплектующие изделия	О	3 340
	Акцептовать	счета	на комплектующие изделия	О	15 000
	Руководить	работой	складов	О	22 300
	Разрабатывать	лимиты	на комплектующие изделия	О	5 200
	Снабжать	цеха	комплектующимиизделиями	О	13 000
	Разрабатывать	нормы	на комплектующие изделия	В	5 000
	Защищать	заявки	на комплектующие изделия	В	3 000
	Изыскивать	источники	на дополнительную поставку	В
	Рассчитывать	штрафы	за несвоевременную поставку договоров	В	1 630
	Контролировать	выполнение	договоров	В	20 000
	Предъявлять	претензии	поставщикам	В	1 000
	Составлять	протоколы	разногласий	В	2 770
	Проверять	цены	на комплектующие изделия	В
	Регистрировать	поступление	комплектующих изделий	В	13 240
	Контролировать	приемку	комплектующих изделий	В	2 700
	Контролировать	хранение	комплектующих изделий	В	4 680
	Реализовывать	излишки	комплектующих изделий	В	5 340
	Рассчитывать	остатки	комплектующих изделий	В	1 000
	Вести	учет	комплектующих изделий	В	5 000
	Контролировать	использование	комплектующих изделий	В	5 060
	Вести	отчетность	о работе ОВКиК	В	5 060

Условные обозначения:

О - основная;

В - вспомогательная.

Стоимостная оценка функций и нанесение их на диаграмму позволяют выявить распределение затрат по функциям и областям диаграммы и определить те направления, по которым следует вести работу для сведения к минимуму излишних затрат, связанных с осуществлением конкретных функций управления.

При помощи диаграммы выявляются излишние и не свойственные отделу функции, а также функции, не выполняемые в настоящее время работниками отдела.

Излишней является функция защиты заявок на комплектующие изделия в вышестоящих организациях. Трудозатраты - 3000 руб. в год.

Функция контроля выполнения договоров, связанная с командировками к поставщикам комплектующих изделий для контроля выполнения плановых объемов и сроков поставки по договорам, также излишняя: организации-поставщики заинтересованы выполнять договоры по поставкам в срок. Примерные затраты составляют 20 000 руб. в год.

По названным причинам излишними становятся функции «Рассчитывать размер штрафов за несвоевременную поставку», «Предъявлять претензии поставщикам комплектующих изделий», «Изыскивать источники на дополнительную поставку изделий». Затраты составляют (1630 + 1000 + 700) = 3330 руб. в год.

Несвойственна сотрудникам отдела работа на складах предприятия, в цехах (как правило в конце месяца) и т.п. В то же время работники отдела не разрабатывают нормы запасов комплектующих изделий, не следят за соблюдением их на складах. В результате этого изделия завозят на склад неравномерно, на складе хранятся некомплектные заделы. Отдел практически не занимается реализацией ставших ненужными в результате изменения производственной программы комплектующих изделий, что затрудняет размещение на складах необходимых комплектующих изделий.

Затем составляется схема функциональных взаимосвязей отдела (табл. 7.4), с помощью которой выявляются излишние и недостающие горизонтальные и вертикальные связи ОВКиК с другими подразделениями предприятия по каждой функции отдела.

Таблица 7.4

Фрагмент схемы функциональных взаимосвязей ОВКиК с другими функциональными подразделениями организации

Подразделения и должностные лица

Функции ОВКиК

О Г К

О Г Т

Б М А

Б Р И З

О Г М

О Г Э

Б Т Д

П Д О

О М Т С

О В К и К

Ф О

О С

П Э О

О О Т и З

О К

Бу- хга- лте- рия

О Т К

Дир- ект- ор

Гл. инже- нер

Зам. дире- ктора по комме- рчес- ким воп- росам

Зам. дире- ктора по кад- рам

Определить потребности в комплек- тующих изделиях

С

П

У

П

О

У

У

П

Р

Условные обозначения:

ОГК - отдел главного конструктора;

ОГТ - отдел главного технолога;

БМА - бюро механизации и автоматизации;

БРИЗ - бюро рационализации и изобретательства;

ОГМ - отдел главного механика;

ОГЭ - отдел главного энергетика;

БТД - бюро технической документации;

ПДО - производственно-диспетчерский отдел;

ОМТС - отдел материально-технического снабжения;

ОВКиК - отдел внешней кооперации и комплектации;

ФО - финансовый отдел;

ОС - отдел сбыта;

ПЭО - планово-экономический отдел;

ООТиЗ - отдел организации труда и заработной платы;

ОК - отдел кадров;

ОТК - отдел технического контроля;

О - отвечает за выполнение данной функции, организует ее исполнение, подготавливает и оформляет необходимый документ;

П - представляет исходные данные, информацию, необходимые для выполнения данной функции;

У - участвует в выполнении данной функции, визирует подготовленный документ;

С - согласовывает подготовленный документ по функции;

Р - принимает решение, утверждает, подписывает документ.

Так, за выполнение функции «Определять потребности в комплектующих изделиях» отвечает ОВКиК, он организует ее исполнение, подготавливает и оформляет необходимые документы. Из ОГТ ОВКиК получает нормы расхода комплектующих изделий по номенклатуре выпускаемой продукции. Планы и производственные программы предоставляют ПЭО и ПДО. Расчет потребности в комплектующих изделиях согласовывается с ОГК. Финансовый и сбытовой отделы участвуют в выполнении данной функции, предоставляя информацию о наличии оборотных средств, результатах складского учета. В расчетах потребности участвует и БТД, размножая необходимые документы. Утверждает документ о потребности предприятия в комплектующих изделиях заместитель директора по коммерческим вопросам.

Для определения степени значимости функций ОВКиК создается экспертная группа. В ее состав входят начальник ОВКиК, руководители и специалисты материальных групп отдела.

Каждый из членов экспертной группы заполняет матрицу попарных сравнений функций. В табл. 7.5 приведена матрица попарных сравнений для основных функций, заполненная начальником ОВКиК. Такие же матрицы строят и для вспомогательных функций.

Таблица 7.5

Матрица попарных сравнений для основных функций ОВКиК

№ фун- кции

Функция

Номер функции

Сумма в баллах

Определять потребности в комплектующих изделиях

–

Составлять заявки на комплектующие изделия

–

Подавать заявки на комплектующие изделия

–

Получать средства на комплектующие изделия

–

Заключать договора на поставку

–

Составлять спецификации на комплектующие изделия

–

Акцептовать счета на комплектующие изделия

–

Руководить работой складов

–

Разрабатывать лимиты на комплектующие изделия

–

Снабжать цеха комплектующими изделиями

–

К = З / З ,

где К - коэффициент устойчивости экспертного ряда;

З - максимальная значимость в экспертном ряду;

З - минимальная значимость в экспертном ряду.

По строкам и столбцам матрицы записываются соответствующие наименования или номера управленческих функций. Каждый член экспертной группы заполняет одну матрицу следующим образом. Например, в табл. 7.5 при сравнении функций 1 и 3 предпочтение отдается функции 3. В строке соответствующей функции 1 в столбце 3, соответствующем функции 3, выставляется 2 балла. Аналогично в строке 3 и столбце 1 выставляется 0. Если эксперт затрудняется отдать предпочтение какой-либо функции, то в соответствующих строке и столбце он проставляет по одному баллу. После заполнения всей матрицы баллы суммируются по строкам.

Затем полученные значения эксперты заносят в сводную матрицу (табл. 7.6).


Для снижения субъективного фактора при определении значимости управленческих функций экспертные ряды проверяются по формуле

Затем коэффициент устойчивости экспертного ряда сравнивается с нормативным значением этого коэффициента (К ), который равен 2,0. Если значение К > К , то необходимо одно из значений ряда вычеркнуть. После этого еще раз проверяется значение К и рассчитываются среднеарифметические значения значимости каждой функции.

Сводная матрица позволяет проранжировать все функции отдела по степени их значимости с учетом мнений всех экспертов. Количество экспертов может быть больше шести (см. табл. 7.6).

Таблица 7.6

Сводная матрица попарных сравнений основных функций ОВКиК

№ фун- кции	Функция	Номер эксперта	Средне- арифмети- ческое значение в баллах	Ранг фун- кций
	Определять потребности в комплектующих изделиях							14,5
	Составлять заявки на комплектующие изделия							11,8
	Подавать заявки на комплектующие изделия							10,5
	Получать средства на комплектующие изделия							13,0
	Заключать договора на поставку							8,0
	Составлять спецификации на комплектующие изделия							7,3
	Акцептовать счета на комплектующие изделия							4,6
	Руководить работой складов							4,0
	Разрабатывать лимиты на комплектующие изделия							3,2
	Снабжать цеха комплектующими изделиями							14,0

На рис. 7.2 представлена совмещенная диаграмма значимости функций управления ОВКиК и затрат на их осуществление.

Рис. 7.2. Совмещенная диаграмма значимости функций и затрат на их осуществление для ОВКиК организации

Из диаграммы видно, что затраты на осуществление функций «Руководить работой складов», «Акцептовать счета на комплектующие изделия» и «Разрабатывать лимиты на комплектующие изделия» не сбалансированы с их значимостью, поэтому в первую очередь необходимо совершенствовать процессы выполнения этих функций.

Достаточно трудоемки также функции «Определять потребности в комплектующих изделиях», «Снабжать цеха комплектующими изделиями» и «Составлять спецификации на комплектующие изделия».

Анализ деятельности ОВКиК позволил выявить низкий уровень качества выполнения отдельных функций (например, «Определять потребности в комплектующих изделиях»).

Уровень качества осуществления функций определяется по формуле

К . . . = (К + К + К + К + К + К ) / 6,

где К . . . - коэффициент, характеризующий уровень качества функций управления.

Расчетные формулы определения коэффициентов К , К , К , К , К , К приведены в табл. 7.7.

Таблица 7.7