Редакторская правка служебных документов

Редактирование (другими словами — проверка и исправление текста) — один из важнейших этапов работы над документом. Прежде всего деловая бумага, содержащая ошибки — фактические, стилистические, орфографические или какие-либо другие,' осложняет процесс общения, требует дальнейших устных или письменных уточнений, отнимает время у участников коммуникации. Кроме того, неграмотный или просто неаккуратно оформленный документ снижает авторитет подписавшего его должностного лица или организации-отправителя, ставит под сомнение квалификацию сотрудников, работающих в сфере делопроизводства. Наконец, документ с ошибками способен превратиться в своего рода «бомбу замедленного действия»: рано или поздно содержащиеся в нем неточные и неверные сведения могут быть использованы и нанесут получателю информации существенный вред. Вот почему на работника, ответственного за редактирование документации, ложится большая ответственность.

Этапы редактирования

Приступая к редактированию текста, важно отчетливо осознать, какие цели перед вами ставятся. Правка может быть как чисто стилистической (т.е. не затрагивающей содержания), так и смысловой. В первом случае от редактора требуется прежде всего безупречная грамотность, тонкое чувство слова. Во втором — наряду с этим основательное знание существа вопроса, владение фактическим материалом. Есть, однако, и общие принципы. Обобщенная схема работы редактора выглядит так:

• восприятие — критика — коррективы;

• проверка фактического материала;

• выявление композиционных недочетов;

• выявление стилистических ошибок и погрешностей;

• выявление орфографических и пунктуационных ошибок.

Важно помнить о том, что первый этап редактирования — восприятие текста — имеет чрезвычайно большое значение. Только неопытный сотрудник, прочитав первые несколько строк документа, берется за карандаш и начинает вносить исправления. Прежде чем что-либо изменить, следует ознакомиться с документом в целом. При этом можно делать пометки на полях или выписки (особенно если это текст большого объема). Часть вопросов обычно удается снять по ходу чтения. Кроме того, только при целостном восприятии редактор оказывается в состоянии оценить композицию текста, обнаружить противоречия, логические ошибки, несоразмерность частей и т.п.

Удобнее всего, проанализировав текст, начать читать его с начала, постепенно и последовательно устраняя отмеченные недостатки.

После того как вы внимательно прочли документ, оценили его, отметили ошибки и моменты, вызывающие сомнение, вам предстоит решить наиболее сложный и деликатный вопрос, всегда встающий перед редактором. Это вопрос о допустимой степени вмешательства в текст. Своеобразие редакторской работы заключается в том, что исправления вносятся в чужой текст. В конце концов под документом должна появиться подпись другого лица. Следовательно, вы берете на себя дополнительную ответственность: вы имеете право изменить форму, но не содержание; иначе получится, что вы навязываете адресату свои мысли от чужого имени.

Одна из главных «заповедей редактора» может быть сформулирована так: не прибавляй и не убавляй. Каким бы ни было воздействие на текст (замена слов, грамматических конструкций, перестановка частей) — смысл высказывания должен оставаться прежним. В случае же, если требуется изменить содержание (допустим, устранить фактическую ошибку), это должно быть непременно согласовано с автором.

Далеко не всегда вопрос о допустимых пределах вмешательства в текст решается просто. В первую очередь это относится к проблеме словесных повторов.

Официально-деловой стиль имеет свою специфику. Одно из основополагающих требований к языку документов — точность, однозначность высказывания. В связи с этим автору и редактору приходится порой действовать в ущерб красоте стиля, заботясь о ясности смысла. Обычно повторение одного и того же слова (или однокоренных слов) в пределах небольшого текста считается стилистической ошибкой. Но ситуация не может быть оценена столь определенно, если речь идет о повторении терминов. Специальная лексика обладает рядом особенностей, которые необходимо учитывать. Значение термина специфично, он чаще всего не имеет абсолютных синонимов и не может быть заменен другим словом без изменения сути высказывания. Поэтому нередко приходится делать исключение для текстов, насыщенных терминологией, и сохранять словесные повторы ради точности смысла.

Например, общий отдел высшего учебного заведения инструктирует работников деканатов: После окончания работы ГАК деканаты на основании протоколов ГАК составляют приказ об окончании университета, который представляется в учебный отдел в пятидневный срок с момента окончания работы ГАК.

ГАК — государственная аттестационная комиссия (сокращение может не расшифровываться в документе, который имеет хождение внутри учреждения; для работников вуза это общепонятный термин). Наименование нельзя заменить близким по значению словосочетанием. Чтобы избежать троекратного повтора, можно один раз использовать вместо аббревиатуры слово «комиссия». В то же время необходимо отказаться от троекратного повторения слова «окончание». Редактор придает тексту следующий вид: После окончания работы ГАК деканаты на основании протоколов комиссии составляют приказ об окончании университета, который представляется в учебный отдел в пятидневный срок с момента завершения деятельности ГАК.

Рассмотрим также примеры из специальных текстов, связанных с газовой промышленностью.

1. Обратим внимание, что по условиям безопасности необходимо нулевой провод заземлять, т.е. надежно соединять его с землей через специальный заземлитель, например, металлический лист, закопанный в землю. При отсутствии такого заземления и при соединении одного из линейных проводов с землей второй линейный провод окажется по отношению к земле под двойным напряжением.

2. В целях использования для сварки стыков трубопровода автоматической сварки под флюсом, обеспечивающей высокое качество и более высокую производительность сварочных работ, в институте были разработаны три варианта организации сборочно-сварочных работ на трассе строительства трубопровода.

В первом фрагменте употребляются однокоренные слова «заземлять», «земля» (4р.), «заземлитель», «заземление». Кроме того, дважды используется словосочетание «линейный провод». Несомненно, это делает предложения тяжеловесными, затрудняет восприятие. Тем не менее редактору вряд ли удастся полностью избежать повторов. Так, терминологическое словосочетание «линейный провод» нельзя заменить другим, близким по смыслу.

Прежде чем осуществить правку, следует уточнить, кому адресован текст. Если это не отрывок из пособия для школьников, можно уверенно отказаться от объяснения того, что означает глагол «заземлять».

Редактору следует помнить: если приходится сохранить повторы, надо подумать о других путях «облегчения» текста. В частности, можно отказаться от длинных, громоздких предложений. Чаще всего сложное предложение нетрудно превратить в несколько простых. После исправлений первый фрагмент приобретает следующий вид:

Обратим внимание, что по условиям безопасности нулевой провод необходимо заземлять. В качестве заземлителя может использоваться, например, металлический лист, закопанный в землю. В противном случае при соединении одного из линейных проводов с землей второй окажется под двойным напряжением.

Во втором фрагменте повторяются существительное «сварка» (2 р.) и используются близкие словосочетания «сварочные работы» и «сборочно-сварочные работы»; дважды употребляется определение «высокий» («высокое качество», «высокая производительность»).

Правка может быть минимальной: термин «сварка» не допускает синонимических замен. Надо лишь отказаться от прилагательного «сварочный», когда речь идет о производительности работ, поскольку оно не вносит в текст новой информации. Допустимо также ограничиться однократным употреблением прилагательного «высокий»: когда речь идет об обеспечении качества, само собой разумеется, что имеется в виду именно высокое качество. Определенную динамичность тексту придаст замена причастного оборота придаточным определительным. Окончательный вариант может быть таким:

В целях использования на стыках трубопровода автоматической сварки под флюсом, которая обеспечивает качество и более высокую производительность работ, в институте были разработаны три варианта организации сборочно-сварочных работ на трассе строительства трубопровода.

Обобщая сказанное, можно определить наиболее важные принципы редакторской правки:

• сохранение содержания документа неизменным;

• возможность доказать, что вмешательство в текст необходимо;

• целостность и последовательность (все недостатки отмечаются и исправляются сразу, поскольку одно изменение может повлечь за собой другое);

• четкость и аккуратность.

Последнее кажется очевидным. Тем не менее нередки случаи, когда редактор производит правку от руки, и некоторые слова оказываются «нечитаемыми». В дальнейшем тот, кто набирает текст на компьютере, может невольно внести в документ новую ошибку.

Совершенно недопустимо, закончив редакторскую работу, оставлять на полях знаки вопроса или другие пометки.

Редакторские функции считаются выполненными после того, как все сомнения разрешены и на полях документа остались только пометки, предназначенные для внесения исправлений.

Виды правки

Различают четыре основных вида редакторской правки:

• правка-вычитка;

• правка-сокращение;

• правка-обработка;

• правка-переделка.

Правка-вычитка максимально близка к корректорской работе. Она представляет собой исправление орфографических и пунктуационных ошибок и опечаток. Такие исправления обычно не требуют согласования с лицом, подписывающим документ.

Современная компьютерная техника освободила работников документной сферы от большой части корректорской нагрузки: текстовые редакторы позволяют проверять правописание и вносить исправления непосредственно во время набора текста. Но это не должно быть основанием для совершенной беззаботности. В данном вопросе, как и во многих других, человек не имеет права полностью полагаться на технику.

Приходится иметь в виду, что компьютерные текстовые редакторы «не знают» многих собственных имен. Фамилии, инициалы, географические названия, наименования предприятий и учреждений необходимо выверять с особой тщательностью.

Кроме того, компьютер способен обнаружить далеко не все опечатки. Он «не заметит», например, превращения предлога «на» в предлог «за», частицы «не» в «ни»: для него все это одинаково правильные слова. Автоматическая проверка не даст результатов, если вы по ошибке набрали «1897» вместо «1997». Только человек, понимающий смысл высказывания, в состоянии обнаружить подобные ошибки.

Пренебрежение правкой-вычиткой нередко приводит к курьезам. Нетрудно представить себе реакцию руководителя, который получает документ, названный не «Протокол № 5», а «Прокол № 5». Если текст, содержащий такого рода опечатку, выйдет за пределы учреждения, от этого, безусловно, пострадает авторитет фирмы.

Правка-сокращение производится в двух основных случаях:

• когда необходимо любыми способами сделать документ короче (тогда можно пойти на некоторое уменьшение объема содержания);

• когда в тексте содержится избыточная информация — повторы и «общие места».

Редактор обязан устранить из документа общеизвестные факты, прописные истины, лишние вводные слова и конструкции. Как отмечено выше, словесные повторы также относятся к числу стилистических недостатков, но избежать их иногда не представляется возможным. Важно, чтобы редактор хорошо ориентировался в материале и был в состоянии определить, насколько оправдано повторение одних и тех же слов и допустима ли их замена синонимами.

Правка-обработка представляет собой улучшение стиля документа. Устраняются ошибки и недочеты, связанные с нарушением сочетаемости слов, неразличением паронимов, использованием громоздких синтаксических конструкций и т.д.

Рассмотрим фрагмент приказа, требующего сокращения и обработки.

Кадровым службам дочерних предприятий и дочерних акционерных обществ

1.1 С целью дальнейшего развития человеческих ресурсов предприятий в соответствии со стоящими перед нами производственными задачами с 01.01.1999 г. начать и в течение текущего года осуществлять внедрение системы непрерывного индивидуального обучения руководителей, специалистов и рабочих отраслевых предприятий и организаций.

1.2 Расширить работу по привлечению к творческой деятельности молодежи и принять активное участие в проведении Отраслевой научно-практической конференции молодых ученых и специалистов.

1.3 Привести в соответствие структуру и численность кадровых служб предприятий стоящим перед ними задачам по управлению и развитию персонала, приняв необходимые меры к последовательному улучшению их качественного состава.

1.4В течение 1999—2000 гг. привести материальную базу учебных заведений отрасли в соответствие современным требованиям обучения персонала, основываясь на действующих отраслевых нормативах.

Прежде всего редактор обнаружит в данном тексте словесный повтор: «дочерних предприятий» и «дочерних акционерных обществ». Нормы русской грамматики позволяют не повторять определение при каждом из однородных членов предложения. Достаточно согласования (совпадения рода, числа и падежа), чтобы определение воспринималось как относящееся ко всем членам предложения, входящим в группу однородных. Написав:

«Кадровым службам дочерних предприятий и акционерных обществ», мы ясно укажем на то, что имеются в виду дочерние акционерные общества.

Помимо этого, рассматриваемый документ отличает словесная избыточность. Не следует уточнять: «стоящие перед нами производственные задачи» (п. 1.1): подразумевается, что в приказе говорится о проблемах той сферы, в рамках которой он создан. «Принять необходимые меры» (п. 1.3) — также избыточное словосочетание. Совершенно очевидно, что перечисляются именно те меры, которые необходимы для достижения цели. Лишено смысла и использование причастия «действующие» в п. 1.4. Ни у кого не вызовет сомнений тот факт, что исполнители приказа должны руководствоваться действующими, а не отмененными или еще не принятыми нормативами.

Обработка данного текста включает в себя изменение порядка слов в пп. 1.1 и 1.3, а также исправление ошибок, связанных с выбором падежной формы существительного. Необходимо поменять местами сказуемое «начать» и обстоятельство времени «с 01.01.1999 г.». В противном случае названные в предложении сроки связываются в сознании читателя не с началом действия, а с упоминанием о производственных задачах. В п. 1.3 используется конструкция «привести что-либо в соответствие с чем-либо», требующая определенного порядка слов.

Наконец, в тексте дважды встречается ошибка, вызванная незнанием норм управления (выбора падежа существительного, входящего в словосочетание). В русском языке возможны конструкции «соответствие чего-либо чему-либо» (соответствие закона Конституции), «привести что-либо в соответствие с чем-либо» (привести закон в соответствие с Конституцией) и «в соответствии с чем-либо» (поступать в соответствии с законом). Следовательно, в анализируемом тексте должны использоваться формы творительного падежа с предлогом «с»: «привести структуру и численность кадровых служб в соответствие со стоящими перед нами задачами», «привести материальную базу в соответствие с современными требованиями».

Язык всегда предоставляет говорящему и пишущему множество синонимических возможностей. Одно и то же можно выразить различными способами, выбирая слова и грамматические конструкции. Вот почему содержание рассмотренного приказа может быть передано и другими средствами.

Кадровым службам дочерних предприятий и акционерных обществ

1.1 С целью дальнейшего развития человеческих ресурсов предприятий в соответствии со стоящими перед отраслью производственными задачами начать с 01.01.1999 г. внедрение системы непрерывного индивидуального обучения руководителей, специалистов и рабочих.

1.3 Привести структуру и численность кадровых служб предприятий в соответствие со стоящими перед отраслью задачами по управлению и развитию персонала; принять меры к улучшению их качественного состава.

1.4 В течение 1999-2000 гг. привести материальную базу учебных заведений в соответствие с современными требованиями обучения персонала, основываясь на отраслевых нормативах.

Таким образом, документ, выправленный квалифицированным редактором:

• не содержит фактических ошибок и опечаток;

• идеально грамотен с точки зрения орфографии и пунктуации;

• имеет оптимальный объем;

• строится по законам логики;

• соответствует стилистическим нормам русского литературного языка и специальным требованиям официально-делового стиля.*

* Образцы редакторской правки даны в приложении 3.

Контрольные вопросы

1. В чем особенность языка и стиля служебных документов?

2. Какое значение имеет знание орфографии при создании служебных документов?

3. Каков порядок использования сокращений в служебных документах?

4. Каков порядок склонения сложных составных слов и числительных?